在中小企業(yè)，公司文員是最尷尬的崗位，所以大多中小企業(yè)都很難找到稱心的專職文員。

由于中小企業(yè)規(guī)模太小，多數(shù)企業(yè)老板并不怎么看好，或者根本就不愿設(shè)專職文員崗位，這是中小企業(yè)管理長期存在的最大短板。原因只有兩個：一是老板自認為設(shè)文員崗有點多余，覺得公司里沒多少文職工作量，自己可以對付；二是為了減少管理成本的開支。但恰恰卻忽視了專職文員崗位的重要性。

大量事實證明，但凡不設(shè)專職文員的中小企業(yè)，老板既最累又最糊涂，企業(yè)管理最混亂，工作效率最低，絕非言過其實。那么，專職文員崗位到底有多重要？我們就從以下幾方面來說明它的重要性。

一、專職文員應(yīng)該具有哪些能力？

因為中小企業(yè)規(guī)模都比較小，所以公司機構(gòu)和崗位設(shè)置就不可能規(guī)范化。由此，專職文員崗位的工作范圍就很雜，有別于大中型企業(yè)文職崗的細化。簡言之，小企業(yè)的專職文員就必須是個多面手。于是，這個專職文員就要必須懂得很多專業(yè)知識和辦事程序，甚至是工作技巧。因此，公司的這個專職文員最起碼要具有以下基本工作能力：

1、電腦應(yīng)用能力。必須能夠運用計算機處理電子文稿、電子表格、課件制作、郵件收發(fā)處理、網(wǎng)站信息更新等，但凡需要通過計算機處理的，盡可能都要基本能夠操作。

2、公文處理能力。必須熟練處理來自地方政府職能部門和更高一級的業(yè)務(wù)管理部門的各類文件，特別在日常定期或不定期的部門監(jiān)管中，工商、稅務(wù)、安監(jiān)、消防、公安等部門來文處理最頻繁。不但要能處理來文通知辦理事項，而且還要懂得如何撰寫公司報告、總結(jié)、申請等，這些都是比較復(fù)雜的文字基本功。

3、統(tǒng)計工作能力。作為一個專職文員，他所掌握的企業(yè)信息比老板更詳細，否則那些公文和材料報告你將無法完成，這就需要你必須懂得統(tǒng)計知識和統(tǒng)計工作。

4、檔案工作能力。檔案工作是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，專職文員必須懂得如何建好公司檔案。做好了公司檔案，既能為公司留下了完整的各種材料信息，同時也為在對付各項工作時更加提供更好的方便，使得工作能夠得心應(yīng)手。

5、人力管理能力。公司員工的錄用工作大多都由專職文員來完成，主要在員工的招錄登記、面試協(xié)作、檔案管理、薪酬審核、辭退善后等等。

6、語言表達能力。工作匯報是文員的必須職責，工作事項不僅要向老板匯報，而且還要隨時代替老板向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報，所以必須要有一定的語言表達能力，做到不緊不慢，條理清楚，言簡意賅。工作匯報的水平能代表公司的一定形象。

一個專職文員只要具備了上述六項技能，那就是一個比較稱職的文員，而且也是老板最得力的助手之一。

二、專職文員應(yīng)該做哪些事？

根據(jù)文員崗位的基本技能要求，在一個中小企業(yè)擔任專職文員，就要隨時領(lǐng)受前述能力方面的工作任務(wù)，而且必須要能獨立完成。因為在這樣的企業(yè)，文員崗位充其量就是你一個，公司不可能多配。簡言之，你這個專職文員就是一個萬金油，什么都要懂什么都要做，別指望專職某項工作。

三、專職文員應(yīng)該怎么做事？

專職文員的崗位就在公司行政辦公室，辦公室就是公司的窗口。

辦公室工作幾乎是面面俱到，工作內(nèi)容和范圍比較雜。因此，必須要有清醒的頭腦應(yīng)對各個方面的日常事務(wù)，要懂得分清工作的輕重緩急，工作必須要有計劃性和條理性，不能眉毛胡子一把抓。否則，不但不能把工作做好，極有可能會把你忙死。

1、及時接聽來自客戶、管理部門和來訪者等外界的工作電話并及時回復(fù)。

2、做好登門來訪者的禮節(jié)性接待，及時將來訪者移交相關(guān)部門或相關(guān)人員處理。

3、每天定時搜集公司生產(chǎn)經(jīng)營情況的統(tǒng)計信息，并做好統(tǒng)計信息整理歸檔和匯報。

4、及時處理上級管理部門各種文件，編輯必要文字報告材料，交老板簽署辦理意見。

5、必要時代替老板參加各種會議，并做好會上的公司情況匯報。

6、根據(jù)上級下達的項目通知，及時編寫和整理申報材料，并及時向上級遞交項目申請報告。

7、根據(jù)老板要求，及時開展新員工招錄工作，處理好員工各項應(yīng)辦的事項。

8、及時做好公司各項會議的前期準備，會議期間做好會議簽到和會議記錄。

9、完成好其它不能列舉的工作。

四、專職文員相當于什么職務(wù)？

從企管角度講，文員從事的工作，性質(zhì)上它就是行政管理。由于此職位具有一定的特殊性，它就相當于老板的傳聲筒和行政助手，起到了上傳下達的作用，再加上文員工作的特殊性，所掌握的情況最全面，它的作用在中小企業(yè)中并不亞于一個公司的副總。所以，不少明智的老板會把專職文員就直接任命為副總經(jīng)理，專管行政事務(wù)，目的就是為了留住這個并不起眼的人，而這個副總其實既是官又是兵，就他一人而已。

如若忽略了這個專職文員價值的存在，你手下的這個文員早晚會被別人挖走。

面對“麻雀雖小五臟俱全”中小企業(yè)的狀況，既不能配置太多的管理人員，又不能缺失必要的崗位配置，往往是比較尬尷的。但為了企業(yè)的健康管理和順利成長，在下建議，寧愿在生產(chǎn)管理方面盡可能壓縮一定數(shù)量的管理人員職數(shù)，也不應(yīng)缺失一個專職文員，尤其是在地方政府高度重視中小企業(yè)發(fā)展的有利時機下，專職文員就更加發(fā)揮到政企對接特殊作用，對企業(yè)的發(fā)展只會有好處而不是壞處。