每次在討論課上談到“管理工具”這個(gè)話題之前，我總是先問學(xué)生們一個(gè)問題：他們眼中的管理工具應(yīng)該是哪些？總會(huì)有人說一些特別復(fù)雜的東西，比如投資評(píng)估、按現(xiàn)值計(jì)算的現(xiàn)金流量分析、網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)、 市場(chǎng)調(diào)研以及回歸分析等等，計(jì)算機(jī)、IT技術(shù)自然也要算在其中。

不可否認(rèn)，以上這些都是工具。但它們不是一般性的管理工具，而是專業(yè)人士需要用到的專業(yè)工具。沒錯(cuò)，每個(gè)企業(yè)都要有專業(yè)人才負(fù)責(zé)投資評(píng)估、按現(xiàn)值計(jì)算的現(xiàn)金流量分析這類專業(yè)性很強(qiáng)的工作，但不是每個(gè)管理者也需要具備這樣的專業(yè)素質(zhì)，因?yàn)樗麄儙缀跬耆貌坏健?/span>

那什么才是管理者必須掌握并且經(jīng)常用到的工具呢？或者換一個(gè)問法更合適：這一層意義上講的管理工具是什么？答案很簡(jiǎn)單：會(huì)議、報(bào)告、職位說明和委派任務(wù)、個(gè)人工作方法、預(yù)算及預(yù)算編制、績(jī)效評(píng)估 以及系統(tǒng)性垃圾清除。

1-會(huì)議

管理層的大部分時(shí)間都是在各種各樣的會(huì)議上度過的。即使再怎么縮短會(huì)議長(zhǎng)度，它們還是占據(jù)了管理者相當(dāng)大的一部分工作時(shí)間。因此，從管理者自身、其他與會(huì)者以及公司利益的角度出發(fā)考慮，至少要保證這些會(huì)議是有價(jià)值、有效率、有成果的。要達(dá)到這個(gè)要求，必須把握住 兩個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)；會(huì)前做好充足的準(zhǔn)備，會(huì)后及時(shí)總結(jié)修改。

2.報(bào)告

我在這里使用“報(bào)告” 一詞指代所有以書面形式出現(xiàn)的文字，無論  是紙質(zhì)的還是電子版的都包括在內(nèi)，具體來說主要包括業(yè)務(wù)信件往來、 報(bào)價(jià)、通知、備忘錄、文件紀(jì)錄、提綱等。如果說在會(huì)議中主要用到的 是口頭表達(dá)，那么報(bào)告的語(yǔ)言表達(dá)方式就是文字、圖片、表格。即使日后紙質(zhì)報(bào)告會(huì)完全被電子版報(bào)吿所取代（這一天尚不會(huì)很快到來），其實(shí)本質(zhì)內(nèi)容也不會(huì)改變。因此我們想要獲得有效性，就必須把報(bào)吿當(dāng)成廣義上的管理工具來看待。

3.職位說明和委派任務(wù)

在組織中每個(gè)人都有自己的崗位。這不取決于組織類型，也就是說 不論是平級(jí)組織還是垂直組織，是職能型組織、編制型組織、還是矩形 組織，組織中的關(guān)系是嚴(yán)肅還是輕松——只要是組織，它其中必然存在不同的職位分工，而這也正是需要說明的對(duì)象，職位的結(jié)構(gòu)必須確定， 邏輯必須理順。在經(jīng)濟(jì)界，人們往往投入大筆資金進(jìn)行產(chǎn)品設(shè)計(jì)，這沒有錯(cuò)，但是卻很少有人關(guān)注職位說明。缺乏合理的職位說明，往往是造 成績(jī)效不佳和生產(chǎn)效率低的根源之一，同時(shí)也是導(dǎo)致逆向激勵(lì)出現(xiàn)的最 常見的一大原因。隨著信息學(xué)的發(fā)展，組織中職位的流動(dòng)性越大，通過電腦終端、電傳等工具與辦公室聯(lián)系的SOHO們、特別是腦力勞動(dòng)者的人數(shù)越多，我們?cè)接斜匾M(jìn)行詳細(xì)的職位說明和規(guī)劃。

與“職位說明”任務(wù)密切相關(guān)的另外兩個(gè)要素是委派任務(wù)與監(jiān)管。職位在一定程度上是靜態(tài)的，而每個(gè)職位上所委派的不同任務(wù)則是組織一大重要的活力源泉。

4.個(gè)人工作方法

在組織內(nèi)部，沒有什么能比個(gè)人工作方法更具專屬化和自我化了，也沒有什么能像個(gè)人干工作方法這樣從最開始就搭上了偶然性的烙印。高效能者所使用的工作方法和低效能者的方法之間的區(qū)別就像白天和黑夜那么明顯，這一點(diǎn)對(duì)那些具有創(chuàng)造力的人才是適用的（或者說 恰恰適用于他們）。這聽起來與普遍的觀點(diǎn)背道而馳，但卻在眾多偉人和精英的傳記中得到一再證實(shí)。最高的智商、最卓越的天資、最淵博的學(xué)識(shí)，倘若無法借助行之有效的方法轉(zhuǎn)化成生產(chǎn)力和效能，則毫無價(jià)值。另外，并不是所有高效能的員工都以相同的方法工作，恰恰相反，他們的工作方法千差萬別，重要的是，每種方法都是系統(tǒng)化且有條理的。

5-預(yù)算及預(yù)算編制

從事藝術(shù)和自由職業(yè)的人似乎用不著編制預(yù)算（不過還是有很多人有自己的預(yù)算，至少是時(shí)間上的預(yù)算）。但可以肯定的是，企業(yè)中沒有任何一個(gè)管理者能離得開預(yù)算。只要是管理者，就至少要掌握編制預(yù)算的初級(jí)知識(shí)。在組織內(nèi)部，預(yù)算屬于最重要的整合和調(diào)控工具，其作用在 某種程度上可以看做是集方向盤、油門、離合器和剎車于一體。

6.績(jī)效評(píng)估

管理者不僅要能帶領(lǐng)員工創(chuàng)造績(jī)效，對(duì)績(jī)效負(fù)責(zé)，還要對(duì)其進(jìn)行評(píng)估。管理者之所以需要“績(jī)效評(píng)估”這一工具，不是為了百分百實(shí)現(xiàn)既 定目標(biāo)（這也是不可能的），而是為了杜絕恣意妄為的情況發(fā)生。和其他幾個(gè)工具一樣，績(jī)效評(píng)估也同樣可簡(jiǎn)可繁、可粗可細(xì)。我本人堅(jiān)決反對(duì) 大企業(yè)常用的那套復(fù)雜且無意義的績(jī)效評(píng)估系統(tǒng)。事實(shí)上，即使是大企 業(yè)中的絕大部分的管理者也都對(duì)那套復(fù)雜評(píng)估系統(tǒng)持否定態(tài)度——原因不言而喻。他們之所以仍舊使用它并不是因?yàn)樾欧且驗(yàn)椴坏貌挥?。另一方面，幾乎沒有管理者會(huì)否認(rèn)績(jī)效評(píng)估的重要性。他們深刻明白這樣一個(gè)道理：沒有評(píng)估，就沒有績(jī)效；沒有績(jī)效，進(jìn)步和發(fā)展就更加無從談起了。

7.系統(tǒng)性垃圾清除

每一個(gè)生物體內(nèi)都有一套清除廢物、廢渣、毒素的系統(tǒng)。同樣，每個(gè)組織、每個(gè)管理者也需要這樣一套流程，以確保組織能夠持續(xù)由內(nèi)而 外地、系統(tǒng)地進(jìn)行自我修復(fù)和更新。這就需要用到一種簡(jiǎn)單工具，也就 是我這里所提到的“系統(tǒng)性垃圾清除”。只有在那些沒有這種簡(jiǎn)單工具或使用后不起作用的地方，才有必要采取更加強(qiáng)勁的措施，比如非生產(chǎn)型費(fèi)用價(jià)值分析等。想要讓組織保持年輕、苗條、充滿活力，最簡(jiǎn)便的辦法就是：“別再做錯(cuò)誤的事！”也就是所謂的垃圾清除。