第1節(jié)分析的結果并不一定全部能應用，還需要實踐的檢驗。本節(jié)是學習考勤機數(shù)據(jù)的整理，大部分公司都用考勤機，因市場上考勤機的品種多種多樣，導出的數(shù)據(jù)格式也多種多樣，有的考勤機能直接達到想要的考勤數(shù)據(jù)效果，這節(jié)課可略過。

在第1節(jié)也分析了數(shù)據(jù)如何處理，但在實際處理時，需要對設想的結果進行印證：

1、考勤機數(shù)據(jù)能否通過簡單處理，得到想要的結果，如果不能，需要對其進行怎樣的處理才能達到想要的效果。提示：有的公司考勤機數(shù)據(jù)只記錄上下班時間，通過處理即可得到遲到、早退、加班時長等數(shù)據(jù)。但有的公司打一次卡就記錄一次時間，有的員工一天會打N次卡，如何提取出上班最晚打卡時間和下班最早打卡時間？

如將考勤原始數(shù)據(jù)處理成表4的格式，再進行下一步的處理。

表4

2、方法應用。如何對考勤機的原始數(shù)據(jù)進行處理，需要采用一定的方法。大部分同學會想到用函數(shù)，如果用函數(shù)，需要什么樣的函數(shù)（不一定是將函數(shù)列出來，有可能是想到要用哪一類的函數(shù)，如要用到能處理時間類的函數(shù)）。還有可能不需要函數(shù)，不需要函數(shù)的采用什么樣的方法去處理。

3、函數(shù)選擇。用函數(shù)是主流，這一步是針對使用函數(shù)的同學。如果知道使用具體的函數(shù)，直接列出即可。如果不知道使用具體函數(shù)，只知道使用某一類的函數(shù)，請同學們借助網(wǎng)絡、幫助文件或EXCEL頁面上“公式”選項卡的“函數(shù)庫”功能區(qū)去一一查找具體函數(shù)。

例如：不知道該如何對比兩個時間的大小，就可以借助網(wǎng)絡搜索，檢索內(nèi)容如“EXCEL 如何對比兩個時間大小”。

4、方法選擇。這一步是針對不使用函數(shù)的同學或既使用函數(shù)又使用其它方法的同學。如果知道具體方法，直接列出即可。如果不知道具體方法，請借助網(wǎng)絡去查找。

5、函數(shù)或操作方法掌握。

使用函數(shù)的列出需要使用的具體函數(shù)，并將查找到的函數(shù)定義、語法、各參數(shù)的詳細解釋等列出來并掌握，同時用自己的語言去記住此函數(shù)。如IF函數(shù)，可以用自己的語言記錄為IF(條件判斷，條件為真時返回的數(shù)值，條件不為真時返回的數(shù)值)，甚至更簡化“如果為真返回XX，否則返回XX”，無論科學與否，只要能讓你記住并掌握此函數(shù)就可以。

使用其它方法的同學，請將此方法掌握，并通過幫助文件或網(wǎng)絡搜索，掌握這個方法的其它基本應用，如果有能力掌握它的高級應用。

6、數(shù)據(jù)處理。通過掌握的函數(shù)或方法將需要處理的數(shù)據(jù)進行處理，同時檢驗函數(shù)或方法掌握的程度。如果用函數(shù)得不到自己想要的結果，請借助網(wǎng)絡搜索去借鑒其他人的經(jīng)驗。

本節(jié)的內(nèi)容，對熟悉函數(shù)或其它操作方法的同學來說比較簡單。不熟悉的同學，請學會如何借助網(wǎng)絡等手段搜索到自己想要的結果，并將其掌握，只有這樣才能掌握學習的方法以及更快的掌握知識。

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本課作業(yè)

依據(jù)上述課程介紹方法，說說你學到的數(shù)據(jù)處理方法和技巧，并將原始數(shù)據(jù)和處理后的數(shù)據(jù)貼出來供大家學習（保密信息請?zhí)幚恚?/span>

———————————如下是基于以上思路，我自己寫的訓練作業(yè)———————————

本節(jié)主要訓練函數(shù)的查找、基本用法的掌握。

一、原始數(shù)據(jù)是否符合設計表格要求

從第1節(jié)中設計的表格來看，考勤源數(shù)據(jù)需要經(jīng)過處理后才能達到我們設計表格的要求，如下圖。

第1節(jié)也分析過，員工編號需要在員工信息表中導入；星期根據(jù)日期可以計算；遲到、早退、曠工情況根據(jù)打卡時間和次數(shù)來得出。再根據(jù)上圖，我們還可以看到，“刷卡時間”一列中，即包括刷卡日期，也包括刷卡的具體時間，而且刷卡時間是按日期和時間早晚順次往下排的，所以根據(jù)這一列我們可以想辦法將“日期”、“上班卡”、“下班卡”統(tǒng)計出來。

二、方法應用

在前面的內(nèi)容中我們只分析了通過哪些方法或數(shù)據(jù)得到哪些數(shù)據(jù)，但不清楚用什么方法，通常能想到的是函數(shù)法，這是一個解決辦法，但并不是唯一的辦法。

如果沒有解決思路，我們可以借助網(wǎng)絡搜索自己想要的答案。在不清楚如何描述問題去搜索的時候，我們可能得需要多次搜索，逐漸的縮小搜索范圍，這就需要我們?nèi)W習如何在有限的信息中得到自己的答案，或者根據(jù)別人的方法開拓自己的思路。通過搜索來學習，我們還可以發(fā)現(xiàn)很多額外的知識或技巧來學習。這樣知識會從點到線，從線到面，逐漸掌握的全面起來。

例如“員工編號”和“姓名”對應的問題，我們不知道問題如何具體描述的，可以在百度中輸入“EXCEL 員工編號和姓名如何對應”。切記，想要用EXCEL來解決這個問題，前面最好帶上EXCEL這個詞。在搜索的答案中，我們會看到用VLOOKUP函數(shù)來解決這個問題。

又如，不知道如何根據(jù)日期得出星期，在百度中搜索“EXCEL 根據(jù)日期得出星期”，我們會查到幾種解決方法，如TEXT函數(shù)、WEEKDAY函數(shù)。

再如，“刷卡時間”列中日期和時間是在一個單元格中，如何將它們分開，通過搜索“EXCEL 日期和時間分開”，我們會得到很多方法，不再一一列出，大家可以搜索一下。

至于如何將上下排列的時間分成左右排列的，以及如何統(tǒng)計遲到、早退和曠工，不再講述，大家可以借助網(wǎng)絡搜索。

這一部分，基本是針對如何用網(wǎng)絡搜索得到自己的答案進行講解，適用于初學者，如果掌握考勤數(shù)據(jù)處理方法的，也可以再練習一次，通過搜索，我們能發(fā)現(xiàn)很多處理方法。

三、方法選擇

通過網(wǎng)絡搜索或自己思考，我們基本能確定使用的方法。

（一）函數(shù)法

包括：VLOOKUP、IF、TEXT、HOUR、MINUTE、SECOND、TIME、MAX、MIN、INDEX、COUNTIF、COUNTIFS、COUNT、COUNTA、WEEKDAY、DATE、YEAR、MONTH、DAY、LEFT、MID、RIGHT等函數(shù)，考勤源數(shù)據(jù)不同，設計的表格不同，需要的函數(shù)就不同。

（二）其它方法

排序、分列、數(shù)據(jù)透視表的操作等

 四、函數(shù)或操作方法掌握

（一）函數(shù)

通過查詢或搜索，我們通常會得到處理方法，不要急于應用到你的數(shù)據(jù)表中，這一點一定要切記，因為那是別人的知識，我們需要先將函數(shù)或操作方法掌握，將知識轉換為自己的。學習函數(shù)建議首先通過EXCEL的幫助文件來學習，在EXCEL中，按F1，出現(xiàn)“Excel幫助”窗口，在“搜索”下拉列表中選擇“Excel幫助”，如下圖所示。然后在搜索框中輸入搜索的內(nèi)容，例如“IF”，就會出現(xiàn)IF函數(shù)的幫助。

Excel幫助文件中，每個函數(shù)的語法中會有很長的英文單詞或詞組，很多人會感覺頭大，不要被這些嚇到，不要管那些單詞或詞組，只要記住每個函數(shù)中各個參數(shù)是什么概念、怎么用等，然后轉換成自己的語言，自己的語言說出來不可能很科學，但自己知道什么意思就可以。

例如VLOOKUP函數(shù)，它的語法和各參數(shù)解釋有很多，如下圖。

我們先借助下面的事例理解這些參數(shù)的意思，然后將它轉換成自己的語言，如：

VLOOKUP（查找值，查找值在第一列的數(shù)據(jù)區(qū)域，從查找值那列起對應的第幾列，精確查找還是模糊查找）。

這只是一個記憶方法，一定要轉換為自己的語言來記憶這個函數(shù)，這樣就會印象深刻，進而掌握這個函數(shù)。

對每個函數(shù)都用自己的語言和記憶方式去加深印象，函數(shù)可以不背過，首先需要記憶的是這個函數(shù)有什么作用，對這個函數(shù)有個大概印象，07及以上版本，我們輸入“=”號后，輸入一個字母，就會提示以這個字母為首字母的所有函數(shù)（隱藏函數(shù)除外，很少），而且鼠標左鍵單擊各個函數(shù)，還會出現(xiàn)這個函數(shù)的作用。如我們輸入“=V”，結果如下圖。

千萬要記住，得到的解決問題的方法只能解決你的一個問題，要想將這個方法融會貫通，就得需要自己多努力，網(wǎng)絡搜索不可能一次就能得到正確答案，幫助文件只解決基本的問題，我們需要借助多種方法來掌握一些知識，千萬不要怕麻煩，EXCEL操作永遠不會提高，操作方法一直會很“僵硬”，不會變通。

（二）操作方法

以“分列”來舉例。

EXCEL中，每個功能要掌握都不是太難，掌握了基本功能就能滿足我們工作的需要，有時間再去掌握那結復雜的操作，所以碰到一項操作，我們需要反復的練習這項操作，一直到掌握它。

如有的朋友的“打卡時間”是文本格式，我們通過分列功能，出現(xiàn)分列窗口后，直接點確定就可以將其轉換為時間格式，日期和時間在一個單元格中，我們需要可能需要設置分隔符號來分開，將考勤數(shù)據(jù)粘貼到一個新的工作表中，一項項去試驗，去練習，直到掌握了為止。

對于排序，相信很多人都會，一般是升序降序，當然還有自定義排序，不過在工作中應用還不是太多，這個很簡單，自己試著操作一下。

和數(shù)據(jù)透視表，好多人一聽這個頭大，感覺難，但是在處理大數(shù)據(jù)時是相當方便的一個工作，它只需要我們拖動幾下鼠標，就可以得到想要的結果。

在我們應用函數(shù)或一些操作方法的時候，有時候會出現(xiàn)自己的結果和搜索的示例的結果是不一樣的，仔細去核對，我們還能發(fā)現(xiàn)很多問題，例如公式中的絕對引用和相對引用、出現(xiàn)數(shù)值型日期或數(shù)值型時間、單元格變動后公式也會改變等等，有好多小問題會出現(xiàn)。此時的解決方法也是想辦法去查找原因，然后將如何講解這些問題的方法記下來，這樣才能夯實基礎。

五、數(shù)據(jù)處理

現(xiàn)在到了真正的數(shù)據(jù)處理階段，相信很多人在網(wǎng)上搜索了方法后，就急不可待在考勤數(shù)據(jù)里試驗，但這并不是一個好的學習方法，而是掌握了相關的知識后，自己思考著如何去解決這些問題。如前面提到了姓名和員工編號對照，我們搜索到用VLOOKUP函數(shù)解決后，不要拿搜索到的方法急急忙忙的去套入自己的數(shù)據(jù)表中，而是去將VLOOKUP函數(shù)掌握，然后自己根據(jù)學到的知識應用到數(shù)據(jù)表中，只有這樣，才能算是自己解決了問題，我想這樣掌握的知識會更深。

（一）導入員工編號

在考勤源數(shù)據(jù)中將“考勤號”修改為“員工編號”，在A2單元格輸入公式“=VLOOKUP(B2,員工信息表!A:B,2,0)”，其中員工信息表假定如下：

這是姓名在前，員工編號在后，但一般情況是我們將員工編號放在姓名前面。我們在學習VLOOKUP函數(shù)的時候知道它是向后查找，在不改變工作表結構的情況下，能否讓VLOOKUP向前查找？先不要否定，可以再去搜索一下。

通過搜索是有解決方法的，但對于初學者來說，這個公式比較難理解，能掌握先把它掌握，當前掌握不了，將它背下來慢慢理解。將員工姓名和員工編號兩列調(diào)換一下位置，也是很方便的，試試組合鍵<>< span="">鼠標左鍵>拖動整列。<>

<>< span=""> <>

（二）將打卡日期和打卡時間分開

通過綜合對比，我們選定用分列的方法提取日期和時間，因為這樣是最簡便的。但不要想著最簡便就一直應用它，試著用多種方法將日期和時間分開。

我們選中C列，在“數(shù)據(jù)”選項卡“數(shù)據(jù)工具”功能區(qū)選擇“分列”，將日期和時間分開。

除了分列，有沒有其它方法來解決這個問題呢？可能有朋友通過搜索或自己想出來了。

用日期函數(shù)（DATE、YEAR、MONTH、DAY）和時間函數(shù)（HOUR、MINUTE、SECOND、TIME）分別提取出來。

有的源數(shù)據(jù)還可以用LEFT、MID、RIGHT函數(shù)來提取。

（三）處理上下班打卡時間

打卡時間里面也會出現(xiàn)問題需要注意，如如何判定是上班卡還是下班卡、員工休半天假的時候如何去判定等，我們可以設定中午12點以前打卡的都為上班卡，12點以后打卡的都為下班卡，當然這個設定是根據(jù)公司日常的普遍情況而來的（我們一樣可以設置10點以前算上班卡，15點以后算下班卡，這些都是可以的，既符合實際情況又能得到正確結果）。這樣如果上午請假的，一天中會出現(xiàn)兩個下班卡，我們可以通過排序或其它方法查找來解決這些問題，我想這種情況應該還不算多，很好解決的。

我們在E2單元格輸入公式“=IF(D2<12/24,D2,"")”，在F2單元格輸入公式“=IF(D2>12/24,D2,"")”，雙擊填充，結果如下。

這樣我們會發(fā)現(xiàn)上班卡和下班卡分成兩列了，但是同一日期沒在一行，我們可以在G2單元格輸入公式“=IF(C2=C3,F3,"")”，雙擊填充，將G1輸入“下班卡”。將E:G列復制并選擇性粘貼為數(shù)值格式，刪除F列，通過對E列、F列排序，刪除E列和F列都為空白的行，再對C列進行排序，結果如下。

（四）其它公式編輯

將表格結構和內(nèi)容更改如下：

各單元格輸入公式如下：

D2=WEEKDAY(C2,2)

G2=IF(E2>8.5/24,1,"")

H2=IF(F2<17.5/24,1,"")

I2=IF(COUNT(E2:F2)<2,1,"")

雙擊填充。

最后結果如下：

這是用函數(shù)來得到的結果，用數(shù)據(jù)透視表一樣可以得到每天最早和最晚打卡的結果，求字段的最小值和最大值。在這里不再講解，只是告訴大家這個方法。

對于遲到、早退的統(tǒng)計，除了用函數(shù)，我們同樣可以用排序的方法來解決，通過升序或降序，晚于或早于一定時間的，我們都標注上遲到或早退的情況。

對于統(tǒng)計星期的方法，除了用WEEKDAY函數(shù)，我們還可以用TEXT函數(shù)或者直接用自定義格式。

解決一個問題有很多的操作方法，關鍵在于你有沒有仔細思考，多應用幾種方法掌握知識的速度才會快。

各個公司的考勤源數(shù)據(jù)不同，你們的操作結果和步驟是怎樣的，你們掌握了哪些知識，快發(fā)總結向大家分享一下。如何僅看我寫的這些，是學不到多少東西的，它只是引導你去學習一些相關知識。