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1.文檔及組成
專利申請文檔是在專利申請審查程序中以及專利權(quán)有效期內(nèi)逐步形成、并作為原始記錄保存起來以備查考的各種文件的集合，包括案卷和電子文檔。專利申請文檔是專利局進(jìn)行審批和作出各種結(jié)論的依據(jù)。
2.案 卷
案卷包括案卷夾和案卷夾內(nèi)的各種文件。
2.1案卷夾
案卷夾用于保存文件，同時也用于記錄案卷的重要內(nèi)容，因此案卷夾是案卷的一個重要組成部分。
當(dāng)案卷夾遭到自然或者人為的損壞需要更換新案卷夾時，應(yīng)當(dāng)將案卷夾上的全部記錄移至新案卷夾上，并將原案卷夾與案卷同時保存，不得銷毀。
2.2文 件
專利申請案卷中的文件主要來自以下幾個方面：
(1)申請人提出專利申請時，提交的專利申請文件及其他文件。
(2)專利局在對專利申請文件及其他文件進(jìn)行審查的過程中，申請人應(yīng)審查員要求作出的各種答復(fù)。
(3)提出專利申請之后申請人主動辦理各種手續(xù)時提交的文件及證明材料。
(4)在專利申請審查程序中以及專利權(quán)有效期間內(nèi)，任何人依法對專利申請(或?qū)＠? 提交的各種文件以及人民法院等部門對這些文件審理后產(chǎn)生的文件。
(5) 其他相關(guān)文件。
上述文件經(jīng)過處理、立卷、歸檔形成案卷的重要組成部分。
2.3案卷的立卷
立卷時應(yīng)當(dāng)遵循以下原則：
(1)真實原則。收集的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是申請人(或?qū)＠麢?quán)人)、其他相關(guān)當(dāng)事人等在申請專利、專利申請的審批、授權(quán)后各個法律程序中提交的原始文件。這些文件不得替換、刪除、補充和涂改。
(2)獨立原則。每一件專利申請應(yīng)當(dāng)建立一份獨立的案卷，以該專利申請的申請?zhí)栕鳛樵摪妇淼陌妇硖?，該案卷號使用于案卷存在的全過程。
同一申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 對若干專利申請(或?qū)＠? 辦理內(nèi)容完全相同的手續(xù)時，應(yīng)當(dāng)分別對所有專利申請(或?qū)＠? 提出請求，這些文件將被歸入各自的案卷中。申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 不得使用'參見' 的方式省略文件。對于專利申請集體進(jìn)行申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 名稱變更或者權(quán)利轉(zhuǎn)移的，證明文件副本由專利局確認(rèn)后，與正本具有同等效力。
(3)時間順序原則。當(dāng)事人依法向?qū)＠洲k理各種手續(xù)時，專利局應(yīng)當(dāng)對所提出的各種文件及時處理，并立卷歸檔。
專利申請案卷應(yīng)當(dāng)按照各文件處理時間的先后順序立卷。
3.電子文檔
電子文檔的建立應(yīng)當(dāng)參照本章第2.3節(jié)的原則，并包括以下內(nèi)容：
(1) 專利局基于當(dāng)事人提交的紙件文件制作的圖形文件和代碼化文件；
(2) 當(dāng)事人按照規(guī)定形式提交的核苷酸或者氨基酸的序列表；
(3) 在專利審批程序和復(fù)審、無效程序中，專利局、專利復(fù)審委員會作出的通知、決定(如補正通知書、駁回決定等)及其他文件(如發(fā)明專利申請單行本，發(fā)明專利、實用新型專利和外觀設(shè)計專利單行本等)；
(4) 專利費用的相關(guān)數(shù)據(jù)；
(5) 與專利申請或者專利審批有關(guān)的法律狀態(tài)及變化的歷史記錄；
(6) 在專利審批程序中全部著錄項目及其變更的歷史記錄；
(7) 當(dāng)事人以電子申請方式提交的電子文件；
(8) 專利權(quán)評價報告；
(9) 分類號、所屬審查部門、各種標(biāo)記(如優(yōu)先權(quán)標(biāo)記、實審請求標(biāo)記、保密標(biāo)記等)。
4.法律效力
專利申請文檔是對專利審批、復(fù)審、無效宣告等法律程序和涉及由權(quán)利歸屬糾紛引起的相關(guān)程序的真實記錄。
5.查閱和復(fù)制
5.1查閱和復(fù)制的原則
(1) 專利局對公布前的發(fā)明專利申請、授權(quán)公告前的實用新型和外觀設(shè)計專利申請負(fù)有保密責(zé)任。在此期間，查閱和復(fù)制請求人僅限于該案申請人及其專利代理人。
(2) 任何人均可向?qū)＠终埱蟛殚喓蛷?fù)制公布后的發(fā)明專利申請案卷和授權(quán)后的實用新型和外觀設(shè)計專利申請案卷。
(3) 對于已經(jīng)審結(jié)的復(fù)審案件和無效宣告案件的案卷，原則上可以查閱和復(fù)制。
(4) 專利局、專利復(fù)審委員會對尚未審結(jié)的復(fù)審和無效案卷負(fù)有保密責(zé)任。對于復(fù)審和無效宣告程序中的文件，查閱和復(fù)制請求人僅限于該案當(dāng)事人。
(5) 案件結(jié)論為視為未提出、不予受理、主動撤回、視為撤回的復(fù)審和無效案卷，對于復(fù)審和無效宣告程序中的文件，查閱和復(fù)制請求人僅限于該案當(dāng)事人。
(6) 專利局、專利復(fù)審委員會根據(jù)審查需要要求當(dāng)事人提供的各種文件，原則上可以查閱和復(fù)制。但查閱和復(fù)制行為可能存在損害當(dāng)事人合法權(quán)益，或者涉及個人隱私或者商業(yè)秘密等情形的除外。
(7) 涉及國家利益或者因?qū)＠?、專利?fù)審委員會內(nèi)部業(yè)務(wù)及管理需要在案卷中留存的有關(guān)文件，不予查閱和復(fù)制。
5.2允許查閱和復(fù)制的內(nèi)容
(1) 對于公布前的發(fā)明專利申請、授權(quán)公告前的實用新型和外觀設(shè)計專利申請，該案申請人或者代理人可以查閱和復(fù)制該專利申請案卷中的有關(guān)內(nèi)容，包括：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續(xù)文件，以及在初步審查程序中向申請人發(fā)出的通知書和決定書、申請人對通知書的答復(fù)意見正文。
(2)對于已經(jīng)公布但尚未公告授予專利權(quán)的發(fā)明專利申請案卷，可以查閱和復(fù)制該專利申請案卷中的有關(guān)內(nèi)容，包括：申請文件，與申請直接有關(guān)的手續(xù)文件，公布文件，在初步審查程序中向申請人發(fā)出的通知書和決定書、申請人對通知書的答復(fù)意見正文，以及在實質(zhì)審查程序中向申請人發(fā)出的通知書、檢索報告和決定書。
(3)對于已經(jīng)公告授予專利權(quán)的專利申請案卷，可以查閱和復(fù)制的內(nèi)容包括：申請文件，優(yōu)先權(quán)文件，與申請直接有關(guān)的手續(xù)文件，發(fā)明專利申請單行本，發(fā)明專利、實用新型專利和外觀設(shè)計專利單行本，專利登記簿，專利權(quán)評價報告，以及在各已審結(jié)的審查程序（包括初步審查、實質(zhì)審查、復(fù)審和無效宣告等）中專利局、專利復(fù)審委員會向申請人或者有關(guān)當(dāng)事人發(fā)出的通知書、檢索報告和決定書、申請人或者有關(guān)當(dāng)事人對通知書的答復(fù)意見。
(4)對于處在復(fù)審程序、無效宣告程序之中尚未結(jié)案的專利申請案卷，因特殊情況需要查閱和復(fù)制的，經(jīng)有關(guān)方面同意后，參照上述第(1) 和(2) 項的有關(guān)規(guī)定查閱和復(fù)制專利申請案卷中進(jìn)入當(dāng)前審查程序以前的內(nèi)容。
5.3查閱和復(fù)制程序
查閱和復(fù)制專利申請案卷中的文件，應(yīng)當(dāng)按照下列順序進(jìn)行：
(1)請求人提出書面請求并繳納規(guī)定費用。
(2)專利局工作人員在審核請求人出具的有關(guān)證明或者證件后，到案卷所在部門提取案卷，根據(jù)本章第5.2節(jié)的規(guī)定對案卷進(jìn)行整理，取出不允許查閱和復(fù)制的文件。
(3)與請求人約定查閱時間并發(fā)出查閱通知書。
(4)查閱人憑查閱通知書到指定地點查閱文件，對需要復(fù)制的文件進(jìn)行復(fù)制。
(5)專利局工作人員對查閱完畢的專利申請案卷重新整理，并將請求閱檔的證明原件和證件復(fù)印件存入案卷后，將該案卷退回所在部門。
6.案卷的保存期限和銷毀
6.1保存期限
已結(jié)案的案卷可分成：未授權(quán)結(jié)案(視為撤回、撤回和駁回等) 的案卷和授權(quán)后結(jié)案(視為放棄取得專利權(quán)、主動放棄專利權(quán)、未繳年費專利權(quán)終止、專利權(quán)期限屆滿和專利權(quán)被宣告全部無效等) 的案卷兩種。
未授權(quán)結(jié)案的案卷的保存期限不少于二年，一般為三年；授權(quán)后結(jié)案的案卷的保存期限不少于三年，一般為五年。保存期限自結(jié)案日起算。
有分案申請的原申請的案卷的保存期從最后結(jié)案的分案的結(jié)案日起算。
作出不受理決定的專利申請文件保存期限為一年。保存期限自不受理通知書發(fā)出之日起算。
6.2銷 毀
銷毀前通過計算機(jī)作出案卷銷毀清冊，該清冊記載被銷毀的案卷的案卷號、基本著錄項目、銷毀日期。清冊經(jīng)主管局長簽署同意銷毀后，由主管案卷部門實施銷毀工作。
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