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內(nèi)容簡(jiǎn)介： 超級(jí)整理術(shù)是一種不依靠卓越的才能和堅(jiān)強(qiáng)的意志力，不依靠高學(xué)歷，不依靠超強(qiáng)的記憶力，只要按設(shè)定的規(guī)則去做，就人人都可以做到的讓工作效率大幅度提升的簡(jiǎn)單工作方法。它整理的對(duì)象是紙質(zhì)文件、辦公桌、電腦文件、郵件、大腦信息、時(shí)間。整理的目的是為了提高工作效率。 個(gè)人簡(jiǎn)介： （日）泉正人：他同時(shí)經(jīng)營(yíng)不動(dòng)產(chǎn)門(mén)戶(hù)網(wǎng)站、咖啡店等5家企業(yè)；每年讀書(shū)300本以上；經(jīng)常去聽(tīng)講座、上英語(yǔ)口語(yǔ)班、打高爾夫；每個(gè)月都去海外視察旅行，演講；經(jīng)常在世界各國(guó)舉辦公益性講座和研討會(huì)；寫(xiě)出了多本暢銷(xiāo)書(shū)。他1974年出生于日本橫濱，獲得麻省理工大學(xué)斯隆商學(xué)院行政管理碩士學(xué)位設(shè)立了日本最大的獨(dú)立金融教育機(jī)關(guān)——日本金融學(xué)習(xí)株式會(huì)社，與朋友共同創(chuàng)建了海外日本人商業(yè)網(wǎng)（JBN）。他著有《理財(cái)素養(yǎng)》《超級(jí)工作法》《金錢(qián)的大腦訓(xùn)練》《成功投資力的磨練方法》等暢銷(xiāo)書(shū)。在日本廣受歡迎。今天，他西渡中國(guó)，專(zhuān)為你我提高工作效率而來(lái)。他叫泉正人。
關(guān)于文件和辦公桌的整理 我們身邊會(huì)有很多紙質(zhì)文件，如：企劃書(shū)和提案書(shū)、參考資料、合同、賬單、宣傳冊(cè)等等，這些是我們辦公環(huán)境的重要組成部分。無(wú)論電腦和“無(wú)紙化辦公”多么普及，信息流通仍然離不開(kāi)這些紙質(zhì)文件。所以，如何科學(xué)地收納它們，是一項(xiàng)重要的整理技能。 但也無(wú)需考慮得太復(fù)雜。凡是過(guò)于復(fù)雜的事，一般都很難堅(jiān)持，整理也一樣，為了不半途而廢，我介紹的整理術(shù)都很簡(jiǎn)單。 先準(zhǔn)備下列幾樣工具吧： ?、偻斜P(pán) ?、谕该魑募A ?、劭诖降耐该魑募A ④小文件柜（或抽屜式的小信箱） ?、荽蠹埡?/span> 有了這些工具，再分三個(gè)步驟進(jìn)行整理，只要您邁出第一步，后面就很簡(jiǎn)單了。 文件分為“正在辦理狀態(tài)”和“保存狀態(tài)” 文件一般可分為兩類(lèi)： 正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關(guān)的、或是看過(guò)后決定保留的文件。 已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發(fā)票等。 也就是說(shuō)，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態(tài)，即需要保存起來(lái)，要么就應(yīng)及時(shí)丟棄。整理時(shí)最基本的步驟就是-——首先把文件大致分為以上兩類(lèi)。 正在辦理的文件因?yàn)槭褂妙l率高，應(yīng)盡量擺放得離手邊近一點(diǎn)，以方便隨時(shí)拿到。文件用完后應(yīng)及時(shí)存放，存放時(shí)也應(yīng)盡量使用透明文件夾，這樣可以對(duì)文件內(nèi)容一目了然。 而那些已辦好、需保存起來(lái)的文件，因?yàn)椴怀Ｓ?，建議放進(jìn)書(shū)櫥或紙箱內(nèi)保存。如果放進(jìn)大文件夾保存的話(huà)，應(yīng)在文件夾側(cè)面貼上標(biāo)簽，標(biāo)上內(nèi)容，做到一目了然。 只要做到上述幾項(xiàng)，就可以說(shuō)達(dá)到了整理的效果，可以確保您工作時(shí)“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。 “正在辦理文件”和“需保存文件”的整理方法 我自己工作時(shí)，喜歡用兩層的小托盤(pán)和透明文件夾來(lái)存放“正在辦理文件”。 每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤(pán)的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒(méi)辦完就先保存起來(lái)。 正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內(nèi)，因?yàn)橥该魑募A既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。 關(guān)于“已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類(lèi)： ①近期需要用到的 ?、谛枰娣牌饋?lái)的 ?、鄄恢院笫欠裥枰?，暫且保存起來(lái)的 對(duì)我來(lái)說(shuō)，“近期需要用到的”東西包括經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表、市場(chǎng)統(tǒng)計(jì)表、企劃書(shū)等等。也包括眼下暫時(shí)用不到，但下個(gè)月，或幾個(gè)月以后將要用到的文件，這些我都會(huì)放在透明文件夾內(nèi)。 “需要存放起來(lái)的”文件，包括合同、發(fā)票等重要文件，我會(huì)把它們按類(lèi)別分別放進(jìn)口袋式透明文件夾內(nèi)保管。一些較少用到的文件，我會(huì)把它們按內(nèi)容分類(lèi)（如企劃書(shū)、請(qǐng)求書(shū)等），放進(jìn)抽屜里保管。 “不知以后是否需要，暫且保存起來(lái)的”文件，往往和工作有關(guān)，“現(xiàn)在不需要，但不知哪天也許會(huì)用上”，這類(lèi)文件因?yàn)槠綍r(shí)用得不多，所以沒(méi)必要整理得很細(xì)，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來(lái)就可以了。到了年底大掃除時(shí)，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。 至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。 統(tǒng)一大小和形狀 文件、發(fā)票等有各種大小和形狀，一般來(lái)說(shuō)，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用A3紙打印的。 我建議，盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會(huì)不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì)夾雜著小紙頁(yè)，不小心就會(huì)把小紙頁(yè)弄丟。再說(shuō)，購(gòu)買(mǎi)用于整理的文件夾時(shí)，如都是A4尺寸的，也比較統(tǒng)一，還可以節(jié)約成本。 實(shí)在有大尺寸的資料，就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來(lái)的信息、或是寫(xiě)在小記事本上的內(nèi)容，如果比A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書(shū)機(jī)訂在A4紙上。 我個(gè)人很喜歡用訂書(shū)機(jī)，不光在把文件裝訂成冊(cè)時(shí)用，想把一些小紙頁(yè)固定到A4紙上時(shí)，我一般不用膠水，而是用訂書(shū)機(jī)一訂就好了。 我還建議，把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來(lái)吧。比如說(shuō)，藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類(lèi)的，黑色的用于存放“資料”類(lèi)的，這種方法很有效。但如果顏色種類(lèi)太多，連本人都想不起來(lái)“某種顏色代表什么內(nèi)容”時(shí)，那就失去意義了。 總之，規(guī)則要簡(jiǎn)單到不費(fèi)腦子的程度，才是最好的。 把正在操作中的文件放進(jìn)透明文件夾中 對(duì)于正在辦理中的文件，最好的整理工具就是透明文件夾。既不需要把文件裝訂起來(lái)，必要時(shí)又可以在桌上攤開(kāi)，不需要時(shí)隨時(shí)可以丟棄，如需加上新的紙頁(yè)也很方便，無(wú)色、透明的文件夾最好用。 正在辦理的文件，最好根據(jù)項(xiàng)目分開(kāi)保存，只要是和這個(gè)項(xiàng)目有關(guān)的東西，統(tǒng)統(tǒng)放進(jìn)去，如一個(gè)放不下時(shí)，可分為幾個(gè)擺放，或使用那種有透明口袋的大文件夾也可以。 使用透明文件夾時(shí)如注意到以下細(xì)節(jié)就更好了： （1） 給透明文件夾加上封面 封面可用A4紙，上面寫(xiě)清項(xiàng)目和合作方名稱(chēng)，以及開(kāi)始日期 ?。ㄗ詈糜?位數(shù)，如080801），這樣的話(huà)，就算有很多類(lèi)似的文件夾也不容易弄錯(cuò)。 所謂封面，也就是夾進(jìn)此文件夾最上面的那張紙，用WORD文檔的固定格式打出來(lái)放進(jìn)去就可以了，我因?yàn)榻?jīng)常用到，所以把這個(gè)固定格式的模板保存在電腦的桌面上了。 當(dāng)然，有時(shí)沒(méi)有封面也能知道其中的內(nèi)容，但畢竟有封面的話(huà)，可以對(duì)內(nèi)容一目了然，也不必再一一翻看，因?yàn)槟切┓吹臅r(shí)間也算是白白浪費(fèi)掉的。為了減少時(shí)間的浪費(fèi)，請(qǐng)給透明文件夾里的內(nèi)容加上封面吧。 ?。?） 保管在大文件夾內(nèi) 透明文件夾建議豎著放進(jìn)大文件夾內(nèi)進(jìn)行保管，因?yàn)闀?huì)頻繁用到，所以就把它們擺放在辦公桌附近吧，如文件柜上等。 要是辦公桌附近沒(méi)有擺放的地方，也可以把大文件夾整個(gè)地放進(jìn)辦公桌的抽屜里。 把透明文件夾放進(jìn)大文件夾時(shí)，如果數(shù)量不多，也就無(wú)所謂什么順序，如果數(shù)量比較多的話(huà)，為了避免日后找起來(lái)麻煩，就需要進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆诸?lèi)。 比如說(shuō)，有一種方法叫作“使用頻度分類(lèi)法”，此分類(lèi)法很有名，野口悠紀(jì)雄先生的《超整理法》一書(shū)中也有過(guò)介紹。 其實(shí)做起來(lái)很簡(jiǎn)單，就是“凡取出一份文件，還原時(shí)都從左側(cè)擺放”，其結(jié)果是，使用頻率高的文件，都集中在左側(cè)。 如果大文件夾都擺滿(mǎn)了，就可以把位于右側(cè)的、使用頻率低的文件歸為“已辦理、需保存”的那類(lèi)或直接處理掉。 不過(guò)，別忘了上述方法只適用于“正在辦理的文件”，平時(shí)基本用不到的“已辦理、需保存”類(lèi)文件最好還是按項(xiàng)目或內(nèi)容進(jìn)行分類(lèi)，然后按照五十音圖的順序排列起來(lái)比較好。 托盤(pán)的使用方法 請(qǐng)求書(shū)、合同、企劃書(shū)以及準(zhǔn)備仔細(xì)閱讀的郵件等，最好用雙層托盤(pán)來(lái)擺放。頁(yè)數(shù)很多的話(huà)，可放進(jìn)透明文件夾中，因?yàn)槎际墙谝幚淼奈募?，所以托盤(pán)應(yīng)放在辦公桌上顯眼的地方。 雙層托盤(pán)的上層放新文件，下層放舊文件。具體的順序就是“新到文件”——“保留文件”——“待辦文件”——“已辦文件”，總之，是按照時(shí)間來(lái)排序的。 “新到文件”指那些剛收到的文件或傳真等等，明顯沒(méi)有用的就丟棄，剩下的先放進(jìn)托盤(pán)上層，等有空時(shí)再辦理。辦理時(shí)如果遇見(jiàn)一些問(wèn)題，無(wú)法馬上辦完時(shí)，就把它們放進(jìn)“保留文件”的托盤(pán)里去吧。 重要的已辦文件用大文件夾保管 整理那些已辦、需保存的文件最有用的工具就是大文件夾。大文件夾既有有固定頁(yè)數(shù)的，也有插孔型、可調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的，我一般用可自由調(diào)節(jié)頁(yè)數(shù)的大文件夾。 使用這種大文件夾的幾個(gè)要點(diǎn)是； ?。?）放進(jìn)大文件夾的替換用紙，我推薦使用一些著名品牌的“半袋”系列，它的價(jià)格雖比一般產(chǎn)品貴一點(diǎn)，但特別好用。當(dāng)放入多份文件時(shí)，很容易確認(rèn)后面文件的內(nèi)容。 ?。?）在大文件夾的側(cè)面加上標(biāo)簽，比如說(shuō)，關(guān)于我所擁有的公寓大樓的資料，我就在所有大文件夾的側(cè)面全部按照“登記冊(cè)”、“合同”、“租賃者資料”等分類(lèi)注明。 關(guān)于標(biāo)簽中的項(xiàng)目名稱(chēng)與順序，如“A公寓” 與“B公寓”，即使是兩套不同內(nèi)容的資料，也應(yīng)相互統(tǒng)一，這樣找起來(lái)會(huì)更加方便。 有一種專(zhuān)門(mén)打印不干膠目錄條的機(jī)器，只要把信息登記在內(nèi)，它就會(huì)按順序打印出所需要的目錄或標(biāo)簽。 ?。?） 按五十音圖順序排列 如果說(shuō)存放著正在辦理類(lèi)文件的透明文件夾按照時(shí)間順序排列比較好的話(huà)，那么，已辦理需保存文件建議按照五十音圖的順序排列。 當(dāng)然，根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容和文件種類(lèi)，也有其他比較好的分類(lèi)方法，可以根據(jù)自己的需要選擇最合適的一種。 關(guān)于分類(lèi)方法，主要有以下幾種： ■按五十音圖分類(lèi) ■按項(xiàng)目分類(lèi)（標(biāo)明某某項(xiàng)目或某某企劃） ■按內(nèi)容分類(lèi)（如報(bào)價(jià)表、工作日程表等） ■按客戶(hù)名稱(chēng)分類(lèi) ■按日期分類(lèi) 但并不是說(shuō)，一旦決定按五十音圖分類(lèi)，就必須全部按照五十音圖分類(lèi)，也可以有例外。 比如說(shuō)，一般文件按照五十音圖分類(lèi)，僅僅把合同書(shū)等特別重要的資料放在較為特殊的地方，總之，應(yīng)靈活一些，要記住分類(lèi)的目的是使自己工作起來(lái)更方便。 決定分類(lèi)方法時(shí)，應(yīng)以“是不是能立刻找到”、“還原時(shí)是否方便”、“是否便于拿出來(lái)”等原則為基準(zhǔn)，也應(yīng)注意不要過(guò)度分類(lèi)。 需要暫時(shí)保管的東西 辦理完的文件、沒(méi)必要放進(jìn)大文件夾里的文件都應(yīng)及時(shí)丟棄。對(duì)于“不知是否還有用、先保管起來(lái)再說(shuō)”的文件，我喜歡用紙箱來(lái)保存。 一般放進(jìn)紙箱的文件，基本都是不會(huì)再翻看的，只能說(shuō)是為了“預(yù)防萬(wàn)一”才保存起來(lái)的。這些文件到了年底大掃除時(shí)就一并丟棄了吧。我覺(jué)得保存期為一年就足夠了，如果覺(jué)得“一年或許會(huì)用到一次”的資料，第二年卻根本沒(méi)用到的話(huà)，也盡快丟掉吧。 筆記本電腦里該存些什么 要想讓筆記本電腦變成一個(gè)真正合格的秘書(shū)或“外腦”，就要把大量的信息都放進(jìn)去才行。 不僅是工作方面的內(nèi)容，我把私人信息也全都保存在電腦中，也就是說(shuō)我的日常生活都由電腦進(jìn)行管理，這樣我就可以盡量不把我的腦力浪費(fèi)在記東西上，而是集中在思考上了。 因?yàn)橐呀?jīng)實(shí)現(xiàn)了一元化管理，所以與電腦不能連接的日歷本、PDA、手機(jī)上的日程表功能等等，我都是不用的。 “將TO DO輸入電腦、日程安排卻寫(xiě)在日歷本上”，這種分散的做法是不可取的，使用起來(lái)也不方便。另外，如果這樣做，電腦上可以連接TO DO、日程表與郵件的郵箱軟件就沒(méi)有用武之地了。 別看我現(xiàn)在如此提倡使用電腦，從前我也是用日歷本來(lái)記錄自己的日程并開(kāi)展工作的，直到五、六年前我還是電腦與日歷本同時(shí)使用的。 但由于我不太喜歡手寫(xiě)，日歷本翻來(lái)翻去地很麻煩，一些定期的活動(dòng)還要寫(xiě)上好多回，漸漸地我感到了用日歷本記錄信息的弊端與局限性。 后來(lái)隨著筆記本電腦的體積越來(lái)越小，價(jià)格越來(lái)越便宜，性能也越來(lái)越好，我就逐漸丟掉了日歷本，改用筆記本電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)我的一元化管理，并漸漸確立了我現(xiàn)在的管理方式。 比如說(shuō)，每個(gè)周一，我會(huì)有近100個(gè)TO DO被列出來(lái)，這僅僅是為了提醒自己，甚至有的只列出了工作規(guī)則等要點(diǎn)，總之，這是周一的一項(xiàng)重要提醒，如果都靠手寫(xiě)在日歷本上，簡(jiǎn)直是無(wú)法想像的?？梢哉f(shuō)，現(xiàn)在的我，如果沒(méi)有筆記本電腦，簡(jiǎn)直就無(wú)法開(kāi)展工作了。 最近我用iPhone比較多，要是把電腦和由谷歌提供的GMAIL同步的話(huà)，就可以用iPhone看郵件、管理自己的日程。 用“谷歌桌面”搜索信息 把所有信息進(jìn)行一元化管理之后，還要能夠隨時(shí)查得到所需要的信息才行，否則一元化管理就沒(méi)有意義。 隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在只要使用“谷歌桌面”或“Windows搜索功能”，保存在電腦里的信息就可以立即搜索到了。 “谷歌桌面”的優(yōu)點(diǎn)是：不僅可以通過(guò)Word或Excel等文件名稱(chēng)進(jìn)行搜索，還可以以文件內(nèi)容為對(duì)象進(jìn)行搜索，甚至郵件、閱覽過(guò)的網(wǎng)頁(yè)等，也都可以被搜索到。 “谷歌桌面”還有一項(xiàng)十分便利的功能就是對(duì)電腦緩存內(nèi)容進(jìn)行搜索。 比如說(shuō)，有名為《超級(jí)工作法第3章》的Word文件，我每閱讀一次此文件，電腦都會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的緩存文件，就算哪天我不小心刪除了原來(lái)的文件，也可以通過(guò)緩存對(duì)過(guò)去的文件進(jìn)行搜索和瀏覽。 因?yàn)橛辛恕肮雀枳烂妗焙汀癢indows搜索功能”，要找出自己想要的文件比以前方便多了，而且，因?yàn)樗鼈兊乃阉鞴δ芎軓?qiáng)大，所以電腦內(nèi)的文件也只要整理出個(gè)大概就可以了。 搜集信息時(shí)要確定主題 廣泛搜集各領(lǐng)域的信息固然很重要，但同時(shí)，有目的地搜集某一個(gè)特定領(lǐng)域的信息也非常重要。所謂特定領(lǐng)域，比如說(shuō)“最新金融信息”、“如何提高工作效率”、“對(duì)環(huán)保有貢獻(xiàn)的最新技術(shù)”、“最受歡迎的餐廳”等等，總之，就是您最希望詳細(xì)了解的某個(gè)領(lǐng)域。 因此，我們需要確定主題，主題就像一個(gè)過(guò)濾器，當(dāng)我們被大量信息淹沒(méi)時(shí)，與主題有關(guān)的信息會(huì)自然而然被過(guò)濾出來(lái)，這也是一個(gè)收集信息時(shí)提高信息精度的“規(guī)則”。 您為自己設(shè)定了某個(gè)主題后，如能積極地通過(guò)報(bào)紙、雜志、書(shū)籍等有意識(shí)地去大量收集與此主題相關(guān)的信息，那么一年后，在這個(gè)領(lǐng)域，您甚至都有可能變成一位專(zhuān)家了。 設(shè)定主題時(shí)，應(yīng)放進(jìn)關(guān)鍵詞，這樣才能得到比較詳細(xì)的信息。建議您根據(jù)自己的需要與興趣，考慮幾個(gè)搜集信息的主題吧。 用TO DO記錄需要定期回顧的信息 從報(bào)刊雜志上得到的信息，基本都是記者或作者根據(jù)自己得到的信息歸納總結(jié)的，缺少新鮮度，而且是經(jīng)第三者加工過(guò)的，從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，它們有一定的缺陷。 而自己親身經(jīng)歷過(guò)的事情或者從他人口中聽(tīng)來(lái)的信息，就會(huì)覺(jué)得特別新鮮，有很多可學(xué)之處，這些都是非常寶貴的信息源。 為了不把這些寶貴的信息忘掉，應(yīng)當(dāng)立即把它們記錄在“TO DO”里面，再設(shè)置每周或每月一次的提醒，這樣定期回顧可以有效地防止遺忘。
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