說到出口退稅申報系統(tǒng)中的單證備案，很多小伙伴可能會直接問：退稅系統(tǒng)還有單證備案？但青島小伙伴們眼睛會直接閃出一道光芒，異口同聲道“這個相當(dāng)熟”！據(jù)不完全統(tǒng)計，退稅系統(tǒng)的單證備案目前只有青島在使用（其他地區(qū)有使用的記得留言區(qū)留言）。

     先說一下單證備案在出口退稅系統(tǒng)中的藏身之處，打開退稅軟件-基礎(chǔ)數(shù)據(jù)采集-企業(yè)經(jīng)營情況-出口貨物備案單證單證目錄錄入，如下圖：

如何打印那? 選擇退稅正式申報-打印信息及其他申報報表-出口貨物單證目錄表（注意輸入批次），如下圖：

      退稅系統(tǒng)中的單證備案與大家熟知的單證備案并不是一回事，關(guān)于單證備案國家稅務(wù)總局2012年第24號公告 國家稅務(wù)總局關(guān)于發(fā)布《出口貨物勞務(wù)增值稅和消費稅管理辦法》的公告有如下規(guī)定：出口企業(yè)應(yīng)在申報出口退（免）稅后15日內(nèi)，將所申報退（免）稅貨物的下列單證，按申報退（免）稅的出口貨物順序，填寫《出口貨物備案單證目錄》，注明備案單證存放地點，以備主管稅務(wù)機關(guān)核查。

1、外貿(mào)企業(yè)購貨合同、生產(chǎn)企業(yè)收購非自產(chǎn)貨物出口的購貨合同，包括一筆購銷合同下簽訂的補充合同等；

2、出口貨物裝貨單；

3、出口貨物運輸單據(jù)（包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據(jù)、郵政收據(jù)等承運人出具的貨物單據(jù)，以及出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸單證）。

      若有無法取得上述原始單證情況的，出口企業(yè)可用具有相似內(nèi)容或作用的其他單證進(jìn)行單證備案。除另有規(guī)定外，備案單證由出口企業(yè)存放和保管，不得擅自損毀，保存期為5年。視同出口貨物及對外提供修理修配勞務(wù)不實行備案單證管理。

      筆者個人認(rèn)為稅務(wù)局要求錄入退稅系統(tǒng)中單證備案的原因為給出口退稅企業(yè)提個醒，讓企業(yè)知道還有單證備案這一回事！實實在在的單證備案指的是上述要求的相關(guān)單據(jù)的備案。出口企業(yè)切勿形成幻覺，感覺在退稅系統(tǒng)中已經(jīng)錄入單證備案信息了就不用做紙質(zhì)單據(jù)的備案（那只是感覺而已，僅此而已?。?/strong>

出口退稅系統(tǒng)中退稅系統(tǒng)中的單證備案錄入方式有兩種：

①純手動式：對！你猜的沒錯，直接點擊增加，全部自己錄入。

②半自動式：點擊上方的生成備案按鈕，會生成數(shù)據(jù)。

為啥說是半自動式那？

因為只能生成一部分，生成的信息來自于出口明細(xì)的錄入信息，購貨合同號、出口運輸單、單證備案出處生成的單證備案后需要自己手動錄入。

點擊生成備案顯示無數(shù)據(jù)如何處理？

使用生成備案的方式需注意：

①生成單證備案要在出口明細(xì)申報數(shù)據(jù)與進(jìn)貨明細(xì)申報數(shù)據(jù)確認(rèn)明細(xì)申報數(shù)據(jù)之前。也就是說生成單證備案的時候，出口明細(xì)申報數(shù)據(jù)與進(jìn)貨明細(xì)申報數(shù)據(jù)不能是空白的。

②出口明細(xì)需要錄入出口發(fā)票號。

      關(guān)于單證備案中的購貨合同號、出口貨物明細(xì)、出口裝貨單、出口運輸單如何填寫是青島朋友們咨詢比較多的一個問題，接下來給大家分析一下如何填寫？

①購貨合同號：外貿(mào)企業(yè)填寫購貨合同的編號；生產(chǎn)企業(yè)屬于收購非自產(chǎn)貨物的情況填寫購貨合同編號，屬于自產(chǎn)貨物不填寫。上述情況包括補充合同。

②出口貨物明細(xì)：是托運人(發(fā)貨人)根據(jù)外銷合同條款和信用證條款內(nèi)容填寫的向?qū)ν赓Q(mào)易運輸公司或其他有權(quán)受理對外貨運業(yè)務(wù)的貨運代理公司辦理貨物托運的單證的號碼。（有的稅務(wù)局要求填寫報關(guān)單中的貨物名稱，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質(zhì)單證的備案！）

③出口裝貨單：出口貨物裝貨單是國際貨物托運中的一張重要單據(jù)，它既是托運人向船方（或陸路運輸單位）交貨的憑證，也是海關(guān)憑以驗關(guān)放行的證件。裝貨單又稱為“關(guān)單”。但是隨著通關(guān)無紙化的實施，可能無法取得紙質(zhì)的場站收據(jù)，可以用《通關(guān)無紙化海關(guān)放行通知書》或者打印的海關(guān)放行信息來代替。海關(guān)通關(guān)無紙化放行通知書只有報關(guān)單號碼，無其他編號。（有的稅務(wù)局要求填寫箱單PARKING LIST的號碼，組織有要求，記得聽組織的，最后檢查的是紙質(zhì)單證的備案！）

④出口運輸單包括：海運提單、航空運單、鐵路運單、貨物承運單據(jù)、郵政收據(jù)等承運人出具的貨物單據(jù)，以及出口企業(yè)承付運費的國內(nèi)運輸單證，填寫相關(guān)運輸單據(jù)的號碼。