1. 宗旨
為了加強(qiáng)總公司及下屬公司的合同管理，依據(jù)中華人民共和國合同法等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際，特制定本制度。
2. 適用范圍
本制度適用于總公司、全資(控股)子公司和分公司對(duì)外簽訂的各類合同，包括：銷售合同、采購合同、服務(wù)合同、租賃合同、投融資（擔(dān)保）合同、公司收購、商標(biāo)專利 (轉(zhuǎn)讓或使用許可)合同等，公司勞動(dòng)合同除外。
3. 分類管理
3.1 本公司合同分為重大合同和一般合同。
3.2 重大合同，指本公司支付預(yù)付款的合同、對(duì)方分期付款 (賒賬)達(dá)人民幣2萬元及以上的銷售合同、投融資合同、商標(biāo)專利合同 (轉(zhuǎn)讓或使用許可)。
3.3 重大合同以外的其他合同，屬于一般合同。
4. 管理部門
4.1 承辦部門：公司業(yè)務(wù)部門、子(分)公司為合同承辦部門，負(fù)責(zé)合同立項(xiàng)、一般合同對(duì)方主體資格和簽約人合法身份查證、重大合同對(duì)方信用及履約能力查證、合同談判和起草、履約跟蹤和對(duì)方異常變動(dòng)事項(xiàng)報(bào)告職責(zé)。
4.2總經(jīng)辦：為合同審核部門，負(fù)責(zé)合規(guī)審核、合同編號(hào)、參與重大合同談判及客戶信用調(diào)查、簽字蓋章、合同及附件檔案保管、履約監(jiān)督、年度合同檢查、爭議談判和訴訟解決職責(zé)。
4.3財(cái)務(wù)部：為資金監(jiān)督部門，負(fù)責(zé)重大合同價(jià)格確認(rèn)（審核）、合同資金調(diào)撥職責(zé)。
4.4總經(jīng)理：為合同批準(zhǔn)人，負(fù)責(zé)合同批準(zhǔn)、簽署（或指定委托人簽字）。
5. 合同及附件
5.1 除即時(shí)結(jié)清(錢貨兩清)交易外，其他合同必須采取書面形式(包括往來函件) ，禁止口頭合同，禁止簽訂合同主體、期限、價(jià)款、數(shù)量、質(zhì)量規(guī)格、商品交付方式、價(jià)款支付方式和訴訟（仲裁）管轄地任何一項(xiàng)主要條款不明的合同。
5.2 應(yīng)當(dāng)使用本公司標(biāo)準(zhǔn)合同或草擬合同，或政府部門推廣的格式合同，嚴(yán)格控制使用對(duì)方格式合同。
5.3 本公司合同及附件原件至少留存兩份，交總經(jīng)辦存檔（檔案管理和法務(wù)）。
5.4 存檔的合同文件，應(yīng)當(dāng)包括：
5.4.1 合同正本及授權(quán)委托書原件；
5.4.2 對(duì)方工商營業(yè)執(zhí)照及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件(須與原件核對(duì)無誤）；重大合同對(duì)方近年財(cái)務(wù)報(bào)表、信用及履約能力報(bào)告原件；
5.4.3 變更或解除協(xié)議原件；
5.4.4 送（收）貨單原件（須經(jīng)對(duì)方公司蓋章或指定收貨人簽字）；
5.4.5 付款憑證復(fù)印件；
5.4.6 合同履約異常和風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告原件；
5.4.7 雙方往來函件、電子郵件、傳真件原件；
5.4.8 合同審批表原件（電子或書面審批）。
6. 客戶信用
6.1 合同承辦人，需要提交對(duì)方單位營業(yè)執(zhí)照(含其它必要的證照)及經(jīng)辦人身份證復(fù)印件(與原件核對(duì)無誤)，政府部門除外。
6.2 重大合同，合同承辦人同時(shí)提交對(duì)方單位過往信用及履約能力查證報(bào)告（如必要，應(yīng)當(dāng)提交稅務(wù)證、企業(yè)代碼證和近年真實(shí)財(cái)務(wù)報(bào)表），并對(duì)合同的商業(yè)可行性作出評(píng)估。
7. 合同談判
7.1 一般合同談判，由業(yè)務(wù)承辦部門進(jìn)行；
7.2 重大合同，由業(yè)務(wù)承辦部門組織，公司總經(jīng)辦（法務(wù)）派人參加，財(cái)務(wù)部視情況決定是否派人參加。
8. 審核和簽署
8.1 禁止公司內(nèi)設(shè)業(yè)務(wù)部門、全資或控股分(子)公司擅自對(duì)外簽署合同，或其他具有法律權(quán)利義務(wù)的文件，包括電子郵件、傳真件等。
8.2 合同審核程序包括部門領(lǐng)導(dǎo)復(fù)核意見、總經(jīng)辦審核意見、簽字蓋章和合同資料存檔；
8.3 業(yè)務(wù)部門（含全資或控股分、子公司）應(yīng)當(dāng)確定合同承辦人，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)督促本部門合同承辦人履行職責(zé)，并在合同審批表上簽署復(fù)核意見；
8.4總經(jīng)辦負(fù)責(zé)審核合同的合法性，一般合同兩個(gè)工作日，重大合同五個(gè)工作日審核完畢。對(duì)方營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件，經(jīng)辦人身份證復(fù)印件，重大合同對(duì)方信用文件和履約能力報(bào)告必須完備。
8.5 總經(jīng)理審查批準(zhǔn)，并指定合同簽署人(法定代表人簽署的除外)，出具授權(quán)委托書，在法定代表人批準(zhǔn)后，加蓋單位公章(或合同專用章)和騎縫章，合同至少三份，本公司留存兩份。
8.6 合同承辦人應(yīng)當(dāng)當(dāng)場見證對(duì)方代表簽字和加蓋公章，并即時(shí)收回簽署的合同正本（至少兩份），并送總經(jīng)辦歸檔。
8.7合同的審核應(yīng)通過公司OA系統(tǒng)合同審批流程進(jìn)行，也可采用紙質(zhì)《合同審批表》（附件一）流轉(zhuǎn)審核。
8.8 禁止未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，擅自或越權(quán)對(duì)外簽訂合同，或具有法律后果（權(quán)利義務(wù)）的文件，包括電子郵件和傳真件。
9. 合同履行
9.1 合同承辦人應(yīng)當(dāng)跟蹤合同履行全過程，并及時(shí)了解對(duì)方公司可能或已經(jīng)出現(xiàn)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，包括財(cái)務(wù)、市場或法律風(fēng)險(xiǎn)(訴訟或政府部門行政處罰)，并通過審批系統(tǒng)或電子郵件通報(bào)總經(jīng)辦（法務(wù)）。
9.2 合同承辦人至少每六個(gè)月，與對(duì)方經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人會(huì)面，了解對(duì)方經(jīng)營狀況，督促對(duì)方履行合同和支付合同款，遇有情況變動(dòng)，立即通報(bào)公司總經(jīng)辦。
9.3總經(jīng)辦于每年年末，對(duì)全公司合同履行情況作出檢查，對(duì)于檢查出的問題，會(huì)同業(yè)務(wù)部門和公司相關(guān)部門制定整改措施。
9.4 對(duì)于違約單位(如拖欠貨款)，公司于每年年末，向?qū)Ψ絾挝话l(fā)出履約函(或催款函)，一式兩份，一份由合同承辦人送達(dá)對(duì)方經(jīng)辦人或負(fù)責(zé)人，一份經(jīng)由對(duì)方蓋章簽收后收回，交回總經(jīng)辦存檔。
10. 合同變更
10.1 合同履行過程中需要簽訂補(bǔ)充協(xié)議或者進(jìn)行合同變更、解除的，應(yīng)與對(duì)方達(dá)成書面意見，在達(dá)成新的書面協(xié)議以前，原合同仍然有效。
10.2合同的變更、解除按照本制度合同審核程序辦理。
11. 違約處理
11.1 合同承辦人發(fā)現(xiàn)對(duì)方公司出現(xiàn)下述情況的,應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告公司部門領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)辦：
11.1.1 經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化；
11.1.2 轉(zhuǎn)移財(cái)產(chǎn)，抽逃資金，以逃避債務(wù)；
11.1.3 喪失商業(yè)信譽(yù)；
11.1.4 有喪失或者可能喪失履行債務(wù)能力的其他情形。
11.2 業(yè)務(wù)承辦部門和總經(jīng)辦應(yīng)該對(duì)違約單位作出評(píng)估，提出處理意見（限定還款期限或提起訴訟），報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施。
12. 合同存檔
12.1 合同及附件一式兩份，交公司總經(jīng)辦(檔案員和法務(wù))存檔，合同及變更和終止協(xié)議必須提交原件。
12.2 檔案保管部門，應(yīng)該確定專人負(fù)責(zé)，并建立歸檔和人員變動(dòng)書面交接手續(xù)。
13. 合同保密
各部門及人員應(yīng)當(dāng)遵守公司相關(guān)的保密制度。任何人不得以任何形式泄露合同在訂立和履行過程中涉及的商業(yè)和技術(shù)秘密。
14. 合同考核
14.1 公司每年年末，總經(jīng)辦牽頭，總經(jīng)辦、人事部、財(cái)務(wù)部、各業(yè)務(wù)部門參加，進(jìn)行公司合同管理考核評(píng)比，對(duì)于管理盡職、合同履行順利的合同承辦人，由公司人事部予以表彰。
14.2 具有下列行為之一的，屬于合同管理失職和嚴(yán)重違反公司規(guī)章制度的行為，由公司人事部根據(jù)具體情況，給于直接責(zé)任人和直接領(lǐng)導(dǎo)者相應(yīng)處罰，直至賠償公司損失和解除勞動(dòng)合同。
14.2.1 合同簽訂中，與客戶串通，故意隱瞞或夸大客戶或市場信息，誤導(dǎo)和損害公司利益；
14.2.2 工作不負(fù)責(zé)任，丟失或損毀合同及附件材料；
14.2.3 違反職業(yè)道德，故意或過失泄露合同條款、商業(yè)和技術(shù)秘密；
14.2.4合同履行期間，對(duì)方經(jīng)營狀況惡化，獲知后不及時(shí)向公司相關(guān)部門匯報(bào)。
14.2.5未經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)，擅自（或越權(quán)）對(duì)外簽訂合同，或具有法律后果（權(quán)利義務(wù)）的文件，包括電子郵件和傳真件。
15. 附則
15.1 本制度經(jīng)公司辦公會(huì)議討論審議，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后生效。
15.2 本制度向公司全體管理人員和業(yè)務(wù)部門合同管理員公布，并在閱讀后簽名確認(rèn)，成為公司規(guī)章制度的組成部分。
二0一二年十二月六日
