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項目管理中溝通極其重要，溝通是保持項目順利的潤滑劑，是項目管理成敗的關(guān)鍵，項目管理的成功，依賴于良好的溝通，項目管理的失敗，往往是溝通的失敗。很多項目經(jīng)理清晰了解溝通管理的重要性，也努力做了溝通管理工作，卻依然效果不佳或存在溝通不到位情況。本文總結(jié)了溝通管理方面常見的五種陷阱及其應(yīng)對方案，分享給大家。  統(tǒng)一性陷阱 問題現(xiàn)象 前期缺乏整體考慮，到了集成聯(lián)調(diào)時，才發(fā)現(xiàn)雙方對于相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、接口等定義不同，實施過程中出現(xiàn)各種問題，嚴(yán)重影響項目進(jìn)度。 解決方案 1）統(tǒng)一項目管理規(guī)范：項目組要統(tǒng)一規(guī)定項目管理規(guī)范，尤其項目團(tuán)隊成員歸屬于不同體系時顯得特別重要。溝通管理規(guī)范部分，至少應(yīng)該包含溝通計劃、溝通策略、績效報告等。 2）統(tǒng)一術(shù)語定義標(biāo)準(zhǔn)：為了避免溝通中術(shù)語理解不同而造成誤解，需要統(tǒng)一規(guī)定開發(fā)、測試等輸入輸出標(biāo)準(zhǔn)以及所使用環(huán)境定義，統(tǒng)一規(guī)定合同、需求、接口、設(shè)計等文檔書寫格式與用語。 有效性陷阱 問題現(xiàn)象 溝通時脫離主題或者關(guān)鍵方無任何反饋，導(dǎo)致問題無法達(dá)成共識解決。 解決方案 1）明確溝通目標(biāo)：為了使問題得到更好的解決，要有明確的溝通目標(biāo)，清晰的表達(dá)意見，聚焦目標(biāo)討論。 2）確保雙方信息理解一致：溝通是雙向的，無反饋并不代表已理解或同意，確保對方理解意見并且給予反饋，同時要能夠接受不同的意見，最終達(dá)成一致使問題得到解決。 3）避免重復(fù)溝通：已經(jīng)溝通確認(rèn)的結(jié)論或事項，簡單明了形成總結(jié)，與各方確認(rèn)后公示，避免出現(xiàn)反復(fù)溝通的情況。 依據(jù)性陷阱 問題現(xiàn)象 溝通過程中使用的參考資料失真或存在謬誤，導(dǎo)致溝通決策出現(xiàn)偏差；或者溝通結(jié)論未恰當(dāng)記錄，導(dǎo)致后續(xù)工作輸入缺失，影響項目進(jìn)度。 解決方案 1）保證溝通管理輸入有據(jù)：資源管理計劃、相關(guān)方參與計劃、工作績效報告、項目相關(guān)文件等需要溝通開展的工作要有據(jù)可查，以便相關(guān)活動實施具備合理性。 2）準(zhǔn)確記錄溝通輸出信息：項目溝通過程與結(jié)論信息的記錄必不可少，如可交付成果的狀態(tài)、進(jìn)度進(jìn)展、成本控制等信息將為處理項目實施過程中風(fēng)險問題、變更等提供重要依據(jù)。 必要性陷阱 問題現(xiàn)象 只需少數(shù)相關(guān)方即可溝通確認(rèn)的事項卻組織會議邀請較多成員共同討論決策，簡單的信息通報卻需要按照繁雜的文檔模板進(jìn)行發(fā)布，大大降低工作效率。 解決方案 1）把控溝通時機(jī)與頻率：充分考慮項目里程碑節(jié)點(diǎn)、出現(xiàn)風(fēng)險問題、統(tǒng)一目標(biāo)或認(rèn)識等必須開展溝通交流的條件，確保溝通遵循必要原則。 2）細(xì)化溝通管理計劃：在團(tuán)隊范圍內(nèi)明確不同溝通需求對應(yīng)的溝通類型、溝通方式、溝通輸出等。如下圖： 及時性陷阱 問題現(xiàn)象 風(fēng)險問題出現(xiàn)時，項目組成員信息通報或接收響應(yīng)不及時，導(dǎo)致問題處理滯后，影響整體項目進(jìn)度。 解決方案 1）及時同步信息：為了保障項目相關(guān)方之間的有效信息流動，明確溝通方法、溝通途徑與時限，確保項目信息能夠及時恰當(dāng)?shù)厥占?、發(fā)布、處理等。 2）暢通溝通渠道：隨著項目團(tuán)隊成員數(shù)量的增加，溝通渠道數(shù)以及復(fù)雜性也隨之增加，為了保證團(tuán)隊成員之間溝通渠道暢通，需制定組織架構(gòu)，明確工作責(zé)任，建立溝通反饋機(jī)制。 |
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