由于工作的原因，經(jīng)常需要收集所服務(wù)企業(yè)的各類規(guī)章制度及其它文檔資料。在這一過程中，發(fā)現(xiàn)不少企業(yè)的各類資料字號大小不一、字體變化多樣、縮進(jìn)亂七八糟，每每看到這樣的文件，瞬間沒有了看下去的欲望。

下列幾個方面是文檔排版中最容易出現(xiàn)問題的地方：

一、文檔格式方面，盡可能讓布局顯得美觀

（一）頁眉頁腳

頁眉的左邊通常顯示企業(yè)logo，右邊顯示文件類別，后期的word版本有模板選擇，可以套用模板，避免手工調(diào)整靠左、靠右，也可以采用表格模式；頁腳通常是頁碼，也可以是企業(yè)的使命、價值觀等；

此外，頁眉、頁腳到頂端距離也需要設(shè)置一下，頁眉到頁面頂端0.5-1厘米，頁腳到底端1厘米左右，根據(jù)頁眉、頁腳的內(nèi)容，確保打印時頂端和低端留出一定空白，同時保證頁眉、頁腳居于正文與邊沿的中間（頁眉有l(wèi)ogo時不適用）；

如果首頁為文件名稱，不需要顯示頁眉、頁腳，或者頁眉頁腳的格式不同，可以在頁眉格式中選擇首頁不同。

（二）頁碼設(shè)置

如果選擇了首頁不同，第二頁頁碼會直接顯示為2，可以在頁碼設(shè)置中，將起始頁碼設(shè)置為0，第二頁顯示的頁碼數(shù)就是2了；此外，我們經(jīng)常看到頁碼顯示格式是：第x頁，或者“第x頁/共x頁”，其中的中文字符可以手動添加，而“第x頁/共x頁”則需要從頁碼格式中選擇；

（三）頁邊距

很多人打開看word模板，直接用默認(rèn)的頁邊距（上下2.54、左右3.17），在企業(yè)正常使用中，完全沒必要使用這么寬的頁邊距，左右頁邊距設(shè)置2厘米足矣，上下頁邊距則根據(jù)頁眉頁腳的情況，如果頁眉有l(wèi)ogo，則2.5足矣（其中l(wèi)ogo高1.5厘米，頁眉到頂端距離1厘米）；

（四）文件命名

經(jīng)常見到發(fā)過來的文件是“新建文檔”或者“book1”，或者發(fā)過去的文件名稱和修改后回來的文件名稱一樣，不小心就將原來的文件替換了，或者多個文件版本，搞不清楚哪個是最新的。如果需要多次修訂的，建議在文件名后面加后綴，后綴可以是V1\V2，也可以加上日期，比如“xx20150530”，如果同一天的多次修改，則可在日期后加01、02，比如“xx2015053001、xx2015053002”；

二、文檔內(nèi)容格式，方便閱讀，清晰明了

（一）編號

這大概是人們最不同意關(guān)注的方面，似乎只要有就行。誠然，簡單的文本如何編號并不重要，但如果是正式的文本，還是應(yīng)當(dāng)遵循基本的編號規(guī)則。

通常文本編號的順序“一”、“（一）”、“1.”、“（1）”、“A”、“（A）”，如果再往下，可以繼續(xù)用小寫字母編寫，但是，如果文本層級過多，可以考慮多用幾個“一”，比如第一篇、第一章、第一節(jié)。還有一種模式就是用多級列表編號，1，1.1，1.1.1，1.1.1.1……

另外，盡量采取自動編號，這樣調(diào)整某一編號時能夠?qū)崿F(xiàn)所有編號自動更新，避免逐一調(diào)整浪費(fèi)時間。

（二）對齊模式

章、節(jié)標(biāo)題通常居中，其它內(nèi)容左對齊、縮進(jìn)，縮進(jìn)有首行縮進(jìn)與懸掛縮進(jìn)，一般英文多用懸掛縮進(jìn)、中文多用首行縮進(jìn)，一般首行縮進(jìn)2字符，可以通過自動設(shè)置縮進(jìn)字符數(shù)，而不是通過按空格鍵來實(shí)現(xiàn)首行縮進(jìn)；

（三）行距

行距過窄、過寬都不適宜，一般正文1.5倍為宜（標(biāo)題可選擇2.0），也可自己調(diào)整為1.2、1.3倍等；如果希望增加段落之間的距離，可以在“段落”里面設(shè)置段前或斷后的間距，而不需要用回車鍵增加空格行來拉大段落之間的間距；

（四）字體

宋體、仿宋、楷體、黑體是比較常用的字體，如果是正式文本，建議選擇宋體，同一文本中，字體格式盡量不要超過兩種；為體現(xiàn)差別性，標(biāo)題、重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)內(nèi)容可以加粗，或者換成對比強(qiáng)烈的字體（比如正文宋體、重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)部分用黑體）；

需要強(qiáng)調(diào)的是，如果采取自動編號時，阿拉伯?dāng)?shù)字編號通常默認(rèn)為cambria，西文字體編號時，數(shù)字與之后文字的間距與用中文字體編號的間距不同，導(dǎo)致前后不一致，因此，建議西文字體應(yīng)該設(shè)置統(tǒng)一的字體（可以在字體下面，統(tǒng)一設(shè)置西文的字體）；

（五）字號

除企業(yè)有特殊規(guī)定，建議字號五號或小四為佳，最大不超過四號；

影響行距的另外一個問題是文檔網(wǎng)絡(luò)里面每頁的行數(shù)，默認(rèn)的字號不一樣，每行最大的行數(shù)可能有所不同（每行的字符數(shù)則影響字體之間的間距）。

三、表格與圖片，布局合理

（一）表格格式

1. 單元格邊距：也就是文字到表格線的距離，單元格邊距通常默認(rèn)為上、下，0；左右各0.19厘米，如果表格內(nèi)文字比較多，想盡量減少行數(shù)，或者剛好多出一兩個字到下一行，可以將左右邊距調(diào)整至0.5，甚至0，每一行能夠多容納兩三個字符；

2. 行高：有時候，明明只有一行文字，但是行高卻很高（或者很窄），可以在表格屬性中，選擇行，將指定高度選擇0，后面選至少，整個表格就將根據(jù)內(nèi)容自動調(diào)整行高；

3. 文字縮進(jìn)：如果表格內(nèi)文字進(jìn)行了自動編號，為了看起來美觀，應(yīng)采用懸掛縮進(jìn)，但切記，要通過調(diào)整懸掛縮進(jìn)的字符數(shù)確保各行文字（不含編號）左對齊；

4. 對齊：表格內(nèi)標(biāo)題欄、標(biāo)題列通常設(shè)置上下、左右居中，正文部分上下居中，左對齊，如果內(nèi)容較少、且各行的字?jǐn)?shù)相同，也可選擇左右居中；

5. 跨頁斷行：有時候明明上一頁還有很多空白地方，但是表格直接到下一頁，這是因?yàn)闆]有選擇“允許跨頁斷行”；整個表格只能在一頁中，當(dāng)剩余的空白頁面不足以容納整個表格時，就自動調(diào)整到下一頁；

（二）環(huán)繞方式

如果發(fā)現(xiàn)表格或圖片不能隨著文字上下移動、或者有一半無法顯示、或者出現(xiàn)在兩頁的中間，那就說明表格和圖片的環(huán)繞方式出了問題，如果是表格，應(yīng)當(dāng)在表格屬性中選擇無文字環(huán)繞；如果是圖片，應(yīng)當(dāng)在圖片格式中選擇“嵌入型”或者“上下型環(huán)繞”；

（三）表格與圖片標(biāo)題

表格標(biāo)題在表格的上方，通常為“表x”+“表格名稱”，也可以在中間加上一個空格；如果同一文檔中表格不多，可以通篇編號，表1、表2……，如果表格較多，可以按章編號，表1-1，表1-2；

圖片標(biāo)題在圖片的下方，通常為“圖x”+“表格名稱”，編號要求與表格相同；

上述內(nèi)容是筆者在工作中發(fā)現(xiàn)的文檔中容易出問題的方面，并提出了筆者的建議及慣用做法，當(dāng)然，這并非唯一的標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)可以自行制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，制訂標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)當(dāng)遵循美觀、實(shí)用的原則，即方便瀏覽，打印時又能有效節(jié)省紙張。

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