這里講的“傳”，即傳達，把一方的意思告訴另一方。管理者所做的大量工作就是上傳下達。

上傳是指及時向領(lǐng)導和上級傳達本單位信息；下達是指將領(lǐng)導和上級的部署與意圖傳達到應知對象。

上傳下達看起來非常簡單，卻一直困擾著很多管理人員。這里和你做簡要的分享與探討。

一、上傳

上傳，主要是向上級匯報情況。向上級匯報情況有兩種情形：一種是文字的，可以把它叫作上報情況，還有一種是口頭的，可以把它叫作匯報情況。向上級匯報又有兩種類型：一種是上級要求匯報，還有一種是自己主動匯報。上級要求匯報的比較好辦，按照要求的時間節(jié)點和內(nèi)容匯報即可。關(guān)鍵是上級沒有要求的，怎么匯報?我們重點討論一下這個問題。

(一)書面匯報

書面匯報主要是指用文字向上級報告。上報什么情況?我認為主要有四個方面：一是“超前型”信息；二是“傾向性問題”信息；三是“創(chuàng)新型”信息；四是“突發(fā)性”信息。怎樣匯報?我認為應把握以下三個方面：

1、提前預測，及時迅速

要堅持服務于中心工作的原則，做到提前預測。也就是說要提前匯報，并對下一步工作作出預測，提供帶規(guī)律性的東西，起到預測和總結(jié)的作用。及時迅速，就是上報要快，要講究時效，不能“馬后炮”，防止信息的價值衰減或消失。

2、針對需要，突出特點

要根據(jù)不同領(lǐng)導和不同業(yè)務部門的需要提供不同的信息。也就是說，要研究不同層次的領(lǐng)導的不同要求，提供他們所需要的情況。另外，上報的情況要有特色，是某個行業(yè)、某個業(yè)務口上最具代表性的，或者有獨到的做法。

3、真實準確，情況典型

真實準確是上報情況的生命，否則，會導致工作失誤。同時，提供的情況要有典型性，因為典型性是共性和個性的統(tǒng)一，也就是說，典型的情況不僅包含本單位的個性特點，而且?guī)в泄残缘钠毡橹笇б饬x。有了典型情況，就能通過個性反映共性，即通過本單位最有特點的典型事例，反映一個具有普遍性的規(guī)律。總之，上報情況一方面要有本單位的個性特點，另一方面要有普遍指導意義，符合全局利益。

(二)口頭匯報

這里講的匯報，主要是指面對面的口頭匯報。匯報什么情況?應該說，什么情況都有，關(guān)鍵是怎么匯報?？陬^匯報受個人素質(zhì)，比如理論水平、思想水平、表達水平、綜合概括能力等因素的制約，同時還取決于匯報人對情況了解的廣度和深度。匯報不一定十全十美，但匯報技巧還是有的。

1、要揣摩

揣摩領(lǐng)導想聽什么。最典型的匯報我認為有兩種情況：一是上級領(lǐng)導機關(guān)下來了解情況；二是向自己的領(lǐng)導主動匯報。要想?yún)R報得好，讓領(lǐng)導滿意，首先要知道領(lǐng)導想聽什么。一般領(lǐng)導關(guān)注的情況包括：一項新的政策、決策出臺后下面有什么反映，落實情況如何，執(zhí)行中遇到了什么問題；新形勢下所屬單位出現(xiàn)了哪些新情況、新問題；在貫徹落實上級指示過程中有哪些特色的做法等等。

2、要集中

匯報要有一條主線，要圍繞主題展開，不能偏，不能散。

3、要實在

這里講的實在有兩層意思：一是不能空，要言之有物。二是實事求是，不夸大，

不縮小。

4、要簡潔

語言要概括提煉。重要的匯報要形成文字稿，一般的匯報要有提綱，有腹稿。用稿子匯報不等于讀稿子，在匯報的時候與領(lǐng)導要有充分的交流和溝通，這樣才能取得好的效果。

5、要請示

匯報結(jié)束后，要請示領(lǐng)導對匯報有何意見和指示，對領(lǐng)導作出的指示要有回應或者表態(tài)，讓領(lǐng)導放心。

二、平傳

平傳，主要是部門之間、同級之間、友鄰之間的協(xié)調(diào)。要根據(jù)領(lǐng)導意圖，本著協(xié)商辦事的精神，溝通信息，化解矛盾，共同行動，使機關(guān)各職能部門協(xié)調(diào)一致地開展工作。那么應該怎樣協(xié)調(diào)?協(xié)調(diào)是機關(guān)工作人員的基本職能之一，管理者輔助領(lǐng)導協(xié)調(diào)上下左右關(guān)系，是為了達到和諧統(tǒng)一的目的，從而實現(xiàn)領(lǐng)導的決策。為此，管理者首先要做的工作是使信息雙向溝通，在這個基礎(chǔ)上，或者化解矛盾，或者淡化矛盾，或者緩解矛盾。我們來看以下案例：

一天，某學院政委把院辦的下屬叫到跟前：“政治部是怎么搞的?基層黨支部書記集訓不是15號結(jié)束的嗎?你告訴組織處張?zhí)庨L馬上把材料報上來，對他這種作風要批評!”下屬大概受到政委的感染，氣沖沖地找到張?zhí)庨L：“你們是怎么搞的?基層黨支部書記集訓還設(shè)搞完?政委都發(fā)火了!”“發(fā)火怎么了?別拿政委壓人，我不吃那一套!”原來張?zhí)庨L的老伴一個星期前住了醫(yī)院，孩子又小，里里外外全靠他，還要到醫(yī)院看護，耽誤了送總結(jié)一事。案例中下屬的行為不是協(xié)調(diào)關(guān)系，而是激化矛盾。之所以會如此，從心理素質(zhì)方面講，一是角色認知錯誤，沒有擺正與張?zhí)庨L的角色關(guān)系；二是缺乏自控性，不能表現(xiàn)出理智的情感。那么，如何搞好協(xié)調(diào)呢?

1、要重視人際交往

協(xié)調(diào)是在人與人之間進行的，良好的人際交往是搞好協(xié)調(diào)的必要條件。怎樣才能獲得好的人緣關(guān)系?最重要的要有好的人品，待人真誠，尊重他人，舍得付出。

2、要軟化事務矛盾

協(xié)調(diào)工作常常要面對大量的矛盾和意見分歧，解決起來不是事事都順利，當協(xié)調(diào)工作碰到“釘子”的時候，要注意做好軟化、消解工作，不能硬碰硬，否則會把事情搞砸。矛盾主要來自兩個方面：

一是領(lǐng)導與部門之間。由于領(lǐng)導與部門看問題的角度不同，處理問題的方法不同，加之個人的素養(yǎng)不同，因而容易在工作中產(chǎn)生矛盾和分歧。在協(xié)調(diào)這類矛盾時，應著力做好彌補、勸說工作，擴大共同點，縮小分歧點，凡是有利于協(xié)調(diào)的話就說，不利于協(xié)調(diào)的話不說。來回傳話，既不能“失真”，也不能“逼真”，不要把領(lǐng)導批評的話、部門牢騷的話一古腦兒兜出來傳給對方。

二是部門與部門之間。部門之間協(xié)調(diào)，應該采取說理的辦法，消除誤解，取得共識：如果分歧比較大，協(xié)調(diào)不通，可報告領(lǐng)導處理。報告領(lǐng)導時．要客觀公正地說明情況，不能打“小報告”。

3、要講究語言藝術(shù)

協(xié)調(diào)工作全憑一張嘴。說話要有情趣，有感染力、說服力，讓人感到親切，愿意聽．千萬不能講噎人的話，更不能拿領(lǐng)導來壓人，給平行機關(guān)或部門作協(xié)調(diào)，語言基調(diào)應該是互敬、協(xié)商，甚至用探詢的口氣。

三、下達

下達，主要是向下級傳達上級的指示。常見的形式有三種：文件傳達，會議傳達，個別傳達。怎么達？

1、要全面準確

領(lǐng)導指示不是個人言論，它代表著一級領(lǐng)導和機關(guān)對工作的要求，是一種組織行為，具有很強的權(quán)威性。因此在傳達過程中，一定要原汁原昧，不能憑個人的理解自由發(fā)揮，更不能隨意添加內(nèi)容。有文件的原原本本地傳達；有開會記錄的抓住要點傳達；不便原始傳達的，轉(zhuǎn)換角度傳達。

2、要快速及時

上級的指示一般都有時效要求，在接到上級指示后，應在第一時間傳達到應該傳達的對象。這既是工作的需要，也是管理者雷厲風行作風的體現(xiàn)。

3、要提出意見

傳達上級指示。不是簡單地當“傳聲筒”，最終是要把上級的指示落實到工作中去。因此，在傳達過程中，既要原原本本地領(lǐng)會，又要結(jié)合本單位、本部門的工作實際，有針對性地提出貫徹落實的具體意見。

4、要抓好落實

傳達指示，只是做了上篇文章，還應該根據(jù)要求做好下篇文章，下大力抓好貫徹落實，及時解決問題，做到有布置、有檢查、有總結(jié)、有講評、有反饋，確保上級指示落到實處。

四、管理者上傳下達的技巧

做好上傳下達工作并不簡單，需要掌握五個方面的技巧。

1、內(nèi)容要斟酌

管理者作為領(lǐng)導意圖的貫徹執(zhí)行者，一般來說，只要是領(lǐng)導交代的傳達內(nèi)容，都

要一絲不茍地認真對待，但有的時候領(lǐng)導交代的內(nèi)容不能原話照傳。比如：幾個領(lǐng)導在一起議論工作，可能涉及某個領(lǐng)導的是非對錯，管理者在傳達中，就不能犯自由主義，不能不加分析地隨意傳達。一個領(lǐng)導對另一個領(lǐng)導布置的工作可能會有不同的看法，當著下屬的面發(fā)了幾句牢騷，講了幾句過頭話，管理者傳達就要把過頭話刪掉?？傊?，管理者傳達一定要從團結(jié)和協(xié)作的大局出發(fā)，該傳的傳好，不該傳的堅決不傳。

2、傳達要準確

領(lǐng)導讓下屬傳達一般都是口頭交代，因此，管理者要注意幾個問題：

①領(lǐng)受任務時要聽清記清，記住領(lǐng)導強調(diào)的原話，沒聽清的要問清，確保準確無誤；

②對領(lǐng)導交代的話要進行“回昧”，真正準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，切實理清傳達的中心思想；

③傳達時表達要準確，不能說含糊不清的話，不能說易引起誤解的話，更不能加上自己的觀點和評價，以確保其他領(lǐng)導獲得準確無誤的信息。

3、時機要恰當

一般情況下，遇到以下情況時不要傳話：領(lǐng)導與別人談工作的時候，領(lǐng)導特別忙的時候，領(lǐng)導參加重要會議的時候；領(lǐng)導研究重要問題的時候；領(lǐng)導與群眾聚會的時候，等等。

4、言語要禮貌

管理者在傳達時，一定要有禮節(jié)性的語言，以增強傳話的效果。比如，代主官

向副職傳話時，可“突出商議、信任、稱贊之類的言詞；代副職向主官傳話時，可以突出請示、匯報、尊敬之類的言詞，在同級領(lǐng)導之間傳達時，可以突出協(xié)調(diào)、幫助、支持之類的言詞，等等。當然運用禮節(jié)性言詞也要注意把握分寸，否則會起反作用。

5、語言要簡潔

向領(lǐng)導傳話，語言要簡潔明了，直奔主題，突出重點和關(guān)鍵內(nèi)容，不兜圈子，不繞彎子。