如何更好完成工作匯報(bào)，做出邏輯清晰的PPT，是眾多職場(chǎng)人在實(shí)際工作中都會(huì)遇到的問(wèn)題。

但現(xiàn)實(shí)的畫風(fēng)常常是這樣的：

喝了很多星爸爸，匯報(bào)方案還是沒(méi)思路.....

終于開(kāi)始做PPT，寫1頁(yè)，改1頁(yè)，寫1頁(yè)，改1頁(yè)....

看著做完的PPT，總覺(jué)得哪里不對(duì)，然后推翻重來(lái)....

其實(shí)，工作匯報(bào)是有套路的，我們之所以覺(jué)得匯報(bào)難，是因?yàn)楸贿@兩個(gè)維度限制住了：一，思考的維度，二，制作的維度。

你只需要記住并熟練運(yùn)用下面的『一句話公式』，就可以突破上述局限，節(jié)省用來(lái)苦苦思考的時(shí)間，效率提升50%！

工作匯報(bào)一句話公式

要突破上面所說(shuō)的兩個(gè)極限，可以把工作匯報(bào)的內(nèi)容分成兩塊：一，在工作匯報(bào)前應(yīng)該思考哪些內(nèi)容，二，如何快速呈現(xiàn)一個(gè)好PPT。

在此基礎(chǔ)上，工作匯報(bào)可產(chǎn)生一句話的公式。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是：主體在多長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，向誰(shuí)，用什么結(jié)構(gòu)做工作匯報(bào)，以期達(dá)到他的匯報(bào)目的。

主體

時(shí)長(zhǎng)

受眾

目的

結(jié)構(gòu)

公式包含五大要素，其中前四個(gè)要素都會(huì)影響到后面的工作匯報(bào)應(yīng)該呈現(xiàn)怎樣的結(jié)構(gòu)，即匯報(bào)主體、匯報(bào)時(shí)長(zhǎng)、匯報(bào)對(duì)象和匯報(bào)目的。先把四個(gè)要素理清楚，才能明確之后采用什么結(jié)構(gòu)來(lái)組織工作匯報(bào)。

基本原則

工作匯報(bào)最主要的基本原則：“利他性原則”。

利他性聽(tīng)起來(lái)非常簡(jiǎn)單，包含兩個(gè)要素，一個(gè)是他，另一個(gè)是利。中國(guó)漢字中的『遞』完全包含了利他性原則，既要方便別人接也要方便別人看、別人拿，才可以稱之為遞。遞身份證和機(jī)票還好，但如果在辦公室遞剪刀呢，是直接用尖對(duì)著別人還是手柄留給別人？這就是利他性原則。

利他性里面的『他』是聽(tīng)眾嗎？工作匯報(bào)中，從層級(jí)角度講，會(huì)包含上級(jí)、平級(jí)，或者下屬。無(wú)論給上級(jí)匯報(bào)工作，跟平級(jí)去溝通，還是給下屬布置任務(wù)，都屬于匯報(bào)的一種。

『他』——就是指工作匯報(bào)四要素中的『匯報(bào)對(duì)象』。

同樣匯報(bào)內(nèi)容，上級(jí)所關(guān)心的、平級(jí)所關(guān)心的，以及下屬所關(guān)心的不會(huì)一致。

• 一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)關(guān)心的內(nèi)容多于同級(jí)和下屬，可能出現(xiàn)的狀況也多于同級(jí)和下屬，處于不同項(xiàng)目和不同情境期望收到的匯報(bào)內(nèi)容可有所取舍。

• 如果是作為同級(jí)，無(wú)論從一個(gè)部門的同事還是跨部門的同級(jí)聽(tīng)取另外部門的匯報(bào)，則關(guān)心你匯報(bào)的內(nèi)容到底跟我有什么關(guān)系，最好是把跟我有關(guān)的東西摘出來(lái)告訴我就好。

• 如果是給下屬去置工作任務(wù)，下屬關(guān)心的跟同級(jí)類似，第一個(gè)是：要我干什么？第二個(gè)：標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 

匯報(bào)主體

主體分為兩種，一種是為自己，第二種是為他人。

做PPT最幸福的就是為自己做PPT，自己講自己做，按照自己的思維包括自己分析的受眾，加以結(jié)合從而整理出自己思路。

做PPT最悲慘的就是為別人做PPT，很多時(shí)候不是在改PPT而是在推倒重來(lái)。如果真的是做一份給別人去講的PPT，一個(gè)建議是無(wú)論簡(jiǎn)單還是復(fù)雜，一定先要跟對(duì)方提前達(dá)成共識(shí)，把框架列出來(lái)說(shuō)明要涉及到具體的方面是否可行。

匯報(bào)時(shí)長(zhǎng)

關(guān)于時(shí)長(zhǎng)，時(shí)長(zhǎng)對(duì)匯報(bào)結(jié)構(gòu)會(huì)產(chǎn)生較大影響。

原則上時(shí)長(zhǎng)不同，應(yīng)該給出不同的匯報(bào)內(nèi)容，可現(xiàn)實(shí)是什么樣呢？舉例來(lái)說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)原計(jì)劃給出40分鐘來(lái)做工作匯報(bào)，可因突發(fā)情況，匯報(bào)必須壓縮至20分鐘。從40分鐘到20分鐘，縮短一半，怎么辦？是快速把PPT過(guò)一遍，還是把前面講得比較詳細(xì)但后面匆匆結(jié)尾？

時(shí)長(zhǎng)分為四種：

1、時(shí)間充分：講整體，完完整整表述；

2、時(shí)間緊湊：選擇重要章節(jié)、部分來(lái)講；

3、時(shí)間緊張：挑選其中三個(gè)重點(diǎn)來(lái)講；

4、電梯法則：完全沒(méi)有時(shí)間仔細(xì)聽(tīng)匯報(bào)，用一句話或者用兩句話來(lái)概括。如果領(lǐng)導(dǎo)只有電梯里的60秒，你只能講一句話，講什么？講最重要的那個(gè)結(jié)論，最能夠吸引的那個(gè)點(diǎn)，以便你的領(lǐng)導(dǎo)可以給你更多的時(shí)間聽(tīng)你匯報(bào)。

匯報(bào)目的

四要素最后一個(gè)，也是最重要的一個(gè)是匯報(bào)目的。

一般來(lái)說(shuō)，工作匯報(bào)的目的會(huì)有三種：

1、理解型目的。工作成果的展示就是做了什么，沒(méi)有做什么，未來(lái)即將做什么，這種可以都把它稱為希望對(duì)方理解的內(nèi)容，意思是不需要你做什么，只要聽(tīng)我講就可以了，這是一種目的。

2、反饋型目的。比如說(shuō)希望領(lǐng)導(dǎo)審批，希望領(lǐng)導(dǎo)給予建議或者是兩個(gè)方案當(dāng)中需要給出判斷，這種稱之為希望反饋型。

3、行動(dòng)型目的。當(dāng)我們?nèi)ゲ贾霉ぷ鞯臅r(shí)候，工作匯報(bào)的目的是希望對(duì)方馬上行動(dòng)，或者是旁部門需要協(xié)助的時(shí)候也是這種目的，需要對(duì)方馬上行動(dòng)，當(dāng)你去請(qǐng)求一種資源支持的時(shí)候，其實(shí)你的內(nèi)心也是有一種目的，就是希望領(lǐng)導(dǎo)盡快給你錢，給你人，這種時(shí)候也是希望對(duì)方以行動(dòng)為目的。

三種不同的目的，目的越往下，作用越大，如果工作匯報(bào)永遠(yuǎn)只停留在第一層，以理解為目的，那么老實(shí)說(shuō)在我看來(lái)跟Word一樣，只要提交Word就可以了，完全沒(méi)有必要做成PPT。 

三種不同的目的，所對(duì)應(yīng)的工作匯報(bào)的結(jié)構(gòu)也必將發(fā)生完全的改變。

一般來(lái)說(shuō)結(jié)構(gòu)會(huì)有四級(jí)：

1.0——主觀結(jié)構(gòu)

一般在工作匯報(bào)當(dāng)中不太會(huì)出現(xiàn)。

2.0——客觀結(jié)構(gòu)

可分為區(qū)域、男女、大小、時(shí)間、屬性，這個(gè)可把它稱之為客觀的存在。

3.0——模型結(jié)構(gòu)

營(yíng)銷當(dāng)中的4P，5W1E甚至是SWOT分析，都把它稱為模型結(jié)構(gòu)。

4.0——行動(dòng)結(jié)構(gòu)

當(dāng)你的目的是希望對(duì)方行動(dòng)，一定要注意用行動(dòng)結(jié)構(gòu)來(lái)做工作匯報(bào)，行動(dòng)結(jié)構(gòu)一般包括按照行動(dòng)的主體、男女、時(shí)間、成本或價(jià)值來(lái)分。

下面一個(gè)案例來(lái)自于一家銀行。銀行一般會(huì)收集客戶的滿意度，就在門口放置客戶滿意度的調(diào)查，調(diào)查完以后匯總成資料。那么這個(gè)資料怎么來(lái)進(jìn)行分類，才是最優(yōu)化的效果？

1、分為好的和不好的，哪些是對(duì)我們銀行滿意的，哪些是對(duì)我們銀行不滿意的。

2、如果希望客戶反饋意見(jiàn)，能夠產(chǎn)生實(shí)效，就需要多做一步工作。很多人會(huì)在不滿意里面再往下分，不滿意里面我可以分為對(duì)硬件不滿意，對(duì)軟件不滿意。

但是，如果把內(nèi)容分類到這個(gè)層級(jí)，各個(gè)部門或者是責(zé)任人是否能夠最準(zhǔn)確理自己所屬部分？

那如果你希望客戶反映的馬上能夠產(chǎn)生實(shí)效或者是馬上能夠在銀行當(dāng)中進(jìn)行推廣，最有效的方法應(yīng)該如何來(lái)分？

應(yīng)該用行動(dòng)結(jié)構(gòu)來(lái)分。舉例來(lái)說(shuō)：

1、可以按照主體分，按照各個(gè)不同的部門來(lái)分類。

2、可以按照解決的時(shí)間分，在這不滿意的建議里面有一些是很快花幾分鐘就能解決的，但也許有一個(gè)項(xiàng)目周期才能解決的，就知道有哪些比較容易，有哪些會(huì)比較難。

3、可以按照成本分，有一些改變是可以不花錢，有一些改變也許花大價(jià)錢的，根據(jù)價(jià)值，判斷是否應(yīng)該做或者放在那個(gè)階段做。

通過(guò)這樣分類可以快速排列優(yōu)先次序。按照這個(gè)思路，對(duì)PPT內(nèi)容進(jìn)行改版，又會(huì)變成什么樣子呢？一分二為，分成上下兩個(gè)部分，第一個(gè)部分叫工作通道，第二部分叫所需支持，在所需支持部分，把內(nèi)容完全拆分，把工作內(nèi)容和所需要支持的部門以及立即需要支持的時(shí)間全部分列。

結(jié)構(gòu)性思維

工作匯報(bào)中，很多時(shí)候大家還沒(méi)想明白就隨手做了，這會(huì)導(dǎo)致兩種狀況：

第一種：復(fù)制粘貼，就是把以前工作匯報(bào)的內(nèi)容復(fù)制一遍；

第二種：填空，就是拿公司現(xiàn)有模板在標(biāo)題的位置填空，在正文部分填空。

很多時(shí)候這種機(jī)械式做法會(huì)禁錮了思維，導(dǎo)致員工不去思考要針對(duì)誰(shuí)講，要花多長(zhǎng)時(shí)間，以及最終要實(shí)現(xiàn)的目的是什么。

結(jié)論先行在PPT當(dāng)中的應(yīng)用

這個(gè)點(diǎn)大家用起來(lái)非常方便，但是并不代表它沒(méi)有難度。當(dāng)PPT的這一點(diǎn)改變的時(shí)候，它會(huì)引發(fā)一系列的改變。PPT一定要結(jié)論先行嗎？不一定，寫文章有總分、分總、總分總之說(shuō)。

下列兩種情況需要結(jié)論先行：

1、原因太復(fù)雜

2、時(shí)間不夠

這兩種狀況需要大家不僅在做PPT時(shí)，而且在溝通時(shí)都要結(jié)論先行。跟別人溝通的時(shí)候，一旦出現(xiàn)別人問(wèn)你或者你問(wèn)別人：你到底想說(shuō)什么，就是問(wèn)你的結(jié)論是什么。這種情況下要做的就是——告訴對(duì)方你的結(jié)論。

結(jié)論先行在PPT里會(huì)有兩種應(yīng)用：

1、單頁(yè)應(yīng)用

單頁(yè)P(yáng)PT的結(jié)論先行，也稱為大字報(bào)型PPT。很多人看到大字報(bào)型PPT的樣式覺(jué)得很眼熟，其實(shí)工作匯報(bào)中大字報(bào)型PPT非常多，原因是模板中一般標(biāo)題較大，正文相對(duì)較小，所以做出來(lái)的PPT長(zhǎng)得都很像大字報(bào)。但大字報(bào)型PPT的要求有明確的規(guī)定，當(dāng)標(biāo)題和結(jié)論一致，才能把這個(gè)內(nèi)容稱為大字報(bào)型的PPT。

當(dāng)在PPT頁(yè)面輸入一個(gè)直觀結(jié)論時(shí)，這個(gè)頁(yè)面所有內(nèi)容都會(huì)為結(jié)論去服務(wù)。

如果不圍繞一個(gè)結(jié)論服務(wù)，會(huì)導(dǎo)致內(nèi)容變得多而雜，思路也會(huì)變得混亂，因?yàn)椴恢绬雾?yè)P(yáng)PT想表達(dá)什么。

所以無(wú)論是文字頁(yè)面的PPT還是圖表頁(yè)面的PPT，請(qǐng)大家去遵循一個(gè)道理，先找出單頁(yè)P(yáng)PT的結(jié)論是什么，當(dāng)我們把結(jié)論代替原有的標(biāo)題，內(nèi)容會(huì)發(fā)生改變。

2、多頁(yè)應(yīng)用

當(dāng)一個(gè)PPT的內(nèi)容比較復(fù)雜，或者是頁(yè)數(shù)比較多的狀況之下，一般建議多加一頁(yè)總述頁(yè)，在總述頁(yè)中把后面的內(nèi)容先做一個(gè)提煉和概括，繼而描述具體內(nèi)容。

這里有一個(gè)淘寶大學(xué)的真實(shí)案例，頁(yè)數(shù)比較多，這里面用了第二部分，淘代銷的基本流程，把它稱之為分目錄

我們看到，所有頁(yè)面標(biāo)題都被章節(jié)的名稱《淘代銷的基本流程》代替了，這是一個(gè)非常危險(xiǎn)的事情。

PPT的標(biāo)題，就像是一份報(bào)紙的頭版頭條，這是PPT最重要的一個(gè)位置，不能把報(bào)紙頭版頭條讓給章節(jié)目錄，不能李代桃僵。

上述PPT如何修改？

修改時(shí)，可在PPT中先多增加一頁(yè)總述頁(yè)，主要用于概括下邊的這些步驟怎么完成。

因?yàn)榱鞒滩襟E比較復(fù)雜，第一步第二步，第二步里面還有一二三，第三步里面還有一些步驟，所以應(yīng)該先用一頁(yè)把這個(gè)內(nèi)容講清楚。

首先表明這7頁(yè)P(yáng)PT當(dāng)中想講的是三個(gè)步驟，第一個(gè)叫挑選，第二個(gè)叫認(rèn)領(lǐng)，第三個(gè)叫發(fā)布，那么在認(rèn)領(lǐng)當(dāng)中他還有三步，在發(fā)布當(dāng)中他還有四步，通過(guò)這樣的方式讓大家先明確他所涉及的內(nèi)容然后再來(lái)講挑選、認(rèn)領(lǐng)和發(fā)布。

結(jié)論一：

無(wú)論如何修改PPT，永遠(yuǎn)遵循的一個(gè)原則是——利他性原則。無(wú)論是調(diào)整內(nèi)容還是用結(jié)論先行，其實(shí)都為了這個(gè)目的，利他性一般保證兩個(gè)點(diǎn)，第一個(gè)要保證大家看得見(jiàn)，第二個(gè)幫助別人能夠看得懂。

結(jié)論二：

工作匯報(bào)有一個(gè)非常大的基準(zhǔn)點(diǎn)叫解決問(wèn)題，推進(jìn)工作進(jìn)度，PPT不管做得多美化，多漂亮，首先一定要把事情講清楚。而結(jié)論先行是一種有效的呈現(xiàn)方式！