Excel 中，函數(shù)與公式無(wú)疑是最具有魅力的功能之一。使用函數(shù)與公式，能幫助用戶完成多種要求的數(shù)據(jù)運(yùn)算、匯總、提取等工作。函數(shù)與公式同數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能相結(jié)合，能限制數(shù)據(jù)的輸入內(nèi)容或類型，還可以制作動(dòng)態(tài)更新的下拉菜單。函數(shù)與公式同條件格式功能相結(jié)合，能根據(jù)單元格中的內(nèi)容，顯示出用戶自定義的格式。在高級(jí)圖表、透視表等應(yīng)用中，也少不了函數(shù)與公式的身影。

雖然學(xué)習(xí)函數(shù)與公式?jīng)]有捷徑，但也是講究方法的。小編總結(jié)了無(wú)數(shù) Excel 高手的學(xué)習(xí)心得，以便教給大家正確的學(xué)習(xí)方法和思路。今天我們先來(lái)了解 Excel 函數(shù)與公式的基礎(chǔ)概念。

Excel 公式是指以等號(hào)“=”開(kāi)始，將數(shù)據(jù)（引用或常量）、運(yùn)算符、函數(shù)等元素按照一定順序組合進(jìn)行運(yùn)算的等式，如“=COUNT(A1:E10)”。

單擊【插入】選項(xiàng)卡下的【公式】按鈕，可以插入各種數(shù)學(xué)公式，但這些數(shù)學(xué)公式只能顯示，不能進(jìn)行計(jì)算，如圖 1-1 所示。

圖 1-1　通過(guò)【插入】選項(xiàng)卡插入數(shù)學(xué)公式

文章中涉及的公式，均指 Excel 公式，與上述的數(shù)學(xué)公式無(wú)關(guān)。公式通常包含以下 5 種元素。

?運(yùn)算符：是指一些用于計(jì)算的符號(hào)，如加（+）、減（－）、乘（*）、除（/）等。

?單元格引用：可以是一個(gè)單元格或是多個(gè)單元格構(gòu)成的引用區(qū)域。

?數(shù)值或文本：例如，數(shù)字 8 或字符“A”。

?函數(shù)：例如，SUM 函數(shù)、VLOOKUP 函數(shù)。

?括號(hào)：用于控制公式中各個(gè)表達(dá)式的計(jì)算順序。

Excel 函數(shù)可以看作是預(yù)定義的公式，按特定的順序或結(jié)構(gòu)進(jìn)行計(jì)算。例如“=SUM(A1:A100)”，就是使用SUM 函數(shù)對(duì) A1 至 A100 單元格中的數(shù)值求和，相當(dāng)于 A1+A2+A3+……+A100。

在單元格中輸入以等號(hào)“=”開(kāi)頭的內(nèi)容時(shí)，Excel 自動(dòng)將該內(nèi)容視作公式。如果在單元格中輸入以加號(hào)“+”、減號(hào)“-”開(kāi)頭的內(nèi)容時(shí)，Excel 會(huì)自動(dòng)在其前面加上等號(hào)，并將內(nèi)容視作公式。

在輸入公式時(shí)，如果需要進(jìn)行單元格引用，可以使用手工輸入和鼠標(biāo)選取兩種方式。

?手工方式

單擊要輸入公式的單元格，如 A3 單元格，然后輸入等號(hào)“=”，再依次輸入字符“A”“1”“+”“A”和“2”，輸入完成后按鍵，即可得到公式“=A1+A2”。

?使用鼠標(biāo)選取單元格

單擊 A3 單元格，然后輸入等號(hào)“=”，再使用鼠標(biāo)單擊選取 A1 單元格，接下來(lái)輸入加號(hào)“+”，然后使用鼠標(biāo)單擊選取 A2 單元格，最后按鍵，同樣得到公式“=A1+A2”。

如果輸入的公式有語(yǔ)法錯(cuò)誤或公式中使用的括號(hào)不匹配，Excel 會(huì)自動(dòng)進(jìn)行檢測(cè)并彈出相應(yīng)的錯(cuò)誤提示對(duì)話框，如圖 1-2 所示。

如果公式較長(zhǎng)，可以在運(yùn)算符前后或函數(shù)參數(shù)前后使用空格或按 組合鍵手動(dòng)換行。這樣能夠增加公式的可讀性，使公式的各部分關(guān)系更加明確，便于理解。

如圖 1-3 所示，在公式中分別使用了空格和手動(dòng)換行符，但是不會(huì)影響公式計(jì)算。

如果需要對(duì)現(xiàn)有公式進(jìn)行修改，可以通過(guò)以下 3 種方式進(jìn)入編輯狀態(tài)。

方法 1 ：選中公式所在單元格，按<F2>鍵。

方法 2 ：雙擊公式所在單元格。如果雙擊無(wú)效，則需要依次單擊【文件】→【選項(xiàng)】，在彈出的【Excel 選項(xiàng)】對(duì)話框中單擊【高級(jí)】→選中【允許直接在單元格內(nèi)編輯】復(fù)選框，如圖 1-4 所示。

圖1-4　允許直接在單元格內(nèi)編輯

方法 3 ：選中公式所在單元格，在編輯欄中進(jìn)行修改。

?修改完畢后可以按 <Enter>鍵確認(rèn)。

?如果在修改中途想要放棄修改，可以按<Esc> 鍵。

選中公式所在單元格或區(qū)域，按 <Delete>鍵即可清除單元格中的全部?jī)?nèi)容。

當(dāng)需要在多個(gè)單元格中使用相同的計(jì)算規(guī)則時(shí)，可以將已有公式快速?gòu)?fù)制到其他單元格，而無(wú)須逐個(gè)單元格編輯公式。以下示例通過(guò)公式的復(fù)制與填充將公式快速應(yīng)用到其他工作表。

圖1-5 所示，分別是某餐廳兩天的采購(gòu)記錄表，兩個(gè)表格的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)相同。在“6 月 1 日”工作表的 D2:D10 單元格區(qū)域使用公式計(jì)算出了每種食材原料的金額，需要在“6 月 2 日”工作表中使用同樣的規(guī)則計(jì)算出不同食材原料的金額。

圖 1-5　采購(gòu)記錄表

選中“6 月 1 日”工作表中的 D2:D10 單元格區(qū)域，按組合鍵復(fù)制，切換到“6 月2 日”工作表，單擊 D2 單元格，按 <Ctrl+V>組合鍵或按<Enter> 鍵，即可將公式快速應(yīng)用到“6月 2 日”工作表中。

要真正地學(xué)習(xí)掌握一件事物，首先要正確認(rèn)識(shí)它。理解并掌握 Excel 函數(shù)與公式的基礎(chǔ)概念，對(duì)于進(jìn)一步學(xué)習(xí)和運(yùn)用函數(shù)與公式解決問(wèn)題將起到重要的作用。不要因其簡(jiǎn)單就可以忽視不注意。