職場里有些問題總是來得突然，解決起來又很棘手，有時候多掌握一項技能不僅能救急，還能大大節(jié)省時間，輕松提高辦公效率！

「郵件合并」就是這樣一個可以救急的技能！你真的掌握了嗎？來看看就知道啦~

豆大的汗珠從額頭滲出來，雖然空調(diào)溫度已經(jīng)降到了 24℃，剛來實習的子君還是覺得熱。

著！急！??！

老大可是把話撂下了：培訓物料絕對不能出錯。

可是，眼看馬上要開課了，子君才發(fā)現(xiàn)，50 多號參訓人員的參訓證還沒做！??！

把名字一個一個填進文檔、調(diào)好格式、再打印出來雖然操作難度不大，但是費時費力，還容易出錯！怎么辦？

慢著——好像在某個課程里看到過：批量打印，就用郵件合并！

對對對！只要 1 個模板，一份名單就可以一次性全部打印出來！

子君馬上打開《和秋葉一起學Word課程》，現(xiàn)學現(xiàn)用。只用 4 步，花了幾分鐘時間就搞定了！詳細步驟如下。

第一步：準備名單

要打印出來，首先，要整理一份名單表格。你希望在名牌上出現(xiàn)哪些信息，就需要準備哪些。這次子君要做的這塊，只需要名字就夠了，于是準備了下面的表格：

第二步：

劃分版面

接下來，需要在 Word 中制作一個模板，劃分好版面的尺寸。

首先，打開右鍵合并向導，啟用【標簽】合并類型。

具體步驟為，打開 Word 軟件后依次單擊一下按鈕和選項：

? 郵件

? 開始郵件合并

? 郵件合并分布向導

? 標簽

? 下一步

接著要在標簽選項中，設置具體的參數(shù)，配置這個標簽的高度和寬度等尺寸。Word會自動按照這個尺寸參數(shù)，自動將頁面劃分成若干個相同的版面，從而實現(xiàn)一個頁面內(nèi)打印多個標簽的效果。操作效果如下面的動圖所示：

動態(tài)圖有點快，你可以按下面的步驟操作，

? 單擊【標簽】選項；

? 選擇紙張為 A4（縱向）；

? 新建標簽，彈出標簽屬性設置窗；

? 填入標簽名稱及各項參數(shù)后， 確定；

其中，本案例填寫的詳細參數(shù)如下圖所示，點擊確定以后，就能自動在 A4 紙的頁面上用隱形的表格框架劃出 4 個等大的區(qū)域，用于填入標簽內(nèi)容。

確定以后你可以直接去看下一步。但是，這些每項參數(shù)具體都是什么意思呢？為什么要這樣設置？如果不搞明白，就會稀里糊涂反復調(diào)試。

所以，還是有必要搞清楚每一項參數(shù)到底對頁面中的標簽尺寸、位置和打印數(shù)量有什么影響，才能融匯貫通！

這些參數(shù)，表面看起來很復雜，結合圖示和字面意思去看，其實也很簡單。

是不是有點暈？沒關系，看一個具體的例子，假設我們需要一個寬 6 cm、高 9.6 cm的參訓證，如下圖所示：

那么我們在這欄就需要如上圖設置。為了方便裁切，每個參訓證之間、參訓證和頁面邊緣都需要留一定的空隙。所以有邊距選項，而紙張的規(guī)格和標簽尺寸定下來后，一頁紙能夠容納標簽的數(shù)量是有限制的。

在參數(shù)選項中需要特別留意兩點：

? 默認的橫標簽數(shù)、縱標簽數(shù)可能為 0，如果不先修改，可能彈出警告窗口無法進行下一步。至少設為 1，本案例中的標簽尺寸在 A2 中可以容下 2 個，所以設為 2。

? 仔細留意縱向跨度和橫向跨度，默認情況下會和紙張尺寸一致，修改標簽高度和寬度后，標簽和標簽的間距會很大。

所以標簽參數(shù)的設置順序通常是：

? 調(diào)節(jié)橫標簽數(shù)、縱標簽數(shù)；

? 上邊距，側邊距（=上邊距）；

? 標簽高度，標簽寬度；

? 縱向跨度（= 高度 + 上邊距），橫向跨度（= 寬度 + 側邊距）。

回到前面的案例，預留上邊距和側邊距為 1 厘米。高度和寬度設為 9.6 和 6 后?？v向寬度設為 9.6+1，也就是 10.6，橫向寬度 6+1，也就是 7。這樣能確保頁面上能夠排得下橫向 2 個、縱向 2 個標簽。

啰嗦了一堆原理，下面該動手導入名單和打印輸出了。

第三步：

導入名單

上一步僅僅是利用標簽參數(shù)配置，將頁面劃分了板塊，看起來好像什么都沒有發(fā)生。實際上已經(jīng)生成了一個隱形的表格框架。不信？工具欄里是不是多出來一個表格工具？

切換到布局，點擊查看網(wǎng)格線，就可以看到這個隱形的表格：

但是，隱形的表格可不行！因為打印出來以后，看不到這些線，那就沒辦法對照著裁切啦！怎么辦？加上表格邊框就可以了。

我的做法是，點擊一個單元格，設置外框線。然后再逐個點擊其他需要加框線的單元格，按【F4】。

框架已經(jīng)現(xiàn)形，就等著填入內(nèi)容啦！接下來是非常關鍵的導入數(shù)據(jù)源操作。

? 在右鍵合并向導中繼續(xù)點【下一步】；

? 點擊【瀏覽】按鈕；

? 選擇第一步準備好的人員名單 Excel 表；

? 選擇存放名單的工作表，確認，這樣就將所有名單導入這份 Word 模板中來；

? 繼續(xù)填入需要的內(nèi)容，比如公司 logo。

第四步：合并，全部打印

接下來，就是將導入的名單數(shù)據(jù)源，插入到模板中，設置好格式以后，將第一個標簽的內(nèi)容，復制粘貼到其他格子里。

完成以上設置后，【郵件】-【完成并合并】-【編輯單個文檔】-【標簽文檔完成】，打印然后裁切即可。

按下預覽結果，就可以看到最終的打印效果：

完成合并打印文檔，可以直接將整份名單的數(shù)據(jù)合并到 Word 中并輸送給打印機，一次性打印出來。你也可以選擇【編輯單個文檔】生成一份包含所有標簽的 Word 合成文檔，再打印，效果也是一樣。

步驟看起來很多，但實際上，熟練操作下來一氣呵成。更重要的，打印 1000 份，要做的步驟也是這么多，以后要重新打印另外一份名單，直接換掉 Excel 表里的數(shù)據(jù)就可以了。真的是一勞永逸的事情。

總而言之，想要批量打??？首選郵件合并！