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建筑工程資料管理的必要性： 1、建筑工程資料是城建檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收，評定工程質(zhì)量優(yōu)劣、結(jié)構(gòu)及安全衛(wèi)生可靠程度，認定工程質(zhì)量等級的必要條件，這就要求其必須真實準確，能夠全面客觀地反映工程的實際狀況。 2、建筑工程資料是對工程質(zhì)量及安全事故的處理，以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結(jié)算、審計、決算的重要技術(shù)依據(jù)。 3、加強工程資料管理，可以督促參見各方的每個單位和個人按照標準、規(guī)范和規(guī)程進行工作。工程資料不符合有關(guān)規(guī)定和要求的，不得進行工程竣工驗收。施工過程中工程資料的驗收必須與工程質(zhì)量驗收同步進行。否則，難保真實，準確。 4、施工過程中工程資料的保存管理應按有關(guān)程序和約定執(zhí)行，工程竣工后，參建的各方應對工程資料進行歸檔保存。為未來的建筑提供參考、積累經(jīng)驗，是指導未來工程建筑的重要信息。 收集工程資料的原則： 1）及時參與原則。施工單位文件資料的收集、管理工作必需納入整個工程項目管理的全過程，資料員應該參加有關(guān)工程的技術(shù)、質(zhì)量、安全、協(xié)調(diào)等各方面的會議，并應經(jīng)常深入施工工程現(xiàn)場，了解施工動態(tài)，及時準確地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資料的及時收集、整理和核對。 2）保持同步原則。資料的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關(guān)，必須與工程的施工同步進行，以保證文件資料的準確性和時效性。 3）認真把關(guān)原則。與項目經(jīng)理、施工技術(shù)負責人密切配合，嚴把文件資料的質(zhì)量關(guān)。無論是對企業(yè)內(nèi)部，還是對相關(guān)單位之間往來的文件資料都應認真核查、校對，發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。 文件資料的管理： 1、整理分類。施工資料必須及時整理、分類，其分類的方法的很多。 （1）按資料的來源不同。如分為屬于建設單位的、勘察單位、設計單位、監(jiān)理單位的、材料設備供應單位的、施工總包單位的、分包單位的、有關(guān)部門的等等。 （2）按資料歸檔的對象不同分類。如屬于建設單位的、施工單位的、城建檔案館的等等。 （3）按資料的專業(yè)性質(zhì)不同分類。如屬于建筑結(jié)構(gòu)工程的、建筑裝飾裝修工程的、建筑給水排水及采暖工程的、通風與空調(diào)工程的、建筑電氣工程的、建筑智能化工程的、電梯工程、機電設備安裝工程的等等。 （4）按資料的內(nèi)容不同分類。如屬于施工管理資料的、施工技術(shù)資料的、施工物資資料的、施工測量記錄的、施工記錄的、隱蔽工程檢查驗收記錄的、施工檢測資料的、施工質(zhì)量驗收記錄的、工程竣工驗收資料的等 （5）按資料形成先后順序分類。對同一類型的資料應其形成時間的先后順序進行排序。 2、存放保管。施工單位及項目經(jīng)理部應配置適當?shù)姆块g、器具（如文件筐、文件夾、文件盒、文件柜）等來存放文件資料。并加強管理和增強防范意識，做好“防火、防盜、防露、防蟲、防光、防塵”等工作。 3、嚴格履行借閱手續(xù)。應建立建健全完善的關(guān)于文件及資料的收集、分類、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴格按照規(guī)定的程序辦理，避免文件資料的丟失和損壞。在工作中，收發(fā)文應記錄文件名、文件摘要、發(fā)放部門、文件編號、收發(fā)文日期、收發(fā)文人員應簽字；借閱或傳閱應注明借閱或傳閱的日期，借閱人名，傳閱責任人，傳閱范圍及期限，借閱或傳閱人應當簽字認可，到期應及時歸還；借閱或傳閱文件借（傳）出后，應在文件夾的內(nèi)附目錄中做上標記。 4、及時組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文件應及時組卷，按照合同和有關(guān)規(guī)定，及時把需要建設單位、施工單位、城建檔案館保存收藏的竣工資料，分別進行移交，完好歸檔。 資料臺賬的建立： 一、工程資料臺帳建立的目的和方法 建立完整的工程資料臺帳既是加強工程資料管理的需要，也是提高公司內(nèi)部管理水平的需要。工程資料臺帳建立的主要目的一是在臺帳的記錄、整理和積累過程中起到自我監(jiān)督、強化項目管理；二是促進企業(yè)規(guī)范管理上檔次，提高企業(yè)管理水平的需要；三是對項目和項目管理人員起到自我保護作用。 工程資料臺帳建立的方法就是將資料里一些內(nèi)容按照既定的格式打印出來，然后按相同內(nèi)容的資料進行分類歸檔并進行管理登記，并做好卷內(nèi)目錄。 二、工程資料臺帳格式、管理程序及填寫內(nèi)容要求（及工程資料流暢） 1.資料員應針對項目將產(chǎn)生技術(shù)資料分施工準備階段、施工階段、竣工驗收階段建立以下主要臺賬(臺賬格式詳見附表)，同時結(jié)合項目實際情況進行編制。 2.填寫內(nèi)容及要求 工程資料臺賬編制內(nèi)容主要應包括序號、歸檔日期、資料編號、工程資料內(nèi)容、編制單位、編制日期、數(shù)量、簽字流程和備注。臺賬內(nèi)容應與案卷內(nèi)容相符，排在卷內(nèi)資料最前面。 （1）工程資料的內(nèi)容必須真實、準確，與工程實際相符合。 （2）工程資料應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：圓珠筆復寫紙、鉛筆等（測量記錄除外）。 （3） 工程資料應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 三、工程資料類目及盒標的格式（見檔案盒背脊） 資料編號： 一、建議每個項目在進場時就準備一個資料編號章，所有資料應在簽章流程走完后再進行手工編號，這樣既可以方便資料的管理，又可以避免資料編號出現(xiàn)斷號引起混亂。 二、資料編號章格式 刻章的格式舉例：“華凱20 -遼陽 - - ” 舉例說明： 注：現(xiàn)場簽證單可用“Q”表示，設計變更的可用“B”表示，會議紀要可用“H”表示，工程聯(lián)系單可用“L”表示等等。 施工資料管理流程目錄： 圖1—施工技術(shù)資料管理流程圖 圖2—施工物資資料管理流程圖 圖3—檢驗批質(zhì)量驗收流程圖 圖4—分項工程質(zhì)量驗收流程圖 圖5—子分部工程質(zhì)量驗收流程圖 圖6—分部工程質(zhì)量驗收流程圖 圖7—工程驗收資料管理流程圖 圖1：施工技術(shù)資料管理流程圖 圖2：施工物資資料管理流程圖 圖3：檢驗批質(zhì)量驗收流程圖 圖4：分項工程質(zhì)量驗收流程圖 圖5：子分部工程質(zhì)量驗收流程圖
圖6：分部工程質(zhì)量驗收流程圖
圖7：工程驗收資料管理流程圖
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