對(duì)于這一講的主題“精神狀態(tài)影響生產(chǎn)效率”，相信大家都心領(lǐng)神會(huì)：事情越多，人越疲憊不堪，效率自然也就越低。

所以，這一講的學(xué)習(xí)，就是解決這個(gè)問題——讓我們隨時(shí)都能元?dú)鉂M滿，從而提高生產(chǎn)效率。

想要隨時(shí)都能元?dú)鉂M滿，我們需要從兩個(gè)方面著手。第一個(gè)方面是建立條理性；第二個(gè)方面是掌握保持活力的方法。也就是說，這一講的學(xué)習(xí)，將分兩個(gè)方面：一是，學(xué)習(xí)建立條理性；二是，學(xué)習(xí)保持活力的方法。

說到條理性，我們或許有疑惑：條理性與精神狀態(tài)有關(guān)系嗎？甚至我們都可以舉例反駁：在我們的身邊一定有總是把工作臺(tái)搞得亂糟糟，但效率非常高的人。

是的，條理性與生產(chǎn)效率之間并沒有直接的關(guān)聯(lián)，但條理性與精神狀態(tài)的關(guān)系非常大。這是因?yàn)?strong>條理性能減少我們記住事情所需要的腦力，以便我們擁有更多的腦力去處理更多的工作和生活，從而達(dá)到生產(chǎn)上的高效。

那么，怎樣讓生活和工作更具條理性呢？

說到活力，我們或許有質(zhì)疑：一大堆的事情要做，卻想要隨時(shí)保持活力，這完全就是魚和熊掌不可兼得??！

是的，人的精力活力有限，紛繁復(fù)雜的工作往往很快就能將我們的精力活力消耗殆盡。但是，請(qǐng)別忘記了，精力活力既可以“用光”，也可以“充電”。

那么，怎樣給我們的精力活力“充電”呢？

帶著問題，我們一起開始今天的學(xué)習(xí)吧。

建立條理性要分兩步走：

第一步是，建立一個(gè)有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)，這樣就可以花很少的力氣把工作和生活保持得井然有序；

第二步是，定期維護(hù)。因?yàn)榫退阍偻昝赖南到y(tǒng)，也會(huì)有突發(fā)事件打亂它。

我們先來學(xué)習(xí)如何建立一個(gè)有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)。我們需要認(rèn)識(shí)到的是，整齊整潔不等于條理性。整齊整潔是表面現(xiàn)象，而條理性是一個(gè)讓我們找東西和存東西都變得容易的系統(tǒng)?；◣讉€(gè)小時(shí)找一件東西就是沒有條理性的標(biāo)志。

那么，究竟如何建立一個(gè)有秩序、有用、有條理性的系統(tǒng)？

1、生活方面定點(diǎn)定位

在生活方面，想要有條理性，就得給每個(gè)物品“定點(diǎn)定位”，這樣不僅能使環(huán)境井然有序，還有助于我們?nèi)蘸蟛檎曳奖恪?/p>

一般情況下，我們會(huì)按照物品的種類進(jìn)行分門別類。但如果某樣物品沒有明確的種類，該怎么分類？可以根據(jù)這件物品的使用頻率來進(jìn)行歸類：這個(gè)東西不常用，就把它歸類在不常用的類別里；如果這個(gè)東西日后還會(huì)新增，就重新增設(shè)一個(gè)新類別。

2、工作方面設(shè)置類別

在工作方面，我們可以建立項(xiàng)目、任務(wù)和活動(dòng)這三個(gè)類別。

類別不能設(shè)多，原因有二：一是，幾乎所有的工作都可以歸入這三個(gè)類別中，而不能歸入其中的工作不會(huì)超過1%，可以專門建立一個(gè)雜項(xiàng)來收集這類隨機(jī)想法；二是，類別設(shè)多了，不利于定期打理、維護(hù)，容易造成遺忘。

什么是項(xiàng)目，什么是任務(wù)，什么又是活動(dòng)呢？

項(xiàng)目是有共同目標(biāo)的許多個(gè)任務(wù)的集合。項(xiàng)目相對(duì)穩(wěn)定，更新頻率不會(huì)太高。

任務(wù)是具體需要做的事情。任務(wù)分成三個(gè)部分：總體代辦的事項(xiàng)，周待辦事項(xiàng)和日待辦事項(xiàng)。

將項(xiàng)目的內(nèi)容，分解到周待辦事項(xiàng)中，再分解到日待辦事項(xiàng)中。那么，唯一需要檢查校對(duì)的只有日待辦事項(xiàng)。只要日待辦事項(xiàng)正確且按時(shí)完成了，周待辦事項(xiàng)就會(huì)正確且按時(shí)完成，從而完成整個(gè)項(xiàng)目。

不能劃分進(jìn)任何項(xiàng)目的任務(wù)（也就是上文說的隨機(jī)想法、臨時(shí)性任務(wù)），一律歸入總體代辦事項(xiàng)。如果這周需要完成這樣的一個(gè)新任務(wù)，那么就把它列入周待辦事項(xiàng)中；如果需要在某一天完成，就把它歸入到當(dāng)天的待辦事項(xiàng)中。

活動(dòng)是指那些在特定時(shí)間需要干的事。比如，12月10日，是爸爸的生日，可以在日歷上做上標(biāo)注或利用手機(jī)提醒功能。等到12月10日臨近，再把這個(gè)活動(dòng)寫進(jìn)12月10日當(dāng)天的待辦事項(xiàng)中。不要寫進(jìn)周待辦事項(xiàng)中，以免造成周列表上的事情太多弄混淆。需要注意，日待辦事項(xiàng)都是一些孤立的任務(wù)，包含當(dāng)天所有要完成的任務(wù)和活動(dòng)。

當(dāng)我們建立了條理性系統(tǒng)之后，可以通過以下三條小貼士，幫助我們維護(hù)這個(gè)系統(tǒng)。

·隨時(shí)記錄

好記性不如爛筆頭。隨身攜帶便簽本和筆，隨時(shí)記錄我們接收到的信息。回到家或辦公桌前，再把這些信息更新進(jìn)我們的系統(tǒng)中。只有隨時(shí)記錄了，才不會(huì)遺忘或忽視。

隨時(shí)記錄，不僅能有效地緩解記憶壓力，還體現(xiàn)了對(duì)他人的尊重。

需要隨時(shí)記錄的還有通信往來，但不是所有的人都需要做好通信記錄。學(xué)生就不用保存過去幾個(gè)月的通信往來，而從事銷售或客服工作的人則需要這樣做。

通信記錄需要記錄雙方溝通的日期、時(shí)間、地點(diǎn)和內(nèi)容。

需要做好通信記錄的原因是，雙方交談的內(nèi)容可能就是我們需要代辦的事項(xiàng)，是可以納入我們的系統(tǒng)中。

·將承諾過的事情納入待辦事項(xiàng)中

60%保證做但沒有做到的事情，不是因?yàn)樽霾坏?，而是因?yàn)橥浟?。雖然這不是我們的本意，但卻會(huì)給別人留下不守信用的糟糕印象。

要做到靠譜，需要做到這兩點(diǎn)：

一點(diǎn)是，仍舊是隨時(shí)記錄，然后把記錄歸入項(xiàng)目、任務(wù)或活動(dòng)的類別中；

另一點(diǎn)是，模糊不清的條目也要納入我們的周或日待辦事項(xiàng)中。比如，答應(yīng)給別人發(fā)一份報(bào)告，但沒有說明具體的發(fā)送時(shí)間，那么我們就應(yīng)該把它納入周/日待辦事項(xiàng)中，設(shè)定一個(gè)完成它的時(shí)間，在設(shè)定的這個(gè)時(shí)間內(nèi)完成它。

·必須清理不用的文件

雖然現(xiàn)在的電腦硬盤容量大，但并不代表可以肆意地存放東西。相反的，我們不僅要時(shí)常檢查，分門別類地存儲(chǔ)，還應(yīng)該及時(shí)清除不用的文件，不然文件夾將會(huì)不受控制地增多。

·晨禮讓我們起床不困難

在早晨增加一些儀式感的事情，可以有效地激發(fā)起床的動(dòng)力。比如，可以每天醒來后進(jìn)行一些運(yùn)動(dòng)，如俯臥撐、跑步或去健身房等。我們可以每天在同一時(shí)間段重復(fù)同樣的事情。當(dāng)我們適應(yīng)了它，它自然也就取代了賴床的習(xí)慣。這么做的目的是為了起床不困難，而并非讓我們?cè)缙?。?shí)際上，并不是所有的人都適合早起。

·運(yùn)動(dòng)讓我們精力充沛

精力不濟(jì)的時(shí)候，需要兩小時(shí)完成的工作，在精力充沛的時(shí)候，僅需要30分鐘就可以完成了——精力無疑是提高效率的基石。

運(yùn)動(dòng)是可以增加人的精力。但是，許多人一旦忙碌起來，首先放棄的就是運(yùn)動(dòng)。

增加運(yùn)動(dòng)的一個(gè)很簡(jiǎn)單的方法是晨跑——把跑步當(dāng)作晨禮。我們只需要早起20分鐘就可以了，不會(huì)用到上班的時(shí)間，而得到的卻是可以維持上班一整天的精力。

如果跑步已經(jīng)是晨禮，那不妨迭代這項(xiàng)晨禮——增加無氧訓(xùn)練項(xiàng)目。因?yàn)橛醒踹\(yùn)動(dòng)和無氧運(yùn)動(dòng)結(jié)合起來，會(huì)讓我們一天的精力愈發(fā)充沛。

·按周期工作讓我們勞逸結(jié)合

有限的是精力，而不是時(shí)間，精力會(huì)耗盡。當(dāng)我們精疲力盡的時(shí)候，拖延就成了身體的防衛(wèi)。所以，當(dāng)我們內(nèi)部能量耗盡的時(shí)候，記得要充電——休息。

但是，并不是說想休息就休息，累了就休息。而是應(yīng)該根據(jù)日工作表和周工作表決定，什么時(shí)候該工作，什么時(shí)候該休息。換句話說，我們應(yīng)該按周期工作。

按周期工作就是把工作限定在一個(gè)范圍內(nèi)。在這個(gè)范圍內(nèi)，專注工作，待工作完成后才休息。比如，每天完成日待辦事項(xiàng)后就停止工作；每周至少休息一天。

按周期工作的好處是，把工作看作短跑，而不是馬拉松，可以讓你保持旺盛的精力投入到工作中。

按周期工作要求我們把一些沒有明確時(shí)間點(diǎn)的事情，設(shè)置一個(gè)明確的停止點(diǎn)。比如，寫博客、開會(huì)、學(xué)一門新技能等，如果沒有明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，就會(huì)滋生拖延、過度疲憊、馬馬虎虎這些惡果。

·血糖值低的食物維持我們一天的體能

血糖值高，意味著我們吃的食物很快就會(huì)轉(zhuǎn)化為體能。如果參加短跑，那這將有利于我們。但如果想維持工作8小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間的精力，那顯然不可能。

想維持工作8小時(shí)甚至更長(zhǎng)時(shí)間的精力，應(yīng)該去吃血糖值低的食物，比如全麥?zhǔn)澄?，它們釋放熱量的速度比較慢，因而保持精力的時(shí)間也就更長(zhǎng)。一天多餐，每餐少吃點(diǎn)，也能有效地保證一天身體所需的體能。

·水是我們能量的來源

雖然血糖值可以轉(zhuǎn)化為體能，但終會(huì)在我們的體內(nèi)耗盡。所以，在每餐之間，我們需要通過水來維持體能。即便不渴也會(huì)因?yàn)槿彼鴮?dǎo)致疲憊。所有的飲料都不能代替水。

·讓時(shí)間頭重腳輕

頭重腳輕的日程安排是把最繁重、最難辦、最花時(shí)間的事情優(yōu)先處理，而把最輕松、最容易做的事情放在最后處理。最難的事情已經(jīng)處理妥當(dāng)，即便累了，也有信心能憑借以往的經(jīng)驗(yàn)直覺處理其他小事情。

頭輕腳重的日程安排則是相反。這樣的日程安排很糟糕：一是，引發(fā)我們拖延最繁重、最難辦、最花時(shí)間的工作；二是，還沒做最重要的事情，我們就已經(jīng)被那些看似輕松和容易的事物耗光了能量。

因此，我們應(yīng)該頭重腳輕地安排日程工作：把一天中最重要的工作，放在晨禮之后；如果按照周工作計(jì)劃來安排工作，則可以把最重要的工作放在休息日的次日。

·平衡體力提高生產(chǎn)效率

我們一下子做100個(gè)俯臥撐，胸肌和胳膊就會(huì)非常累。接下來，我們就沒有力氣做需要用到胸部和胳膊力量的項(xiàng)目了。但是，我們可以做腿部力量的運(yùn)動(dòng)。

這是告訴我們，如果做某項(xiàng)工作感覺到吃力時(shí)，可以“切換”到使用另一些“肌肉”的工作來做。

每一項(xiàng)工作都以不同的方式消耗我們的體力，學(xué)會(huì)平衡體力，才能提高生產(chǎn)效率。

·不要多任務(wù)并行

如果多任務(wù)并行，則會(huì)帶來嚴(yán)重的效率問題——注意力切換是需要時(shí)間的，而一部分信息也會(huì)流失在切換的過程中。此外，如果我們的專注力不夠的話，得到的信息也并不會(huì)存入記憶。與此同時(shí)，這樣的切換會(huì)消耗大量的能量。

如果我們的職位需要協(xié)調(diào)和處理各方關(guān)系和事務(wù)，那么給自己留一定的“獨(dú)處”時(shí)間就非常有必要。

·再堅(jiān)持15分鐘后就好

健身時(shí)，如果20磅的啞鈴令我們舉得手哆嗦腿打顫想要放棄，那么20磅就是我們的“阻力值”。我們只有堅(jiān)持舉起20磅，才會(huì)突破“關(guān)口”，從而舉起更大的重量。

下次如果我們想要放棄工作時(shí)，請(qǐng)?jiān)賵?jiān)持15分鐘，挺過“關(guān)口”，不僅能鍛煉到“肌肉”，還會(huì)“越練越有勁”——幫我們對(duì)抗消沉、恢復(fù)精神。

搞清楚我們能持續(xù)工作的時(shí)間，下次制定時(shí)間計(jì)劃時(shí)，堅(jiān)持多做15分鐘。

但是，堅(jiān)持了15分鐘之后，要停下來休息一下。我們可以做另外一件事，或者只是暫時(shí)停止工作。休息可以讓我們恢復(fù)精力，休息也可以讓我們?cè)谥厥肮ぷ鲿r(shí)有新的思路和角度。

·保持敏銳的方法

方法一：飲食和運(yùn)動(dòng)。上文已經(jīng)說過，飲食和運(yùn)動(dòng)是維持體能的重要因素；

方法二：心理健康。雖然飲食和運(yùn)動(dòng)可以維持身體的體能，但是如果大腦運(yùn)行緩慢，反應(yīng)遲鈍，對(duì)工作和生活提不起興趣，那么我們?nèi)詴?huì)有挫敗感。拋棄那些不能帶來新信息新想法的報(bào)紙、網(wǎng)站、微信和人，閱讀各種各樣的書籍和觀看能帶來新想法的內(nèi)容，可以激發(fā)我們的心理活力。

方法三：腦力訓(xùn)練。最簡(jiǎn)單的腦力訓(xùn)練就是各種形式的學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)一門外語、新技能或者新的運(yùn)動(dòng)方式，都可以有效地激發(fā)我們的大腦保持活力。但是，工作不是學(xué)習(xí)。

·目標(biāo)才是保持活力的源泉

長(zhǎng)年累月的保持動(dòng)力是一件非常困難的事情。情緒低落的時(shí)候，不論我們做了多少晨禮、補(bǔ)充了多少血糖值、喝了多少水都是無用的。這時(shí)，唯有回顧我們的目標(biāo)，才能抵抗消沉。

通過這一講的學(xué)習(xí)，我們掌握到了一個(gè)以前想學(xué)但始終不得法的狠招：在繁忙的事務(wù)中，也能時(shí)刻保持活力滿滿。

這需要我們建立條理性的系統(tǒng)，并定期維護(hù)；還需要我們掌握一些保持活力的小方法。

花幾個(gè)小時(shí)找一件東西是沒有條理性的標(biāo)志。建立條理性的系統(tǒng)，就可以花很少的力氣把工作和生活保持得井然有序，從而解放我們的腦力，以便我們擁有更多的腦力去處理更多的工作和生活，進(jìn)而達(dá)到生產(chǎn)上的高效。

建立條理性系統(tǒng)，在生活方面需要我們給每個(gè)物品“定點(diǎn)定位”；在工作方面，需要我們?cè)O(shè)置類別。就算再完美的系統(tǒng)，也會(huì)有突發(fā)事件打亂它，所以需要我們定期維護(hù)。

如果說條理性系統(tǒng)是給我們的腦力減壓，那么運(yùn)動(dòng)、按周期工作、血糖值低的食物、水，則能讓我們保持一天工作所需要的精力，而讓時(shí)間頭重腳輕、不要多任務(wù)并行、堅(jiān)持15分鐘后休息等，則能讓我們維持活力。

好了，第2講的學(xué)習(xí)到此結(jié)束，相信我們每個(gè)人都已經(jīng)滿載著活力了。

第3講，我們?cè)僖姟?/p>

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