更輕松的 HR 流程 = 更快樂(lè)的員工 = 提高盈利能力

人力資源 (HR) 部門(mén)負(fù)責(zé)招聘、管理和照顧維持業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的人員，可以說(shuō)是企業(yè)的跳動(dòng)心臟。今天，人力資源的作用比以往任何時(shí)候都成倍地提升——成為一個(gè)突出的聲音，并在員工和企業(yè)等受到干擾的時(shí)候保持員工的敬業(yè)度和積極性。

盡管傳統(tǒng)上 HR 的職能傾向于以企業(yè)為中心（執(zhí)行政策、管理工資單、維護(hù)合規(guī)性），但最近發(fā)生的事件凸顯了 HR 比以往任何時(shí)候都更加以員工為中心的能力。企業(yè)認(rèn)識(shí)到，讓他們度過(guò)艱難時(shí)期的不是效率——而是一支快樂(lè)、有彈性的員工隊(duì)伍。

工作環(huán)境評(píng)分前四分之一的公司的利潤(rùn)通常比處于后四分之一的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手高25% –德勤

那么，您如何建立一支有彈性和快樂(lè)的員工隊(duì)伍呢？對(duì)于許多企業(yè)而言，首先要為您的人力資源部門(mén)賦權(quán)。

一、消除紙張

為了使 HR 能夠?qū)Ｗ⒂诟纳茊T工體驗(yàn)，您的 HR 專業(yè)人員不能將大部分時(shí)間花在文書(shū)工作上。跟蹤、歸檔和管理紙質(zhì)表格占據(jù)了一天中的很大一部分——與此同時(shí)手工和紙質(zhì)流程帶來(lái)的大量的合規(guī)和安全風(fēng)險(xiǎn)。在不斷變化的工作環(huán)境中，HR 需要能夠高效地工作——即使是遠(yuǎn)程工作。

對(duì)于在明尼蘇達(dá)州、愛(ài)荷華州和威斯康星州擁有 640個(gè)地點(diǎn)的零售商Kwik Trip 而言，依靠紙質(zhì)文件和手工流程為 21,000 名員工提供集中共享服務(wù)的人力資源部門(mén)疲于奔命。人力資源人員努力跟上紙質(zhì)文件，包括 98 種不同的文件類型。這些文件占用了辦公室昂貴的辦公空間。

而將這些文件數(shù)字化到一個(gè)ECM中之后，HR 員工現(xiàn)在可以輕松地從任何地方訪問(wèn)完整的員工信息。

“以前，這些子功能非常孤立。文件可能會(huì)在任何人知道之前在某人的辦公桌上放置四天。Share Creators Orange讓員工在更好的時(shí)間范圍內(nèi)更清楚地了解文檔，”管理員 Sarah Jilk 說(shuō)。

同時(shí)，簡(jiǎn)單和標(biāo)準(zhǔn)化的在線表格還簡(jiǎn)化了員工的請(qǐng)求，例如里程報(bào)銷和狀態(tài)更改。這消除了繁瑣的紙質(zhì)表格，并提供了符合當(dāng)今數(shù)字世界中員工期望的無(wú)縫體驗(yàn)。

將 HR 流程數(shù)字化還可以提高數(shù)據(jù)安全性。Share Creators Orange解決方案包含令人印象深刻的 200 萬(wàn)份包含敏感員工信息的 HR 文檔，但通過(guò)內(nèi)置的基于角色的安全功能，無(wú)權(quán)限的人無(wú)法訪問(wèn)這些文檔。

“我對(duì)我們信息的安全性有100%的信心，”Jilk說(shuō)。

任何 HR 專業(yè)人士都知道，文件的規(guī)范性是滿足合規(guī)要求和對(duì)企業(yè)的重罰之間的區(qū)別。借助自動(dòng)化文檔保留和文件管理功能，HR 員工不再需要擔(dān)心手工跟蹤每個(gè)文檔的合規(guī)性。

“當(dāng)我們更新我們的系統(tǒng)后，我們終于能夠有效地進(jìn)行規(guī)范化工作”Jilk 說(shuō)。“現(xiàn)在我們可以創(chuàng)建文件保留規(guī)則，幫助我們?cè)诮K止日期前自動(dòng)清除文件。”

時(shí)間是給員工最大的禮物

  對(duì)于 MetroHealth——俄亥俄州克利夫蘭市的一個(gè)綜合衛(wèi)生系統(tǒng)，包括一個(gè)擁有 861 個(gè)床位的主要醫(yī)療中心、一個(gè)康復(fù)醫(yī)院、兩個(gè)長(zhǎng)期護(hù)理/熟練護(hù)理中心、一個(gè)門(mén)診手術(shù)中心和一個(gè)社區(qū)醫(yī)療中心網(wǎng)絡(luò)——消除紙張只是第一步。為了真正優(yōu)化企業(yè)的流程，需要一個(gè)能夠與現(xiàn)有應(yīng)用程序無(wú)縫集成的解決方案。

因此，這家醫(yī)療保健提供商求助于選擇了ECM，與企業(yè)原有的系統(tǒng)進(jìn)行集成 包括電子病歷 (EMR) Epic等。MetroHealth 能夠消除手工數(shù)據(jù)輸入、自動(dòng)編制索引和數(shù)據(jù)驗(yàn)證，并使需要的用戶可以隨時(shí)隨地獲得最新信息。這對(duì)其人力資源部門(mén)來(lái)說(shuō)是無(wú)價(jià)的。

“ECM讓HR 每月騰出80個(gè)小時(shí)來(lái)做除歸檔以外的事情，因此我們的員工可以在更短的時(shí)間內(nèi)完成更多的工作。只需單擊一下按鈕，我們就可以節(jié)省半天的時(shí)間，”Metrohealth 的總監(jiān)丹尼斯·默里 (Dennis Murray) 說(shuō)。

退出數(shù)據(jù)中心業(yè)務(wù)

對(duì)于雜貨連鎖店 Heinen's 而言，“擺脫紙張的束縛”一直是其增長(zhǎng)的關(guān)鍵。

“從 2020 年到 2021 年，公司增長(zhǎng)了 20% 到 25%，開(kāi)設(shè)了四家新店。但在人力資源部門(mén)從事這項(xiàng)工作的機(jī)構(gòu)數(shù)量保持不變，”沃爾特斯說(shuō)。

由于雜貨店為每位員工管理 90 多種類型的數(shù)字 HR 文檔，Heinen's需要一種更快、更安全的方式來(lái)存儲(chǔ)、訪問(wèn)和共享員工文件。該企業(yè)還知道它不希望通過(guò)管理本地服務(wù)器來(lái)耗盡 IT 資源。

“我們以前托管過(guò)解決方案，我們知道我們不想從事數(shù)據(jù)中心業(yè)務(wù)。這既昂貴又困難，”沃爾特斯說(shuō)。“管理服務(wù)器本身就是一項(xiàng)工作。如果發(fā)生某些事情并且服務(wù)器被破壞怎么辦？我們想確定地知道，數(shù)據(jù)是得到妥善保管的。”

Heinen's 選擇基于云存儲(chǔ)的ECM服務(wù)，保證敏感信息、存儲(chǔ)的安全。這使員工能夠?qū)Ｗ⒂谥匾氖虑?，例如提供出色的客戶服?wù)。

“擁有 ECM使我們能夠更好地為客戶服務(wù)，”沃爾特斯說(shuō)。“我們是連鎖超商，現(xiàn)在我們可以專注于我們的優(yōu)勢(shì)。”

因此，盡管這三個(gè)企業(yè)截然不同，但通過(guò)將 HR 數(shù)字化，他們都能夠更加專注于一個(gè)共同目標(biāo)：成功。