分類(lèi)丨工作技巧

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三句話(huà)，幫你寫(xiě)好年終總結(jié)

這一年馬上就要結(jié)束，我想很多朋友此刻想必都在做年終總結(jié)。

事實(shí)上，無(wú)論對(duì)于公司“部門(mén)”還是“個(gè)人”來(lái)說(shuō)，制作年終總結(jié)都是一件非常有意義的事情。

然而很多朋友卻并不善于此項(xiàng)工作，特別是當(dāng)需要進(jìn)行公開(kāi)或私下的口頭匯報(bào)時(shí)，往往會(huì)出現(xiàn)“流水賬”、“假大空”之類(lèi)的問(wèn)題。

所以我們今天繼續(xù)聊聊，一份好的“年終總結(jié)”到底應(yīng)該如何制作。

其實(shí)我們平時(shí)所說(shuō)的年終總結(jié)包含兩種不同的類(lèi)型。

一種叫做「分析報(bào)表」，是以數(shù)據(jù)和工作成果為基本內(nèi)容，通常會(huì)由財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)助進(jìn)行總結(jié)，最終生成數(shù)據(jù)報(bào)表。而這份報(bào)表可以最準(zhǔn)確的反饋出各個(gè)部門(mén)年度的工作情況。

而另一種，則叫做「述職報(bào)告」，是從個(gè)人或者所代表的部門(mén)角度出發(fā)，比較直觀的匯報(bào)、分析過(guò)去一年的工作狀態(tài)與得失。

而我們一般所說(shuō)的年終總結(jié)，通常默認(rèn)指的其實(shí)是后者。因?yàn)榉治鰣?bào)表并不是每一個(gè)人都需要參與制作的，它有一定的專(zhuān)業(yè)性要求與格式規(guī)范。

而述職報(bào)告則相對(duì)寬泛的多，公司里每個(gè)人都可以針對(duì)自己過(guò)去一年的工作情況進(jìn)行一下總結(jié)，也可以從自己的角度去談?wù)剬?duì)工作的看法。

當(dāng)然，每個(gè)人這一年的經(jīng)歷不同，工作感觸不同，甚至公司對(duì)年終述職的具體要求也不盡相同，我們很難用一份統(tǒng)一的“模板”來(lái)滿(mǎn)足所有人的需求。

但是，總體來(lái)說(shuō)，當(dāng)你制作年終述職的時(shí)候，有些技巧可以幫你很好的理清思路，做出一份讓人滿(mǎn)意的年終述職，總結(jié)起來(lái)就是三句話(huà)：

「先做減法」，「再有增量」、「表現(xiàn)成長(zhǎng)」

下面進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。

優(yōu)秀的年終述職，第一步是做“減法”

很多人犯的第一個(gè)錯(cuò)誤就是在年終總結(jié)中什么都想寫(xiě)，總覺(jué)得自己過(guò)去一年做了那么多工作，總要都提到才能讓領(lǐng)導(dǎo)看到自己的辛苦。

因此，把大量日常的，事務(wù)性的工作羅列在年終總結(jié)中。而且喜歡冠以“用數(shù)據(jù)支撐”這樣的說(shuō)法，羅列一大堆空洞乏味的數(shù)據(jù)。

例如，一個(gè)后勤經(jīng)理，在年終報(bào)告中上來(lái)就是一大串?dāng)?shù)字：后期部，在過(guò)去一年，總計(jì)完成設(shè)備保修1273次，設(shè)備更新維護(hù)522次，空調(diào)清洗278次，暖氣維護(hù)XXXX次，洗手間改造XXXX次……

說(shuō)實(shí)話(huà)，數(shù)據(jù)不可謂不詳盡，然而對(duì)于聽(tīng)眾來(lái)說(shuō)，聽(tīng)到這些也真的是有夠無(wú)聊……

即使是你的領(lǐng)導(dǎo)，也不會(huì)愿意去聽(tīng)你念這些干巴巴的數(shù)據(jù)，因?yàn)檫@些日常的，事務(wù)性的工作原本就是你的“本分”，羅列的再多也不會(huì)有任何意義。

況且，相對(duì)于“你做了什么”，你的老板更在乎是“你做到了什么”。

一個(gè)程序員，寫(xiě)了1萬(wàn)行代碼還是10萬(wàn)行代碼并不重要，重要的是他是否完成了重要的模塊開(kāi)發(fā)。

一個(gè)后勤經(jīng)理，進(jìn)行了多少維修，多少改良并不重要，重要的是給公司節(jié)約了多少水電，是否保障了全年無(wú)事故運(yùn)營(yíng)。

所以說(shuō)，年終述職的第一步，其實(shí)是做「減法」。

把日常性的、事務(wù)性的內(nèi)容通通拋棄；

把單一的，結(jié)果性的內(nèi)容（例如KPI的達(dá)成）歸納成一條關(guān)鍵數(shù)據(jù)，然后一筆帶過(guò)。

不要擔(dān)心做了減法，會(huì)不會(huì)讓你的上司無(wú)法了解你工作的辛苦。

因?yàn)槊總€(gè)人平時(shí)工作狀態(tài)如何都在他領(lǐng)導(dǎo)眼里看著呢。而且，只有當(dāng)做了減法之后，才能更好的去表現(xiàn)你過(guò)去一年工作中的「高光時(shí)刻」。

每個(gè)部門(mén)，每個(gè)人，在一年的工作中，總能找到一些屬于自己的高光時(shí)刻，例如一個(gè)特別重要的項(xiàng)目，一項(xiàng)成果特別棒的工作，甚至一次突發(fā)危機(jī)的挽回。

這些高光時(shí)刻才是我們年終述職中最應(yīng)該著力表達(dá)的部分，因?yàn)橹v好一個(gè)“優(yōu)秀工作”給聽(tīng)者帶來(lái)的觀感要遠(yuǎn)勝于一堆平庸枯燥的日常工作羅列。

所以，當(dāng)你在制作年終總結(jié)時(shí)，做完減法之后，剩下的就應(yīng)該是全年中你完成的最漂亮， 也是最想跟大家仔細(xì)聊一聊的那幾項(xiàng)工作，通常來(lái)說(shuō)，是2~3項(xiàng)。

「信息增量」往往就是工作背后的故事

一次好的述職報(bào)告，第二個(gè)核心要點(diǎn)就在于一定要有信息增量。

你要明白，你過(guò)去一年做了哪些，有哪些成績(jī)，達(dá)成多少業(yè)績(jī)，產(chǎn)生多少利潤(rùn)，這些信息自然是非常重要。

但你的老板并不需要靠你的年終述職來(lái)獲取這些信息……

事實(shí)上，一個(gè)部門(mén)到底今年為公司掙了多少錢(qián)，詳細(xì)的報(bào)表早就已經(jīng)交到你老板手上了，如果他只是想知道這些信息，翻翻報(bào)表就好了，何必讓大家再多此一舉的分別進(jìn)行總結(jié)述職呢？

其實(shí)，如果你把述職報(bào)告做成了一份“數(shù)據(jù)簡(jiǎn)報(bào)”那就失去了這件事情的初衷。

你的老板真正想聽(tīng)到的，是那些諸如人的工作狀態(tài)，工作中的思考，團(tuán)隊(duì)的成長(zhǎng)等等報(bào)表上看不到的東西。

而這些，也就是我們所說(shuō)的「信息增量」。

在之前的文章中，我們?cè)?jīng)給大家講過(guò)用“故事化思維”制作年終總結(jié)。如果有興趣的話(huà)，可以去查看一下。

我們這里簡(jiǎn)單說(shuō)一下說(shuō)一下“故事化”的核心思路其實(shí)就是用“講故事”的方法來(lái)增加述職報(bào)告中的信息增量。

經(jīng)過(guò)了第一步的篩選，想必您已經(jīng)找到了自己想要重點(diǎn)敘述的項(xiàng)目與內(nèi)容。

所以，為了講好這些工作事項(xiàng)“背后的故事”，你需要做的就是問(wèn)問(wèn)自己，也引導(dǎo)大家一起思考下面這三個(gè)問(wèn)題：

1、在這件事情上，我們遇到了什么困難？

2、我們是如何解決這個(gè)困難的？/我們?yōu)槭裁礇](méi)能解決這個(gè)困難？

3、通過(guò)這件事情我們獲得什么收獲/教訓(xùn)？

通過(guò)這種方法，一來(lái)能夠有效地吊起大家的好奇心，讓聽(tīng)者更有興趣知道“我是如何工作的”。

二來(lái)豐富的細(xì)節(jié)，更能表現(xiàn)出你在工作中的思考，特別是對(duì)于很多「方法論」的提煉更是重中之重。

要知道，一個(gè)“自己能做好工作”的員工也許只是一個(gè)優(yōu)秀員工，但是“能總結(jié)出讓其他人更好工作的方法”，這樣的員工一定會(huì)成為公司重點(diǎn)培養(yǎng)的目標(biāo)。

「成長(zhǎng)性」代表了你未來(lái)的價(jià)值

年終總結(jié)中的第三點(diǎn)，也是最容易被大家忽略的一點(diǎn)，那就是個(gè)人通過(guò)過(guò)去一年的工作，獲得了哪些成長(zhǎng)。

無(wú)論你過(guò)去一年做的是好是壞，所有那些都已經(jīng)成為了無(wú)法更改的過(guò)去式。

而對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，更看重的，其實(shí)是“下一步”會(huì)發(fā)生什么。

而年終總結(jié)對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，往往也是展示個(gè)人成長(zhǎng)性的一個(gè)關(guān)鍵所在。

很多人在職場(chǎng)上都有一個(gè)疑問(wèn)，那就是“為什么我無(wú)法獲得升職加薪？”

但實(shí)際上，這個(gè)問(wèn)題我們應(yīng)該換個(gè)角度來(lái)看，那就是“你的老板為什么要給你升職加薪？”

我們經(jīng)常會(huì)有一個(gè)誤區(qū)，那就是以為：升職加薪是對(duì)一個(gè)人優(yōu)秀工作的獎(jiǎng)勵(lì)。

但實(shí)際上并非如此……

如果一個(gè)老板想要獎(jiǎng)勵(lì)某個(gè)員工的優(yōu)秀表現(xiàn)，他最好的選擇是直接發(fā)獎(jiǎng)金，而非給他升職或者給他加薪。

從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，公司之所以會(huì)“器重”某些人，是因?yàn)楣居X(jué)得給他加薪，給他升職是一件很劃算的“投資”。

你的老板不是什么慈善家，他給你的每一次提拔，每一次漲薪都必然附帶著他自己的意圖與期待，最直接的一條就是：他認(rèn)為你在未來(lái)能給公司掙更多的錢(qián)。

換句話(huà)說(shuō)，如果你真的期待能夠得到公司的器重，最核心的一點(diǎn)其實(shí)就是告訴公司：我有很強(qiáng)的「成長(zhǎng)性」，我的未來(lái)值得你的期待。

而為了做到這一點(diǎn)，你可以在自己的述職報(bào)告中引入一些額外的內(nèi)容來(lái)表現(xiàn)自己的成長(zhǎng)。

比較直觀的，可以縱向?qū)Ρ纫幌陆衲曛暗年P(guān)鍵數(shù)據(jù)與指標(biāo)，并簡(jiǎn)單分析獲得成長(zhǎng)的原因以及下一步的規(guī)劃。

如果找不到直觀的數(shù)據(jù)表現(xiàn)，那不妨去講一講，在今年你在工作方法、工作思路上有了哪些新的收獲。

哪怕這些收獲并不大，但依舊值得拿出來(lái)說(shuō)一說(shuō)。

哪怕你跟大家說(shuō)說(shuō)，過(guò)去你對(duì)工作復(fù)盤(pán)不重視，但是今年經(jīng)過(guò)幾次實(shí)踐后，發(fā)現(xiàn)了工作復(fù)盤(pán)的重要性，然后聊聊你從復(fù)盤(pán)中收獲了什么，這都是很好的選擇。

當(dāng)然，你所說(shuō)的內(nèi)容一定要言之有物，不然實(shí)際的工作中表現(xiàn)如何，其他人其實(shí)都是看在眼中的。

這就需要您在做年終述職報(bào)告的時(shí)候認(rèn)真思考一下自己過(guò)去一年的得失。

我相信，只要您真的能夠靜下心來(lái)仔細(xì)思考，認(rèn)真總結(jié)。

哪怕沒(méi)有華麗的PPT，哪怕這次報(bào)告依舊不夠精彩，但是對(duì)您個(gè)人的成長(zhǎng)，一定會(huì)帶來(lái)莫大的幫助。