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原來公司有個同事，他是負(fù)責(zé)客戶的售后支持，每次客戶遇到問題，他能馬上判斷問題出在什么地方，可能的解決方案是什么，沒有一次失誤的。我們都很好奇，找他請教。原來，他將過往每一次的客戶遇到的問題全部進(jìn)行了匯總分類，每個問題背后的原因，以及可能的解決方案全部做好存儲，下一次再有類似的問題，直接調(diào)用這個工作庫就可以了。 不管是工作庫，還是日常生活中的思考，看過的專業(yè)書籍，重要的資料等等，都可以做成知識庫。既然建立知識庫就會用到知識管理軟件，比如印象筆記、Onenote、有道云筆記、為知筆記等等。 1、收集信息第一步先廣泛收集信息。工作中的信息的來源非常繁雜，會議、培訓(xùn)、郵件、電話，社交軟件等等。有些信息是資料文件，有些信息是行動安排。無論是何種信息，都收集過來，放到你的知識管理工具中。 PC端：直接復(fù)制、用知識管理工具自帶的剪藏插件 手機(jī)端：每款知識管理軟件都有手機(jī)APP，我們可以通過錄音、手寫或者拍照掃描的方式收集信息。 在這個階段，收集的原則是：廣泛并有意識收集。 2、整理信息首先是目錄。 既然是整理，那就一定需要歸類。歸類就需要劃分合適的目錄。剛開始，可以根據(jù)手頭資料的建立大致的目錄結(jié)構(gòu)，后期再進(jìn)行刪減細(xì)化。 其次是信息處理。 通過收集而來的信息，還需要經(jīng)過處理。我們可以形成這樣一個SOP，也就是標(biāo)準(zhǔn)化的處理流程。 有些信息是行動安排，如果能在很短的時間內(nèi)做完，那就立即處理。如果超過一定時間，就放到軟件中保存。如需要他人來完成，那就委派他人去做。 其實，在實際工作中，搜集信息和整理信息并不是割裂的，而是一體的，我們一邊搜集信息，一邊處理應(yīng)對。最后留到工作庫中的只有這三種類型的信息： 1）需要花費很長時間處理的信息：比如下周需要完成的項目策劃的相關(guān)信息資料。 2）后期項目孵化需要的信息：比如新項目相關(guān)的資料信息 3）重要的參考資料：標(biāo)準(zhǔn)化的文檔、聽課的筆記、網(wǎng)絡(luò)上的文章等等。 3、不斷優(yōu)化經(jīng)過前面的收集整理，我們的工作庫已初具規(guī)模。不斷優(yōu)化還需要做到以下兩點： 1）不斷舍棄 雖然經(jīng)過初步的篩選，已經(jīng)過濾了無用的信息，但還是不夠。對于自己已經(jīng)理解的內(nèi)容，可以總結(jié)出要點，舍棄原始信息。特別是對于網(wǎng)絡(luò)上的信息，80%都是無用的，你要留下的是那20%。 2）不斷總結(jié) 不斷總結(jié)就要不斷回顧，每一次回顧，有新的想法都可以寫下來，發(fā)現(xiàn)目錄不合適可以立即調(diào)整，有些信息過時了就立馬更新?？傊褪亲屵@個工作信息庫時刻處于流動的狀態(tài)。 工作庫的建立并不是一朝一夕，而是需要自己長時間的積累，不斷的回顧總結(jié)調(diào)整。 |
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