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資管方法論|樓宇運營方如何通過開好一場會,做好過程驅(qū)動?

 昵稱7Q2eL 2021-07-06

導(dǎo)讀:在樓宇管理上,如何促進(jìn)組織目標(biāo)達(dá)成,管理者最常用的手段就是定績效、開會。通過考核核心指標(biāo)做到目標(biāo)驅(qū)動,通過開各種早會、晚會、周會、月會、季會等會議做好過程驅(qū)動,以確定最終目標(biāo)達(dá)成。

但是,開會只能意味著比較忙碌,不能意味著開會是有價值的。如果開會不能產(chǎn)生價值,如果開會不能保證高效,組織反而會陷入“虛假繁忙”

匠人團(tuán)隊在調(diào)研幾家優(yōu)秀的樓宇運營方會議工作方法和內(nèi)容后,本文將向大家詳細(xì)介紹怎樣把一個會高效地開好,做好過程驅(qū)動:

  • 會議內(nèi)容:為實現(xiàn)收益最大化,組織核心要關(guān)注什么問題?如何解決?


  • 會議準(zhǔn)備:大量的數(shù)據(jù)如何高效準(zhǔn)備?怎樣保證數(shù)據(jù)100%準(zhǔn)確率?



01 
明確會議要解決什么問題

圍繞著樓宇運營方 “收益最大化”的組織目標(biāo),從收支兩條線入手做好降本增效:如何增加收入、如何降低成本。在增加收入部分,重點關(guān)注關(guān)鍵經(jīng)營指標(biāo)和招商數(shù)據(jù);在降低成本,則需重點關(guān)注風(fēng)險評估數(shù)據(jù)。

經(jīng)營指標(biāo)


辦公樓宇資產(chǎn)管理的本質(zhì):收益=空間*定價*時間。其中,空間是固定值(排除偷面積的情況),但定價和時間是在某一區(qū)間里的動態(tài)值,收益就是一年時間有多少天產(chǎn)生收益,以怎樣的定價產(chǎn)生收益。我們所有管理本質(zhì)上就是在管理這兩個動態(tài)值:定價、時間。

因此,在關(guān)鍵經(jīng)營指標(biāo)上,優(yōu)秀的樓宇運營方基本都在關(guān)注以下幾個數(shù)據(jù)指標(biāo):計租率、出租率及環(huán)比、在租均價及環(huán)比、租金收繳率。

  • 計租率:真實代表一個項目在一定周期里產(chǎn)生的租金收益


現(xiàn)在這個行業(yè)很多的團(tuán)隊只有出租率概念,沒有計租率的概念。計租率是在一定周期之內(nèi)產(chǎn)生的,計租率越高,這個項目越優(yōu)秀。出租率只能代表資產(chǎn)當(dāng)前時間節(jié)點達(dá)到了一個什么狀態(tài),它并不代表過程怎么樣,只代表未來可能會很好,但也有不確定性,可能明年五六月份一下子很高的流轉(zhuǎn)率出租率就又下來了。

站在業(yè)主或投資者的視角,出租率僅僅代表了某個特定時點有多少面積在產(chǎn)生租金,并不能準(zhǔn)確反映特定時間段的空間利用情況。然而,投資者最應(yīng)該關(guān)心的卻是后者。為了最科學(xué)的反映真實租金收入情況,匠人科技提出了“計租率”概念。

計租率公式:計租率=(時間段內(nèi)各合同計租天數(shù)×合同租賃數(shù)量)/(時間段總天數(shù)×房源總租賃數(shù)量) 

注:時間段內(nèi)各合同計租天數(shù)=以合同基礎(chǔ)條款中的,合同計租開始時間到合同到期(未退租:合同失效日;已退租:合同退租日)在對應(yīng)時間段內(nèi)覆蓋的天數(shù)。

匠人科技,公眾號:匠人科技經(jīng)濟(jì)下行,聚焦出租率就能換來高收益嗎?
  • 出租率及環(huán)比:


我們在看出租率的時候,上個月的出租率跟我們這個月的出租率一定會有變化,所以它的環(huán)比到底是增長還是下降,因為這里面涉及到退租、新進(jìn)的成交,所以說每個月看一下我們的出租率以及我們的環(huán)比數(shù)據(jù)。

為什么要加環(huán)比?因為今年我們這個行業(yè)流轉(zhuǎn)率相對來說比較高,拿目前整個杭州的狀態(tài)來說,在過去平均的流轉(zhuǎn)率大概是12~15%,今年則在23~22~25之間,增加了10個點的流轉(zhuǎn)率,流轉(zhuǎn)率越高,特別是被動流轉(zhuǎn),其實對我們資產(chǎn)運營方來說是很有壓力的。你的流轉(zhuǎn)一旦控制不好,會產(chǎn)生非常多的流轉(zhuǎn)空置期,同時在招新的客戶也會存在大量的成本,免租期的成本、中間的成本等等。

某樓宇數(shù)據(jù)化后臺示例


  • 在租均價以及環(huán)比


在租均價是指項目里面所有在租合同當(dāng)前節(jié)點的平均租金,也是節(jié)點價格。

很多人對價格有誤會,比如說最近成交租金大概到了5塊,大家就會說我們項目已經(jīng)到了5塊,這個5塊只是最近剛剛成交了一兩套5塊的,他就說自己是5塊。但當(dāng)前所有合同在租均價,是所有合同的平均價格,是相對比較靠譜的數(shù)字。關(guān)注在租均價及環(huán)比,才能避免所謂的數(shù)據(jù)維度的誤判。

  • 租金收繳率


租金收繳率,直接體現(xiàn)運營方的租金收回能力,也將制約資金周轉(zhuǎn)。如果租金收繳率低,運營人員應(yīng)加強(qiáng)調(diào)查研究,查明原因;根據(jù)租金管理政策,采取措施提高樓宇租金收繳率,及時催促拖欠戶交納房屋租金。

招商數(shù)據(jù)

隨著市場供求關(guān)系變化、經(jīng)濟(jì)紅利的消失,在商辦下半場,招商就是一場資源爭奪戰(zhàn)。這也正在倒逼我們招商團(tuán)隊必須由從前的長周期靜態(tài)管理切換至更加精細(xì)化的短周期動態(tài)經(jīng)營。

優(yōu)秀的業(yè)主方跟招商部,他們對產(chǎn)品調(diào)整、經(jīng)營策略調(diào)整、價格定位的調(diào)整等等,都是基于月度或季度來進(jìn)行,實時基于市場狀況來進(jìn)行變化,以跟上市場的變化。他們?nèi)粘h也將重點關(guān)注以下方面數(shù)據(jù):市場的產(chǎn)品需求、客戶畫像、渠道管理、流失原因分析。

  • 市場需求分析:需求面積區(qū)間、成交面積走勢


舉個例子,假設(shè)我們這個項目還有個500-1000方的房源沒有租掉,但是目前很多客戶大部分都是需求在哪里?有時候我們的存貨跟市場需求是偏離的。

其實,現(xiàn)在很多項目已經(jīng)開始把固定化戶型變成可以隨時調(diào)整的戶型,他們就是為了能夠時時切合市場需求,所以了解客戶需求面積區(qū)間非常重要,對于產(chǎn)品重新規(guī)劃非常有指導(dǎo)意義。

  • 客戶畫像分析:客戶走勢、客戶行業(yè)、客戶選址目的、成交周期、流失原因

1. 客戶走勢分析。我們每個月、每一周的客戶來訪分析走勢怎么樣的,每一天的走勢是怎么樣的?我們的訪客量跟整個成交量對比是怎么樣的,讓我們整體招商情況有更直觀的感知。

2. 客戶行業(yè)分析。行業(yè)分析,跟一些特殊屬性的公司密切相關(guān),例如互聯(lián)網(wǎng)、金融和設(shè)計行業(yè)。這個對于我們一些樓宇里面的要求服務(wù),包括他的工作人數(shù)、加班時間,加班時間還涉及到空調(diào)開放時間等等。每個行業(yè)的工作習(xí)慣都不一樣,所以需求也會不一樣??蛻粜袠I(yè)分析,對于我們未來配套服務(wù)跟進(jìn),非常有指導(dǎo)價值的。

3. 客戶選址目的。了解這個客戶他到底是擴(kuò)租的還是遷址的,還是一個新的公司選址,還是說珠從其他地方過來的,還是開分部的?這里面隱藏著大量的信息,包括一些公司發(fā)展好,特別是剛剛拿到融資擴(kuò)租了。招商具有集群效應(yīng),好的公司一定會帶到好的公司過來。

4. 成交周期分析。今天,我們接待一個客戶,到底是7天之內(nèi)成交還是半個月之內(nèi)成交,還是一個月之內(nèi)成交,能反映什么問題呢?反映這段時間客戶緊急程度。那么,我們就可以調(diào)整我們的談判策略、定價策略、優(yōu)惠方式策略。

5. 流失原因分析。很多事情,我們只關(guān)注入駐企業(yè)的各項數(shù)據(jù),但我們很少分析流失原因。我們有一句話講得好,我們死至少要知道是怎么死的,話雖然很糙但必須重視,我們一定要去追蹤客戶的回訪電話,我們要通過客戶對于我們的反饋集中在哪些方面,來做解決問題優(yōu)先級排序。

  • 渠道管理:客戶來訪渠道占比、中介渠道效能

1. 客戶來訪渠道占比。分析不同渠道的人能效是怎么樣的,通過渠道效能,倒推到我們的整個廣告投放推廣、投放的預(yù)算。

2. 中介排行榜、未帶看中介/經(jīng)紀(jì)人。

我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn),每一個項目,大家合作中介公司和經(jīng)紀(jì)人基本上都會有個50家,最后在某一個階段真正實現(xiàn)客戶帶看的,可能就只有那么6、7家,其他所謂的合作,基本都是屬于無效合作。

后來,我們針對這個問題做了深度研究,我們發(fā)現(xiàn)這是一個人性的問題。大多數(shù)招商部的渠道人員,大家更傾向性選擇跟我們有成交過的中介去溝通。為什么?因為大家會覺得,經(jīng)紀(jì)人公司在我們這里成交了,在你這里賺到錢了,態(tài)度又很好,大家都很熟了,溝通頻率自然很高。

但是,我們換個角度講,已經(jīng)成交過在我們這里賺到錢嘗過甜頭的,我們需要很頻繁地去溝通嗎?不一定。因為他已經(jīng)知道你這個項目是可以租的掉的,能賺到錢,他們會對這個項目有基礎(chǔ)。

反而,我們發(fā)現(xiàn)有很多的招商人員會忽略什么?忽略很多項目帶看過,后面就沒有再帶看了,大部分都被忽略掉,我們的渠道管理并不到位,但是可能我們?nèi)粘R膊粫グl(fā)現(xiàn)。所以,“已經(jīng)帶看過,但是后來又很長時間沒有帶看”這種數(shù)據(jù)提醒特別重要。

維護(hù)渠道,更重要是維護(hù)能給我們帶來增量客戶的渠道。當(dāng)我們可以直觀通過中介排行榜,了解到哪些公司把我們項目列為主力項目推廣,哪些中介是帶看了幾次都沒有成交的,圍繞著整個增量帶看目標(biāo),我們必須對于整個渠道進(jìn)行有選擇性地重點維護(hù)。


風(fēng)險評估指標(biāo)


樓宇管理最大的風(fēng)險,就是空置風(fēng)險。圍繞著空置率,優(yōu)秀的樓宇運營方日常會議最常關(guān)注以下幾個核心指標(biāo):合同到期監(jiān)測、續(xù)約盤點、退租預(yù)警及分析、房源空置分析及解決方案、全年計租率監(jiān)測、競品監(jiān)測、現(xiàn)金流監(jiān)測。

1. 合同到期監(jiān)測。每個月都要關(guān)注樓里面的合同到期監(jiān)測以及合同到期分布,要去提前判斷,以便提前準(zhǔn)備招商、續(xù)約等相關(guān)工作。

2. 續(xù)約盤點。續(xù)租這里面會涉及到很多的問題,可能會有新的價格體系,新的合同標(biāo)準(zhǔn),以及租客對我們的續(xù)租意愿。業(yè)主方是弱勢方,需求方是強(qiáng)勢,所以說他會拿“我要遷走”,來作為談判籌碼。這要求我們對于自身板塊競爭力做準(zhǔn)確判斷,結(jié)合租客質(zhì)量、續(xù)約條件綜合評估。

樓宇數(shù)據(jù)化后臺示例

3. 退租預(yù)警分析。現(xiàn)在我們現(xiàn)在行情是一個相對來說比較波動的狀態(tài),而且同時又是一個需求方比較強(qiáng)勢的狀態(tài)。可能樓里面的每一個客戶外面都有無數(shù)的業(yè)主盯著他、給他們政策和條件。所以說我們對自己的退租預(yù)警、包括分析,這也是在今年這種行情下,這種狀態(tài)下是我們定期要做的一個工作。

4. 房源空置分析及解決方案。首先,我們必須要把當(dāng)月空置房源盤下來,包括空置時間、空置戶型占比等。接著要分析不同戶型的競爭力。目前整個行業(yè)很少可以精準(zhǔn)評測房源競爭力,任何的產(chǎn)品的競爭力是可以創(chuàng)造出來的,包括我們的戶型的配比、戶型的分割、我們交付標(biāo)準(zhǔn)的策略、價格策略,我覺得其實可以通過很多其他的手段來創(chuàng)造競爭力。

5. 全年計租率的監(jiān)測。剛才講到我們所有的收益是由兩個數(shù)據(jù)指標(biāo)組成的,計租率以及計租均價,所以我們要對整個項目今年的計租情況進(jìn)行預(yù)判:是不是可以達(dá)到我們今年設(shè)定的目標(biāo),去規(guī)劃每個季度的階段性目標(biāo)。如果你今年所有的出租的要求跟達(dá)標(biāo)都壓在下半年的話,你的計租率就會非常難看。計租率是基于全年來看的,下達(dá)什么樣的指標(biāo)非常重要。


6. 競品監(jiān)測。我發(fā)現(xiàn)我們很多的項目在做競品監(jiān)測的時候,他的周期會拉得很長,要么就是在我們新項目入市的時候會做一下進(jìn)行監(jiān)測,要么是項目經(jīng)營非常差的時候進(jìn)行監(jiān)測,我發(fā)現(xiàn)平常很少會去做競品的實時監(jiān)測。為什么說競品監(jiān)測一定要成為我們會議的不可缺少的內(nèi)容?因為你的競品正天天盯著你的租客。

我們對于競品監(jiān)測一定要時時關(guān)注,把它納入我們的會議內(nèi)容范圍,包括最近的租金情況,中介對他們的項目評估,帶看的意愿,帶看的排名優(yōu)先級。我們一定是要讓我們的項目在競品的圈子里面保持最具競爭力的這么一個核心點。

7.現(xiàn)金流監(jiān)測。我覺得任何一個在企業(yè)經(jīng)營的時候,現(xiàn)金流是核心的生命線。特別是對于我們很多二房東來講這個特別重要,因為他是收進(jìn)我們的租客,支付給上端的業(yè)主的中間環(huán)節(jié),所以現(xiàn)金流的安全跟排布是非常重要的一個事情。

02
高效地準(zhǔn)備正確率100%的數(shù)據(jù)

所有核心問題的解決和分析,都離不開大量、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)的支持,然而,這卻形成了行業(yè)“表哥”“表姐”的現(xiàn)象。很多運營經(jīng)理、招商經(jīng)理表示,在每個月的會議前3~5天時間,團(tuán)隊成員都很辛苦,熬夜整理數(shù)據(jù)。

當(dāng)我們整理數(shù)據(jù)的效率太低了,這已經(jīng)不是個人用心程度的問題,團(tuán)隊成員精力壓根不在思考問題、解決問題上,而是做EXCEL和PPT上,那么在發(fā)現(xiàn)問題的準(zhǔn)確性、處理問題效率必然很低。在會議之前,我們必須達(dá)成共識,資產(chǎn)管理不是一個勞動密集型行業(yè),而應(yīng)該是個偏精英化的團(tuán)隊,我們需要把更多時間花在思考上,而不是處理手工帳。

另外,有時更糟糕的是,往往在會議上才發(fā)現(xiàn),辛苦整理的數(shù)據(jù)存在互相矛盾、出錯。因為手工帳,數(shù)據(jù)難以避免數(shù)據(jù)缺失、數(shù)據(jù)失真等問題,尤其是部門圍墻所形成的數(shù)據(jù)孤島,哪怕存儲大量數(shù)據(jù)也無法深入剖析。當(dāng)數(shù)據(jù)經(jīng)不起穿透,那么數(shù)據(jù)分析就是為了匯報而匯報。

借助第3方數(shù)字化工具,高效準(zhǔn)備會議數(shù)據(jù)


所有重復(fù)性、低技術(shù)含量的工作都會被更低成本、更容易復(fù)制的方式所替代,這個方式就是數(shù)字化工具。工欲善其事,必先利其器。匠人資產(chǎn)管理系統(tǒng)CREAMS數(shù)據(jù)駕駛艙功能正是致力于幫助樓宇運營方解決資產(chǎn)評估可視化。

使用匠人CREAMS數(shù)據(jù)艙,管理層就可以看到經(jīng)營的全貌可謂“一屏在手,運營全有”,實現(xiàn)資產(chǎn)運營健康度的全方位動態(tài)評估、監(jiān)測。

數(shù)字化前后對比

匠人CREAMS數(shù)據(jù)駕駛艙將從海量大數(shù)據(jù)采集、清洗、挖掘得到的數(shù)據(jù)結(jié)果,以具體數(shù)字和指標(biāo)為依托,通過專業(yè)設(shè)計的動態(tài)樣式,可以增強(qiáng)數(shù)據(jù)的呈現(xiàn)效果,方便用戶以更加直觀的方式觀察數(shù)據(jù),進(jìn)而發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)中隱藏的信息,深入挖掘業(yè)務(wù)價值。

樓宇數(shù)據(jù)化后臺示例

目前,匠人科技服務(wù)已成功部署北京、上海、廣州、深圳、杭州、成都等二十幾個主要城市,已幫助超過10000幢辦公樓宇和園區(qū)實現(xiàn)數(shù)字化管理,其中包括了上海復(fù)地、廣州時代地產(chǎn)、深圳田廈、世聯(lián)空間、順豐創(chuàng)新中心等標(biāo)桿項目。

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為更好助力寫字樓用數(shù)據(jù)指導(dǎo)資管優(yōu)化,從收入和成本細(xì)化,匠人CREAMS已為商辦地產(chǎn)的資產(chǎn)管理設(shè)計出38個專用的數(shù)據(jù)維度,寫字樓管理層使用電腦/手機(jī)APP即可將整個資產(chǎn)包的走勢、空置黑洞、租金的流失看得很清晰,用數(shù)據(jù)驅(qū)動智慧決策。

匠人CREAMS基于管理者視角設(shè)計核心數(shù)據(jù)維度

企業(yè)的利潤有多少?未來現(xiàn)金流又如何?留存了多少資產(chǎn)?這些留存的資產(chǎn)又該如何盤活?以前難以準(zhǔn)確回答、靠經(jīng)驗回答的問題,推行數(shù)字化之后,只要打開數(shù)據(jù)艙看板都一目了然。

基層用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)問題、中層用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)規(guī)律、高層用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)機(jī)會、決策層用數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)趨勢。

數(shù)字化不僅是信息系統(tǒng)的升級或擴(kuò)容,更是管理模式的一種變革,用數(shù)據(jù)思考、用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)追溯,用數(shù)據(jù)決策。

樓宇數(shù)據(jù)化后臺示例

效率提升的背后,是資管專業(yè)能力的價值體現(xiàn)。

從資產(chǎn)價值的決定因素來看,資產(chǎn)估值(V)= 凈運營收入(NOI)/ 資本化率(Cap),在當(dāng)前的中國市場,如果NOI提高1千萬,那么資產(chǎn)價值就有可能增加2億之多,這2億多的估值差距,背后就是數(shù)字化帶來效率提升的乘法效應(yīng)。

這也正是匠人科技開發(fā)CREAMS的初心 —— 用科技提升資產(chǎn)價值。我們希望通過數(shù)字化工具和手段重構(gòu)寫字樓運營和管理模式、業(yè)務(wù)模式,釋放大量重復(fù)性工作,將時間專注于細(xì)化管理顆粒度,提升資管經(jīng)營能力,從而提升資產(chǎn)價值。

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