|
在上一篇文章討論了采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞， 內(nèi)控連載13：采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識別及應(yīng)對（1） 本文繼續(xù) 典型漏洞四：采購招標流程不規(guī)范，招標流于形式 招標采購是提高采購質(zhì)量和效率并且降低采購成本的有效方式之一，但從實踐中看，一些企業(yè)招標采購未起到預(yù)期控制效果，分析其原因，從外部環(huán)境來說，是由于我國招投標市場還很不規(guī)范，存在投標圍標、陪標、串標、惡意低價接標、收買評委等不正?，F(xiàn)象，損害招標采購方利益；而從內(nèi)部原因來分析，則是招標采購方招標流程存在缺陷，招標流程不夠嚴密、規(guī)范和有效。 招標環(huán)節(jié)內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式有： 1、職責(zé)分離不夠。在招標幾個重要環(huán)節(jié)，在由單位自行組織招標時，“編制招標書、發(fā)標、回標、開標、評標、決標”等職責(zé)基本都是由采購實施部門（或工程項目管理部）主導(dǎo)完成的，雖然評標是由招標管理小組進行的，招標管理小組員也采購實施部門（或工程項目管理部）人員構(gòu)成，由一至二個部門從頭到尾完成招標是不符合內(nèi)控要求的，因此，要注意對邀標與評標、開標與評標、評標與決標等職責(zé)要適當(dāng)分離，并建立監(jiān)督措施。在委托招標代理時，應(yīng)選擇合適的招標代理單位，并對招標代理工作進行必要監(jiān)督。 2、未按規(guī)定發(fā)標。在選擇投標單位和發(fā)標環(huán)節(jié)，在邀請招標時，通常由招標工作小組擬定三家或以上邀標對象，主觀性很大；在公開招標時，則由公司則在公司網(wǎng)站公示，并向熟悉的供應(yīng)商單位發(fā)出通知，由項目公司接受投標單位的報名，但在選擇入圍單位上，權(quán)限仍主要集中在項目管理人員。如果對發(fā)標沒有嚴格規(guī)定，可能導(dǎo)致在招標開始階段就可能使得將一些真正優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商被排除在外，而與甲方人員關(guān)系“密切”的供應(yīng)商單位則相對容易入選。 3、未編制標底，對惡意低價接標和圍標的風(fēng)險防范不足。招標時通常選擇報價低的單位，有些投標單位故意壓低價格以求中標，如果招標方于未編制標底，使得評標時不能判斷報價合理性，而單純以價格高低來評標，可能導(dǎo)致投標單位以惡意低價投標的風(fēng)險，并在中標后實施過程中逐步要求提高報價。另外一種情形，則是幾家投標方串通報高價 4、評標方式和過程存在缺陷。一些單位評標時主要是依據(jù)標書以招標領(lǐng)導(dǎo)小組開討論會、發(fā)表意見來進行，某些甲方招標是由招標小組進行，評標過程主觀，缺少客觀的評標依據(jù)。根據(jù)招標小組開會討論，由參與評標人員投票，決定中標單位。這種評標方式的缺點有：評標人員主要是公司不同級別管理人員組成的，在討論中標單位時，可能會導(dǎo)致高級別管理人員的意見傾向會影響到下屬管理人員；缺乏明確的評分標準，主觀隨意性較大。 5、招投標缺乏“保密制度”、“回避制度”等規(guī)定，沒有保密制度及相關(guān)具體措施，導(dǎo)致投標單位能打聽到競爭對手信息，從而會串標或根據(jù)對手投標情況來調(diào)整標書，不能真正發(fā)揮投標的競爭作用；而評標過程沒有回避制度，則可能導(dǎo)致評標人與投標單位存在利益關(guān)系時，仍然參與評標，則評標會失去公平性。 6、招標流程操作缺乏操作時限規(guī)定。由于從開始準備招標到最后談判、簽訂合同等，涉及到多個部門的參與，時間較長，由于流程缺乏明確的時限規(guī)定，導(dǎo)致招標工作有時拉得很長，而不能及時滿足項目需要，一些項目便以工作效率為由，不愿意采用招標采購，因此，需對招標過程的操作時限加以規(guī)定。 7、規(guī)避招標程序。一些單位根據(jù)采購要求，將本應(yīng)通過招標方式采購的項目，采用化整為零或緊急采購等名義，不按規(guī)定進行招標。 【案例】被利用的招投標：西門子賄賂門松原案。松原中心醫(yī)院的每次招標，給人的感覺都公開透明，甚至有很多次，院長侯英山主動邀請市衛(wèi)生局紀委、市紀檢委、市糾風(fēng)辦、市公證處等多部門同志一同出席招標會，力推外部監(jiān)督?！ ≡诤舜殴舱癯上裣到y(tǒng)的招標過程中，無論是前期市場調(diào)研數(shù)據(jù)的院內(nèi)公開，中心醫(yī)院的班子形成意見報衛(wèi)生局待批，舉行專家聽證會論證，市衛(wèi)生局批復(fù)，還是舉行公開招標，直至西門子中標，“這一切都是在我們眼前發(fā)生的”。中心醫(yī)院的那位中層管理者，至今仍然想不通侯英山的受賄行為出現(xiàn)在哪一個環(huán)節(jié)?！笆聦嵣?，因為醫(yī)院的器械采購必須通過招投標方式才能完成，所以幾乎所有的賄賂行為，都是在招投標流程之前發(fā)生的?！奔钟吞镝t(yī)院的一位知情人士透露，如果是在2005年進行的招投標，那么供求雙方可能在2004年就私下達成價格協(xié)議，而一旦院長在之前就認定采買哪一家的器械，醫(yī)院招標條件是根據(jù)達成私下協(xié)議供應(yīng)商量身定制，那么上述所有的招投標環(huán)節(jié)就成了擺設(shè)。 漏洞識別：了解企業(yè)招標流程，是否存在流程設(shè)計不合理；檢查招標各項文檔記錄，審閱招標工作是否符合操作規(guī)定；檢查未采取招標方式的采購項目，是否存在繞過招標程序的采購。
典型漏洞五：供應(yīng)商管理和評估存在缺失 供應(yīng)商管理是采購業(yè)務(wù)中重要一環(huán)，包括供應(yīng)商準入、供應(yīng)商日常合作、供應(yīng)商評估、供應(yīng)商退出等。供應(yīng)商管理環(huán)節(jié)常見內(nèi)控漏洞形式有： 未建立公司層面的合格供應(yīng)商名錄；供應(yīng)商在使用前缺乏對供應(yīng)商資質(zhì)的審核；供應(yīng)商檔案不完整；未建立供應(yīng)商評估機制；供應(yīng)商評價體系和標準不完善；對不合格供應(yīng)商缺乏淘汰機制等。 為此，公司應(yīng)建立完善的供應(yīng)商管理體系；建立科學(xué)的供應(yīng)商評估和準入制度，確定合格供應(yīng)商清單，與選定的供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議；建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)，對供應(yīng)商提供物資或勞務(wù)的質(zhì)量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經(jīng)營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據(jù)評價結(jié)果對供應(yīng)商進行合理選擇和調(diào)整；制定例外緊急需求的采購處理程序，選定備用供應(yīng)商，在首選供應(yīng)商發(fā)生突發(fā)情況時保證采購的連續(xù)性。 【案例】2007年8月2日，美國最大玩具商美泰公司(MattelInc.)向美國消費者安全委員會提出召回佛山利達生產(chǎn)的96.7萬件塑膠玩具，理由是“回收的這批玩具表漆含鉛量超標，對兒童的腦部發(fā)展會造成很大影響，美國環(huán)保組織塞拉俱樂部認為危及兒童安全。事發(fā)前，佛山利達的產(chǎn)量已居佛山玩具制造業(yè)第二。一夜之間，這家擁有十多年良好生產(chǎn)記錄的合資企業(yè)成為眾矢之的。在美國輿論的不斷聲討下，玩具廠商及其上下游供應(yīng)、檢驗鏈上的疏忽被一一曝光和放大。最終，佛山利達被出入境檢驗檢疫部門要求整改，中國國家質(zhì)量監(jiān)督管理總局宣布暫停其產(chǎn)品的出口。利達被迫停產(chǎn)，2500名工人幾乎無事可做，利達公司合伙人張樹鴻承受重大壓力，最終一死了之。造成這次事件最大的問題在于玩具所使用的有毒油漆，而向利達公司提供不達標油漆的供應(yīng)商，是與利達公司僅有一墻之隔的東興公司，該公司老板恰恰是張樹鴻多年的好友梁儀彬。2007年4月初，東興生產(chǎn)油漆的黃色色粉短缺，為盡快采購，東興在網(wǎng)上查找到東莞眾鑫色粉廠。該廠向東興提供了無鉛色粉證書、認證資料、相關(guān)執(zhí)照等，東興公司便于4月10日進貨。按規(guī)定，采購的色粉要到檢測機構(gòu)認定，但佛山?jīng)]有相關(guān)的檢測機構(gòu)，只有到廣州檢驗，并需要5－10個工作日才能做出檢測結(jié)果。東興為了盡快給利達公司供貨，就省略了檢測的環(huán)節(jié)。但沒料到的正是這批色粉含鉛量超標，眾鑫色粉廠當(dāng)初提供的無鉛色粉證書、認證資料等都是假的。回顧整個事件，可以看出，利達公司和東興公司在供應(yīng)商管理方面都存在嚴重缺陷，導(dǎo)致最后質(zhì)量事故發(fā)生，給企業(yè)帶來滅頂之災(zāi)。 漏洞識別：檢查企業(yè)是否建立合格供應(yīng)商名錄；抽查采購業(yè)務(wù)供應(yīng)商是否在供應(yīng)商名錄當(dāng)中；供應(yīng)商準入是否按規(guī)定評估；檢查供應(yīng)商檔案是否齊全；檢查是否對供應(yīng)商定期評估；檢查供應(yīng)商評估相關(guān)表單。
典型漏洞六：缺乏對采購人員有效管理和監(jiān)督，采購舞弊現(xiàn)象嚴重 采購人員會為了個人利益在采購中不進行比價管理，而是選擇有回扣的供應(yīng)商，表面上看，供應(yīng)商給回扣是采購?fù)獾男袨?，不直接影響價格，但實際上，供應(yīng)商會將行賄所支出的費用再轉(zhuǎn)嫁給企業(yè)：要么將供貨價格提高，要么降低產(chǎn)品質(zhì)量，導(dǎo)致最終受損的還是企業(yè)。而且企業(yè)一旦爆出采購人員舞弊事件，對企業(yè)聲譽也會造成很大影響。譬如本章后面的跨國藥企GSK受賄門事件，不僅給公司本身造成損失，對整個公司就帶來非常大的負面影響。 防范采購人員舞弊是項系統(tǒng)工程，需要多管齊下，通過簽署采購人員保證書、員工自律聲明、制定員工行為守則、要求利益沖突回避、設(shè)立明確的舉報渠道、建立訪問供應(yīng)商制度、采購崗位定期輪換、加強企業(yè)文化建設(shè)、加強內(nèi)部審計等措施來降低舞弊風(fēng)險。 漏洞識別：采購舞弊嚴格來說本身不能稱之為漏洞，而是采購人員及流程管理方面漏洞造成的后果，內(nèi)控檢查時應(yīng)關(guān)注采購環(huán)節(jié)反舞弊機制完善程度，如職責(zé)是否有效分離、采購詢價情況、采購人員保證書和員工自律聲明簽署情況、是否制定員工行為守則、利益沖突回避、舉報渠道、有無訪問供應(yīng)商制度等。
典型漏洞七：缺乏驗收或驗收不嚴 驗收是指企業(yè)對采購物資和勞務(wù)的檢驗接收，以確保其符合合同相關(guān)規(guī)定或產(chǎn)品質(zhì)量要求。 驗收環(huán)節(jié)的常見內(nèi)控漏洞有：采購物資未經(jīng)驗收即入庫或付款；驗收標準不明確；驗收程序不規(guī)范；驗收人員未經(jīng)清點即予認可；驗收未采購貨品；對驗收中存在的異常情況不作處理；驗收人員與請購、采購人員不獨立。 為加強驗收管理,企業(yè)應(yīng)制定明確的采購驗收標準，結(jié)合物資特性確定必檢物資目錄，規(guī)定此類物資出具質(zhì)量檢驗報告后方可入庫。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況，比如無采購合同或大額超采購合同的物資、超采購預(yù)算采購的物資、毀損的物資等，驗收機構(gòu)或人員應(yīng)當(dāng)立即向企業(yè)有權(quán)管理的相關(guān)機構(gòu)報告，相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)查明原因并及時處理。對于不合格物資，采購部門依據(jù)檢驗結(jié)果辦理讓步接收、退貨、索賠等事宜。對延遲交貨造成生產(chǎn)建設(shè)損失的，采購部門要按照合同約定索賠。 【案例】A公司建設(shè)了一座涉外商務(wù)大廈，由于當(dāng)時A公司自身并不具備直接管理大廈的經(jīng)驗和能力，便聘用作為專業(yè)機構(gòu)的F公司負責(zé)項目的物業(yè)管理工作。由于F公司是以低價中標，因而財務(wù)壓力很大，在實際管理運作中經(jīng)常偷工減料，對管理成本進行非正常壓縮，造成客戶大量投訴，大廈形象受到影響。隨即A公司決定提前一年終止委托合同，自己組建機構(gòu)接管。項目交接時雙方分別就項目現(xiàn)狀進行了逐項檢查和記錄，在檢查到空調(diào)機組時，因正值冬季，環(huán)境溫度無法達到開機條件，在粗略看過機房后，接收人員便在“一切正?！钡淖謽酉潞灹嗣４合闹?，在進行空調(diào)運行準備過程中發(fā)現(xiàn)，前管理公司對機組的維護保養(yǎng)工作做得很差，竟然在過去的一年里從未給機組加過油，有的機頭已不能啟動，需要更換部分零件。F公司要求A公司支付雙方約定的提前終止委托管理的補償費用，而A公司則認為F公司在受委托期間未能正常履行其管理職責(zé)，造成設(shè)備受損，補償費用要扣除相當(dāng)部分。這時F公司的律師出場了，手里拿著有A公司工作人員“一切正?！焙炞值慕唤域炇沼涗浀膹?fù)印件向A公司提出了法律交涉。 漏洞識別：檢查驗收職責(zé)與其他職責(zé)分離情況；檢查驗收程序和驗收標準，判斷是否合理；抽查驗收記錄，判斷驗收是否符合要求。
典型漏洞八：采購付款審核不嚴 付款是企業(yè)在對采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等內(nèi)容審核無誤后，按照采購合同規(guī)定及時向供應(yīng)商辦理支付款項的過程。 采購付款常見內(nèi)控漏洞表現(xiàn)形式有：付款給錯誤供應(yīng)商；支付了未經(jīng)核準的采購；重復(fù)付款；付款金額差錯；付款未及時入賬；付款記錄可能發(fā)生錯誤；未定期與供貨商核對賬目。 企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強采購付款的管理，完善付款流程，明確付款審核人的責(zé)任和權(quán)力，嚴格審核采購預(yù)算、合同、相關(guān)單據(jù)憑證、審批程序等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定，合理選擇付款方式，及時辦理付款。同時，加強預(yù)付賬款和定金的管理，涉及大額或長期的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)定期進行追蹤核查，綜合分析預(yù)付賬款的期限、占用款項的合理性、不可收回風(fēng)險等情況，發(fā)現(xiàn)有疑問的預(yù)付款項，應(yīng)當(dāng)及時采取措施，盡快收回款項。 【案例】某單位工作人員黃某利用支付正常的施工費，涂改了工時付款會簽單，虛加了1.95萬元的金額，在假冒總經(jīng)理簽名后，他將單子分別交給公司近10個部門的負責(zé)人審批?；蛟S是見總經(jīng)理簽了名，整個審批過程就像一條順暢的流水線，無遮無攔。憑著這張“手續(xù)全備”的會簽單，黃某堂而皇之地從公司財務(wù)部開取了支票，又到自己朋友開的一家裝潢公司套取了現(xiàn)金1.95萬元。不過，這1.95萬元在他投進地下賭場后沒多久又輸光了，于是失去理智和判斷力的黃某如法炮制，先后套取現(xiàn)金80余萬元，且數(shù)額一次比一次大，其中最大的一筆達40萬元！ 漏洞識別：檢查采購與付款是否嚴格的職責(zé)分離；抽查付款業(yè)務(wù)，檢查付款時是否驗證相應(yīng)的合同；檢查付款時是否核對采購申請（或采購計劃）、驗收憑證和發(fā)票等單證。 （未完待續(xù)……） 內(nèi)控系列文章： 不得不防的內(nèi)控“阿喀琉斯之踵”——農(nóng)行39億元票據(jù)案評析 內(nèi)控連載：貨幣資金常見內(nèi)控漏洞識別與應(yīng)對（1） 內(nèi)控連載：貨幣資金常見內(nèi)控漏洞識別與應(yīng)對（2） 內(nèi)控連載：貨幣資金常見內(nèi)控漏洞識別與應(yīng)對（3） 內(nèi)控連載04：貨幣資金內(nèi)控案例——巨額銀行存款失蹤 內(nèi)控連載05：從兩個案例看銀行承兌匯票內(nèi)部控制 內(nèi)控連載06：貨幣資金主要風(fēng)險及內(nèi)控建設(shè)要點 內(nèi)控連載07：銷售業(yè)務(wù)典型內(nèi)控漏洞識別及應(yīng)對 內(nèi)控連載08：銷售內(nèi)控案例——促銷存漏洞，一人獨得200個特等獎 內(nèi)控連載09：銷售收款存漏洞 嗜賭業(yè)務(wù)員挪用貨款上百萬 內(nèi)控連載10：銷售業(yè)務(wù)主要風(fēng)險點及內(nèi)控要點 內(nèi)控連載11：中國企業(yè)內(nèi)控常見漏洞 內(nèi)控連載12：企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系建設(shè)中的十大誤區(qū)及防范 內(nèi)控連載13：采購業(yè)務(wù)內(nèi)控漏洞識別及應(yīng)對（1） 粉絲福利： |
|
|
來自： 陽光男孩007007 > 《內(nèi)控》
