公司法務必讀：企業(yè)合同風險控制與管理的指引

法學小笨笨 2016-09-20

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文/Kenny Lee

本文由作者向無訟閱讀獨家供稿，轉(zhuǎn)載請注明作者和來源

企業(yè)合同的風險控制與管理一直是實務中的常見疑難點，這是因為在設計合同審批和審查過程中，如果強調(diào)控制風險的價值主張，合同風險控制與管理的成本就會上升，效率必然會有所降低；如果強調(diào)審批效率、促進業(yè)務，風險也必然會有所提高。在風險可控的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的需求，如何尋找效率和風險的最佳邊際是企業(yè)合同風險控制與管理的關鍵所在。

在企業(yè)合同的風險控制與管理的過程中，常見的做法是結合合同的分類方法，根據(jù)合同的簽訂過程分為合同簽訂前的風險控制與管理、合同簽訂時的風險控制與管理以及流程中的其他措施。

一、合同簽訂前的風險控制與管理

（一）簽約主體調(diào)查

簽約主體調(diào)查主要是考慮到了有效合同和效力瑕疵合同所帶來的不同法律效力以及合同當事人的實際履約能力，從實際上降低合同的違約可能性。

（1）資格調(diào)查制度：統(tǒng)一社會信用代碼（三證合一）調(diào)查，主體名稱核對、有效期限核對，經(jīng)營范圍核對。經(jīng)營范圍核對包括但不限于有限制經(jīng)營、特許經(jīng)營、法律、行政法規(guī)對經(jīng)營的禁止性規(guī)定、從業(yè)資格的限制性規(guī)定或禁止性規(guī)定范圍上的核對。

（2）資信調(diào)查制度，主要是商業(yè)信譽、履約能力，主要包括財產(chǎn)狀況、生產(chǎn)和經(jīng)營能力。

（二）合同內(nèi)容審查

合同內(nèi)容審查遵循全面審查原則，以防范處于隱形狀態(tài)的法律風險。合同內(nèi)容審查也是考慮到了格式合同與非格式合同、有名合同和無名合同的不同法律效力。一般而言，企業(yè)會建立標準合同文本庫用以規(guī)范業(yè)務部門的合同使用的規(guī)范性，控制合同法律風險。同時，由于日常業(yè)務的紛繁復雜，業(yè)務部門也會產(chǎn)生一定量的非標準合同。此時就需要對非標準合同進行全面、重點審查，包括對合同重要的價格條款、附條件條款、附期限條款、權利義務條款、違約責任條款、爭議管轄條款等進行全面、重點、專業(yè)的審查。

簡而言之，實務中合同內(nèi)容審查分兩種情形：

（1）常用合同模版建立后的審查：模式化審查；

（2）非合同模版審查：全面、重點、專業(yè)審查，主要審查價格條款、附條件條款、附期限條款、權利義務條款、違約責任條款、爭議管轄條款等。

二、合同簽訂時的風險控制與管理

（一）授權代理制度

授權代理制度是企業(yè)為了解決業(yè)務部門、企業(yè)員工在行使職務行為過程中的權限問題而設置的權限范圍、權限審批制度，制度內(nèi)容通常包括了授權事項、授權期限、授權審批流程等具備企業(yè)特色的具體規(guī)定。

（二）企業(yè)印章管理制度

企業(yè)印章管理制度是企業(yè)為了提高工作效率、規(guī)范業(yè)務部門和企業(yè)員工使用印章的行為而設置的制度。企業(yè)印章通常包含企業(yè)的公章、法人代表簽字章、印鑒、方章、財務專用章、人事專用章等各類印章，按照不同印章在司法實踐和商業(yè)慣例中的效力設置相對應的使用流程。

三、合同風險控制流程中的其他措施

合同風險控制與管理流程中的其他措施是前述兩種風險控制與管理措施的有效補充。根據(jù)企業(yè)自身的情況，合理選擇使用下面五種不同其一或多種方法有利于探尋風險和效率的最佳邊際。

（一）發(fā)起部門責任制原則

按照“誰主辦、誰主管、誰負責”的原則，由業(yè)務部門對合同的審查和風險識別進行初審。在法務職能部門的培訓和指引下，由業(yè)務部門對具體日常業(yè)務中的合同按照風險來源劃分為外部法律風險合同和內(nèi)部法律風險合同，設置有針對性的風險防范措施。

（二）專業(yè)化原則

專業(yè)化原則就是指合同風險識別需要由專業(yè)人士承擔具體的審查工作（專業(yè)化審查關卡），常見為法務專員、財務專員、業(yè)務專員。

在合同審批的過程中，無論合同金額大小、業(yè)務類型何如，均需在審批過程中設置一定的專業(yè)化審查關卡以識別合同的業(yè)務風險、財務風險、法律風險。依照一定的目標和價值指引，可以適當?shù)販p少或便利地設置專業(yè)化審查關卡。

關卡的設置考慮業(yè)務量的大小、是否采用格式合同；標準文本的放寬審核、其他合同需要經(jīng)過法務\風控和相關業(yè)務部門的專業(yè)審核。

專業(yè)化原則的深層含義是誰的專業(yè)領域，誰負責該領域的風險識別。

（三）重要合同多級審批

企業(yè)內(nèi)部的重要合同應當要比一般的合同的審批層級更多，合同的重要性要與審批層級相匹配，才是審批效率和風險可控、合同信息對稱的體現(xiàn)。

重要合同的劃分標準包括但不限于：合同的金額（一定的金額）、合同的期限（長期）、與經(jīng)營相關的重大事項和戰(zhàn)略計劃、與重要伙伴的合作框架、可能引起社會重大反響的合同、涉及知識產(chǎn)權條款、內(nèi)容的合同、風險點較多的指定業(yè)務類型合同、新類型的業(yè)務合同、業(yè)務頻率較高的類型合同、權限性合同、風險發(fā)生的頻率、風險的大小等。

重點合同的劃分和定義、重新定義工作應由法務職能部門會同業(yè)務部門負責任定期召開。劃分和定義、重新定義應結合企業(yè)的具體情況適時制宜（重大事項、戰(zhàn)略工作、階段性規(guī)劃、業(yè)務特征以及權限事項等）。

（四）建立定期反饋、暢通合同信息渠道

建立以下一種或多種信息暢通渠道，可以有效解決合同信息不對稱的問題。

（1）企業(yè)在合同審批過程中根據(jù)不同的審批層級，直接指定一定層級范圍的合同信息逐級匯報的制度，由上一審批層級決定是否將合同信息流入下一層級的合同信息渠道，并由下一審批層級決定合同信息是否繼續(xù)流轉(zhuǎn)。

（2）結合發(fā)起部門責任制原則，業(yè)務發(fā)起部門的領導可以決定合同信息是否需要反饋到業(yè)務部門的直接上級及法務職能部門的負責人。

（3）風險邊界識別：法務職能部門負責定期或不定期對不同類別的合同信息進行風險識別和合同信息匯報，定期或不定期反饋重要合同信息到任一審批層級。

（4）業(yè)務發(fā)起部門或法務職能部門定期或不定期按照一定的披露方法在企業(yè)內(nèi)部的一定范圍通告當前階段的合同管理及合同信息概況。

（5）在重點業(yè)務合同的多級審批過程中，各級審批意見應充分體現(xiàn)在審批書面材料上或?qū)徟到y(tǒng)上，切忌無信息含量的審批意見。

（五）培訓指導

（1）由內(nèi)部法務職能部門根據(jù)具體情況建立相關專業(yè)知識的培訓，形式包括定期的培訓、交流和溝通，不定期的主題活動。

（2）培訓與內(nèi)部考核、評價掛鉤。

（3）鼓勵業(yè)務部門分享在公司內(nèi)部開展業(yè)務專業(yè)知識分享，分享會應有法務職能部門參與。

（4）鼓勵業(yè)務部門書面文件咨詢法務職能部門合同風險合規(guī)問題，并形成咨詢Q&A合集。

（5）加強法務職能部門與重點業(yè)務部門、日常業(yè)務部門的交流。

小結

他山之石，可以攻玉。在企業(yè)合同風險控制與管理的過程中，合理設計合同的審批流程有利于防范合同風險，常見的制度有合同審批分級制度和總法律顧問制度兩種。

合同審批分級制度是根據(jù)一定的標準，企業(yè)結合自身具體情況，設置不同的審批級別、程序以保證合同審批的效率和風險控制。當前實務界常見的審批分級標準有合同金額、授權權限、風險點較多的業(yè)務重點審核、業(yè)務預期利潤和損益。這些審批分級標準均是結合企業(yè)自身的業(yè)務特點、經(jīng)營規(guī)模、管理架構和內(nèi)部治理狀況、風險承擔能力等實際情況加以確立的，具體確立的原因和和標準之內(nèi)區(qū)間的劃分涉及了特定企業(yè)的具體情況，僅具有參考價值。

除此之外，實務中各個行業(yè)對合同的風險控制與管理往往是由熟悉企業(yè)業(yè)務類型、精通法律和業(yè)務專業(yè)知識的總法律顧問進行統(tǒng)籌安排的?？偡深檰栔贫纫话憧衫斫鉃槿侵贫?，這三角分別為總法律顧問、內(nèi)部法律事務部門、外部法律事務機構。外部法律事務機構（外部律師事務所\外部律師\外部咨詢團隊）和內(nèi)部法律事務部門協(xié)助總法律顧問，在總法律顧問的統(tǒng)籌安排下有序協(xié)作，充分發(fā)揮不同機構、部門在不同專業(yè)領域的特長，并設置一定的目標和價值指引（高效審核、風險可控），使得兩者各司其職，以達到設定的目標。對于企業(yè)的合同審批流程而言，內(nèi)部法律事務部門是一般和具體業(yè)務的專業(yè)審核關卡，外部法律事務機構是有效的補充。而內(nèi)部法律事務部門和外部法律事務機構如何協(xié)作，既是專業(yè)性的問題，也是管理性的問題，更是行業(yè)性的問題，目前實務界并無統(tǒng)一的經(jīng)驗。因此，兩者如何協(xié)作以及兩者的界限何在往往是由總法律顧問進行一定的專業(yè)識別、風險識別后進行統(tǒng)籌安排。這也是大型企業(yè)集團設置總法律顧問制度的緣由之一。

平衡合同事務運轉(zhuǎn)的效率和風險，是企業(yè)合同風險控制與管理的關鍵所在。

參考文獻：