會(huì)議籌備怎樣更高效？

快樂者生存 2020-07-17

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組織安排各種會(huì)議是辦公廳（室）的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，常常面臨三大難點(diǎn)：

一是籌備時(shí)間緊，臨時(shí)性、突發(fā)性的會(huì)議多，留給會(huì)務(wù)人員的籌備時(shí)間短；二是協(xié)調(diào)任務(wù)重，會(huì)議籌備涉及的部門多、人員多，需要協(xié)調(diào)的事務(wù)量大；三是工作要求高，會(huì)議籌備標(biāo)準(zhǔn)高、細(xì)節(jié)多，需要會(huì)務(wù)人員精力特別集中。

因此，單憑記憶和經(jīng)驗(yàn)開展會(huì)議籌備工作很難確保萬無一失，容易出現(xiàn)“忘”“漏”“錯(cuò)”的情況。我們?cè)趯?shí)際工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過運(yùn)用“三張清單”應(yīng)對(duì)會(huì)議籌備工作的三個(gè)難點(diǎn)。

清單是指詳細(xì)登記有關(guān)項(xiàng)目的單子。它作為一種可以列出工作流程、工作要點(diǎn)和注意事項(xiàng)等項(xiàng)目的工具，能夠把復(fù)雜工作拆解成具體、清晰、可操作的基本步驟，還能夠在操作過程中協(xié)助確認(rèn)各步驟逐項(xiàng)完成，進(jìn)而避免人為因素導(dǎo)致的缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、錯(cuò)項(xiàng)，保證整體工作的協(xié)調(diào)、精準(zhǔn)、高效推進(jìn)。

會(huì)務(wù)操作清單的種類很多，比較關(guān)鍵的有三張，即年度計(jì)劃清單、會(huì)議流程清單、會(huì)議檢查清單，可以在工作實(shí)踐中收到事半功倍的效果，讓會(huì)議籌備這種“多線程”工作更加清晰可控、精準(zhǔn)高效。

第一張清單：

年度計(jì)劃清單——解決“忘”的問題

凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。在上年年末至下年年初，可以根據(jù)全年重點(diǎn)工作安排，統(tǒng)籌制定年度計(jì)劃清單。年度計(jì)劃清單包括時(shí)間、會(huì)議名稱、主要內(nèi)容、工作進(jìn)度等欄目，每個(gè)欄目可以列入不同內(nèi)容。

我們通常的做法是，首先，按照時(shí)間順序?qū)⒁荒曛猩婕岸嗖块T、多任務(wù)、多步驟的重要會(huì)議羅列出來，以月為單位依次填入清單中。然后，以周為單位規(guī)劃會(huì)議的階段性任務(wù)，分別列入“主要內(nèi)容”和“工作進(jìn)度”欄中。

年度計(jì)劃清單側(cè)重會(huì)議工作的整體規(guī)劃，目的是使全年主要會(huì)議一目了然，不需要細(xì)化具體任務(wù)和工作進(jìn)度。年度計(jì)劃清單就像一份作戰(zhàn)圖、計(jì)劃書，讓會(huì)務(wù)人員能夠整體掌握會(huì)議籌備工作“面”的情況。對(duì)照會(huì)議計(jì)劃清單，可以從整體上把握全年工作安排，做到胸有全局，進(jìn)而更科學(xué)地分配時(shí)間、調(diào)配力量，更好地掌握工作主動(dòng)權(quán)、把握工作節(jié)奏。

第二張清單：

會(huì)議流程清單——解決“漏”的問題

制度管人，流程管事。會(huì)議籌備一般可以分為三個(gè)階段，即會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)和會(huì)后落實(shí)，每個(gè)階段又包含不同的具體任務(wù)。

會(huì)議流程清單側(cè)重會(huì)議工作每一個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)任務(wù)的分解。它在年度計(jì)劃清單的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確會(huì)議籌備工作各環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、主要任務(wù)、工作流程和注意事項(xiàng)等內(nèi)容。如，會(huì)議材料準(zhǔn)備階段，首先拆解出主要任務(wù)、具體流程和注意事項(xiàng)等，逐條列入清單中。然后，將表單送達(dá)各相關(guān)業(yè)務(wù)部門，并請(qǐng)各部門根據(jù)清單內(nèi)容做好準(zhǔn)備工作。

會(huì)議流程清單就像一部操作手冊(cè)，讓會(huì)務(wù)人員能夠全面掌握會(huì)議籌備工作各條“線”的情況。根據(jù)會(huì)議流程清單中具體細(xì)化的任務(wù)條目，不但可以按時(shí)有序地啟動(dòng)任務(wù)流程，還可以協(xié)助相關(guān)業(yè)務(wù)部門明確要做什么、什么時(shí)間完成、達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)等一系列情況，提高了溝通效率，保證了各階段性任務(wù)不遺不漏地流暢推進(jìn)。

第三張清單：

會(huì)議檢查清單——解決“錯(cuò)”的問題

好記性不如爛筆頭。會(huì)議檢查清單，是列舉會(huì)議籌備過程中所有需要檢查的條目和標(biāo)準(zhǔn)的清單，包括工作中曾經(jīng)出現(xiàn)的錯(cuò)誤、容易忽視的步驟。

如，會(huì)議材料準(zhǔn)備工作中，需要著重檢查材料是否齊全、是否有缺漏或重復(fù)；具體標(biāo)準(zhǔn)可參照是否數(shù)量齊全、頁碼正常、順序得當(dāng)、擺放齊整。

需要注意的常見錯(cuò)誤有缺頁漏頁、存在污漬以及文件缺少或存在多余文件。我們的做法是，首先把需要著重檢查的地方和易出錯(cuò)、出過錯(cuò)的地方梳理出來，列入清單相關(guān)欄目。然后，會(huì)前對(duì)照清單逐項(xiàng)核實(shí)，并在已核實(shí)的項(xiàng)目前面的方框內(nèi)畫“√”確認(rèn)。

會(huì)議檢查清單內(nèi)容要詳細(xì)、具體，注意根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)更新。

比如，在一次會(huì)議籌備中，由于參會(huì)回執(zhí)的手寫字跡不清晰，我們?cè)谥谱鲄?huì)人員名單時(shí)將一位部級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的姓名寫錯(cuò)了，幸虧在校核參會(huì)人員名單時(shí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)并更正。在會(huì)后復(fù)盤中，我們?cè)跁?huì)議檢查清單的“主要內(nèi)容”欄增加了“是否對(duì)照參會(huì)回執(zhí)雙人校核”一項(xiàng)。此后，類似的情況再也沒有發(fā)生過。

會(huì)議檢查清單類似一本點(diǎn)名冊(cè)，讓會(huì)務(wù)人員能夠精確掌握“點(diǎn)”上的要求。拿著清單，照單執(zhí)行，可以減少錯(cuò)誤，提高效率。此外，會(huì)議籌備工作中經(jīng)常出現(xiàn)突發(fā)情況，可以根據(jù)檢查清單“常見錯(cuò)誤”欄中內(nèi)容，制作應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的“應(yīng)急清單”，提前準(zhǔn)備突發(fā)情況應(yīng)對(duì)措施，以防萬一。

運(yùn)用三張清單應(yīng)對(duì)會(huì)議籌備工作三個(gè)難點(diǎn)，計(jì)劃清單管全局，流程清單管任務(wù)，檢查清單管細(xì)節(jié)，從面、線、點(diǎn)三個(gè)方面，促進(jìn)會(huì)議籌備工作統(tǒng)籌推進(jìn)，更加精準(zhǔn)高效。

（作者單位：中央統(tǒng)戰(zhàn)部辦公廳）

來源：《秘書工作》2020年第5期

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