說Excel是職場的必修課，未免太過夸張，但它的重要性毋庸置疑。

做人力，你得計算得了五險一金，寫得出招聘或培訓(xùn)分析報告；

做財務(wù)，不會Excel函數(shù)基本寸步難行；

做銷售，你得學(xué)會制作客戶聯(lián)系表，記錄購買行為，做好跟蹤；

做行政，你要學(xué)會做好會議安排及簽到；

還有運(yùn)營、倉管、文員……

常言道，Excel用得好，天天工作沒煩惱。

今天就從數(shù)據(jù)輸入、處理到輸出等環(huán)節(jié)，給大家“傳授”一些Excel好用的招式，幫助大家提升技能，告別加班。

你的Excel也可以freestyle

一個感覺舒適的工作環(huán)境會讓你心情舒暢，工作效率倍增，同樣，一個符合你工作習(xí)慣需要的Excel工作環(huán)境，也會極大方便你的工作。

通過一些Excel偏好設(shè)置，Excel也可以freestyle。

招式一：我的字體我說了算

在通常情況下，Excel表格打開時默認(rèn)的字體并不是我們喜歡的，這時我們就可以根據(jù)自己的偏好靈活設(shè)置了，比如設(shè)置成微軟雅黑，設(shè)置成11號字體。設(shè)置完畢后，再打開Excel，就會自動變成我們設(shè)置的字體方案。

操作步驟：【文件】-【選項】-【常規(guī)】-【新建工作簿】，設(shè)置字體、字號等。

我的字體我說了算

招式二：活動單元格移動方向隨心所欲

默認(rèn)狀態(tài)下，按一下Enter鍵，當(dāng)前活動單元格就會向下移動。然而工作中，我們往往需要一行一行的輸入數(shù)據(jù)，操作過程就會顯得比較笨拙。

能不能按一下Enter鍵，當(dāng)前活動單元格就往右邊移動呢？答案當(dāng)然是可以！

操作步驟：【文件】-【選項】-【高級】，將按Enter鍵后移動方向設(shè)置為向右。

活動單元格方向我說了算

招式三：文件保存格式、保存時間順我心意！

雖然Excel版本已經(jīng)更新到了2016，但通常情況下工作中最常交流使用的版本還是97-03版。

我們在使用高版本Excel，享受更多技巧和便利的同時，能不能自動將文件保存格式保存為97-03的版本呢？

同樣地，默認(rèn)狀態(tài)下Excel的自動保存時間為10分鐘，突遇斷電或死機(jī)，這期間的工作很容易丟失，如果設(shè)置時間間隔為1分鐘，是不是就能有效地規(guī)避掉在這個問題呢？

操作步驟：【文件】-【選項】-【保存】，設(shè)置文件保存格式及自動保存間隔時間。

文件保存格式、保存時間隨我心意

除了上述這些設(shè)置之外，你也可以設(shè)置單元格填充顏色、邊框線默認(rèn)顏色。

同時，也可以布置你需要的菜單欄、快速訪問工具欄按鈕、自定義功能區(qū)等，讓你的Excel成為你想要的樣子。

快速定位到表格的天涯海角

在Excel表格操作中，經(jīng)常需要快速定位查看數(shù)據(jù)。

有時我們就會看到，為了定位最后一行的數(shù)據(jù)，有的人就會在那一直往下拖拖拖，表格數(shù)據(jù)一多，要拖好久才能完成。如何快速定位到表格的天涯海角呢？

【CTRL】+【Home】當(dāng)前單元格區(qū)域的第一個單元格

【CTRL】+【End】當(dāng)前單元格區(qū)域的最末單元格

【CTRL】+【↑】、【↓】、【←】、【→】分別定位到當(dāng)前單元格區(qū)域的最上、最下、最左、最右單元格

如果連續(xù)操作兩次【CTRL】+【↓】，我們就能來到Excel的盡頭，最多行數(shù)會發(fā)現(xiàn)為65536行，這處“天涯海角”的風(fēng)景，估計很多人一輩子都不曾知道吧。長見識了，有沒有！

快速定位到表格的“天涯海角”

便捷的交叉換位

如果要把兩行的數(shù)據(jù)換個位置，你會怎么做？

除了好多不會做的人，還有些人會個笨辦法：先把一行數(shù)據(jù)剪切出來，然后剪切復(fù)制另一行數(shù)據(jù)，之后再把最先剪切出來的數(shù)據(jù)粘貼過去。

太沒有效率了！

操作步驟：選中一行或多行數(shù)據(jù)，按住【SHIFT】鍵，把鼠標(biāo)放置到選中數(shù)據(jù)行的邊緣位置，待鼠標(biāo)指針變化后，拖動到需要的位置，然后松開【SHIFT】鍵。列位置的移動操作方式同理。

便捷的交叉換位行或列位置

巧用替換快速規(guī)范日期格式

在工作中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)，當(dāng)我們對Excel中的日期數(shù)據(jù)進(jìn)行處理時往往會出錯。

原因卻很簡單，其他人都是根據(jù)自己的習(xí)慣隨便的輸入日期，比如2017.07.11,2017-07-11,20170711等，日期不規(guī)范就給數(shù)據(jù)處理帶來了一堆麻煩。

日期可以有兩種符號連接，一種是“-”（英文狀態(tài)下），如2017-7-11；一種是“/”（英文狀態(tài)下），如2017/7/11。這都是規(guī)范的日期格式。

而對于那些不規(guī)范的日期格式，我們是不是可以使用替換功能把連接符號諸如“.”換成“-”或“/”呢？

操作步驟：【CTRL】+【H】調(diào)出替換兌換框，在英文狀態(tài)下，將“.”或者其他符號統(tǒng)一替換成“-”或“/”。

巧用替換快速規(guī)范日期格式

巧妙解決合并單元格問題

有時，我們?yōu)榱嗣阑砀?，?jīng)常會使用大量的合并單元格，如合并相同的部門，相同的職務(wù)。但合并單元格的存在對數(shù)據(jù)處理來說卻是致命的。

如何巧妙地解決合并單元格的問題，讓數(shù)據(jù)表格規(guī)范呢？

操作步驟：取消合并單元格后，按住【CTRL】+【G】或F5，調(diào)出【定位】對話框，定位標(biāo)準(zhǔn)為空單元格。

不需要選擇，直接輸入“=B2”(B2為輸入公式所在單元格同列上方的單元格地址)，輸入完成后，直接按住【CTRL】+【Enter】，批量操作完成。

巧妙解決合并單元格問題

注意：B2為操作示意圖案例中選取的單元格，實際操作中要根據(jù)處理需要進(jìn)行選取。

活用自定義單元格格式

單元格是Excel操作中的最基本單元，因此對單元格格式進(jìn)行設(shè)置就成為一項必備可少的工作。

單元格中不止可以設(shè)置數(shù)據(jù)類型、字體、字號、對齊方式等基本操作，我們還可以自定義自己需要的單元格格式，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速輸入。

要定義自己需要的單元格格式，我們就得熟悉定義時需要的各種符號。這種符號有很多，先給大家展示一下：

自定義單元格格式代碼

工作中我們無需使用這么多，但有幾個還是要記住的，比如：

#是數(shù)字占位符，一個#代表一個數(shù)字占位；

@是文本占位符，代表任意文本；

“”(英文狀態(tài)下雙引號)可以表示特定內(nèi)容；

0可以進(jìn)行強(qiáng)制數(shù)字占位；

！可以強(qiáng)制顯示某個符號等。

是不是有點暈？沒關(guān)系，下面的案例可以幫助大家更好的理解記憶。

招式一：手機(jī)號碼分段顯示

操作步驟：右鍵單擊選擇【設(shè)置單元格格式】或【CTRL】+【1】調(diào)出對話框，在【自定義】設(shè)置中，輸入代碼為000-0000-0000，手機(jī)號碼11位即可以分段顯示。

手機(jī)號碼分段顯示

招式二：按照萬元進(jìn)行統(tǒng)計

操作步驟：與上述步驟一樣，輸入代碼為0!.0000“萬元”（雙引號為英文狀態(tài)下），設(shè)置完成后數(shù)據(jù)按照萬元進(jìn)行顯示。

按照萬元進(jìn)行統(tǒng)計

數(shù)據(jù)核對一秒搞定

像金額、數(shù)量、考核指標(biāo)等數(shù)字，我們往往要進(jìn)行數(shù)據(jù)比對。

通常為了快速比對，我們一般會采取函數(shù)的方法，通過兩數(shù)相減，結(jié)果為0則比對一致，否則不一致。有沒有更加快速的方法呢？

操作步驟：選中要比對的數(shù)據(jù)，按住【CTRL】+【\】后，可以對選出的數(shù)據(jù)進(jìn)行顏色填充顯示，顯示的數(shù)據(jù)即為核對不一致的數(shù)據(jù)，是不是超級快速。（驕傲臉

一秒搞定數(shù)據(jù)核對

輕松限制重復(fù)輸入

數(shù)據(jù)輸入時，我們經(jīng)常需要限制數(shù)據(jù)重復(fù)輸入，比如工會發(fā)新春大禮包，上報上來的名單出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)就不好了。

如何進(jìn)行重復(fù)輸入限制呢，教給大家兩招。

招式一：數(shù)據(jù)有效性

操作步驟：選中填表區(qū)域-【數(shù)據(jù)】-【數(shù)據(jù)有效性】-【自定義】，然后利用Countif函數(shù)進(jìn)行限制，比如=Countif($C$2:$C$8,C2)=1,當(dāng)重復(fù)輸入的時候，Countif函數(shù)設(shè)定的條件則不成立，就會禁止輸入。

輕松限制重復(fù)輸入-數(shù)據(jù)有效性

招式二：條件格式

 操作步驟：選中填表區(qū)域-【開始】-【條件格式】-【突出顯示單元格規(guī)則】-【重復(fù)值】，可以對重復(fù)值進(jìn)行格式設(shè)置。當(dāng)重復(fù)輸入時，數(shù)據(jù)就會很明顯的顯示出來。

輕松限制重復(fù)輸入-條件格式

每一張表都是超級表

為了更快捷地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和分析，我們可以通過【套用表格樣式】讓我們的表格變身“超級表”。

操作步驟：【CTRL】+【A】全選表格后，點擊【套用表格樣式】，點擊確定即可。同樣你可以根據(jù)自己的偏好自定義表格樣式。

超級表-套用表格樣式，快速構(gòu)建

為什么要讓每一張表都變身超級表呢？因為超級表有很明顯的三大優(yōu)勢：

優(yōu)勢1：標(biāo)簽行永遠(yuǎn)顯示，查看數(shù)據(jù)非常方便

超大表格時，我們看到后面的數(shù)據(jù)往往就會忘記這些數(shù)字代表了什么意義，只能再翻到前面去查看或者進(jìn)行凍結(jié)窗格操作。超級表就完全不存在這樣的問題了，標(biāo)簽行永遠(yuǎn)都會顯示出來。

超級表優(yōu)勢1：標(biāo)簽行永遠(yuǎn)顯示

優(yōu)勢2：數(shù)據(jù)區(qū)域自動擴(kuò)展、格式自動套用

變身超級表后，當(dāng)我們輸入新的數(shù)據(jù)時，設(shè)定的數(shù)據(jù)區(qū)域就會自動擴(kuò)展，格式也相應(yīng)自動進(jìn)行套用。

這樣，我們之前用以數(shù)據(jù)處理設(shè)置的公式或創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，就會識別新加的數(shù)據(jù)，參與計算中。

超級表優(yōu)勢2：數(shù)據(jù)區(qū)域自動擴(kuò)展、格式自動套用

優(yōu)勢3：數(shù)據(jù)計算一鍵搞定

超級表中嵌入了非常強(qiáng)大的計算功能，選中超級表后，在【設(shè)計】選項卡中勾選【匯總行】，就可以對數(shù)據(jù)進(jìn)行計算，包括求和、計數(shù)、平均值、方差等多種計算方式，非常方便。

超級表優(yōu)勢3：數(shù)據(jù)計算一鍵搞定

按照年、季度、月統(tǒng)計

根據(jù)日期進(jìn)行銷量、金額等統(tǒng)計非常常見，那如何能在日期的基礎(chǔ)上進(jìn)行月度、季度、年度來統(tǒng)計呢？

好多人可能會想到使用日期函數(shù)進(jìn)行分類然后進(jìn)行分類匯總。這個方法無疑耗時耗力，其實可以通過【數(shù)據(jù)透視-創(chuàng)建組】的方式來解決。

操作步驟：選中數(shù)據(jù)表任一單元格，插入數(shù)據(jù)透視表，創(chuàng)建行標(biāo)簽為日期的統(tǒng)計結(jié)果。選中數(shù)據(jù)透視表中任一日期，單擊鼠標(biāo)右鍵選擇創(chuàng)建組，按住【Shift】,選中年、季、月，完成。

不用計算也能按照年、季度、月度統(tǒng)計

多樣統(tǒng)計一次搞定

在統(tǒng)計時，每個數(shù)據(jù)經(jīng)常需要好幾種統(tǒng)計口徑，如最大最小值、平均值、求和、計算、百分比等，如何一次性統(tǒng)計完成，不用分別設(shè)置公式？

操作步驟：選中數(shù)據(jù)表任一單元格，插入數(shù)據(jù)透視表，需要幾種統(tǒng)計口徑，就在數(shù)據(jù)透視表中【值】中拖入幾次匯總項。

在數(shù)據(jù)透視表選中匯總項，單擊鼠標(biāo)右鍵，通過【值字段設(shè)置】或者【值匯總方式】或者【值顯示方式】來完成多種口徑的統(tǒng)計。

多樣統(tǒng)計一次搞定

可視篩選看到不同角度的數(shù)據(jù)

數(shù)據(jù)演示時，領(lǐng)導(dǎo)們經(jīng)常會提出各種不同的看數(shù)據(jù)的角度或指標(biāo)，臨時篩選就會手忙腳亂，還容易出錯。如何快速回應(yīng)這種需求？我們可以通過數(shù)據(jù)透視下的切片器來解決。

操作步驟：選中數(shù)據(jù)表任一單元格，插入數(shù)據(jù)透視表。選中數(shù)據(jù)透視表任一數(shù)據(jù)，選擇【選項】下的插入切片器，我們可以根據(jù)需要插入多個切片器，組合不同切片器下的菜單項。

可視篩選

多表匯總之跨表求和

對于HR來說，每月都要對公司的考勤狀況進(jìn)行統(tǒng)計，通常情況下考勤表結(jié)構(gòu)的設(shè)計及數(shù)據(jù)標(biāo)簽的設(shè)定都完全一致，這時，我們就可以結(jié)合Sum函數(shù)進(jìn)行跨表求和了。

操作步驟：選定第一張表，按住【Shift】，選定最后一張表，選中要統(tǒng)計的單元格，公式為=SUM('1:12'!B6)

多表合并之跨表求和

多表匯總之合并計算

對于不同部門在整年度的培訓(xùn)費(fèi)用統(tǒng)計時，我們可以使用合并計算功能。在使用合并時，我們要求不同數(shù)據(jù)表的基本結(jié)構(gòu)要一致。

操作步驟一：添加合并計算區(qū)域

在顯示整年度統(tǒng)計結(jié)果的表格中選中任一單元格（通常為表中的A1單元格），然后點擊【數(shù)據(jù)】-【合并計算】，在合并計算對話框中，設(shè)置匯總方式（一般為求和），然后分別選中各個要計算的表格中的數(shù)據(jù)，進(jìn)行添加。

合并計算1-添加數(shù)據(jù)區(qū)域

操作步驟二：設(shè)置標(biāo)簽位置，呈現(xiàn)統(tǒng)計結(jié)果

添加完計算區(qū)域后，根據(jù)添加的計算區(qū)域表格特點，設(shè)置標(biāo)簽位置，如勾選首行，勾選最左側(cè)，設(shè)置完成后，點擊確定，完成匯總。

合并計算2-設(shè)置標(biāo)簽位置，呈現(xiàn)統(tǒng)計結(jié)果

多表匯總之多重數(shù)據(jù)透視

各地分公司將全年12月份各類產(chǎn)品銷售數(shù)據(jù)匯總，你該如何完整合？學(xué)會多重數(shù)據(jù)透視就好啦。

步驟1：添加數(shù)據(jù)源

選擇任一工作表的任一單元格，先按下快捷鍵：

【ALT】+【D】，再連續(xù)按兩下【P】鍵，彈出【數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖】向?qū)?，選擇【多重合并計算數(shù)據(jù)區(qū)域】和【數(shù)據(jù)透視表】選項。點擊【下一步】，選擇【創(chuàng)建單頁字段】，逐一添加各分公司銷售數(shù)據(jù)。

多表合并1-添加數(shù)據(jù)源

要注意工作表的排序與添加后的順序可能不一致，一定以添加數(shù)據(jù)后形成的順序為準(zhǔn)（一般按照拼音排序）

步驟2：數(shù)據(jù)透視表構(gòu)建

點擊【下一步】，在【新工作表】中構(gòu)建完成數(shù)據(jù)透視表

多表合并2-數(shù)據(jù)透視表構(gòu)建

步驟3:修改字段名稱

根據(jù)原始數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)透視表中的字段名稱進(jìn)行修改，比如本例中，新的數(shù)據(jù)透視表共有四個字段，分別為頁1（不同分公司），列（產(chǎn)品類型）、行（月份）、值（求和），修改完名稱后，我們可以根據(jù)統(tǒng)計需要對數(shù)據(jù)透視表進(jìn)行重新布局，重新進(jìn)行數(shù)據(jù)計算。

多表合并3-修改字段名稱

多表合并3-添加城市標(biāo)簽

注意：將字段拖入頁所在位置，可以快速修改名稱