如何快速搞定一份看起來還不錯的演示文檔?

jank_wj1969 2016-03-14

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作者：Heidi格物志

新年除了做工作規(guī)劃，還做了一些個人2016年學(xué)習(xí)和提升計劃，其中，“聚焦”又是工作中項目的關(guān)鍵詞，也是個人提升這塊的關(guān)鍵詞。

所謂厚積而薄發(fā)，在我理解，反而是之前要做大量的積累(所謂厚積)，而之后更多的是垂直向下深挖打透，在這個基礎(chǔ)上，才能夠薄發(fā)一些可給別人以啟迪的東西。

那么我的2016，想要聚焦于[可視化]話題，以及#狗狗行為心理學(xué)#，一個是工作必需加上個人愛好，一個是生活所需加上個人興趣。所以，也請大家監(jiān)督我的“聚焦”，可視化溝通是個我關(guān)注許久，涉獵些許，略有沉淀，也不斷實踐和反思的話題，我個人因為可視化溝通而受益良多，我也希望能夠通過我的不斷的分享，幫助你們體驗到可視化那一刻的成就感。

有關(guān)開篇的《可視化溝通要訣篇》才寫了一半，不過本周先來一篇更接地氣的，是來自上周周會上小伙伴們拋給我的快速分享題目：你是怎么快速搞定一份看起來還不錯的PPT的?

[命題定義]

一. 確實是快速

比如，和周邊人對比，看起來速度是別人的三分之一或更少，比如一天搞定業(yè)務(wù)規(guī)劃PPT。

二. 質(zhì)量還不錯(我在命題里添加的要素)

別人認(rèn)為還不錯：觀感思路清晰，視覺美觀大方，可做為模版?zhèn)鞑?，或講完后，經(jīng)常有人來索要說要學(xué)習(xí)觀照。

我自己認(rèn)為也不錯，比如我個人非常強(qiáng)調(diào)內(nèi)容的邏輯性，而不是分頁視圖(每一頁看似不錯，但是整體沒思路)，我個人非常不喜歡形式大于內(nèi)容，比如是否充滿了大量無意義的裝飾。我個人非常強(qiáng)調(diào)PPT的適用性，也就是面向不同的用戶的不同的組裝

要符合以上前提下，我們來講講所謂的“如何提速”，希望對你有所幫助。

[我的經(jīng)驗]

先看一張圖，這是大多數(shù)情況下我的PPT創(chuàng)作套路，可能大部分看到的是中間短短的1~2天。

比如，在去年7月份的時候，接到要做兩個課件的任務(wù)，和我在做的項目有關(guān)系，是要做，但是當(dāng)時一周工作已經(jīng)排滿，且內(nèi)心有點小抵觸(彼時，各種文檔已經(jīng)讓我寫瘋了)。

所以，當(dāng)發(fā)現(xiàn)截止日期是下周二后，我就基本按兵不動。到了本周四，我開始有點壓力了，因為我不想把周末兩天耗到寫PPT上。所以就定了2個小時的大塊時間，拿了幾張白紙和即時貼，關(guān)到一個會議室，密集進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，把圍繞目標(biāo)的各種我能想到的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)的可能性都拋出來，貼到紙面上，然后，進(jìn)行結(jié)構(gòu)化梳理。當(dāng)我走出會議室的時候，即便還有一定的不解之處，但是已經(jīng)沒有那么緊張了。

周五，碎片時間開始找素材，搜素材。

周六一天，去公司沒人的地方加個班，一天搞出以下兩套完整課件。

之后發(fā)出來，我的主管還不可思議，因為在上周，她基本上沒看我把時間花到這個課件上，好像一下子就變出來了。所以她還忍不住回復(fù)郵件說：“我不得不說，這么短的時間，這個課件制作得實在太強(qiáng)悍了!!”。

我內(nèi)心只有“呵呵”二字。因為只有我知道，這絕對不可能在1天搞定，只是說：80%的功夫在紙面，20%的功夫在工具。

[具體指南]

階段一. 紙面功夫(在整個周期里，大概占比30%)

要點：

(方向)確認(rèn)演示文檔的目標(biāo)和受眾

(發(fā)散)可能性探索

(收攏)結(jié)構(gòu)化梳理

(舞臺)分頁設(shè)計

再三強(qiáng)調(diào)：關(guān)上電腦關(guān)上電腦關(guān)上電腦。但是，事無絕對，你也可以嘗試在開始第2點前，使用和你的主題有關(guān)的關(guān)鍵詞在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行一些“漫游”，檢索，快速閱讀，以便于稍后你關(guān)上電腦時，腦子已經(jīng)被激活了很多可能性。但是基本上這幾點，都和軟件沒啥關(guān)系。

第1點：毋庸置疑是最關(guān)鍵，有時也會被忽略的，其實這個問題只能時常提醒自己，比如做一份文檔前，提醒自己看看以下矩陣圖。

第2點，為多謀。

一定先不要迅速制作，而是進(jìn)行頭腦風(fēng)暴，把各種和這個主題相關(guān)的內(nèi)容，進(jìn)行一個探索。做這一點時，我會習(xí)慣性，用白紙和即時貼、筆三個工具，加一段沒人打擾的時間(最少2個小時)，把即時通訊工具簽名設(shè)置成“勿擾”或直接下線，然后告訴你的同事你要閉關(guān)一會。然后，把你的主題寫到一張白紙上，把你能想到的內(nèi)容，先不管它們的關(guān)系是否重合，是否有層次，或者是否合適，這些“內(nèi)容”有的是問題、有的是答案，有的只是素材，都無妨，都寫到即時貼上，然后貼到白紙上。

之所以用即時貼，是因為方便，可以隨時變換位置，如果直接寫到白紙上，則調(diào)整起來很麻煩了。

盡量不要放過任何一個突然出現(xiàn)的“靈感”，除非你就是想做一份尋常的毫無新意的PPT，否則給自己的探索時間盡量多一些。

然后第3點，則是善斷。

發(fā)散到一定地步，該收收了。對已有的可能性進(jìn)行分類、整理，這里包含了合并同類項，去除一些無關(guān)緊要的，或者建立邏輯層次關(guān)系。之后，形成了一個較為完成的呈現(xiàn)結(jié)構(gòu)的框架了。

從第2點到第3點，體現(xiàn)在紙面上就是一個從無關(guān)系發(fā)散到有體系梳理的過程。

第4點，很奇怪是不?為軟件還對思考有負(fù)面的作用，做演示的軟件PPT或者Keynote，都是幫你分隔好了有相同地位的一頁一頁的，而人的思考是連續(xù)的，是有邏輯的，每一個頁面的地位并一樣的，有的是引導(dǎo)頁，在匯報時它只是快速掠過，有的頁面只是中場互動休息，前提是為下一頁的內(nèi)容做好鋪墊。如果你沒有一個已經(jīng)成體系的思路，直接打開PPT去做的話，你的思路也會被打斷掉，尤其是又耽于細(xì)節(jié)，在一個單頁上花費太多心思后。所以，試著在一張A4的紙上，畫上PPT的格子，一頁可以做6格，然后每一格，當(dāng)成一個演示頁面，標(biāo)明你的主題，甚至勾勒出內(nèi)容框架。

我之前買過MUJI的一個筆記本，但是后來斷貨后，就直接打印到A4的白紙上一些格子，也是非常好用。

階段二. 素材搜集和準(zhǔn)備(在整個周期里，大概占比30%)

要點：

搜集可能用到的素材

素材的優(yōu)化設(shè)計

這個階段，可以用大量的碎片化時間完成，因為即使被打斷也影響不了大局。

此階段提效的關(guān)鍵之一在于階段一的限定，使我們不必盲目地去打撈素材而是更加針對尋找。

階段提效的關(guān)鍵之二在于你平時是否善于搜集、整理常用的配圖、故事、數(shù)據(jù)，如果是，恭喜你，你可以大大減少重復(fù)性勞動。而我在這個環(huán)節(jié)也是比較高效的，如果你看過《高效的信息搜集及整理術(shù)》那篇文章后。

階段三. 軟件制作(在整個周期里，大概占比20%)

要點：

愉悅的開始很重要：確定色調(diào)和風(fēng)格

目錄頁、引導(dǎo)頁、內(nèi)容頁的設(shè)計

制作制作制作

當(dāng)開始在軟件上制做時，有的人習(xí)慣先不管任何形式，而是把內(nèi)容都搞上去再說，最后再集中做排版、配圖等工作，這誠然會加快寫PPT的速度。

但是我個人卻不喜歡這種做法。原因是：不夠愉悅。而且實際上，會影響后續(xù)的效率：因為你總是忍不住想要去排個版，配個色，而當(dāng)之后你再看的時候，發(fā)現(xiàn)配色紊亂。

1. 色調(diào)和風(fēng)格

一般我喜歡扁平化的風(fēng)格，足夠簡單。這塊要貼合你做PPT的受眾和目標(biāo)，如果如你做的是《中國書法鑒賞》，那么可以選擇一些古風(fēng)風(fēng)格，比如背景選一張書法背景的等。若你做的是幼兒教材，則顏色更加鮮活等，重金屬風(fēng)格的音樂流派介紹自然無法選擇以下小清新風(fēng)格，是吧?