SAP系統(tǒng)作為日常辦公中最常用的軟件之一，用戶每天都在該系統(tǒng)上耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，并且很多都是一些重復(fù)、枯燥、固定的工作。今天就為大家講解一下，RPA（機(jī)器人流程自動(dòng)化）在SAP系統(tǒng)中常用的4個(gè)自動(dòng)化實(shí)例，以幫助大家提高工作效率，節(jié)省工作時(shí)間。

探究RPA在SAP系統(tǒng)中可以完成哪些自動(dòng)化之前，先考慮以下幾個(gè)問(wèn)題：

·    這項(xiàng)任務(wù)流程是否基于某種規(guī)則執(zhí)行？

·    這項(xiàng)任務(wù)耗時(shí)嗎？用戶是否在系統(tǒng)中處理一段時(shí)間之后，才能得到結(jié)果？

·    這項(xiàng)任務(wù)需要頻繁的數(shù)據(jù)錄入嗎？

·    任務(wù)執(zhí)行后需要生成數(shù)據(jù)報(bào)表嗎？

·    任務(wù)的執(zhí)行頻率很頻繁嗎？

當(dāng)然根據(jù)不同的工作情況，還有很多其他需要考慮的問(wèn)題，但如果你對(duì)上述的5個(gè)問(wèn)題的回答是肯定的，那么你所使用的SAP系統(tǒng)就非常適合RPA自動(dòng)化流程。

1.供應(yīng)商評(píng)估

跟蹤和評(píng)估供應(yīng)商的績(jī)效對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)非常重要。此信息有助于采購(gòu)部門(mén)節(jié)省費(fèi)用，并幫助企業(yè)及時(shí)篩選掉那些信譽(yù)不良的商家，以保證產(chǎn)品的質(zhì)量。但是一些大型電商平臺(tái)和商貿(mào)公司由于供應(yīng)商家眾多，常常讓手動(dòng)評(píng)估的員工耗費(fèi)大量時(shí)間，結(jié)果往往也不盡如意。

以下是幾個(gè)常用的供應(yīng)商評(píng)估自動(dòng)化流程：

·    價(jià)格比較：RPA自動(dòng)將材料或服務(wù)價(jià)格與其他供應(yīng)商提供的價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，快速得到供應(yīng)商是否可以提供最優(yōu)惠的價(jià)格，以及哪個(gè)供應(yīng)商能給出最優(yōu)惠的價(jià)格。

·    交付貨物或服務(wù)：RPA將監(jiān)測(cè)貨物或服務(wù)的數(shù)據(jù)，得出哪個(gè)供應(yīng)商服務(wù)最好，哪個(gè)供應(yīng)商交貨最準(zhǔn)時(shí)。

·    收貨：哪些供應(yīng)商的供貨與收貨數(shù)目一致。

·    發(fā)票驗(yàn)證：哪些供應(yīng)商在發(fā)票匹配方面最準(zhǔn)確，哪些供應(yīng)商的發(fā)票差異最大。

·    質(zhì)量：哪些供應(yīng)商的供貨質(zhì)量最好，由于質(zhì)量問(wèn)題會(huì)有多少次退貨。

·    價(jià)格變化：哪些供應(yīng)商的價(jià)格波動(dòng)最大？

RPA機(jī)器人可以自動(dòng)執(zhí)行上述的供應(yīng)商對(duì)比與數(shù)據(jù)篩選流程，然后將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到多個(gè)Excel表格中，并發(fā)送給評(píng)估人員，可以讓評(píng)估人員一目了然的看到供應(yīng)商評(píng)估信息并做出最快的選擇。

2.接口監(jiān)控

有很多企業(yè)業(yè)務(wù)需要連接到SAP之外的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。這時(shí)可以通過(guò)SAP Process Integration，SAP ProcessOrchestration，或更多的第三方軟件來(lái)完成，這些接口有助于企業(yè)每天完成大量工作任務(wù)，但是這些接口經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。大多數(shù)情況下，工作人員不會(huì)意識(shí)到數(shù)據(jù)接口錯(cuò)誤，除非他們意識(shí)到自己的工作無(wú)法完成時(shí)才會(huì)覺(jué)察到。RPA機(jī)器人可以根據(jù)用戶的參數(shù)設(shè)定，時(shí)時(shí)刻刻對(duì)這些接口進(jìn)行數(shù)據(jù)監(jiān)測(cè)，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)異?；蚬收希敲碦PA機(jī)器人將迅速給管理人員發(fā)送信息，以便幫助工作人員快速排查故障。

3.采購(gòu)訂單跟進(jìn)

在向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單后，采購(gòu)部門(mén)人員會(huì)與供應(yīng)商進(jìn)行多次跟進(jìn)，以確保按時(shí)交付貨物和服務(wù)，但有時(shí)會(huì)因時(shí)差、假期、天氣等原因無(wú)法及時(shí)得到反饋結(jié)果。以下是RPA機(jī)器人自動(dòng)化示例：

·    RPA通過(guò)供應(yīng)商聯(lián)系方式，實(shí)時(shí)發(fā)送訂單報(bào)告來(lái)監(jiān)測(cè)供應(yīng)商是否收到了采購(gòu)訂單？

·    RPA將供應(yīng)商的反饋信息與訂單信息對(duì)比，來(lái)獲取供應(yīng)商是否接受并確認(rèn)了采購(gòu)訂單？

·    RPA監(jiān)測(cè)庫(kù)存情況，來(lái)獲取采購(gòu)訂單是否有任何退貨？

·    RPA自動(dòng)跟蹤發(fā)票發(fā)送情況，來(lái)獲取供應(yīng)商是否收到采購(gòu)訂單的發(fā)票？

單個(gè)SAP報(bào)告無(wú)法解決上述的所有訂單跟進(jìn)情況。用戶必須依賴各種不同的數(shù)據(jù)報(bào)告，而某些操作需要在報(bào)告之外完成。在少數(shù)情況下，用戶必須在SAP系統(tǒng)之外才能確認(rèn)訂單的最新情況，例如：向供應(yīng)商打電話詢問(wèn)，檢查倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存記錄，或者通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)。如果實(shí)施了上述RPA自動(dòng)化流程，則可以每天在所有采購(gòu)訂單上生成進(jìn)度報(bào)告。RPA將把這些數(shù)據(jù)報(bào)告發(fā)送給用戶，只需要查看這些數(shù)據(jù)就可以了解采購(gòu)訂單的實(shí)時(shí)進(jìn)度。

4.審批流程監(jiān)控

所有SAP流程的實(shí)施都需要批準(zhǔn)工作流程。這些流程包括：批準(zhǔn)采購(gòu)訂單、發(fā)票、材料入庫(kù)、 供應(yīng)商更新等其他功能。這些工作流程通常很復(fù)雜涉及到很多數(shù)據(jù)交互，由于每天都會(huì)發(fā)生交易，需要進(jìn)行多次流程審批。因此常常會(huì)出現(xiàn)手動(dòng)審批不及時(shí)的情況。

用戶只需要在審批流程中執(zhí)行RPA自動(dòng)化流程便可完美解決這個(gè)難題。例如：設(shè)定采購(gòu)訂單的時(shí)間，發(fā)票的匹配供應(yīng)商，材料的入庫(kù)數(shù)量，供應(yīng)商信息自動(dòng)更新等設(shè)定。當(dāng)SAP系統(tǒng)發(fā)起審批流程時(shí)將自動(dòng)獲取審批，如果有不符合的審批流程，RPA將把信息發(fā)送給管理人員。

用戶只需要在審批流程中執(zhí)行RPA自動(dòng)化流程便可完美解決這個(gè)難題。例如：設(shè)定采購(gòu)訂單的時(shí)間，發(fā)票的匹配供應(yīng)商，材料的入庫(kù)數(shù)量，供應(yīng)商信息自動(dòng)更新等設(shè)定。當(dāng)SAP系統(tǒng)發(fā)起審批流程時(shí)將自動(dòng)獲取審批，如果有不符合的審批流程，RPA將把信息發(fā)送給管理人員。