（2018年3月29日 寶雞市檔案局發(fā)布）
 

　　為了規(guī)范紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收，確保進(jìn)入市檔案館紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合要求，依據(jù)《國(guó)家檔案局檔案數(shù)字化光盤(pán)標(biāo)識(shí)規(guī)范》、《寶雞市紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)》和《寶雞市文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄項(xiàng)目細(xì)則》等規(guī)范，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
　　一、接收范圍
　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果接收范圍為市級(jí)各單位保管的永久和30年以上（含30年）紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果。紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)、全文圖像數(shù)據(jù)（jpg圖像、pdf文件）等。在移交紙質(zhì)檔案的同時(shí)必須移交紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果。
　　二、質(zhì)量要求
　　1.各單位移交的目錄數(shù)據(jù)須符合《寶雞市文書(shū)檔案目錄數(shù)據(jù)交換格式與著錄項(xiàng)目細(xì)則》規(guī)定，確保著錄的項(xiàng)目與著錄內(nèi)容完整、準(zhǔn)確和規(guī)范。
　　2.目錄數(shù)據(jù)文件命名以“全宗號(hào)+全宗名稱(chēng)+年度+.文件格式”。示例：“073寶雞市體育局2008.xls”。
　　3.各單位移交的全文圖像文件命名、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像處理等必須符合《寶雞市紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)字化加工標(biāo)準(zhǔn)》規(guī)定，確保圖像完整、準(zhǔn)確與清晰。
　　4.jpg格式以每一頁(yè)為一個(gè)圖像文件，命名符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化jpg圖像命名規(guī)則；pdf格式以每件為一個(gè)圖像文件，由jpg格式的圖像合并而成，命名符合紙質(zhì)檔案數(shù)字化pdf文件命名規(guī)則。
　　5.數(shù)字化成果的目錄數(shù)據(jù)、jpg圖像、pdf文件與紙質(zhì)檔案實(shí)體應(yīng)保持一致。
　　6.jpg、pdf文件夾層級(jí)清楚，符合規(guī)范。檔號(hào)中沒(méi)有機(jī)構(gòu)問(wèn)題項(xiàng)的需取掉機(jī)構(gòu)問(wèn)題層級(jí)文件夾。
　　7.成果中存放有jpg圖像的“JPG”文件夾、存放有pdf格式文件的“PDF”文件夾、目錄數(shù)據(jù)都應(yīng)存放光盤(pán)文件（夾）頂層，目錄數(shù)據(jù)切勿存放在文件夾中。示例圖片：

　　三、光盤(pán)標(biāo)識(shí)要求
　　移交的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果光盤(pán)應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的盤(pán)面標(biāo)識(shí)、盤(pán)盒標(biāo)識(shí)。
　　1.盤(pán)面標(biāo)識(shí)包括：光盤(pán)編號(hào)、套號(hào)、類(lèi)型及容量、制作單位、制作日期、復(fù)制單位、復(fù)制日期等。
　　光盤(pán)編號(hào)：填寫(xiě)全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、年度、光盤(pán)序號(hào)，中間用分隔符連接。示例101-WS(代表文書(shū)檔案)-2008-001。
　　套號(hào)：填寫(xiě)存儲(chǔ)檔案光盤(pán)載體的套號(hào)。用大寫(xiě)英文字母A、B、C表示，A表示封存保管，B表示查閱利用，C表示異地保存。移交市檔案館的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果填寫(xiě)A。
　　類(lèi)型及容量：填寫(xiě)光盤(pán)載體的類(lèi)型及存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的容量。示例：DVD+R、4.7G等。
　　制作單位：填寫(xiě)制作光盤(pán)內(nèi)容的立檔單位。
　　制作日期：填寫(xiě)制作光盤(pán)的年、月、日。示例：20180227。
　　復(fù)制單位：填寫(xiě)復(fù)制光盤(pán)的單位。沒(méi)有可空缺。
　　復(fù)制日期：填寫(xiě)復(fù)制光盤(pán)的年、月、日。示例：20180227。
　　光盤(pán)盤(pán)面式樣見(jiàn)附件2。
　　2.盤(pán)盒紙標(biāo)識(shí)分為：盤(pán)盒紙封面標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附件3）、盤(pán)盒紙封底標(biāo)識(shí)（見(jiàn)附件4）。
　　盤(pán)盒紙封面標(biāo)識(shí)包括：光盤(pán)編號(hào)、套號(hào)、全宗名稱(chēng)、內(nèi)容摘要、保管期限、密級(jí)與保密期限、檔案級(jí)光盤(pán)。
　　盤(pán)盒紙封底標(biāo)識(shí)包括：文件格式、類(lèi)型容量、運(yùn)行環(huán)境、制作單位、制作日期、復(fù)制單位、復(fù)制日期、備注。
　　光盤(pán)編號(hào)、套號(hào)、類(lèi)型容量、制作單位、制作日期、復(fù)制單位、復(fù)制日期標(biāo)識(shí)內(nèi)容同盤(pán)面標(biāo)識(shí)內(nèi)容一致。
　　全宗名稱(chēng)：填寫(xiě)光盤(pán)內(nèi)檔案的全宗名稱(chēng)。
　　內(nèi)容摘要：填寫(xiě)對(duì)檔案信息內(nèi)容的簡(jiǎn)要說(shuō)明，標(biāo)明光盤(pán)存儲(chǔ)內(nèi)容所對(duì)應(yīng)的全宗號(hào)、目錄號(hào)、起止卷號(hào)、起止時(shí)間、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、保管期限、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等。
　　示例：073寶雞市體育局，2008年，黨組、辦公室、競(jìng)訓(xùn)科、群體科歸檔文件共計(jì)200件，800頁(yè)。
　　保管期限：填寫(xiě)存儲(chǔ)在光盤(pán)內(nèi)檔案的保管期限。
　　密級(jí)與保管期限：填寫(xiě)存儲(chǔ)在光盤(pán)內(nèi)檔案的最高密級(jí)與最長(zhǎng)保密期限。
　　檔案級(jí)光盤(pán)：填寫(xiě)是與否。
　　文件格式：填寫(xiě)光盤(pán)內(nèi)各種文件的存儲(chǔ)格式。示例：XLS、JPG、PDF等。
　　運(yùn)行環(huán)境：一般應(yīng)填寫(xiě)window環(huán)境。如在其他環(huán)境下產(chǎn)生的文件、光盤(pán)，需注明特殊運(yùn)行環(huán)境。
　　備注：填寫(xiě)特殊情況的說(shuō)明。沒(méi)有需要特別說(shuō)明的不填寫(xiě)。
　　盤(pán)盒紙標(biāo)識(shí)需規(guī)范打印。盤(pán)面標(biāo)識(shí)填寫(xiě)使用符合檔案保護(hù)要求的書(shū)寫(xiě)材料（如光盤(pán)標(biāo)簽筆），也可使用支持光盤(pán)盤(pán)面的打印機(jī)打印，光盤(pán)盤(pán)面禁止使用粘貼標(biāo)簽。
　　四、接收要求
　　1.數(shù)字化成果移交應(yīng)分年度刻錄光盤(pán)，每張數(shù)字化成果光盤(pán)中jpg與pdf內(nèi)容應(yīng)相互一致。每張光盤(pán)都應(yīng)包含移交的檔案所在年度目錄數(shù)據(jù)。
  　　2.各單位移交紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果采用移動(dòng)硬盤(pán)（U盤(pán)）提交市檔案館。成果經(jīng)市檔案館檢查合格后，移交單位進(jìn)行光盤(pán)刻錄；不符合要求的修改至合格后，進(jìn)行光盤(pán)刻錄。光盤(pán)盤(pán)面、盤(pán)盒紙封面、封底標(biāo)識(shí)規(guī)范，光盤(pán)單片裝于標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)盒。
　　3.移交的紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果光盤(pán)一式兩套，市檔案館和移交單位分別保管一套。光盤(pán)采用不可擦寫(xiě)DVD光盤(pán)。
　　4.紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果移交時(shí)填寫(xiě)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果交接文據(jù)》（見(jiàn)附件1）。
　　五、光盤(pán)備份要求
　　1.未到移交期限紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果可將成果光盤(pán)備份一套至市檔案館。
　　2.備份光盤(pán)可多年度合并刻錄。
　　3.備份光盤(pán)需要做盤(pán)面、盤(pán)盒標(biāo)識(shí)?！肮獗P(pán)編號(hào)”采用全宗號(hào)、檔案門(mén)類(lèi)代碼、套號(hào)（C）、序號(hào)，中間用分隔符連接，下一年度備份時(shí)，序號(hào)承接上年度序號(hào)；示例：101-WS(代表文書(shū)檔案)-C-001；標(biāo)識(shí)項(xiàng)目“內(nèi)容摘要”中要說(shuō)明為備份成果；“套號(hào)”選擇C；其余標(biāo)識(shí)同移交紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果光盤(pán)標(biāo)識(shí)要求。

附件1

紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果交接文據(jù)

附件2

光盤(pán)盤(pán)面

附件3

盤(pán)盒紙封面標(biāo)簽

附件4

盤(pán)盒紙封底標(biāo)簽