我認(rèn)為這個(gè)事情要看公司員工的認(rèn)知層次，正規(guī)的企業(yè)一般是要求員工做日計(jì)劃日總結(jié)、周計(jì)劃周總結(jié)、月計(jì)劃月總結(jié)和年計(jì)劃年總結(jié)的。這些工作屬于常規(guī)的標(biāo)準(zhǔn)化動(dòng)作，屬于職業(yè)經(jīng)理人的時(shí)間管理技能的范疇。

時(shí)間管理有三個(gè)法則，三個(gè)工具，在這里給大家介紹一下。

時(shí)間管理的法則：

1、二八法則

一個(gè)人的時(shí)間和精力都是非常有限的，要想真正“做好每一件事情”幾乎是不可能的，要學(xué)會(huì)合理地分配時(shí)間和精力。要想面面俱到還不如重點(diǎn)突破。把80%的資源花在能出關(guān)鍵效益的20%的方面，這20%的方面又能帶動(dòng)其余80%的發(fā)展。

重新審視工作時(shí)間表，分出事情的輕重緩急，要毫不留情的拋棄低價(jià)值的活動(dòng)；永遠(yuǎn)先做最重要的事情。

核心理念：人類社會(huì)20%的資源，與80%的資源活動(dòng)有關(guān)。

應(yīng)用要決：要事第一，重要產(chǎn)品第一，關(guān)鍵人物第一，核心環(huán)節(jié)第一。

2、第二象限法則

第二象限法則是時(shí)間管理理論的一個(gè)重要觀念，是應(yīng)有重點(diǎn)地把主要的精力和時(shí)間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患于未然。在人們的日常工作中，很多時(shí)候往往有機(jī)會(huì)去很好地計(jì)劃和完成一件事。但常常卻又沒(méi)有及時(shí)地去做，隨著時(shí)間的推移，造成工作質(zhì)量的下降。因此，應(yīng)把主要的精力有重點(diǎn)地放在重要但不緊急這個(gè)“象限”的事務(wù)上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務(wù)處理上，需要很好地安排時(shí)間。一個(gè)好的方法是建立預(yù)約。建立了預(yù)約，自己的時(shí)間才不會(huì)被別人所占據(jù)，從而有效地開(kāi)展工作。

3、ABC法則

A B C 時(shí)間管理法是美國(guó)管理學(xué)家Lake in 提出的一種管理方式，他把工作分為 A、B、C三個(gè)等級(jí)，A 級(jí)為最重要、必須完成的工作，B 級(jí)為較重要應(yīng)該完成的工作，C 級(jí)為較不重要即可以暫時(shí)擱置的工作。

ABC時(shí)間管理的步驟如下：

（1）列出目標(biāo)：每日工作前列出“日工作清單”。

（2）目標(biāo)分類：對(duì)“日工作清單”分類。

（3）排列順序：根據(jù)工作的重要性、緊急程度確定ABC順序。

（4）分配時(shí)間：按ABC級(jí)別順序定出工作日程表及時(shí)間分配情況。

（5）實(shí)施：集中精力完成A類工作，效果滿意，再轉(zhuǎn)向8類工作。對(duì)于C類工作，在時(shí)間精力充沛的情況下，可自己完成，但應(yīng)大膽減少C類工作，盡可能委派他人執(zhí)行，以節(jié)省時(shí)間。

（6）記錄：每一事件消耗的時(shí)間。

（7）總結(jié)：工作結(jié)束時(shí)評(píng)價(jià)時(shí)間應(yīng)用情況，以不斷提高自已有效利用時(shí)間的技能。

時(shí)間管理的三個(gè)工具：

1、日計(jì)劃

每天都要做日計(jì)劃。下班前抽出15-30分鐘的時(shí)間，把今天的工作要想總結(jié)一下，同時(shí)根據(jù)周計(jì)劃、月計(jì)劃把第二天的工作計(jì)劃設(shè)計(jì)出來(lái)，并且按照重要程度排序。

第二天早上按照日計(jì)劃開(kāi)始工作，先做重要的，再做次重要的。同時(shí)要留出彈性時(shí)間，如果是經(jīng)理人，至少要留出40%的時(shí)間來(lái)應(yīng)付突發(fā)事件。

堅(jiān)持！堅(jiān)持！堅(jiān)持！

2、會(huì)議管理

會(huì)議管理可以參照三星：

九個(gè)凡是：

一、凡是會(huì)議，必有準(zhǔn)備：

在三星，永遠(yuǎn)不開(kāi)沒(méi)有準(zhǔn)備的會(huì)議，在三星重大的會(huì)議都有事先檢查制度，沒(méi)有準(zhǔn)備好的會(huì)議必須取消。在會(huì)議前，必須把會(huì)議材料提前發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員要提前看材料并做好準(zhǔn)備，不能進(jìn)了會(huì)議室才開(kāi)始思考。

二、凡是會(huì)議，必有主題：

在三星，開(kāi)會(huì)必須要有明確的會(huì)議目的；在會(huì)議準(zhǔn)備的PPT前3頁(yè)P(yáng)PT，必須顯示會(huì)議主題。會(huì)議的主題，要事先通知與會(huì)人員。

三、凡是會(huì)議，必有紀(jì)律：

在三星，開(kāi)會(huì)設(shè)一名紀(jì)律檢查官（一般由主持人擔(dān)任），在會(huì)議前先宣布會(huì)議紀(jì)律，對(duì)于遲到要處罰，對(duì)于會(huì)議上不按流程進(jìn)行要提醒，對(duì)于發(fā)言帶情緒要提醒，對(duì)于開(kāi)小會(huì)私下討論的行為要提醒和處罰，對(duì)于在會(huì)上發(fā)惡劣脾氣和攻擊他人行為進(jìn)行處罰。

四、凡是會(huì)議，會(huì)前必有議程：

要在會(huì)議之前明確清楚會(huì)議的議程，會(huì)議運(yùn)營(yíng)人員并要在會(huì)前將議程書(shū)面發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、時(shí)間、內(nèi)容，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料和安排好相關(guān)工作。每一項(xiàng)討論必須控制時(shí)間，不能泛泛而談，海闊天空。

五、凡是會(huì)議，必有結(jié)果

開(kāi)會(huì)的目的就是解決問(wèn)題，會(huì)議如果沒(méi)有達(dá)成結(jié)果，將是對(duì)大家時(shí)間的浪費(fèi)；所以，每個(gè)人都要積極地參與到會(huì)議議程中來(lái)，會(huì)議監(jiān)督官有權(quán)利打斷那些偏離會(huì)議主題的冗長(zhǎng)的發(fā)言，會(huì)議時(shí)間最好控制在1.5-2小時(shí)以內(nèi)，太長(zhǎng)的時(shí)間會(huì)超過(guò)人的疲勞限度。會(huì)議主持人要設(shè)置時(shí)間提醒，現(xiàn)在還有60分鐘，還有30分鐘，還有10分鐘等。會(huì)議的決議要形成記錄，并當(dāng)場(chǎng)宣讀出來(lái)確認(rèn)。沒(méi)有確認(rèn)的結(jié)論，可以另外再討論，達(dá)成決議并確認(rèn)的結(jié)論，馬上進(jìn)入執(zhí)行程序。

六、凡是開(kāi)會(huì)，必有訓(xùn)練

三星把培訓(xùn)是看成節(jié)約時(shí)間成本的投資，讓員工快速成長(zhǎng)。培養(yǎng)員工，讓員工減少犯錯(cuò)，提示技能，本質(zhì)是提高了時(shí)間價(jià)值。

三星有專門針對(duì)如何開(kāi)會(huì)的培訓(xùn)，對(duì)每個(gè)層級(jí)的員工都有足夠的“會(huì)議訓(xùn)練”：如何開(kāi)會(huì)，如何主持，如何記錄，如何追蹤，如何對(duì)待分歧，如何會(huì)場(chǎng)匯報(bào)等的。這些必要的訓(xùn)練，會(huì)讓公司的會(huì)議變得高效。

七、凡是開(kāi)會(huì)，必須守時(shí)

設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束：準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束實(shí)際上就是尊重別人的時(shí)間；開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題；如一個(gè)議題一定要有結(jié)論的話要事先通知與會(huì)人員，使他們有思想準(zhǔn)備。

八、凡是開(kāi)會(huì)，必有記錄：

一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會(huì)議記錄，每次會(huì)議要形成決議，會(huì)議的各項(xiàng)決議一定要有具體執(zhí)行人員及完成期限，如此項(xiàng)決議的完成需要多方資源，一定要在決議記錄中明確說(shuō)明，避免會(huì)后互相推諉，影響決議的完成，這點(diǎn)特別重要；企業(yè)的各級(jí)管理人員經(jīng)常會(huì)犯的一個(gè)毛病，就是由于會(huì)議沒(méi)有形成決議，導(dǎo)致會(huì)議的作用沒(méi)有體現(xiàn)出來(lái)，更會(huì)讓一些管理人員誤認(rèn)為開(kāi)會(huì)沒(méi)有意義，直接影響其不想主持開(kāi)會(huì)或者參與開(kāi)會(huì)。

九、凡是散會(huì)，必有事后追蹤

記住“散會(huì)不追蹤，開(kāi)會(huì)一場(chǎng)空”。加強(qiáng)稽核檢查：要建立會(huì)議事后追蹤程序，會(huì)議每項(xiàng)決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時(shí)發(fā)現(xiàn)、適時(shí)調(diào)整，確保各項(xiàng)會(huì)議決議都能完成。很多企業(yè)管理人員都沒(méi)有這樣的意識(shí)和習(xí)慣，企業(yè)的高層也缺乏這樣的要求。

三個(gè)簡(jiǎn)單卻很有意義的公式：

①開(kāi)會(huì)+不落實(shí)=零；

②布置工作+不檢查=零；

③抓住不落實(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

3、會(huì)見(jiàn)管理

會(huì)見(jiàn)管理中不管是主動(dòng)拜訪還是接見(jiàn)客人，一定要提前的預(yù)約機(jī)制。這樣可以把會(huì)見(jiàn)雙方的時(shí)間高效利用起來(lái)。

比如提前預(yù)約，告知對(duì)方大約什么時(shí)間見(jiàn)面、談?wù)撌裁词虑?，大約需要多長(zhǎng)時(shí)間等等。

1.點(diǎn)擊【關(guān)注】，每天免費(fèi)獲取人力資源和職場(chǎng)管理知識(shí)；

2.作者：鄧玉金，資深HRD，實(shí)戰(zhàn)培訓(xùn)師，人力資源暢銷書(shū)作者，轉(zhuǎn)載請(qǐng)注明出處。