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文/荊澤峰 說明：本案例為某外資咨詢公司為國內(nèi)某行業(yè)的隱形冠軍企業(yè)編制的公司級項(xiàng)目的項(xiàng)目管理手冊。該手冊共分分為十四個章節(jié)，分別是1-概述、2-項(xiàng)目組織、3-項(xiàng)目管理流程、4-項(xiàng)目整合管理、5-項(xiàng)目范圍管理、6-項(xiàng)目時間管理、7-項(xiàng)目成本管理、8-項(xiàng)目質(zhì)量管理、9-項(xiàng)目人力資源管理、10-項(xiàng)目溝通管理、11-項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理、12-項(xiàng)目采購管理、13-項(xiàng)目管理模板清單、14-手冊附錄。 1 概述 1.1 項(xiàng)目管理的基本定義 1.1.1 什么是項(xiàng)目 項(xiàng)目是在既定的資源和要求的約束下，為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時性的工作。一般來說，項(xiàng)目具有如下的基本特征： - 漸進(jìn)性：項(xiàng)目的實(shí)施體現(xiàn)為一個向項(xiàng)目目標(biāo)逐步推進(jìn)和完善的過程。這個過程不但體現(xiàn)為項(xiàng)目交付成果的逐步完善，同時也體現(xiàn)在項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)的知識和經(jīng)驗(yàn)積累上。 - 獨(dú)特性：每個項(xiàng)目都會創(chuàng)造獨(dú)特的交付成果，盡管某些項(xiàng)目的交付成果中可能存在重復(fù)的元素，但這種重復(fù)并不會改變項(xiàng)目工作本質(zhì)上的獨(dú)特性。 - 不確定性：項(xiàng)目的不確定性來自于外部條件以及實(shí)施過程的不確定，這些不確定性不可避免地會帶來項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，如：目標(biāo)不清晰、范圍失控、項(xiàng)目成果無法推廣等。 - 臨時性：臨時性并不意味著持續(xù)時間短，而是指項(xiàng)目都有明確的開始和結(jié)束時間，在這段時間內(nèi)圍繞特定的目標(biāo)開展工作，項(xiàng)目不應(yīng)該也不可能無限持續(xù)下去。 以下是一些在公司實(shí)際業(yè)務(wù)中開展的項(xiàng)目的例子： - 設(shè)計(jì)并實(shí)施一套新的業(yè)務(wù)流程 - 調(diào)整組織架構(gòu)和人員配備 - 開發(fā)或購買一套新的信息系統(tǒng) 1.1.2 什么是項(xiàng)目管理 項(xiàng)目管理就是將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目活動，以滿足項(xiàng)目的要求。項(xiàng)目管理是通過合理運(yùn)用與整合各項(xiàng)目管理活動（如檢查項(xiàng)目準(zhǔn)備度、定義目標(biāo)與范圍）來實(shí)現(xiàn)的。 參考項(xiàng)目管理知識體系指南，基于公司項(xiàng)目管理特色和要求，把這些項(xiàng)目管理活動歸類成五大項(xiàng)目管理流程與九大項(xiàng)目管理領(lǐng)域。 公司級項(xiàng)目管理的五大流程包括： - 項(xiàng)目策劃流程 - 項(xiàng)目啟動流程 - 項(xiàng)目計(jì)劃流程 - 項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控流程 - 項(xiàng)目結(jié)束流程 管理一個項(xiàng)目通常要完成理解目標(biāo)，處理干系人的各種需要、關(guān)注和期望，平衡相互競爭的項(xiàng)目制約因素等任務(wù)，主要包括以下九大管理領(lǐng)域： - 項(xiàng)目整合管理 - 項(xiàng)目范圍管理 - 項(xiàng)目時間管理 - 項(xiàng)目成本管理 - 項(xiàng)目質(zhì)量管理 - 項(xiàng)目人力資源管理 - 項(xiàng)目溝通管理 - 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理 - 項(xiàng)目采購管理 具體的項(xiàng)目會有具體的制約因素，項(xiàng)目經(jīng)理需要對此加以關(guān)注。這些制約因素間的關(guān)系是，任何一個因素發(fā)生變化，都會影響至少一個其他因素。例如，如果無法提高項(xiàng)目預(yù)算，則只能縮小項(xiàng)目范圍，以便在較短時間內(nèi)以同樣的預(yù)算交付項(xiàng)目成果。例如，不同的項(xiàng)目干系人可能對哪個因素最重要有不同的看法，從而使問題更加復(fù)雜。為了取得項(xiàng)目成功，項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)必須能夠正確分析項(xiàng)目狀況以及平衡項(xiàng)目要求。 1.1.3 項(xiàng)目與日常工作的區(qū)別和聯(lián)系 通常，易把項(xiàng)目與日常工作混淆。對項(xiàng)目的誤解一般體現(xiàn)在：比如認(rèn)為日常工作中的難點(diǎn)就是項(xiàng)目，需要跨體系協(xié)調(diào)的工作就是項(xiàng)目，或者引入外部資源的工作就是項(xiàng)目等等。然而，項(xiàng)目與日常運(yùn)作是有明顯差別的：日常工作是連續(xù)不斷和重復(fù)的，而項(xiàng)目具有臨時性的特征，是一次性和獨(dú)特的；項(xiàng)目要求在“規(guī)定的時間”完成“規(guī)定的交付”，即項(xiàng)目有明確的時間起點(diǎn)和終點(diǎn)，有明確的項(xiàng)目目標(biāo)和工作內(nèi)容，當(dāng)項(xiàng)目目標(biāo)達(dá)成時，或當(dāng)預(yù)期項(xiàng)目因不可能達(dá)到目標(biāo)而中止時，或當(dāng)項(xiàng)目需求不復(fù)存在時，項(xiàng)目就結(jié)束了；從方法上來看，項(xiàng)目需要遵循項(xiàng)目管理的方法，而日常工作依據(jù)業(yè)務(wù)流程或日常運(yùn)營管理的要求。 但是，項(xiàng)目與日常工作之間也存在著密切的聯(lián)系。項(xiàng)目的需求有可能來源于日常工作，項(xiàng)目的結(jié)果又有可能應(yīng)用到日常工作。例如，隨著項(xiàng)目工作的完成，項(xiàng)目交付成果和知識要完成向日常工作的交接和轉(zhuǎn)移。又如，當(dāng)項(xiàng)目開始時，資源從日常工作轉(zhuǎn)移到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；在項(xiàng)目接近結(jié)束時，資源從項(xiàng)目回到日常工作中去。 1.2 項(xiàng)目管理手冊的目標(biāo)和意義 1.2.1 項(xiàng)目管理現(xiàn)狀主要問題及發(fā)現(xiàn) 隨著經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大以及未來新業(yè)務(wù)拓展的需要，公司決定把提高自身的管理能力和水平、夯實(shí)管理基礎(chǔ)作為管理改進(jìn)的重點(diǎn)，并且規(guī)劃實(shí)施了一系列管理改進(jìn)項(xiàng)目，以促進(jìn)企業(yè)整體能力的提升。但由于缺乏對項(xiàng)目整體的規(guī)劃和管理，許多管理項(xiàng)目的實(shí)施效果不甚理想。 在公司級項(xiàng)目管理能力提升項(xiàng)目中，我們通過訪談、調(diào)研等多種方式，發(fā)現(xiàn)了公司在項(xiàng)目管理方面主要存在的問題： 項(xiàng)目管理框架 - 項(xiàng)目群規(guī)劃：簡單地把企業(yè)戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求羅列和匯總成為項(xiàng)目；沒有依賴關(guān)系和優(yōu)先級分析，項(xiàng)目之間簡單串聯(lián)或獨(dú)立進(jìn)行；項(xiàng)目群規(guī)劃的結(jié)果是和日常管理混線。 - 項(xiàng)目策劃：不做項(xiàng)目策劃，就急于開工；沒有回答項(xiàng)目的解決方案和關(guān)鍵路徑是什么。 - 項(xiàng)目啟動：準(zhǔn)備工作沒完成，項(xiàng)目就在口號聲中啟動。 - 項(xiàng)目計(jì)劃：計(jì)劃只做了關(guān)鍵任務(wù)的羅列，不指導(dǎo)實(shí)際項(xiàng)目工作。 - 項(xiàng)目執(zhí)行與監(jiān)控：沒有系統(tǒng)化和全局化的項(xiàng)目方案制定，方案未經(jīng)驗(yàn)證就直接推廣；項(xiàng)目監(jiān)控流于形式上的交作業(yè)和檢查，對風(fēng)險(xiǎn)控制沒有實(shí)質(zhì)性作用。 - 項(xiàng)目結(jié)束：項(xiàng)目沒有明確的收尾階段，在年底工作總結(jié)時項(xiàng)目也就隨之一起收尾。 - 多項(xiàng)目協(xié)調(diào)：多項(xiàng)目協(xié)調(diào)機(jī)制和辦法方面基本缺失。 - 軟性項(xiàng)目管理辦法：缺乏軟性項(xiàng)目管理辦法，缺乏松土和對項(xiàng)目中“人”的問題的關(guān)注。 1.2.2 項(xiàng)目管理手冊的目標(biāo)和意義 針對發(fā)現(xiàn)的公司項(xiàng)目管理現(xiàn)狀問題，借鑒項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐，制定出適合公司的項(xiàng)目管理手冊。《公司級項(xiàng)目管理手冊》將作為公司開展項(xiàng)目管理的依據(jù)，并為項(xiàng)目經(jīng)理管理項(xiàng)目提供指導(dǎo)。 以提高公司級管理改進(jìn)類項(xiàng)目的成功率為主要目標(biāo)，旨在打造公司級項(xiàng)目管理的能力、確保未來項(xiàng)目管理的科學(xué)化和專業(yè)化，持續(xù)改進(jìn)和推動公司不斷提升管理水平的作用。 公司級項(xiàng)目經(jīng)理要通過應(yīng)用《公司級項(xiàng)目管理手冊》，對項(xiàng)目全生命周期進(jìn)行規(guī)范的管理。尤其要加強(qiáng)項(xiàng)目啟動前的策劃工作，不做好策劃不能啟動項(xiàng)目；在啟動階段做好確認(rèn)目標(biāo)范圍、明確關(guān)鍵任務(wù)和交付成果等工作；針對九大項(xiàng)目管理領(lǐng)域，制定完整的項(xiàng)目管理計(jì)劃來指導(dǎo)實(shí)際工作；加強(qiáng)項(xiàng)目自身的質(zhì)量保證和項(xiàng)目的質(zhì)量控制，來控制整體項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)；明確項(xiàng)目結(jié)束、加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和交接工作。此外，還包括要在項(xiàng)目中發(fā)展和提升人員技能，對于項(xiàng)目組成員績效做出及時的評價(jià)。 1.3 項(xiàng)目管理手冊的適用范圍 本項(xiàng)目管理手冊僅適用于公司級項(xiàng)目，非公司級項(xiàng)目需酌情參考。此處所指的公司級項(xiàng)目至少需要具備以下這些特點(diǎn)： 1）直接支撐公司戰(zhàn)略發(fā)展，即從公司戰(zhàn)略地圖導(dǎo)出的項(xiàng)目； 2）項(xiàng)目管理委員會成員是項(xiàng)目發(fā)起人； 3）同時涉及組織(Organization)、流程(Process)和信息系統(tǒng)或工具(IT)方面的改變的項(xiàng)目； 4）需要跨體系分工與協(xié)作才能完成的項(xiàng)目。 本手冊所管理的項(xiàng)目邊界包括策劃流程、啟動流程、計(jì)劃流程、執(zhí)行與監(jiān)控流程和結(jié)束流程。 項(xiàng)目邊界 本手冊的使用者為公司級項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理與模塊負(fù)責(zé)人。項(xiàng)目經(jīng)理與模塊負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)本手冊規(guī)定的內(nèi)容要求及相應(yīng)流程與模板執(zhí)行項(xiàng)目管理，并在使用過程中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、提出優(yōu)化和改進(jìn)建議。 除公司級項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理與模塊負(fù)責(zé)人以外，本手冊的閱讀者為項(xiàng)目管理委員會、項(xiàng)目管理辦公室(PMO)、公司級項(xiàng)目的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員和項(xiàng)目助理。 本手冊最終解釋權(quán)歸公司級項(xiàng)目管理辦公室(PMO)所有。 2 項(xiàng)目組織 2.1 項(xiàng)目組織的意義 項(xiàng)目組織是為了完成項(xiàng)目目標(biāo)、開展項(xiàng)目活動所建立健全的管理體制和管理機(jī)構(gòu)。高效的項(xiàng)目組織是支撐項(xiàng)目管理的骨架，擔(dān)負(fù)著溝通信息、下達(dá)指令、協(xié)調(diào)矛盾、統(tǒng)一步調(diào)、組織運(yùn)轉(zhuǎn)、制定決策的重任。 在項(xiàng)目進(jìn)行期間，為了確保項(xiàng)目工作的效率，避免與原體系工作產(chǎn)生沖突，項(xiàng)目經(jīng)理及核心模塊負(fù)責(zé)人需全職參與，其他成員可依實(shí)際情況考慮全職或兼職參與。 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)管理所有項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的項(xiàng)目工作。 2.2 項(xiàng)目組織架構(gòu) 公司級項(xiàng)目的組織應(yīng)包括項(xiàng)目管理委員會、項(xiàng)目管理辦公室(PMO)、項(xiàng)目經(jīng)理、各模塊負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目助理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，并視項(xiàng)目具體情況配備專家團(tuán)隊(duì)。本手冊中所提及的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)（或項(xiàng)目組）是指項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)的、承擔(dān)項(xiàng)目實(shí)施工作的整個團(tuán)隊(duì)，包括：項(xiàng)目經(jīng)理、專家團(tuán)隊(duì)（如有）、各模塊負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目助理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員（如下圖所示），項(xiàng)目管理委員會與項(xiàng)目管理辦公室(PMO)屬于項(xiàng)目組織，但不屬于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不受項(xiàng)目經(jīng)理的管轄。 項(xiàng)目組織架構(gòu)和主要角色 2.3 主要角色的職責(zé)定義 項(xiàng)目的組織架構(gòu)明確了各參與人員在項(xiàng)目中的角色定位和主要職責(zé)。但在具體項(xiàng)目組織中，有些組織成員會擔(dān)任一個以上的項(xiàng)目角色，如由項(xiàng)目經(jīng)理可以兼任某個模塊的負(fù)責(zé)人，或者某模塊負(fù)責(zé)人或者團(tuán)隊(duì)成員兼任項(xiàng)目助理。人員的具體角色和職責(zé)應(yīng)視項(xiàng)目的具體要求與資源配備情況而定。 此外，在項(xiàng)目中需要明確項(xiàng)目組織成員與項(xiàng)目干系人的區(qū)別。 以下定義的是各主要角色在單個項(xiàng)目中的主要職責(zé)，在不同的公司級管理項(xiàng)目中，以下定義的各主要角色的職責(zé)是確定且一致的。 2.3.1 項(xiàng)目管理委員會 項(xiàng)目管理委員會是項(xiàng)目的最高決策組織，為項(xiàng)目實(shí)施提供必需的決策和資源支持，確保公司級管理項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和業(yè)務(wù)價(jià)值。其主要職責(zé)包括： - 確認(rèn)項(xiàng)目的方向和目標(biāo)，給予項(xiàng)目戰(zhàn)略性建議和方向性指導(dǎo)； - 確定項(xiàng)目實(shí)施的時間，進(jìn)行資源配置決策和支持； - 審批項(xiàng)目范圍、總體計(jì)劃、關(guān)鍵里程碑、預(yù)算及風(fēng)險(xiǎn)控制； - 審閱項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度并進(jìn)行階段決策，審批針對重要問題和風(fēng)險(xiǎn)的行動計(jì)劃； - 對項(xiàng)目的關(guān)鍵目標(biāo)和關(guān)鍵里程碑負(fù)責(zé)。 2.3.2 項(xiàng)目管理辦公室（PMO） 項(xiàng)目管理辦公室(PMO)作為公司級項(xiàng)目統(tǒng)一管理和協(xié)調(diào)組織，確保項(xiàng)目能夠按照既定的項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行并實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。其主要職責(zé)包括： - 審批項(xiàng)目準(zhǔn)備度與關(guān)鍵里程碑； - 進(jìn)行多項(xiàng)目的協(xié)調(diào)（成本、資源、計(jì)劃、溝通等）； - 了解項(xiàng)目執(zhí)行情況，監(jiān)督項(xiàng)目執(zhí)行進(jìn)度，并向項(xiàng)目管理委員會匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度、問題和風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)委員會的決策； - 負(fù)責(zé)項(xiàng)目管理培訓(xùn)與項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)證； - 管理項(xiàng)目經(jīng)理的績效； - 為項(xiàng)目管理和項(xiàng)目報(bào)告提供工具和模板； - 總結(jié)各個項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提升項(xiàng)目管理水平。 2.3.3 項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目經(jīng)理是項(xiàng)目的第一責(zé)任人，確保按照項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目經(jīng)理按《項(xiàng)目管理手冊》負(fù)責(zé)開展項(xiàng)目工作。其主要職責(zé)包括： - 制定和維護(hù)項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目計(jì)劃； - 建議項(xiàng)目組成員，組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)并進(jìn)行管理； - 制定項(xiàng)目預(yù)算，根據(jù)項(xiàng)目需求進(jìn)行資源的規(guī)劃和配置，控制和監(jiān)督項(xiàng)目資源的使用情況； - 協(xié)調(diào)和管理項(xiàng)目活動，領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)目模塊按計(jì)劃開展工作； - 監(jiān)控項(xiàng)目實(shí)施過程，確保項(xiàng)目關(guān)鍵里程碑按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)； - 識別項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提出問題解決建議和風(fēng)險(xiǎn)管控建議，分配任務(wù)及執(zhí)行，并尋求管理層的支持； - 識別項(xiàng)目的溝通需求和培訓(xùn)需求，并向項(xiàng)目管理辦公室匯報(bào)； - 定期向項(xiàng)目管理辦公室匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)程和狀態(tài)； - 總結(jié)項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，負(fù)責(zé)項(xiàng)目知識和文檔管理。 2.3.4 模塊負(fù)責(zé)人 由于公司級管理項(xiàng)目的復(fù)雜性，通常需要將項(xiàng)目分解成較小的、易于管理的組成部分，即項(xiàng)目模塊。項(xiàng)目模塊負(fù)責(zé)人確保項(xiàng)目某一模塊按照項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行和項(xiàng)目目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目模塊負(fù)責(zé)人按《項(xiàng)目管理手冊》負(fù)責(zé)開展項(xiàng)目模塊工作。其主要職責(zé)包括： - 協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理制定和維護(hù)項(xiàng)目模塊的目標(biāo)和計(jì)劃； - 管理和指導(dǎo)某一模塊按計(jì)劃開展工作； - 監(jiān)控項(xiàng)目模塊的實(shí)施過程，確保項(xiàng)目某一模塊的關(guān)鍵里程碑按計(jì)劃實(shí)現(xiàn)； - 識別項(xiàng)目模塊中可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，提出問題解決建議和風(fēng)險(xiǎn)管控建議，并及時向項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)。 2.3.5 項(xiàng)目助理 項(xiàng)目助理協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理開展項(xiàng)目管理的日常工作，協(xié)助項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行監(jiān)督、預(yù)算管理、項(xiàng)目質(zhì)量管理、文檔和知識管理等工作。其主要職責(zé)是協(xié)助項(xiàng)目經(jīng)理，完成以下主要工作： - 收集信息，統(tǒng)一管理項(xiàng)目文檔； - 維護(hù)項(xiàng)目工作計(jì)劃，監(jiān)督項(xiàng)目計(jì)劃的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)和匯報(bào)項(xiàng)目計(jì)劃的偏離，識別相應(yīng)的問題和風(fēng)險(xiǎn)； - 監(jiān)督項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行情況，識別并匯報(bào)具有預(yù)算風(fēng)險(xiǎn)的項(xiàng)目； - 按照公司項(xiàng)目管理和質(zhì)量管理的要求進(jìn)行操作并提交相關(guān)文件； - 管理和維護(hù)項(xiàng)目相關(guān)文檔，包括項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目計(jì)劃、問題記錄、風(fēng)險(xiǎn)記錄、項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、變更請求、最終交付物等； - 負(fù)責(zé)項(xiàng)目過程中所有知識的管理和分享。 2.3.6 項(xiàng)目成員 項(xiàng)目成員按《項(xiàng)目管理手冊》負(fù)責(zé)執(zhí)行項(xiàng)目工作。其主要職責(zé)包括： - 按照項(xiàng)目計(jì)劃，執(zhí)行項(xiàng)目工作任務(wù)； - 識別項(xiàng)目中可能出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)，并及時向項(xiàng)目模塊負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)； - 積極參與項(xiàng)目知識管理和分享； - 完成項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目模塊負(fù)責(zé)人交代其他的任務(wù)。 2.3.7 專家團(tuán)隊(duì) 專家團(tuán)隊(duì)作為解決某個項(xiàng)目或項(xiàng)目某領(lǐng)域獨(dú)特問題的資源，可以由內(nèi)部專家或聘請外部專家組成。其主要職責(zé)包括： - 在專業(yè)領(lǐng)域范圍內(nèi)提供專業(yè)性決策建議； - 協(xié)助解決項(xiàng)目中某個專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)的問題，提供解決方案； - 參與并指導(dǎo)項(xiàng)目進(jìn)程中的關(guān)鍵工作。 |
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