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閱讀本文需要 4 分鐘，安利一款團(tuán)隊(duì)知識搭建工具！
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01 前言

自從之前的文章《如何搭建團(tuán)隊(duì)的知識庫？試試我的工具和方法吧！》發(fā)布之后，在我們內(nèi)部的小團(tuán)隊(duì)中，就一直使用釘釘文檔的功能，來進(jìn)行知識管理。

最近，我發(fā)現(xiàn)一個(gè)有意思的事情：

記得第一次使用釘釘文檔時(shí)，用于團(tuán)隊(duì)知識管理的功能，叫”知識庫“。
然后，寫之前那篇安利文章時(shí)，它改名了，換成了”團(tuán)隊(duì)空間“。
好家伙，不得不吐槽一下，這名字根本不知道它是什么功能，似乎變成了娛樂化的” 空間 “？
再然后，我今天寫這篇文章時(shí)，它居然又改名了。
新的名字，返璞歸真，又改回了”知識庫“。
嗯，又開始正經(jīng)了……

那么，問題來了：

我們?nèi)绾问褂冕斸斘臋n的 “知識庫 “這一功能，來進(jìn)行團(tuán)隊(duì)知識管理呢？

02 什么是知識

首先思考一個(gè)問題，我們是如何獲取到知識的？

一是通過經(jīng)過思考總結(jié)而來。

二是將外部資料通過閱讀、整理、消化應(yīng)用后得到。

你的電腦硬盤里一般都會(huì)存著幾百、幾千，甚至數(shù)萬篇的文檔，甚至還有大量的圖片、筆記、備忘錄，這些，都算作你的知識嗎？

或許，它只是一份包含信息的資料？甚至，只是從來沒有二次訪問過的數(shù)字垃圾？

所以，關(guān)于知識，你需要明白：

1. 我們存儲的文檔，僅僅是信息，而不是知識。
2. 只有對信息進(jìn)行學(xué)習(xí)和應(yīng)用之后，它才會(huì)轉(zhuǎn)變成為知識。

那么，我們?nèi)绾巫霾拍軐⑿畔⑥D(zhuǎn)化為知識？

03 搭建團(tuán)隊(duì)知識庫，對信息做有效整理

在電腦內(nèi)存儲的海量文件，我們需要對文件做一個(gè)初步整理并放置到釘釘?shù)闹R庫內(nèi)，你可以在釘釘側(cè)邊欄的”文檔“模塊中，找到知識庫這一功能——

在這里，你可以根據(jù)自己的需要，為不同的團(tuán)隊(duì)，建立不同的知識庫，如產(chǎn)品知識庫、運(yùn)營知識庫等等，而我們，作為一個(gè)小團(tuán)隊(duì)，所有的內(nèi)容，都只需要保存在一個(gè)知識庫中——

在知識庫里，你可以以不同類型的文檔，來管理整個(gè)團(tuán)隊(duì)的知識。

在釘釘知識庫中，支持以下幾種文檔類型：

• 文檔，你可以將它理解為 Word，但卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不只是 Word。
• 表格，類似于 Excel。
• 腦圖，用于頭腦風(fēng)暴的思維導(dǎo)圖。
• 白板，用于會(huì)議時(shí)寫寫畫畫的便捷工具。

此外，你可以隨意建立文件夾，來根據(jù)自己的需要，管理大量的文檔。

在文檔管理方面，釘釘知識庫提供了一個(gè)讓我非常喜愛的功能：以思維導(dǎo)圖的形式，來進(jìn)行文件管理。

在這里，所有文件的層級結(jié)構(gòu)，會(huì)以思維導(dǎo)圖的形式予以展現(xiàn)，然后，你可以很方便的通過拖拽的方式，來對文件進(jìn)行移動(dòng)。

這無疑是一個(gè)極具創(chuàng)新意義的新功能，用它來管理龐大的企業(yè)知識庫，你無需再在不同的文件夾來回切換，而是更便捷的通過思維導(dǎo)圖視圖，將所有知識結(jié)構(gòu)一覽無遺，然后按照自己的需要進(jìn)行整理。

體驗(yàn)過這個(gè)功能之后，你一定會(huì)感嘆：這是什么神仙文檔整理方式呀？

為此，我還特意搜索過一番，有沒有一款提供類似功能的文件管理工具，但并沒有找到。如果你有什么發(fā)現(xiàn)，歡迎告知。

04 編寫文檔—讓知識條理化

在釘釘知識庫中，其實(shí)我們主要用到的類型，便是釘釘文檔。

如前文所述，你可以把它當(dāng)作 Word，但它絕不僅僅是 Word，而是一個(gè) Notion-like 的產(chǎn)品。

在文檔中，你可以快速插入數(shù)十種模塊，包括圖片、表格、待辦事項(xiàng)、思維導(dǎo)圖、流程圖、目錄等等。

另外，在文檔中，釘釘文檔可以以鏈接的形式插入另外一篇文檔，使兩篇文檔建立起雙向關(guān)聯(lián)的引用關(guān)系。通過雙向鏈接，以一種自由、拓?fù)涞木W(wǎng)狀連接方式展示文檔之間的關(guān)系。

比如，我在一篇文檔里，提到 “筆記方法” 關(guān)鍵詞，那么，我可以將這個(gè)關(guān)鍵詞，鏈接到我之前專門為這個(gè)方法撰寫的一篇文檔，這就實(shí)現(xiàn)了雙向鏈接，通過這種方式，我們可以將相關(guān)知識串聯(lián)起來，方便團(tuán)成員進(jìn)行統(tǒng)一的學(xué)習(xí)和取用。

而且，喜人的是，釘釘文檔最近還加入了多維表格的模塊！

這一模塊，類似于 Notion 的殺手锏——數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用它，你可以將同一組數(shù)據(jù)，運(yùn)用不同的視圖來查閱。

所以，如果你和我一樣，曾深入使用過 Notion，那么，對釘釘文檔的使用，一定會(huì)如魚得水。

在釘釘文檔中，我們看到了一種極為易用的文檔撰寫模式：

它給了你一張白紙，什么都沒有，但卻擁有一切。
在白紙上，你可以通過統(tǒng)一的方式，便捷的調(diào)用所有模塊和文檔，你需要的展現(xiàn)的所有內(nèi)容，都有適合它的專門模塊。

05 共享和協(xié)同 - 讓知識流轉(zhuǎn)

在我們的小團(tuán)隊(duì)中，無論是實(shí)訓(xùn)營、課程，還是共讀活動(dòng)，所有的文檔，都放到釘釘知識庫中存儲，并共享給團(tuán)隊(duì)中的小伙伴。

共享時(shí)，釘釘知識庫提供了方便的權(quán)限設(shè)置選項(xiàng)：

你可以針對整個(gè)知識庫設(shè)置權(quán)限，也可以針對針對單個(gè)文件夾或文檔進(jìn)行設(shè)置。

團(tuán)隊(duì)內(nèi)成員，可以根據(jù)權(quán)限設(shè)置，編輯文檔、對某一段特定的內(nèi)容進(jìn)行評論。

06 關(guān)聯(lián) - 建立你的知識圖譜

從信息，資料，素材，到知識，這會(huì)是一種質(zhì)變。我們?nèi)粘＝佑|到的是碎片化的信息，是散落的文檔或者干脆就是一些只言片語。只有對信息進(jìn)行系統(tǒng)梳理之后，才是轉(zhuǎn)變成知識，也是知識管理類工具的難點(diǎn)。

就像各個(gè)行業(yè)、職能都有一些獨(dú)屬的 SOP，也就是標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，它將某一件事的標(biāo)準(zhǔn)操作步驟和要求以統(tǒng)一的格式描述出來，用于指導(dǎo)和規(guī)范日常的工作。這就是信息的知識化。

所以知識管理，或者知識體系的搭建，不是上傳一堆文檔，而是將優(yōu)質(zhì)的知識，進(jìn)行歸納、整理，并且隨時(shí)能找到，這是關(guān)鍵。

前文講到的 “以思維導(dǎo)圖的形式，來進(jìn)行文件管理”，這是釘釘文檔的一個(gè)特點(diǎn)，讓你快速建立知識架構(gòu)，并可以拖拽文檔進(jìn)行整理。此外，你還可以以鏈接的形式插入另一文檔的功能來建立文件之間的知識聯(lián)系。

久而久之，你會(huì)得到一份強(qiáng)大的知識圖譜，圖譜中，完整的標(biāo)記出了不同知識點(diǎn)之間的關(guān)聯(lián)性，并且，你甚至能夠從中發(fā)現(xiàn)，很多看似不相關(guān)的知識點(diǎn)之間，能夠通過多重連接，建立關(guān)聯(lián)，就像是為團(tuán)隊(duì)搭建起來一個(gè)數(shù)字圖書館，可供團(tuán)隊(duì)成員隨時(shí)查閱使用。

07 關(guān)于團(tuán)隊(duì)知識管理的建議

如果你也打算使用釘釘知識庫來進(jìn)行團(tuán)隊(duì)知識管理，那么，我可以為你奉上這些建議：

1. 團(tuán)隊(duì)知識庫的結(jié)構(gòu)建立，絕對不能想當(dāng)然，或者等文檔多了再整理，而是應(yīng)該在初期就提前規(guī)劃設(shè)計(jì)，否則文件多之后，整理絕非易事。
2. 為重要的文檔為文件夾編制索引，并及時(shí)更新，這能夠大幅提升知識庫的利用效率。重要的文件夾，可以用索引的方式，列出其中每一份文件的用途和內(nèi)容框架；而對于文檔，則可以列出文檔的目錄，并標(biāo)注重點(diǎn)。
3. 用于內(nèi)部溝通的文檔，以清單或大綱的形式呈現(xiàn)，比長篇大論的文章更加易讀，提升協(xié)同效率必備！
4. 對于長期持續(xù)的項(xiàng)目，有很多流程是可復(fù)用的，在釘釘知識庫中，這一類的文檔，可以直接保存為 “知識庫模板”。

08 結(jié)語

最近幾年，在工具領(lǐng)域，有兩個(gè)類別特別熱門：一是以 Notion 為代表的個(gè)人知識管理工具；二是專注于團(tuán)隊(duì)協(xié)同辦公的工具。

前者，為用戶帶來了全新的文檔撰寫方式和體驗(yàn)，而后者，極大的提升了團(tuán)隊(duì)之間的協(xié)作效率。

而作為辦公工具的大佬，釘釘巧妙的把兩者結(jié)合在一起，形成了團(tuán)隊(duì)知識庫這一功能：撰寫文檔時(shí)，可以無縫感受到源自 Notion 的模塊化體驗(yàn)；管理大量文檔時(shí)，有思維導(dǎo)圖視圖的加持；協(xié)同辦公時(shí)，可以便捷的評論，甚至直接通過釘釘即時(shí)溝通。

相信它也將得到你的青睞。

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