一、采購流程說明（職責與責任）

（一）銷售部

1、銷售部經理或銷售員提出產品銷售需求和要求，由客戶服務中心匯總和填報銷售需求計劃，報總經理批準后交生產部執(zhí)行。

2、新產品的銷售需求由銷售部經理配合開發(fā)部，共同協(xié)商后提出新產品需求計劃，由客戶服務中心填報計劃，銷售部經理審核，總經理簽批后交生產部執(zhí)行。

3、對新產品的包裝性能（如承重、抗壓、成型、印刷等提出要求，交開發(fā)部匯總后轉采購部、質量部進行樣品提供與確定。

4、參與新產品、促銷物品或更改包裝首次到貨后的檢查與驗收。

5、促銷物品由銷售部經理或銷售員需求，由客戶服務中心匯總填報需求計劃，銷售部經理審核，總經理簽批后交采購部執(zhí)行。

6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質量確認及退庫手續(xù)。

（二）開發(fā)部

1、按新產品開發(fā)與設計需要書面提出物料要求或設備設施需求，與銷售部協(xié)商銷售需求計劃。

2、配合采購部、質量部共同對提供的物料樣品進行驗收與確認。

3、向采購部（含已確定印制對象的供應商）、質量部提供按銷售部需求撰寫和定稿的文字資料復印件，并核查供應商報送樣品的文字內容，簽定樣稿。

4、新供應商物料樣品確認，以及物料尋求替代品和可做讓步接收時參與商定與確認。

4、參與新產品、促銷資料或更改物料首次采購到貨后的檢查與驗收。

5、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。

6、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質量確認及退庫手續(xù)。

（三）生產部

1、按銷售計劃進行生產計劃編制，制定物料需求計劃，交物料部進行庫存核實，按生產需求緊急程度進行調整后提出明確的到貨時間，再交采購部進行執(zhí)行。

2、根據銷售需求，檢查生產設備及設施狀況，制定設備設施及零配件需求計劃，交物料部進行庫存核實，按檢修緊急程度進行調整后提出明確的到貨時間，再交采購部進行執(zhí)行。

3、對于大宗物資、貴重物資、設備設施及零配件等超出部門審批額度的必須報總經理進行審批后再執(zhí)行后期程序。

4、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。

5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質量確認及退庫手續(xù)。

（四）使用部門

1、按部門工作需求進行采購需求編制，制定辦公設備及用品需求計劃，交物料部進行庫存核實，按辦公需求緊急程度進行調整后提出明確的到貨時間，報行政部審核、總經理批準后再交采購部進行執(zhí)行。

2、配合采購部對本部門請購的物資進行樣品確認，以及到貨檢查和驗收，并簽字確認。

3、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。

4、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質量確認及退庫手續(xù)。

（五）質量部

1、按部門工作需求進行采購需求編制，制定辦公設備及用品需求計劃，交物料部進行庫存核實，按辦公需求緊急程度進行調整后提出明確的到貨時間，報行政部審核、總經理批準后再交采購部進行執(zhí)行。

2、配合采購部對本部門請購的物資進行樣品確認，以及到貨檢查和驗收，并簽字確認。

3、與采購部直接聯(lián)系所需物資到貨相關事項，并督促采購部按要求到貨，不得與供應商進行直接聯(lián)系到貨與收貨事項。

4、加強與供應商的溝通，完善檢驗標準和樣品留樣，同時加強對所有物料的及時檢驗和監(jiān)督，提供有效的檢驗報告，并配合采購部加強對供應商的評估。

5、合格物資按物資管理規(guī)定手續(xù)辦理后才能領用出庫，并做好物資使用管理，對使用中發(fā)現(xiàn)的不合格物資按規(guī)定手續(xù)辦理質量確認及退庫手續(xù)。

6、質量部所需的設備、儀器與器具，以及化學試劑等按生產部的采購請購與配合要求進行辦理，報生產質量部經理審核。

（六）采購部

1、根據已按程序審批，同意進行采購的物料需求計劃或請購單執(zhí)行采購的供應商選擇與評估、樣品收集、詢價、比價、下單和到貨跟蹤等事項。同時對于超出規(guī)定價格額度審批權限的物資確定需上報總經理進行審批，不得私自進行確定。

2、對未按要求辦理手續(xù)的采購需求不得進行采購，必須督促使用部門完善手續(xù)后才能按審批意見進行采購，若未堅持此原則導致物資流失或損失等事故，由采購人承擔全部責任和損失。

3、采購事項執(zhí)行按審批單辦理，若有臨時調整，必須向部門負責人和總經理匯報，經同意后才能執(zhí)行，若未經同意就執(zhí)行由采購人承擔全部責任，同時必須在采購工作完成12小時內與對應責任人完善相應的手續(xù)。

4、做好供應商的管理與協(xié)調事項，特別是對不合格物資的退貨處理事項。在以“物資質量為第一，供求雙方精誠合作”的基礎上處理好各項采購協(xié)調工作。同時公司采購員不得以供應商的困難為由降低公司質量要求，為供應商尋找質量理由。

5、大力尋找和評估合格的供應商作為備用，以防市場變化導致物料斷貨或供應量不足，或者獨家壟斷式降低質量供應等情況發(fā)生，如果發(fā)生則直接追究采購部及對應人員的責任。

6、對所需采購的物資提供替換建議時，必須經相關部門共同驗證、協(xié)商達成一致，報總經理批準后才能執(zhí)行，不得私自進行所需物資供應質量的更換。

7、所有采購到貨的物資都必須按物資管理規(guī)定辦理入庫手續(xù)，同時將相應的有效單據準備齊全才能進行報銷。

8、所有供應商的貨款支付必須由采購部提供付款計劃，或者是按照雙方簽訂的采購合同，由采購員協(xié)助供應商按公司規(guī)定辦理好相關手續(xù)后才能進行支付。

（七）物料部

1、接到物料需求單時，配合生產部進行物料庫存實物核查；接到使用部門請購單時，配合使用部門進行對應的物資實物核查；核查實物數據標注在指定位置，最后必須進行簽字確認。

2、接到領料或出庫單時，按單與領料部門進行驗單、物資點驗出庫，并簽字確認。

3、接到送貨單時，按送貨單或實物與供應單位進行填單、物資點驗入庫，并簽字確認。

4、接到不合格物料退庫時，按退庫單進行點驗入庫，另存和上報質量部，并協(xié)助進行處理。

二、采購控制流程圖

三、責任崗位、人員及考核

1、研發(fā)用物料質量控制工作由研發(fā)部負責人及分管人員同時負責；生產用物料質量控制工作由生產質量部負責人及分管人員同時負責；非生產物料質量控制工作由使用部門負責人及分管人員同時負責；分管人員缺崗時由部門負責人指定的人員負責。

2、研發(fā)用物料需求計劃和新產品上市前三個月（三個月后轉入客戶服務中心統(tǒng)一進行）銷售需求計劃必須報總經理審批后才能執(zhí)行對應的物資采購；對采購大宗物資、貴重物資等額度超部門審批權限的必須報總經理審批后才能執(zhí)行。沒有請購單或未按要求進行審批的采購需求，采購部有權且必須拒絕采購，不承擔因物料未到位產生的損失和責任，由未按要求辦理的部門負責人和當事人共同承擔。

3、所有的物資必須有生產物料需求單或使用部門的請購單、送貨單或發(fā)票或收據（即財務認可的有效票據）、入庫單才能進行采購報銷，否則采購行為視為無效；所有的物資必須有出庫單才能出庫，否則出庫行為視為無效。

4、有關采購事項必須履行簽字確認手續(xù)且高效率完成；拖沓、推諉或不負責任造成采購延誤、手續(xù)不齊全，甚至物資流失與損壞事故，結合崗位目標責任書有關條款實施處罰，并附加損失賠償事項。

5、本流程及相關部門協(xié)作事項由采購部經理負責召集、組織和協(xié)調。