為了使人們達到預(yù)期的目的而有效地工作，必須按任務(wù)或職位制訂好一套適宜的職位結(jié)構(gòu)。

——[美] 孔茨

l 必須準確自如。

l 一個上級的原則。（指揮行為）

l 服從的原則。

l 逐級的原則。

一、 垂直指揮系統(tǒng)的依據(jù)

垂直指揮系統(tǒng)以組織系統(tǒng)表（機構(gòu)圖）為序列，以崗位描述為依據(jù)。

二、 垂直指揮的原則

（一）服從指揮的原則

l 沒有服從，就沒有管理。

在一般情況下，下級無權(quán)判斷上級的對錯，上級的對錯由上級的上級來裁定。

（二）一個上級的原則（指揮行為）

每個崗位、每個人只有一個上級，只服從一個上級的指揮，只向一個上級報告。

（三）逐級的原則

l 上級對下級可以越級檢查不能越級指揮。

下列情況，可以越級指揮：

1）緊急情況

上級領(lǐng)導(dǎo)沒有找到他的直線下級，不能眼看著損失發(fā)生，即可越級指揮。

2）直接下屬表示或?qū)嶋H上不服從指揮

直接下屬用種種理由不貫徹執(zhí)行上級的指示，任何領(lǐng)導(dǎo)都有權(quán)越級直接指揮。這種情況發(fā)生后，直接下級應(yīng)該表示自己錯了或辭職。

3）下級無力完成上級安排的任務(wù)

4）必要的情況下，進行整體指揮

l 下級對上級可以越級申訴，不能越級報告。

申訴和報告的界定是：

報告是在正常情況下，向直接上級請示工作取得指示。

申訴是告狀。

申訴只有在以下三種情況下是被認為合法的。

1）上級有貪污、盜竊、違法亂紀的行為。

2）上級有重大出賣和危害公司的行為。

3）上級濫用職權(quán)，對申訴者有重大不公正的行為。

以上三種情況，如果屬實，即可成立。如屬誣告，申訴者必須對此負責(zé)。

三、 垂直指揮的類型

1、單向指揮

只與單個的直接下級有關(guān)。

2、多項指揮

與兩個或兩個以上直接下級有關(guān)。

3、整體指揮

命令同時發(fā)給下屬各級人員。也就是說，命令內(nèi)容與各級下屬都有關(guān)聯(lián)。

例：總經(jīng)理宣布調(diào)整工資方案。

4、在緊急情況下的現(xiàn)場指揮

四、 垂直指揮的常用形式

1、命令

命令一般分為口頭命令和書面命令兩種。

口頭命令主要是指面對面的談、小組討論、電話或其他情況下以講話形式出

現(xiàn)的命令方式。

書面命令主要是指通過下任務(wù)單和命令書的形式的命令，往往顯得比較嚴肅

和正式，而且可以避免口頭命令帶來的問題。

l 命令人

即接受命令的執(zhí)行人，也就是讓誰去完成任務(wù)。

l 命令內(nèi)容

即讓某個人去干什么工作，包括時間、地點、人員、行動、行動的對象。

l 完成的標準

也就是說該項任務(wù)要完成到什么程度，即做成什么樣，一般分常規(guī)標準和特定標準。

常規(guī)標準即公司已做好的規(guī)定或工作標準——下令時不用講明，可以強調(diào)。

特定標準指沒有先例或未做規(guī)定的工作標準——下令時必須講明。

l 完成的標志

驗收合格，交回令簽。

l 復(fù)命的時限和方式

在什么時間以前，用書面、電訊或口頭的形式向誰報告。

四小時復(fù)命制

對任何命令不管完成與否，都要在規(guī)定時間內(nèi)復(fù)命，如執(zhí)行人在執(zhí)行開始后發(fā)現(xiàn)有

困難或阻力，應(yīng)努力去克服；如確實有不可克服的困難，執(zhí)行人無法按時、按標準完成，要立即向下命令者復(fù)命，講明不能完成任務(wù)的困難或原因。如已完成任務(wù)，也要復(fù)命?！傲⒓础保何覀円?guī)定為不得超過四小時，這就叫“四小時復(fù)命制”。

這條規(guī)定特別重要。不能完成任務(wù)的人，可以取得下命令人的新指示，保證任務(wù)的完成或取得下命令人的幫助，及時克服困難完成任務(wù)。無論出于什么原因，在發(fā)現(xiàn)不能執(zhí)行命令以后，沒有向下命令人復(fù)命，延誤了工作，要由受命令人負責(zé)。

l 命令時的語言要求

A． 簡煉、準確、不需要形容和描繪。

B． 使用專業(yè)術(shù)語，概念清楚，盡可能排除誤解。

C． 有可操作性。

D． 保證傳達渠道暢通無誤。

2、會議

會議經(jīng)常用來決定多項指揮和總體指揮。會議要求開得簡短，并能解決實際問題。

xxx房地產(chǎn)開發(fā)有限公司會議種類

（1）會前準備：

包括議題、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準備發(fā)言，對會議進程

的預(yù)測和對策。

l 議題：不要多于三個。

l 主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議）

l 記錄人由主持人委派，即各部門文員，總經(jīng)理會議有總經(jīng)理秘書，行政例會有行政秘書。

l 將下發(fā)的文件要做到準確，有錯誤在會前要經(jīng)過修改。

l 文件要按照與會人數(shù)復(fù)印，不要造成開會中途文件準備不全。

l 要預(yù)先考慮到保密程序。

（2）會議通知：

根據(jù)會前準備擬定會議通知。

會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及

通知發(fā)放方法和途徑。

1、會議紀要

l 由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記決議，不記討論過程，個別重要語句可記。

l 會議紀要一定要有執(zhí)行人和完成時間。

l 會議紀要整理后要由會議主持人簽發(fā)。

l 如果是連續(xù)性會議（如例會），會議上要總結(jié)上次會議決議的執(zhí)行情況。

“會議的成果，凝固在會議紀要的決議中?！?/strong>

會議紀要格式如下：

會 議 紀 要

**M字[年份]第 號

會議名稱：

地 點：

時 間：

主 持 人：

記 錄 人：

參 加 人：

缺 席：

簽發(fā)人：

3、公文

l 批閱文件

批閱文件，下達書面指示是重要的指揮方法之一。

l 呈報文件

按文件呈報程序向有關(guān)負責(zé)人呈報，呈報時間和批復(fù)時間要做記錄。

只能有一個人呈報，可以抄送其他人。

l 批閱文件的處理形式

三種處理形式：發(fā)回、批轉(zhuǎn)、留中。

A． 發(fā)回即發(fā)回給呈報人執(zhí)行（或否）。

B． 批轉(zhuǎn)即被呈送人不能做出決定則批轉(zhuǎn)給有關(guān)負責(zé)人。

C． 留中有兩種情況：

①做為資料收存。

②暫不處理（文件暫不處理的決定要及時通知呈報人）。

l 公司中常用的文件

公司內(nèi)部日常事務(wù)文件，是一種信息決策、執(zhí)行配合、審批手續(xù)、立此存

照、公務(wù)聯(lián)系、宣傳教育、工作依據(jù)、規(guī)范指導(dǎo)等等一系列重要手段的媒介體裁。

常使用的公文種類有：

計劃、通知、總結(jié)、報告、簡報、章程、辦法、規(guī)則、準則、守則、備忘錄、

函等等。

l 公文格式

1） 標題：應(yīng)當準確簡要概括公文的主要內(nèi)容，一般應(yīng)標明發(fā)文部門和公文種類。

2） 簽發(fā)人：發(fā)到哪一級的公文，應(yīng)注明簽發(fā)人。

3） 主送部門：即負責(zé)承辦的受文單位。

4） 正文：由開頭、主題、結(jié)尾三部分組成，或由依據(jù)、說明、決策三部分組成。要條理層次清楚，文字簡練確切，標點符號精確無誤，篇幅短小，一目了然。

5）發(fā)文部門落款：俗稱“下款”。發(fā)文部門應(yīng)寫部門全稱或規(guī)范化簡稱，幾個

部門聯(lián)合發(fā)文，將主辦部門排在前面。

6）發(fā)文時間：用公元，小寫漢字數(shù)碼，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能

省略數(shù)字。一個部門單獨成文的，按簽發(fā)人簽發(fā)的日期；幾個部門聯(lián)合制發(fā)

的，按最后一個部門的簽發(fā)人的簽發(fā)日期。

為了便于本公司的文件管理，現(xiàn)將各部門的文件統(tǒng)一編制文件頭，請各部門

按以下的文件頭參照本文的打印格式發(fā)出文件：

總經(jīng)辦 **總 字[年份]第 號

策劃部 **策 字[年份]第 號

銷售部 **售 字[年份]第 號

設(shè)計部 **設(shè) 字[年份]第 號

開發(fā)部 **開 字[年份]第 號

人事行政部 **人 字[年份]第 號

財務(wù)部 **財 字[年份]第 號

工程部 **工 字[年份]第 號

裝修部 **裝 字[年份]第 號

總工室 雄森總工 字[年份]第 號

預(yù)決算部 **預(yù) 字[年份]第 號

物業(yè)管理部 **物 字[年份]第 號

R—報告 P—計劃 N—通知 M—會議紀要 O—其它

因企業(yè)經(jīng)營管理中心和工程管理中心隸屬總經(jīng)辦，其發(fā)文落款需注明相應(yīng)名稱。

例如：總經(jīng)辦發(fā)出一份通知，那么其文件的編號為“**總N字[2003]第001

號”。[ ]中填寫的是年份，“第”和“號”之間填寫的是第幾號文件。

5） 附件：補充說明主題內(nèi)容的附件，與正文構(gòu)成一份完整的文件。

6） 印章：公文一律加蓋印章。這是正式成文的標志。印章蓋在部門名稱和日期上。落款部門應(yīng)與印章一致，否則失去法定存在權(quán)。

l 公文的撰寫程序

撰寫公文時所要遵守的一定的程序，專指公文的制作流程，基本程序有：

1）交擬

2）擬稿

3）核稿

4）繕校

5）簽發(fā)

6）用印

7）封發(fā)

l 公文的發(fā)文程序

1）審核 公司各部門發(fā)文必須經(jīng)人事行政部審核后才可簽發(fā)

2）簽發(fā)

3）用印

1）分發(fā)

2）立卷

3）歸檔

4）銷毀

l 公文的收文程序

1）傳遞

2）簽收

3）登記

4）分發(fā)

5）催辦

6）查辦

7）立卷

8）歸檔

9）銷毀

簽收的方法是在原件上由收件人背簽，背簽后直接放入文件夾存檔備查。

五、垂直指揮系統(tǒng)的重要法則

1、不間斷

公司的管理要做到指揮不間斷，包括休假、下班、夜間。

l 時間不間斷。

l 最高決策不間斷。

l 指揮渠道不間斷。

2、及時

決策就是要不失時機。該決定時不決定是最大的失敗。

領(lǐng)導(dǎo)做出決定要有時限，任何指揮上的延誤都會造成混亂和損失。

3、前后一致

領(lǐng)導(dǎo)人在進行指揮的時候：

l 要考慮到同類事情的連續(xù)性。

l 要考慮到領(lǐng)導(dǎo)者本人的連續(xù)性。

l 要考慮到換屆負責(zé)人之間的連續(xù)性，在這一條上，基本原則是人換法不換。

公司不同部門之間的一致性：

凡出現(xiàn)不一致的情況，要有以下三點：

A． 原則

B． 內(nèi)容

C． 轉(zhuǎn)換時間

4、確保執(zhí)行

確保能執(zhí)行，確保已執(zhí)行。

凡不能執(zhí)行的命令不要下，這就是可行性的問題。

5、可監(jiān)督

命令下達后要有有效的監(jiān)察手段。