原始憑證的種類

1．按照來源不同可分為：外來原始憑證和自制原始憑證。

2．按照填制手續(xù)及內(nèi)容不同可分為：一次憑證、累計(jì)憑證和匯總憑證。

3．按照格式不同可分為：通用憑證和專用憑證。

原始憑證包含以下7項(xiàng)內(nèi)容：

①憑證名稱→②日期和編號(hào)→③單位名稱或填制人姓名→④對(duì)外憑證要有接受憑證單位的名稱→⑤經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所涉及的數(shù)量、計(jì)量單位、單價(jià)和金額→⑥經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要→⑦經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門或人員的簽章。

參考圖：

除應(yīng)當(dāng)具備原始憑證的上述內(nèi)容外，還應(yīng)當(dāng)有以下的附加條件：

1．從外單位取得的原始憑證，應(yīng)使用統(tǒng)一發(fā)票，發(fā)票上應(yīng)印有稅務(wù)專用章；必須加蓋填制單位的公章。

2．自制的原始憑證，必須要有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人或者由單位負(fù)責(zé)人指定的人員簽名或者蓋章。

3．支付款項(xiàng)的原始憑證，必須要有收款單位和收款人的收款證明，不能僅以支付款項(xiàng)的有關(guān)憑證代替。

4．購買實(shí)物的原始憑證，必須有驗(yàn)收證明。

5．銷售貨物發(fā)生退口并退還貨款時(shí)，必須以退貨發(fā)票、退貨驗(yàn)收證明和對(duì)方的收款收據(jù)作為原始憑證。

6．職工公出借款填制的借款憑證，必須附在記賬憑證之后。

7．經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證的附件。

填制要求：

1．記錄的內(nèi)容、數(shù)字，必須真實(shí)可靠要真實(shí)，不得弄虛作假，不得偽造憑證。

2．項(xiàng)目必須逐項(xiàng)填列齊全，不得遺漏和省略；經(jīng)辦業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員要認(rèn)真審核，簽名，確保內(nèi)容完整。

3．手續(xù)完備。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其他指定的人員簽名蓋章；

對(duì)外開出的原始憑證必須加蓋本單位公章；

從外部取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；

從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名蓋章。

4．書寫要清楚、規(guī)范：

小寫金額用阿拉伯?dāng)?shù)字逐個(gè)書寫，不得寫連筆字，在金額前要填寫人民幣符號(hào)“￥”，人民幣符號(hào)“￥”與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白，金額數(shù)字一律填寫到角分，無角分的，寫“00”或符號(hào)“－”，有角無分的，分位寫“0”，不得用符號(hào)“－”；

大寫金額用漢字壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬、億、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行書字書寫，大寫金額前未印有“人民幣”字樣的，應(yīng)加寫“人民幣”三個(gè)字，“人民幣”字樣和大寫金額之間不得留有空白，大寫金額到元或角為止的，后面要寫“整”或“正”字，有分的，不寫“整”或“正”字。

如小寫金額為￥1008.00，大寫金額應(yīng)寫成“壹仟零捌元整”。

5．編號(hào)要連續(xù)，如原始憑證已預(yù)先印定編號(hào)，在寫壞作廢時(shí)，應(yīng)加蓋“作廢”戳記，妥善保管，不得撕毀。

6．不得涂改、刮擦、挖補(bǔ)。有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋出具單位印章。

原始憑證金額有錯(cuò)誤的，應(yīng)當(dāng)由出具單位重開，不得在原始憑證上更正。

7．填制要及時(shí)

各種原始憑證一定要及時(shí)填寫，并按規(guī)定的程序及時(shí)送交會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員進(jìn)行審核。

8．統(tǒng)一格式

一般情況下，諸如增值稅專用發(fā)票之類的原始憑證是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一印制和監(jiān)制，一般發(fā)票是由財(cái)政部門統(tǒng)一印制和監(jiān)制。

附件處理

舉例：

如某人報(bào)銷差旅費(fèi)，報(bào)銷單后面的粘貼單附有0.5元的市內(nèi)公共汽車票20張， 1元的公共汽車票12張，285元的火車票1張，869元的飛機(jī)票1張，就應(yīng)分別在汽車票一類下面空白處注明0.5×20=10元，1×12=12元，在火車票一類下面空白處注明285×1=285元，在飛機(jī)票一類下面空白處注明869×1=869元。

這樣，萬一將來原始憑證不慎失落，也很容易查明丟的是那一種票面的原始憑證，而且也為計(jì)算附件張數(shù)提供了方便。

分割單

原始憑證分割單就相當(dāng)于和另一家公司的自制憑證。

原始憑證分割單必須具備原始憑證的基本內(nèi)容（憑證名稱、填制憑證日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經(jīng)辦人的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容、數(shù)量、單價(jià)、金額），標(biāo)明費(fèi)用分?jǐn)偳闆r，并在分割單上應(yīng)加蓋單位的財(cái)務(wù)印章。

原始憑證的審核

1．發(fā)票的真?zhèn)伪鎰e。

假發(fā)票：一是發(fā)票號(hào)碼與單位歸屬地址不一致；二是地稅局印制的最大面額，凡是超過最大面額的為假發(fā)票，國稅除外；三是機(jī)打發(fā)票須精確到年月日，無精確到年月日為假發(fā)票。

2．發(fā)票是否蓋有發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。

3．原始憑證的金額合計(jì)是否正確，且大小金額必須一致。

4．原始憑證是否有經(jīng)辦人簽字。

5．簽字手續(xù)及單據(jù)是否齊全，如招待費(fèi)是否有分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，培訓(xùn)費(fèi)、固定資產(chǎn)購置及大額支出是否有申請(qǐng)批示。

6．原始憑證的填寫是否完整規(guī)范，包括單位、數(shù)量、單價(jià)、金額、規(guī)格型號(hào)等。

7．手寫發(fā)票是否雙面復(fù)印。

8．原始單據(jù)的粘貼是否規(guī)范。

9．原始單據(jù)是否有經(jīng)辦人簽字。

10．匯總發(fā)票是否附有機(jī)打小票或銷售清單，且蓋有發(fā)票專用章或財(cái)務(wù)專用章。

11．由于供貨方原因無法取得有效憑證，是否向?qū)Ψ剿魅∈論?jù)或其他證據(jù)，且蓋有印章，并由證明人和經(jīng)辦人簽字。

重要提示：

（1）外來的發(fā)票、收據(jù)等是否用復(fù)寫紙?zhí)讓懀渴欠袷恰皥?bào)銷”一聯(lián)？

不屬此例的一般不予受理，對(duì)于剪裁發(fā)票要認(rèn)真核對(duì)剪裁金額是否與大小寫金額一致。

（2）購買商品、實(shí)物的各種原始憑證，必須附有保管人的驗(yàn)單或其他領(lǐng)用者簽名才能受理。

（3）對(duì)外支付款項(xiàng)的憑證應(yīng)附有收款人的收款手續(xù)方能轉(zhuǎn)賬注銷。

（4）自制的原始憑證附有原始單據(jù)的，要審核金額是否相符；無原始單據(jù)的是否有部門負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)、簽章。

經(jīng)過審核的原始憑證應(yīng)區(qū)別不同情況處理

1．對(duì)于完全符合要求的原始憑證，應(yīng)及時(shí)編制記賬憑證入賬；

2．對(duì)于真實(shí)、合理、合法但不完整的會(huì)計(jì)原始憑證，應(yīng)退回有關(guān)經(jīng)辦人，由其負(fù)責(zé)將有關(guān)憑證補(bǔ)充完整，更正錯(cuò)誤或重開后，再辦理會(huì)計(jì)手續(xù)；

3．對(duì)于不真實(shí)、不合法的原始憑證，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員有權(quán)不予接受，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告。

注意事項(xiàng)：

1．原始憑證必須具備的內(nèi)容：原始憑證的名稱;填制憑證的日期;填制憑證的單位名稱和填制人姓名;經(jīng)辦人員的簽名或蓋章;接受憑證單位的名稱;經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容;數(shù)量、單價(jià)和金額。

2．外來原始憑證(如發(fā)票、收據(jù)等)，必須蓋有填制單位的財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章，同時(shí)具有套印的稅務(wù)部門或有權(quán)監(jiān)制部門的專用章以及填制人員的簽名或蓋章;從個(gè)人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章，同時(shí)應(yīng)寫明住址，必要的注明身份證號(hào)碼。

3．自制原始憑證(如入庫單、領(lǐng)料單等)必須有經(jīng)辦單位負(fù)責(zé)人(或其指定的人員)和經(jīng)辦人簽名或者蓋章。

4．凡需填寫大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實(shí)物的原始憑證，必須有實(shí)物驗(yàn)收證明;支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。

5．一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途，只能以一聯(lián)作為報(bào)銷憑證，必須用雙面復(fù)寫紙(發(fā)票和收據(jù)本身具備復(fù)寫紙功能的除外)套寫，并連續(xù)編號(hào)。

作廢時(shí)應(yīng)當(dāng)加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。

6．發(fā)生銷貨退回的，除填制退貨發(fā)票外，還必須有退貨驗(yàn)收證明;退款時(shí)，必須取得對(duì)方的收款收據(jù)或者匯款銀行的憑證以及當(dāng)?shù)刂鞴芏悇?wù)機(jī)關(guān)開具的“進(jìn)貨退出或索取折讓證明單”，不得以退貨發(fā)票代替收據(jù)。

7．職工因公借款的借據(jù)，必須附在記賬憑證之后。收回借款時(shí)，應(yīng)當(dāng)另開收據(jù)或者退還借據(jù)副本，不得退還原借款收據(jù)。

8．經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)機(jī)關(guān)名稱、日期和文件字號(hào)。

9．原始憑證發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或無法辨認(rèn)的，不得涂改、挖補(bǔ)。未入賬的原始憑證，應(yīng)退回填制單位或填制人員補(bǔ)填或更正，更正處應(yīng)當(dāng)加蓋開出單位的公章;發(fā)現(xiàn)有違反財(cái)經(jīng)紀(jì)律和財(cái)會(huì)制度的，應(yīng)拒絕受理，對(duì)弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改等違法亂紀(jì)的，應(yīng)扣留憑證，報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)處理。已經(jīng)入賬的原始憑證，不能抽出，應(yīng)另外以正確原始憑證進(jìn)行更正。

10．原始憑證不得外借。

其他單位如因特殊原因需要使用原始憑證時(shí)，經(jīng)本單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)，可以復(fù)制。

向外單位提供的原始憑證復(fù)制件，應(yīng)在專設(shè)的登記簿上登記，并由提供人員和收取人共同簽名或蓋章。

11．外來原始憑證如有遺失，應(yīng)取得原填制單位蓋章證明，并注明原始憑證編號(hào)金額和內(nèi)容等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，才能作原始憑證。

如確實(shí)無法取得證明的如火車、汽車、輪船、飛機(jī)票等，由當(dāng)事人寫出詳細(xì)情況，由單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后，代作原始憑證。

12．一般情況下，記賬憑證必須附有原始憑證并注明張數(shù)。

原始憑證的張數(shù)按自然張數(shù)計(jì)算(原始憑證匯總表應(yīng)計(jì)算在內(nèi)，原始憑證粘貼紙不應(yīng)計(jì)算)。

如果一張?jiān)紤{證涉及幾張記賬憑證，可以把原始憑證附在一張主要的記賬憑證后面，并在其他記賬憑證上注明附有該原始憑證的記賬憑證的編號(hào)或者附原始憑證復(fù)印件。

更正錯(cuò)誤或結(jié)賬、調(diào)賬的記賬憑證，可以不附原始憑證，但應(yīng)對(duì)調(diào)整事項(xiàng)說清楚。

13．附在辦理收付款項(xiàng)的記賬憑證后的原始憑證，在辦理完收付款項(xiàng)后，必須加蓋“收訖”、“付訖”戳記。

14．附在記賬憑證之后的原始憑證，應(yīng)折疊、粘貼整齊，對(duì)小于記賬憑證的原始憑證(如：火車、汽車、飛機(jī)、輪船票等)，要粘貼在與記賬憑證一樣大小的原始憑證粘貼單上。

對(duì)于數(shù)量較多的原始憑證，如收、發(fā)料單等，可以單獨(dú)裝訂保管，在封面上注明記賬憑證日期、編號(hào)、種類，同時(shí)在記賬憑證上注明“附件另訂”字樣、原始憑證名稱和編號(hào)。

各種經(jīng)濟(jì)合同、存出保證金收據(jù)及涉外文件等重要原始憑證，應(yīng)另行編制目錄，單獨(dú)登記保管，并在有關(guān)記賬憑證和原始憑證上相互注明日期和編號(hào)。

當(dāng)然若企業(yè)在發(fā)生預(yù)付大型設(shè)備款或在建工程款時(shí)，管理方面需要提供預(yù)付每戶款的金額，設(shè)三級(jí)、多級(jí)明細(xì)或使用財(cái)務(wù)軟件的相關(guān)功能滿足需要。

原始憑證實(shí)訓(xùn)

1.6月1日，開出現(xiàn)金支票從銀行提取2000元現(xiàn)金備用。（填制現(xiàn)金支票，有關(guān)支票填制說明見訓(xùn)練說明）。

表3-1

分錄：

借：庫存現(xiàn)金 2000

貸：銀行存款 2000

2.6月1日，銷售科職工王新民赴南京開商品展銷會(huì)，經(jīng)批準(zhǔn)向財(cái)務(wù)科借差旅費(fèi)2000元，財(cái)務(wù)人員審核無誤后付現(xiàn)金。（填制借款單）。

分錄：

借：其他應(yīng)收款——王新民 2000

貸：庫存現(xiàn)金 2000

表3-2

3．6月2日，出納員將當(dāng)天的銷售款85600元現(xiàn)金存入銀行。（其中面額100元的700張，面額50元的300張，面額10元的60張）（填制銀行現(xiàn)金交款單）。

表3-3

分錄：

借：銀行存款 85600

貸：庫存現(xiàn)金 85600

4.6月6日，開出轉(zhuǎn)賬支票50000元，向宏利工廠預(yù)付布料款。（填制轉(zhuǎn)賬支票）

表3-4

分錄：

借：預(yù)付賬款——宏利工廠 50000

貸：銀行存款 50000

5.?6月8日，向本市紡織廠購進(jìn)棉布100?匹，單價(jià)每匹3000元，增值稅51000元，開出轉(zhuǎn)賬支票付款，材料驗(yàn)收入庫。（填制材料入庫單和轉(zhuǎn)賬支票）

收到“增值稅專用發(fā)票”發(fā)票號(hào)111078（略）

表3-5

材料入庫單

表3-6

分錄：

借：原材料——棉布 300?000

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額） 51?000

貸：銀行存款 351?000

6.6月9日，王新民開會(huì)回來報(bào)銷差旅費(fèi)1850，退回現(xiàn)金150元，由出納開出收據(jù)一張。（收據(jù)如表3-7、差旅費(fèi)見表3-8）

表3-7

表3-8

分錄：

借：銷售費(fèi)用 1850

庫存現(xiàn)金 150

貸：其他應(yīng)收款——王新民 2000

拆為兩個(gè)分錄：

（1）借：銷售費(fèi)用 1850

貸：其他應(yīng)收款——王新民 1850

（2）借：庫存現(xiàn)金 150

貸：其他應(yīng)收款——王新民 150

7.6月10日，向個(gè)人田欣銷售男套裝5套，每套800元（含增值稅），銷售男式襯衣100件，每件50元（含增值稅），收到現(xiàn)金并開出零售發(fā)票。（填制銷售發(fā)票如表3-9）

分錄：

借：庫存現(xiàn)金 9000

貸：主營業(yè)務(wù)收入 7692.31

應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）1307.69

（做分錄時(shí)要把含稅價(jià)中的稅調(diào)出來做“銷項(xiàng)稅額”）

表3-9