1 快速打印Excel文件如果要快速地打印Excel表格，最簡捷的方法是執(zhí)行【快速打印】命令。 單擊“快速訪問工具欄”右側(cè)的下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【快速打印】命令，在“快速訪問工具欄”中顯示【快速打印】按鈕。 將鼠標(biāo)懸停在【快速打印】按鈕上，可以顯示當(dāng)前的打印機名稱(通常是系統(tǒng)默認(rèn)打印機)，單擊該按鈕即可使用當(dāng)前打印機進行打印。 所謂“快速打印”指的是不需要用戶進行確認(rèn)即可直接將電子表格輸入到打印機的任務(wù)中，并執(zhí)行打印的操作。如果當(dāng)前工作表沒有進行任何有關(guān)打印的選項設(shè)置，則Excel將會自動以默認(rèn)打印方式對其進行設(shè)置，這些默認(rèn)設(shè)置中包括以下內(nèi)容。
如果用戶對打印設(shè)置進行了更改，則按用戶的設(shè)置打印輸出，并且在保存工作簿時會將相應(yīng)的設(shè)置保存在當(dāng)前工作表中。 5.2 合理設(shè)置文件打印內(nèi)容通常，在打印Excel表格之前，用戶需要預(yù)先確定需要打印的內(nèi)容以及表格區(qū)域。具體如下。 選取需要打印的工作表在默認(rèn)打印設(shè)置下，Excel僅打印活動工作表上的內(nèi)容。如果用戶同時選中多個工作表后執(zhí)行打印命令，則可以同時打印選中的多個工作表內(nèi)容。如果用戶要打印當(dāng)前工作簿中的所有工作表，可以在打印之前同時選中工作簿中的所有工作表，也可以使用【打印】中的【設(shè)置】進行設(shè)置。 選擇【文件】選項卡，在彈出的菜單中選擇【打印】選項(或者按下Ctrl+P鍵)，將顯示【打印】選項區(qū)域。 【打印】選項區(qū)域 在上圖所示的【打印】選項區(qū)域中，單擊【打印活動工作表】下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇【打印整個工作簿】命令，然后單擊【打印】按鈕，即可打印當(dāng)前工作簿中的所有工作表。 設(shè)置打印整張工作表 設(shè)置表格打印區(qū)域在默認(rèn)方式下，Excel只打印那些包含數(shù)據(jù)或格式的單元格區(qū)域，如果選定的工作表中不包含任何數(shù)據(jù)或格式以及圖表圖形等對象，則在執(zhí)行打印命令時會打開警告窗口，提示用戶未發(fā)現(xiàn)打印內(nèi)容。但如果用戶選定了需要打印的固定區(qū)域，即使其中不包含任何內(nèi)容，Excel也允許將其打印輸出。設(shè)置打印區(qū)域有如下幾種方法。
在【在頁面布局】選項卡中設(shè)置打印區(qū)域
在【打印】選項區(qū)域中設(shè)置打印選定區(qū)域
打印區(qū)域可以是連續(xù)的單元格區(qū)域，也可以是非連續(xù)的單元格區(qū)域。如果用戶在工作表中選取非連續(xù)區(qū)域進行打印，Excel將會把不同的區(qū)域各自打印在單獨的紙張頁面之上。 設(shè)置打印標(biāo)題許多數(shù)據(jù)表格都包含有標(biāo)題行或者標(biāo)題列，在表格內(nèi)容較多，需要打印成多頁時，Excel允許將標(biāo)題行或標(biāo)題列重復(fù)打印在每個頁面上。 如果希望對表格進行設(shè)置，使其列標(biāo)題及行標(biāo)題能夠在打印時多頁重復(fù)顯示，可以使用以下方法操作。 <1>選擇【頁面布局】選項卡，在【頁面設(shè)置】命令組中單擊【打印標(biāo)題】按鈕，打開【頁面設(shè)置】對話框，選擇【工作表】選項卡。 <2>單擊【頂端標(biāo)題行】編輯框后的按鈕。 <3>在工作表中選擇行標(biāo)題區(qū)域，然后按下Enter鍵。 <4>返回【頁面設(shè)置】對話框，單擊【左端標(biāo)題列】編輯框后的按鈕。
<5>在工作表中選擇列標(biāo)題區(qū)域，然后按下Enter鍵。
<6>返回【頁面設(shè)置】對話框后單擊【確定】按鈕，在打印電子表格時，顯示縱向和橫向內(nèi)容的每頁都有相同的標(biāo)題。 調(diào)整打印區(qū)域在Excel中使用【分頁瀏覽】的視圖模式，可以很方便地顯示當(dāng)前工作表的打印區(qū)域以及分頁設(shè)置，并且可以直接在視圖中調(diào)整分頁。單擊【視圖】選項卡中的【分頁預(yù)覽】按鈕(或單擊Excel狀態(tài)欄中的【分頁瀏覽】按鈕)，可以進入如下圖所示的分頁預(yù)覽模式。
在上圖所示的【分頁預(yù)覽】視圖中，被粗實線框所圍起來的白色表格區(qū)域是打印區(qū)域，而線框外的灰色區(qū)域是非打印區(qū)域。 將鼠標(biāo)指針移動至粗實線的邊框上，當(dāng)鼠標(biāo)指針顯示為黑色雙向箭頭時，用戶可以按住鼠標(biāo)左鍵拖動，調(diào)整打印區(qū)域的范圍大小。除此之外，用戶也可以在選中需要打印的區(qū)域后，右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇【設(shè)置打印區(qū)域】命令，重新設(shè)置打印區(qū)域。 設(shè)置打印分頁符在分頁瀏覽視圖中，打印區(qū)域中粗虛線的名稱為“自動分頁符”，它是Excel根據(jù)打印區(qū)域和頁面范圍自動設(shè)置的分頁標(biāo)志。在虛線上方的表格區(qū)域中，背景下方的灰色文字顯示了此區(qū)域的頁次為“第2頁”。 用戶可以對自動產(chǎn)生的分頁符位置進行調(diào)整，將鼠標(biāo)移動至粗虛線的上方，當(dāng)鼠標(biāo)指針顯示為黑色雙向箭頭時，按住鼠標(biāo)左鍵拖動，可以移動分頁符的位置，移動后的分頁符由粗虛線改變?yōu)榇謱嵕€顯示，此粗實線為“人工分頁符”。
除了調(diào)整分頁符以外，我們還可以在打印區(qū)域中插入新的分頁符，具體方法如下。
插入水平分頁符
插入垂直分頁符 如果選定的單元格并非處于打印區(qū)域的邊緣，則在選擇【插入分頁符】命令后，會沿著單元格的左側(cè)邊框和上側(cè)邊框同時插入垂直分頁符和水平分頁符各一條。 若要刪除人工分頁符，用戶可以在選定需要刪除的水平分頁符下方的單元格，或選中垂直分頁符右側(cè)的單元格，右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇【刪除分頁符】即可。
如果用戶希望去除所有的人工分頁設(shè)置，恢復(fù)自動分頁的初始狀態(tài)，可以在打印區(qū)域中的任意單元格上右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇【重置所有分頁符】命令。
以上分頁符的插入、刪除與重置操作除了通過右鍵菜單以外，還可以通過【頁面布局】選項卡中的【分隔符】下拉菜單中的相關(guān)命令來實現(xiàn)。
另外，在分頁預(yù)覽視圖中設(shè)置分頁符后。
分頁預(yù)覽視圖下的分頁符 選擇【視圖】選項卡，在【工作簿視圖】命令組中單擊【普通】按鈕（或單擊Excel狀態(tài)欄中的【普通】按鈕），將視圖切換到普通視圖模式，分頁符仍將保留顯示。
普通視圖中的分頁符 若用戶不希望在普通視圖模式下顯示分頁符，可以在【文件】選項卡中選擇【選項】命令，打開【Excel選項】對話框，單擊【高級】選項，在【此工作表的顯示選項】中取消【顯示分頁符】復(fù)選框的選中狀態(tài)。設(shè)置不顯示分頁符。
取消分頁符的顯示并不會改變當(dāng)前工作表的分頁設(shè)置。 對象的打印設(shè)置在Excel的默認(rèn)設(shè)置中，幾乎所有對象都是可以在打印輸出時顯示的，這些對象包括圖表、圖片、圖形、藝術(shù)字、控件等。如果用戶不需要打印表格中的某個對象，可以修改這個對象的打印屬性。例如要取消某張圖片的打印顯示，操作方法如下。 <1>選中表格中的圖片，右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中選擇【設(shè)置圖片格式】命令。
<2>打開【設(shè)置圖片格式】窗格，選擇【大小與屬性】選項卡，展開【屬性】選項區(qū)域，取消【打印對象】復(fù)選框的選中狀態(tài)即可。
以上步驟中的快捷菜單命令以及對話框的具體名稱都取決于選中對象的類型。如果選定的不是圖片而是藝術(shù)字，則右鍵菜單會相應(yīng)地顯示【設(shè)置形狀格式】命令，但操作方法基本相同，對于其他對象的設(shè)置可以參考以上對圖片的設(shè)置方法。 如果用戶希望同時更改多個對象的打印屬性，可以在鍵盤上按下Ctrl+G鍵，打開【定位】對話框，在對話框中單擊【定位條件】按鈕。
在打開【定位條件】對話框中選擇【對象】，然后單擊【確定】按鈕。此時即可選定全部對象，然后再進行詳細(xì)的設(shè)置操作。
5.3 調(diào)整Excel頁面設(shè)置在選定了打印區(qū)域以及打印目標(biāo)后，用戶可以直接進行打印，但如果我們需要對打印的頁面進行更多的設(shè)置，例如打印方向、紙張大小、頁眉頁腳等設(shè)置，則需要通過【頁面設(shè)置】對話框進行進一步的調(diào)整。
【頁面設(shè)置】對話框 通常，要在Excel中打開上圖所示【頁面設(shè)置】對話框可以執(zhí)行以下兩種操作：
【打印設(shè)置】對話框中包括【頁面】、【頁邊距】、【頁眉/頁腳】和【工作表】等4個選項卡。下面介紹其中的一些常用設(shè)置。 設(shè)置頁面在【頁面設(shè)置】對話框中選擇【頁面】選項卡。在該選項卡中可以進行以下設(shè)置。
設(shè)置頁邊距在【頁面設(shè)置】對話框中選擇【頁邊距】選項卡，可以進行以下設(shè)置。
設(shè)置表格打印的頁邊距
此外，在【頁面布局】選項卡中單擊【頁邊距】按鈕也可以對邊距進行調(diào)整，【頁邊距】下拉列表中提供了【上次的自定義設(shè)置】、【普通】、【寬】、【窄】和【自定義邊距】等多種設(shè)置方式，如下圖所示，選擇【自定義頁邊距】選項后將返回【頁面設(shè)置】對話框。
【頁邊距】下拉列表 設(shè)置頁眉頁腳在【頁面設(shè)置】對話框中選擇【頁眉/頁腳】選項卡，將顯示如下圖所示的選項區(qū)域。
在【頁眉/頁腳】選項卡中我們可以對打印輸出時的頁眉頁腳進行設(shè)置。頁眉和頁腳指的是打印在每張紙張頁面頂部和底部的固定文字或圖片，通常情況下用戶會在這些區(qū)域設(shè)置一些表格標(biāo)題、頁碼、時間、Logo等內(nèi)容。 例如 要為當(dāng)前工作表添加頁眉，可在【頁眉/頁腳】選項卡中單擊【頁眉】列表框的下拉箭頭，在彈出的下拉列表中選擇一種Excel內(nèi)置的頁眉樣式，然后單擊【確定】按鈕完成頁眉設(shè)置。
如果Excel內(nèi)置的頁眉樣式下拉列表中沒有用戶中意的頁眉樣式，也可以單擊【自定義頁眉】按鈕，打開【頁眉】對話框來設(shè)計頁眉的樣式。
在上圖所示的【頁眉】對話框中，用戶可以在左、中、右3個位置設(shè)定頁眉的樣式，相應(yīng)的內(nèi)容會顯示在紙張頁面頂部的左端、中間和右端。 【頁眉】對話框中各按鈕的含義如下。
除了上面介紹的按鈕，我們也可以在頁眉中輸入自己定義的文本內(nèi)容，如果與按鈕所產(chǎn)生的代碼相結(jié)合，則可以顯示一些更符合日常習(xí)慣且更容易理解的頁眉內(nèi)容。例如使用“&[頁碼]頁，共有&[總頁數(shù)]頁”的代碼組合，可以在實際打印時顯示為“第幾頁，共有幾頁”的樣式。設(shè)置頁腳的方式與此類似。 若要刪除已經(jīng)添加的頁眉或頁腳，可以在【頁眉/頁腳】對話框的【頁眉/頁腳】選項卡中，設(shè)置【頁眉】或【頁腳】列表框中的選項為【無】。 4. 打印設(shè)置與打印預(yù)覽打印設(shè)置在【文件】選項卡中選擇【打印】命令，或按下Ctrl+P鍵，打開【打印】選項區(qū)域，在該選項區(qū)域的【設(shè)置】列表框中我們可以對Excel表格的打印方式進行更多的設(shè)置。
例如：
最后，單擊【打印】選項區(qū)域中的【打印】按鈕，我們可以按照當(dāng)前的打印設(shè)置方式進行打印。 此外，在【打印】選項區(qū)域中還可以進行【紙張方向】、【紙張大小】和【頁面邊距】的一些設(shè)置（這部分內(nèi)容在前面已經(jīng)介紹過，這里不再詳細(xì)闡述）。 打印預(yù)覽在對Excel進行最終打印之前，用戶可以通過【打印預(yù)覽】來觀察當(dāng)前的打印設(shè)置是否符合要求。在【視圖】選項卡中單擊【頁面布局】按鈕（或單擊Excel狀態(tài)欄中的【頁面布局】按鈕）可以對文檔進行預(yù)覽。
在【頁面布局】預(yù)覽模式下，【視圖】選項卡中各個按鈕的具體作用如下所示。
取消顯示網(wǎng)格線后的表格打印預(yù)覽效果
此外，在【頁面布局】預(yù)覽模式中，拖動【標(biāo)尺】的灰色區(qū)域可以調(diào)整頁邊距。
在【頁面布局】預(yù)覽模式下，工作表具有Excel完整的編輯功能，除了調(diào)整頁邊距以外，還可以使用編輯欄，也可以像往常那樣切換不同的選項卡對工作表進行編輯操作，在這里所做的改動，同樣會影響工作表中的實際內(nèi)容。 在預(yù)覽模式下，用戶對打印輸出的顯示效果確認(rèn)之后，即可單擊【快速打印】按鈕打印電子表格。
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