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如何集中時(shí)間、提高效率？ 來(lái)自插座學(xué)院 00:00 03:44 點(diǎn)擊上方△綠標(biāo)即可收聽(tīng)音頻 課程策劃：蔡不蔡
審閱：赫海娜 參考來(lái)源：《卓有成效的管理者》 職級(jí)越高、工作越忙、效率卻越低。面對(duì)這種情況，管理者該怎么辦？這節(jié)課，管理學(xué)家彼得·德魯克和你分享，管理者統(tǒng)一安排時(shí)間、提高效率的4條思路：1 接受“自由時(shí)間不多”的事實(shí) 彼得你知道嗎，我至少可以控制自己一半的時(shí)間，而且我認(rèn)為該花時(shí)間的地方，我就能按自己的意愿做。每次聽(tīng)到這些話(huà)，德魯克都堅(jiān)信，自己有足夠的理由來(lái)懷疑，對(duì)時(shí)間耗用的真實(shí)情況，這位管理者，可能根本不清楚。事實(shí)上，髙管能自由支配的時(shí)間，大概是1/4。只有1/4的時(shí)間能用在重大的、真正有貢獻(xiàn)的、應(yīng)該做的事上。這一條適用于絕大部分組織，幾乎沒(méi)有例外。因?yàn)楣芾碚哂性S多身不由己的時(shí)候，比如，接待“順道來(lái)訪(fǎng)”的重要客戶(hù)，批閱“走形式的”公文等。即便是一位非常自律的管理者，也經(jīng)常得花一半的工作時(shí)間，來(lái)處理許多不那么重要、也不一定有意義的事。一位管理者的職位越高，他不能自行支配的時(shí)間，一定越多；組織的規(guī)模越大，管理者用于維系組織運(yùn)行的時(shí)間，而不是發(fā)揮組織功能和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的時(shí)間，也一定越多。那么，管理者想提高時(shí)間使用效率，就要在接受這一點(diǎn)的基礎(chǔ)上，考慮如何使用。2 集中整塊時(shí)間處理重要工作 時(shí)間如果能集中，即使只有一個(gè)工作日的1/4，也足夠辦理幾件大事；時(shí)間分割成許多段，等于沒(méi)有時(shí)間，零零碎碎的時(shí)間加起來(lái)，就算總數(shù)有3/4個(gè)工作日，也是毫無(wú)用處。所以，想做好時(shí)間管理，就要將零碎時(shí)間集中起來(lái)，處理重要事務(wù)。第一種，用連續(xù)幾個(gè)半天，處理重要工作。許多企業(yè)高管，會(huì)將例行工作，安排在一星期內(nèi)的某兩天中辦理，而將其他工作日的的整個(gè)半天保留下來(lái)，用于處理真正重大的事務(wù)。迪倫是一家銀行的總裁，他把召開(kāi)業(yè)務(wù)會(huì)議、約請(qǐng)高級(jí)職員、討論和接待重要客戶(hù)之類(lèi)的工作，都安排在星期一和星期五。在星期二、三、四的下午，迪倫不安排固定的工作，用這些時(shí)間來(lái)處理緊急事件，比如，研究突發(fā)的人事問(wèn)題，約見(jiàn)回國(guó)的國(guó)外分行經(jīng)理，前往外地出差之類(lèi)。而在這三天的上午，迪倫會(huì)事先排定工作內(nèi)容，專(zhuān)門(mén)處理重要事項(xiàng)，并以90分鐘為一個(gè)工作單元。有些企業(yè)高層人員、許多雜志主編和主持研究的科學(xué)家，在一星期內(nèi)，會(huì)選擇一天在家工作；還有一些，會(huì)選擇每天定期在家辦公。奧那多是一位卓有成效的管理者，他每天上午上班前，會(huì)花90分鐘時(shí)間留在家里，不受任何外界干擾，專(zhuān)門(mén)從事研究工作。如果要準(zhǔn)時(shí)上班，那么早上在家里，奧那多就會(huì)早早開(kāi)始工作，這看起來(lái)有些辛苦。但奧那多覺(jué)得，這種做法，比每天下班后把重要事務(wù)帶回家、晚飯后再花幾小時(shí)處理，要好得多，他說(shuō)：一方面，下班后把工作帶回家，不免過(guò)度勞累，對(duì)中年以上的管理者來(lái)說(shuō)，最好是早睡早起；另一方面，現(xiàn)在喜歡把工作帶回家來(lái)“開(kāi)夜車(chē)”的管理者，似乎越來(lái)越多，這往往會(huì)造成一種不好的傾向：反正晚上可以加班，白天的工作時(shí)間、沒(méi)必要抓那么緊。▲ 長(zhǎng)按掃碼，立即學(xué)習(xí) 3 集中時(shí)間不是為了處理瑣事 集中時(shí)間時(shí)，“方法”倒在其次，重要的是時(shí)間的“用法”。一個(gè)常見(jiàn)的情況是：許多管理者，會(huì)把次要的工作集中起來(lái)處理。但德魯克相信，這種做法，對(duì)工作沒(méi)有什么幫助。因?yàn)闊o(wú)論在心理上、還是時(shí)間上，這都體現(xiàn)出：管理者仍然放不下那些價(jià)值少、貢獻(xiàn)少、但看起來(lái)又不得不做的事情。這樣一來(lái)，重要的事情還是沒(méi)時(shí)間做，管理者又會(huì)產(chǎn)生新的時(shí)間壓力。這樣反反復(fù)復(fù)幾次，幾天或幾星期后，他原先已經(jīng)“集中”的自由時(shí)間，會(huì)被那些所謂“新的問(wèn)題、緊急事件、麻煩”，瓜分得無(wú)影無(wú)蹤。首先，記錄時(shí)間的實(shí)際使用情況，準(zhǔn)確評(píng)估自己究竟有多少“自由時(shí)間”，也就是用來(lái)處理重要事務(wù)的時(shí)間；然后，保留出相當(dāng)分量的、連續(xù)性的整塊時(shí)間，用它們來(lái)處理重要事務(wù)。包括上下級(jí)有效溝通、與上下級(jí)建立關(guān)系、了解上級(jí)期望、對(duì)工作成果有幫助的外部交流、重要的人事決策等。需要注意的是，一旦發(fā)現(xiàn)還有別的事情在“蠶食”保留出的時(shí)間，管理者需要馬上仔細(xì)分析時(shí)間記錄情況，再將其中比較次要的工作，重新過(guò)濾一次。4 持續(xù)優(yōu)化時(shí)間管理 卓有成效的管理者都懂得，對(duì)時(shí)間的控制與管理，不能一勞永逸。具體來(lái)說(shuō)，管理者需要做2件事：第一，必須持續(xù)不斷地做時(shí)間記錄，并且定期對(duì)這些記錄進(jìn)行分析。時(shí)間是最稀有的資源，如果不將時(shí)間管理好，要想管理好其他事情，就只是空談。分析自己的時(shí)間，也是系統(tǒng)分析自己工作、鑒別工作重要性的一種方法。第二，根據(jù)自己可以支配的時(shí)間，給一些重要的活動(dòng)，定下必須完成的期限。托馬斯是一位公司主管，他身邊經(jīng)常帶著2張“完成期限表”：一張羅列出緊急事件，一張羅列出自己不感興趣、但卻非做不可的重要事務(wù)。一旦發(fā)現(xiàn)自己的完成時(shí)間、遲于預(yù)定期限時(shí)，托馬斯就用夸張的語(yǔ)氣提醒自己：哇，托馬斯，你在干嘛呢，你可以支配的時(shí)間，偷偷“溜走”了，小心啊。用這種方式，持續(xù)了一段時(shí)間后，托馬斯發(fā)現(xiàn)，自己在重要事務(wù)上投入的時(shí)間越來(lái)越多、成效也越來(lái)越顯著。總之，要想有效，就必須把整塊時(shí)間，花在真正有價(jià)值的事情上。以上，就是德魯克提出的，管理者統(tǒng)一安排時(shí)間、提高工作效率的4條思路：1、接受“自由時(shí)間不多”的事實(shí)；4、持續(xù)優(yōu)化時(shí)間管理。 限 時(shí) 免 費(fèi) 聽(tīng)
據(jù)說(shuō)每個(gè)點(diǎn)“在看”的人，都加了薪
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