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如何保證遠(yuǎn)程辦公的效率和質(zhì)量？

 昵稱51072646 2020-02-08


來源：中信讀書會(huì)

導(dǎo)語

新型冠狀病毒肺炎自庚子鼠年伊始就牽動(dòng)著無數(shù)國人的心，為阻止肺炎傳播，各大公司響應(yīng)號(hào)召通知員工在家遠(yuǎn)程辦公。

在非常時(shí)期，避免集會(huì)，保障生產(chǎn)力就是為控制疫情貢獻(xiàn)力量。遠(yuǎn)程協(xié)作雖然不能完全取代現(xiàn)場(chǎng)辦公，但新的協(xié)作工具和技術(shù)已經(jīng)可以滿足我們足不出戶完成大量工作的要求。不過，很多人對(duì)“遠(yuǎn)程協(xié)作”的方式有一些擔(dān)心。

比如：如何保證團(tuán)隊(duì)在遠(yuǎn)程協(xié)作中的效率和質(zhì)量？如何與客戶保持密切的聯(lián)系并拓展業(yè)務(wù)？

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保持密切聯(lián)系


1、管理者：把關(guān)懷員工和團(tuán)隊(duì)成員放在首要位置

疫情的快速發(fā)展和變化，讓我們很可能會(huì)把更多的注意力放在如何保障業(yè)務(wù)上，但是卻很容易忽視一點(diǎn)，那就是我們的員工和團(tuán)隊(duì)比以往任何時(shí)候都更需要我們的關(guān)懷：

他們此時(shí)也許正在擔(dān)心自己的工作安全，不知道是否疫情對(duì)業(yè)務(wù)的沖擊會(huì)讓自己失業(yè)；

他們也許正在茫然不知所措，即使被通知遠(yuǎn)程辦公，也不知道該如何正確而高效的協(xié)作；

他們也許有很多的問題和困難，但是由于距離等原因并沒有和你充分的溝通。


作為管理者，我們應(yīng)該怎么辦呢？

1、我們需要盡快和團(tuán)隊(duì)的每個(gè)成員做坦誠的溝通，幫助他們了解目前公司的業(yè)務(wù)安排和計(jì)劃，清晰地告訴他們接下來的工作目標(biāo)和方向。

2、我們需要主動(dòng)詢問團(tuán)隊(duì)成員碰到的困難和需要幫助的地方，不管是個(gè)人層面還是業(yè)務(wù)層面，我們都要提供力所能及的幫助。

3、我們需要隨時(shí)關(guān)注團(tuán)隊(duì)成員的士氣和情緒，因?yàn)椴荒苊刻炜吹剑覀兏３置舾卸取?/section>

在這個(gè)特殊時(shí)期，我們也許不應(yīng)該把注意力集中在“誰沒有遠(yuǎn)程打卡”，而是TA“需要什么幫助”。

2、員工：做好向上管理，保持和老板的密切溝通

遠(yuǎn)程協(xié)作的挑戰(zhàn)：不同于坐在辦公室，遠(yuǎn)程辦公中你和老板的溝通頻次一定會(huì)減少，尤其是非正式的信息交流。這就需要你使用以下方法來做好“向上管理”：

1）制定清晰的工作目標(biāo)

不要坐在沙發(fā)上等著老板的指令再開工！

在一開始，就要和老板做好充分的溝通，清楚地知道自己在接下來一段時(shí)間要做哪些事情，完成哪些任務(wù)，參與哪些項(xiàng)目，這個(gè)目標(biāo)必須要是SMART（Specific具體，Measurable可衡量，Attainable可達(dá)到，Relevant與大的業(yè)務(wù)目標(biāo)有相關(guān)性，Time-Bound有明確截止日期）。

除此之外，你還要清晰地了解遠(yuǎn)程工作期間老板對(duì)你的工作期望值，比如希望你什么時(shí)候在線工作，是否需要承擔(dān)額外的工作等。

最后，一定要把溝通后達(dá)成的目標(biāo)寫下來并發(fā)給老板確認(rèn)，以備后續(xù)的總結(jié)回顧。

2）保持規(guī)律的總結(jié)匯報(bào)

不能因?yàn)椤翱床坏嚼习濉本陀X得總結(jié)匯報(bào)沒有必要，恰恰相反，遠(yuǎn)程工作中，你要保持和老板更加頻繁的互動(dòng)，建議至少每周能有一次較為正式的工作匯報(bào)，至少包含以下內(nèi)容：

· 你在這段時(shí)間做了什么
· 取得了什么成果
· 碰到了什么困難
· 需要的幫助和支持
· 下一個(gè)階段的計(jì)劃

因?yàn)檫h(yuǎn)程的關(guān)系，老板不能看到你所有的工作內(nèi)容、了解你碰到的困難，這就需要你更積極主動(dòng)地做總結(jié)匯報(bào)。

2

構(gòu)建快捷高效的遠(yuǎn)程協(xié)作模式


1、打破空間限制，讓團(tuán)隊(duì)會(huì)議高效快捷

遠(yuǎn)程協(xié)作的挑戰(zhàn)：遠(yuǎn)程協(xié)作中你不能和小伙伴在同一個(gè)會(huì)議室里面對(duì)面交流，你甚至不知道參會(huì)人是否在一邊開會(huì)一邊刷朋友圈。這個(gè)時(shí)候，你就需要重新思考如何讓會(huì)議更高效，想讓會(huì)議高效進(jìn)行，你需要GET以下技能：

1）制定共同遵守的會(huì)議規(guī)則

· 盡量多開小會(huì)（7人以下的會(huì)議）和短會(huì)（30分鐘以內(nèi)的會(huì)議），少開大會(huì)長會(huì)。

· 開會(huì)前會(huì)議組織者發(fā)出會(huì)議日程，讓每個(gè)與會(huì)人員都了解自己在會(huì)議中的角色和貢獻(xiàn)。

· 開會(huì)后一定要及時(shí)地總結(jié)和跟進(jìn)，尤其是行動(dòng)計(jì)劃。

這是一些遠(yuǎn)程協(xié)作的基本規(guī)則，當(dāng)然你也可以和小伙伴約定更多的規(guī)則，以保證每個(gè)人都能充分和高效的參與，做到彼此尊重對(duì)方的時(shí)間和努力。

2）借助視頻會(huì)議提升參與感和溝通效率

打開攝像頭，讓每個(gè)人能看到其他參會(huì)人的臉，是遠(yuǎn)程協(xié)作中提升凝聚力和參與度的好方法。

3）借助協(xié)作工具來管理會(huì)議進(jìn)程和會(huì)議記錄

會(huì)議當(dāng)中需要大量的內(nèi)容實(shí)時(shí)共享，也需要和參會(huì)人展開豐富的互動(dòng)（文字聊天，文件分享），會(huì)議后也需要使用便捷的工具把行動(dòng)計(jì)劃分配給每個(gè)人并做到自動(dòng)提醒。

2、妙用協(xié)同編輯，讓遠(yuǎn)程協(xié)作安全高效

遠(yuǎn)程協(xié)作的挑戰(zhàn)：團(tuán)隊(duì)共用的文檔在群里編輯無數(shù)版本，低效且不同步。

1）保證數(shù)據(jù)安全

犧牲了數(shù)據(jù)安全的遠(yuǎn)程協(xié)作是萬萬不可取的。在這點(diǎn)上，公司和個(gè)人都要做足功課，評(píng)估最適合自己的工具平臺(tái)和方式方法，不讓重要和敏感的企業(yè)數(shù)據(jù)在互聯(lián)網(wǎng)“裸奔”。

2）積極使用多人協(xié)作

在安全的基礎(chǔ)之上，將文檔上傳到團(tuán)隊(duì)統(tǒng)一管理的云平臺(tái)，展開協(xié)同編輯是一種高效的辦公方式。

3、管理者：保證平臺(tái)良好運(yùn)轉(zhuǎn)并及時(shí)解決出現(xiàn)的問題。

我們不能簡(jiǎn)單的依靠團(tuán)隊(duì)成員的自學(xué)或者自覺自律來進(jìn)行高效的遠(yuǎn)程協(xié)作。如果貴公司剛接觸遠(yuǎn)程辦公，那么作為管理者，你需要在最短的時(shí)間搭建起這樣模式，在這個(gè)過程中，你需要梳理和解答下面的問題：

1）業(yè)務(wù)影響評(píng)估：

· 哪些工作內(nèi)容和業(yè)務(wù)可以通過遠(yuǎn)程協(xié)同來解決？

· 你的業(yè)務(wù)目標(biāo)有多少可以通過遠(yuǎn)程協(xié)同來實(shí)現(xiàn)？

· 對(duì)于無法遠(yuǎn)程協(xié)同來完成的業(yè)務(wù)你的備用方案是什么？


2）工具成熟度評(píng)估：

· 你現(xiàn)在使用的數(shù)字化工具是否可以滿足所有的協(xié)作需求？

· 你和團(tuán)隊(duì)使用的工具是零散的組合還是統(tǒng)一的平臺(tái)？

· 你們使用的工具是否能保證企業(yè)的數(shù)據(jù)和信息安全？

· 你打算如何與IT部門一起解決那些無法滿足的協(xié)作需求？


3）技能成熟度評(píng)估：

· 如果工具的問題已經(jīng)解決，你和你的團(tuán)隊(duì)是否已經(jīng)具備了很好的遠(yuǎn)程協(xié)作技巧，尤其是文檔共享、協(xié)同編輯、遠(yuǎn)程會(huì)議等基本技能？

· 你和你的團(tuán)隊(duì)是否需要接受進(jìn)一步的培訓(xùn)來快速強(qiáng)化遠(yuǎn)程協(xié)作技能？

· 你可以通過哪些渠道快速的獲取相關(guān)的知識(shí)技能并傳遞給團(tuán)隊(duì)？


如果你在做完以上的簡(jiǎn)單評(píng)估后發(fā)現(xiàn)自己以及團(tuán)隊(duì)還有很多不足，那么你就要更快地帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)行動(dòng)起來了。

3

以客戶為中心，用一切方法保持業(yè)務(wù)的連續(xù)和穩(wěn)定


關(guān)懷好員工，你就有了保障業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)；搭建好遠(yuǎn)程協(xié)作的平臺(tái)和工作模式，你就有了披荊斬棘的工具。接下來，你就需要思考應(yīng)該如何帶領(lǐng)團(tuán)隊(duì)以客戶為中心，克服困難，用一切方法保持業(yè)務(wù)的連續(xù)和穩(wěn)定。

道理很簡(jiǎn)單：越是艱難的時(shí)候，越是客戶需要我們的時(shí)候。你需要思考下面這些問題：

· 你的客戶目前正在碰到哪些困難？你是否可以快速幫助到他們？

· 你和你的團(tuán)隊(duì)是否已經(jīng)和其他團(tuán)隊(duì)建立起了快速高效的客戶響應(yīng)機(jī)制？

· 你的資源和團(tuán)隊(duì)是否已經(jīng)準(zhǔn)備好給客戶提供更多的支持和幫助？


最重要的是，你可能會(huì)和我一樣，不會(huì)很快地找到問題的答案，這個(gè)時(shí)候，你就要需要充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的力量，讓每個(gè)人都來獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，然后快速地把想法變成可執(zhí)行的方案，并通過遠(yuǎn)程協(xié)作的方式來落實(shí)。

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