辦公室人員EXCEL常用操作第二部分

方兄 2019-08-26

展開全文

Excel 在網絡優(yōu)化工作中起的作用，是不言而喻的。比如利用Excel制作工參、分析話統(tǒng)指標、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等等。靈活的使用Excel可以極大的提高我們的工作效率，本文將講述常用操作第二部分內容。

一、 Excel 常用操作

9、凍結窗口功能

有時候我們在看數(shù)據(jù)時，希望將某一行數(shù)據(jù)的凍結不動，此時我們會使用凍結窗口功能，快捷鍵：Alt+W+F。具體操作如下：

10、自動換行功能

有時候，一個單元格中的文字太多，在此單元格中不能完全顯示，我們可以使用自動換行，讓其在單元格中完全顯示。首先選擇需要調整的單元格，右擊選擇“設置單元格格式”，選擇“對齊”窗口，選擇“自動換行”，快捷鍵：Ctrl+1，操作如下圖所示：

同樣我們可以再單元格設置窗口中設置數(shù)值的格式，比如小數(shù)點位、百分比、文本等格式。

11、剪切，粘貼命令的鼠標操作

一般情況下，我們都是采用這兩個命令來完成復制和粘貼，但是使用鼠標可以一次完成。具體操作：選擇需要剪切的范圍，移動鼠標到選中范圍的右上角，當出現(xiàn)

時，按住鼠標左鍵拖動到希望粘貼的地方。

12、強制換行功能

有些時候我們需要在一個單元格中輸入較長的文字，此時我們就用到了強制換行功能。選擇Alt+Enter即可進行強制換行，沒必要再去用空格將文本擠到下一行了

13、自動設定合適行高列寬

如果某單元格中文字未完全顯示，鼠標放在該列列標題的右邊界，雙擊

，即可以設置為“最適合的列寬”。如果某單元格分行后未完全顯示，鼠標放在該行行標題的下邊界，雙擊，即可設置為“最適合的行高”。如果所有行及列需要調整，只需全部選定單元格，然后雙擊某列的右邊框及某行的右邊框，即可自動調整好所有單元格的行高及列寬。

14、查找及替換功能

我們經常在工參中查找某些信息，或者將某些值替換為別的值。此時我們會使用使用查找及替換功能，快捷鍵：Ctrl+F，彈出查找及替換窗口，輸入需要查找的值即可。有些時候我們需要將表格中的空格去掉，只需在查找內容中輸入“空格”，替換為“不填”即可把表格中的空格去除掉。如下圖所示：

15、設置數(shù)據(jù)有效性

有些時候我們?yōu)榱舜_保數(shù)據(jù)的正確而設定條件驗證、限制單元格數(shù)據(jù)的輸入。常見的有效性條件有:整數(shù)、小數(shù)、序列、日期、時間、文本長度。以上有效性條件除“序列”之外，其他的都可設定一個區(qū)間值。比如在某單元格中設置工作地區(qū)為“紹興，湖州，嘉興，舟山”，操作步驟：選擇“數(shù)據(jù)”->“有效性”，在設置對話框中選擇“序列”，輸入“紹興，湖州，嘉興，舟山”即可，如下圖所示：

16、排序功能

1) 簡單排序

很多情況下我們?yōu)榱烁拥姆奖愕姆治鰯?shù)據(jù)，經常會對數(shù)據(jù)進行排序，簡單排序只針對數(shù)據(jù)清單中的某一列進行排序，一般情況下我們只需點擊工具欄中的“升序”

、“降序”

進行排序。

同時需要注意的是：如果對選定區(qū)域旁邊有數(shù)據(jù)，會提示是否“擴展選定區(qū)域”，或者只以“當前選定區(qū)域排序”，一般情況下我們選擇“擴展選定區(qū)域”，因為只對選定區(qū)域排序而未改變相鄰單元格的排序，會造成整個數(shù)據(jù)順序變亂。具體區(qū)別如下圖所示：

2) 復雜排序

如果在數(shù)據(jù)清單中首先被選擇的關鍵字段的值是相同的，往往要再按另一字段的值來排序，那么前者稱為主關鍵字，后者稱為此關鍵字，還可以有第三關鍵字，這樣的操作用菜單命令來實現(xiàn)排序操作。如下：

17、合并單元格中的數(shù)據(jù)

許多情況下我們需要合并兩個單元格中的數(shù)據(jù)，比如合并NCC和BCC，這樣我們會用到“&”（和號）運算符，如下所示：

18、數(shù)據(jù)透視表

數(shù)據(jù)透視表是一種自動提取、組織和匯總數(shù)據(jù)的交互表，利用它可以使我們能夠簡介的全面的對數(shù)據(jù)重新組織和統(tǒng)計數(shù)據(jù)。比如有一些重復的數(shù)據(jù)需要篩選出不重復的數(shù)據(jù)并統(tǒng)計各個數(shù)據(jù)出現(xiàn)的次數(shù)，具體操作如下：

首先單擊“數(shù)據(jù)”->“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，如下圖所示：