|
在檔案館中，收納著海量文件， 如果不好好編號(hào) 那么在找起來(lái)的時(shí)候 一定會(huì)手忙腳亂， 所以編號(hào)就很重要了。 這一次， 讓我們來(lái)聊聊文件是怎么編號(hào)的吧。     begin:  編號(hào)是指歸檔文件按分類方案和排列順序編制檔號(hào)，它包括兩項(xiàng)工作： 1 是編制檔號(hào)； 2 是在歸檔文件上加蓋和填寫歸檔章。 檔號(hào)編制應(yīng)當(dāng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性和簡(jiǎn)單性原則。 唯一性，即一個(gè)檔號(hào)只能對(duì)應(yīng)一件歸檔文件； 合理性，即檔號(hào)結(jié)構(gòu)須適應(yīng)整體分類體系，代碼完整； 穩(wěn)定性，即檔號(hào)一經(jīng)確定，一般不隨意修改； 擴(kuò)充性，即檔號(hào)必須留有適當(dāng)?shù)倪f增容量； 簡(jiǎn)單性，即檔號(hào)應(yīng)簡(jiǎn)短明了。 檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般為“全宗號(hào)—年度—保管期限—件號(hào)”。在紙質(zhì)文件歸檔整理時(shí)，歸檔章需要逐件標(biāo)識(shí)在每一份歸檔文件上，以明確歸檔文件在全宗中的“坐標(biāo)”。歸檔章應(yīng)在首頁(yè)空白處加蓋，并填寫相關(guān)內(nèi)容。一般來(lái)說(shuō)，歸檔章應(yīng)蓋在文件上端靠右的位置，橫式文件應(yīng)先將表頭朝左側(cè)放置，再于上端靠右處加蓋。如果領(lǐng)導(dǎo)批示或收文章等占用上述位置時(shí)，可將歸檔章蓋在首頁(yè)的其他空白位置，以上端為宜，切記歸檔章不應(yīng)疊壓頁(yè)面圖文。文件首頁(yè)確無(wú)蓋章位置或重要文件須保持原貌的，可在文件首頁(yè)前另附紙頁(yè)，也可在材料內(nèi)第一頁(yè)上端靠右的空白位置加蓋歸檔章。 歸檔章一般采用黑色油墨蓋制，不宜使用印臺(tái)油。填寫歸檔章項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求，如碳素墨水、耐久性好的簽字筆、打號(hào)機(jī)等，禁用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料進(jìn)行填寫。 歸檔章項(xiàng)目為全宗號(hào)、年度、件號(hào)、保管期限、頁(yè)數(shù)。全宗號(hào)是同級(jí)檔案館給進(jìn)館立檔單位編制的代碼，一般以數(shù)字或者字母與數(shù)字結(jié)合標(biāo)識(shí)。年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2018年”。保管期限分別以永久、30年、10年標(biāo)識(shí)。件號(hào)是單件歸檔文件在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi)的排列順序號(hào)，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，每一類目從“1”起編，不同類目間一般不連續(xù)編號(hào)。各項(xiàng)目填寫內(nèi)容應(yīng)與歸檔文件檔號(hào)所對(duì)應(yīng)的內(nèi)容保持一致。歸檔章尺寸樣式、填寫項(xiàng)目和項(xiàng)目位置不可擅自更改。 供稿：芮云 轉(zhuǎn)載來(lái)源：嘉定檔案志鑒 |
|
|
來(lái)自： 昵稱16788185 > 《檔案》
