前幾天看到同事還在以敲回車的方式對word進(jìn)行分頁，我不禁感嘆：雖然 Word 是很多律師必備的工具，但是很多人并不會(huì)用 word 排版。于是總結(jié)下自己平時(shí)使用Word排版的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，希望能夠?qū)δ兴鶐椭?/p>

Windows 用戶在文件→選項(xiàng)→顯示，勾選顯示所有格式標(biāo)記。當(dāng)您調(diào)整好后，會(huì)看到不同符號的顯示，在后面的排版中有著重要的作用。

Windows 用戶顯示非打印字符

Mac 用戶在 word → 偏好設(shè)置 → 視圖→顯示非打印字符（勾選全部）。

Mac 用戶顯示非打印字符

Windows 用戶在 word 選項(xiàng)→保存，將保存自動(dòng)恢復(fù)的時(shí)間間隔修改為 1 分鐘。

Windows 用戶設(shè)置

Mac 用戶在 word → 偏好設(shè)置 → 保存，將保存時(shí)間修改為 1 分鐘。

Mac 用戶設(shè)置

Word 在默認(rèn)中會(huì)允許標(biāo)點(diǎn)符號溢出，這樣造成的結(jié)果是當(dāng)標(biāo)點(diǎn)符號在行尾時(shí)，顯得極其不美觀。 建議禁止 Word 的標(biāo)點(diǎn)符號溢出功能。對比圖如下：

標(biāo)點(diǎn)溢出符號

具體設(shè)置過程為，單擊右鍵選擇段落，中文印刷樣式，不允許標(biāo)點(diǎn)符號溢出頭尾。具體動(dòng)圖如下：

在制作封面上，筆者喜歡使用繪制表格來進(jìn)行制作。

首先輸入相應(yīng)的文字，插入→表格→文字轉(zhuǎn)表格，將文字轉(zhuǎn)化成表格。

依據(jù)需求，調(diào)整表格至理想的位置。

選中表格，選擇無框線。

這樣作的好處是當(dāng)你調(diào)整文字格式的時(shí)候，避免因調(diào)整行間距的時(shí)候文字發(fā)生相應(yīng)的變動(dòng)

在撰寫合同的時(shí)候，多級列表能夠以清晰的邏輯結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)合同架構(gòu)。但很多人總是通過手動(dòng)調(diào)整的方式進(jìn)行調(diào)整，造成的后果是，修改了一處，牽連其它地方也需要修改。其實(shí)我們只需要簡單的快捷鍵即可完成。

• 數(shù)字.空格后，word 會(huì)自動(dòng)進(jìn)入縮進(jìn)的目錄。比如1.

• enter回車鍵，自動(dòng)進(jìn)入下一級序號。

• tab，會(huì)進(jìn)入下一級列表。

• shift ?tab會(huì)進(jìn)入上一級列表。

• shift ?enter軟回車，可以在同級列表中寫入文字。

該圖為編號的示意圖，在具體使用中，只要熟悉以上快捷鍵即可：

注意：筆者修改了列表樣式。

word的樣式是自動(dòng)套用的字體、段落、行間距、字間距、序號等格式的一個(gè)集合，當(dāng)然您可以簡單的理解為一個(gè)高級的格式刷。

我們的目標(biāo)是為了將下圖的紅色字體變成樣式，如下圖所示。

選擇一處目標(biāo)文字，在樣式中選擇創(chuàng)建樣式。

輸入樣式名稱，以便今后的記憶。之后點(diǎn)擊修改，修改我們想要的樣式。

在格式中修改相應(yīng)的字體、段間距、行間距等

• 需要注意的是，要是樣式想在今后的目錄中顯示，在樣式基準(zhǔn)中選擇標(biāo)題。

這樣的話我們的樣式就算是創(chuàng)建成功了，之后我們利用Ctrl鍵選擇其余的兩處內(nèi)容。

之后點(diǎn)擊樣式，該內(nèi)容也相應(yīng)發(fā)生變化。

如果我們想對以上樣式進(jìn)行修改，我們隨便選擇一個(gè)樣式，比如將字體設(shè)置成紅色，只要在已經(jīng)設(shè)置好的樣式中，單擊右鍵選擇更新樣式即可，所有的樣式隨之發(fā)生變動(dòng)。

我們也可以在樣式中插入編號，好處是，后面的樣式不受文字增刪的影響。但是實(shí)踐中很多人拿手敲打編號的。

在 word 的示圖導(dǎo)航窗格中會(huì)進(jìn)行如下的顯示：

在介紹目錄之前，我們先簡單介紹下，分頁符和分節(jié)符。

分頁符所起的作用是通過手動(dòng)插入分頁符，是 Word 文檔強(qiáng)制分頁。

分節(jié)符起著分割前面的文檔的作用。

我們在封面末端光標(biāo)處插入分頁符。

之后引用→目錄→插入目錄即可。

筆者在日常的工作中，需要對頁碼有三個(gè)要求

• 首頁無標(biāo)點(diǎn)符號

• 目錄用羅馬數(shù)字表示

• 正文用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。

依次點(diǎn)擊插入→頁眉和頁腳→頁碼，這時(shí)我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)問題，就是封面會(huì)有頁碼，我們需要在設(shè)計(jì)中選擇首頁不同。

在設(shè)計(jì)→頁碼→設(shè)置頁碼格式，選擇羅馬數(shù)字或客戶要求的格式。

之后設(shè)置正文中的頁碼，注意取消鏈接前一節(jié)的選項(xiàng)。

平時(shí)工作中 word 常用的功能基本已經(jīng)介紹了，基本熟練掌握了樣式，應(yīng)付日常工作基本沒什么問題。但是很多樣式畢竟是重復(fù)的，您可以通過設(shè)置模板的方式，文件→另存為→選擇 word 模板：

之后找到模板默認(rèn)的存放地址：

Windows 用戶

Mac 用戶

將相應(yīng)的模板保存到文件夾即可，保存后示意圖。

• ctrl 可以進(jìn)行單獨(dú)選擇

• alt鍵區(qū)域性選擇。

• 整行選擇 鼠標(biāo)移到頭的位置快按一下， 快按兩下選擇段落

• 格式刷快按兩下，可以刷無限次。

最后強(qiáng)烈建議大家使用 Office 365 搭配，OneDrive 的自動(dòng)同步功能。