協(xié)同辦公改變過去復(fù)雜、低效的傳統(tǒng)辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。真正的協(xié)同辦公軟件能夠突破傳統(tǒng)辦公自動化（office automation; OA），它不僅有效地解決傳統(tǒng)OA在管理上的難題，更以高度的協(xié)同性、集成性、可擴展性、可定制性滿足全方位的辦公管理需求。具有以下幾個特點：①協(xié)同性。指將部門內(nèi)部和外部的資源全部整合在統(tǒng)一的平臺上進行管理，并提供單一的訪問入口，以先進和開放的平臺體系融合各種應(yīng)用；以信息門戶提供統(tǒng)一和個性化的訪問入口，以工作流程打通部門運作各個環(huán)節(jié)，使知識信息流在部門之間無阻礙地流通。協(xié)同辦公自動化軟件所要達到的目的就是不僅實現(xiàn)內(nèi)部各組織、各部門、各人員的協(xié)同，還將其他部門和部分企業(yè)實現(xiàn)合作、信息共享，創(chuàng)建一個緊密結(jié)合、共同運作、動態(tài)調(diào)整的大協(xié)同環(huán)境體系。②知識性。協(xié)同辦公自動化軟件不僅是部門電子化運作的工具，還為部門搭建一個高效的知識管理平臺，利用各種TI工具有效地管理、存儲和分析各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的知識信息，并及時地把這些知識信息及時傳遞給需要的人，從而創(chuàng)建一個知識化的組織體系，為決策提供科學(xué)依據(jù)。③應(yīng)用深化。協(xié)同OA軟件系統(tǒng)所完成的不僅僅是簡單的文檔處理和公文流轉(zhuǎn)，而是部門全面信息體系的前臺構(gòu)件，它一方面可以完成與部門后臺構(gòu)件（如公眾基本信息）數(shù)據(jù)和應(yīng)用整合；另一方面可以外延擴展其功能應(yīng)用，完成部門人力資源管理、資產(chǎn)管理等功能，搭建適合部門應(yīng)用的電子政務(wù)環(huán)境，并可根據(jù)部門的實際需求擴展應(yīng)用。④可定制性。政府各部門的組織結(jié)構(gòu)、人力資源構(gòu)成、工作流模式根據(jù)部門的性質(zhì)、功能而有所不同，而協(xié)同OA系統(tǒng)具有良好的可擴展性和強大的自定義功能，以適應(yīng)組織結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)流程調(diào)整的需要，而無須進行最底層的開發(fā)，大大提高了系統(tǒng)的靈活性和適用性。⑤個性化。通過協(xié)同辦公的信息門戶，將部門的所有應(yīng)用和數(shù)據(jù)集成到一個信息管理平臺之上，并以統(tǒng)一的界面提供給用戶，使部門可以快速地建立個性化應(yīng)用。它向分布各處的公眾提供所需信息，幫助用戶管理、組織和查詢與部門相關(guān)的信息。內(nèi)部和外部用戶只需要使用瀏覽器就可以得到自己需要的數(shù)據(jù)、分析報表及業(yè)務(wù)決策支持信息。信息門戶可突破“信息海洋”造成的工作效率低下的情況，并以友好、快捷的方式提供給訪問者最感興趣和最相關(guān)的信息。

在政府上網(wǎng)、電子政務(wù)等國家重大工程的推動下，各級地方政府都已經(jīng)建立了各種各樣的辦公自動化系統(tǒng)，但從應(yīng)用現(xiàn)狀以及需求來看，傳統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)由于其自身的缺陷，將不可避免地導(dǎo)致一些問題的發(fā)生：①信息孤島。辦公系統(tǒng)的分散開發(fā)和引入，使信息被封存在不同的應(yīng)用平臺和數(shù)據(jù)庫中，定義和采集相互獨立，從而形成了許多信息孤島，大量有用的信息分散在各個“死角”，不能被有效地利用和共享。而建立一個高效的辦公自動化環(huán)境的首要條件就是保證信息的暢通無阻和高效利用。②應(yīng)用孤島。傳統(tǒng)系統(tǒng)難以與政府其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密集成，使得政府內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨立、數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高、管理分散，工具落后、管理維護工作量大，各部門各系統(tǒng)往往形成一個個“應(yīng)用孤島”，企業(yè)需要花大量的人力、物力在不同的應(yīng)用系統(tǒng)之間切換，以獲取相應(yīng)的信息進行分析，造成資源浪費和重復(fù)勞動，企業(yè)的運作效率大大下降。③資源孤島。政府內(nèi)部各部門之間的協(xié)同，政府內(nèi)部與外部資源（包括其他政府部門和企業(yè)）之間的協(xié)同，在這個新信息時代越發(fā)凸現(xiàn)其重要性。政府必須建立一個動態(tài)的、可控的、統(tǒng)一的、全面集成和協(xié)作化的信息應(yīng)用環(huán)境，從而使得政府內(nèi)部資源（領(lǐng)導(dǎo)者、公務(wù)員）和外部資源（其他部門和部分企業(yè)）能夠在一個統(tǒng)一的平臺上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理、形成知識積累的科學(xué)體系、共同面對政治、經(jīng)濟環(huán)境的變化。而傳統(tǒng)的系統(tǒng)由于其體系架構(gòu)相對陳舊，無法很好地建立起這樣一個協(xié)同運作的環(huán)境。