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整理領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)錄音需要注意的幾個(gè)問(wèn)題
根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)脫稿講話(huà)錄音整理成書(shū)面的講話(huà)稿，是文字秘書(shū)經(jīng)常碰到的工作任務(wù)，也是深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)思想、錘煉文字能力的一種有效途徑。自己在嘗試把領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)錄音整理為領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿的過(guò)程中，深感還有不小差距和許多困惑，經(jīng)過(guò)盧主任點(diǎn)撥，結(jié)合實(shí)踐，得到了一些心得體會(huì)，概括起來(lái)就是需要關(guān)注幾個(gè)問(wèn)題。 第一，要把握領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)實(shí)質(zhì)。認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)錄音，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的精神實(shí)質(zhì)，是整理出高質(zhì)量講話(huà)稿的首要前提。做到這一點(diǎn)最好是能夠到現(xiàn)場(chǎng)收聽(tīng)，記錄下相關(guān)重要的內(nèi)容，然后在此基礎(chǔ)上整理出來(lái)原汁原味的稿子。然后，通過(guò)認(rèn)真研讀原稿，全面領(lǐng)會(huì)精神，真正從領(lǐng)導(dǎo)的角度去考慮問(wèn)題，切實(shí)做到整體上能夠把握好領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的主旨是什么，基本思路是什么，主要表達(dá)方式是什么等等關(guān)鍵點(diǎn)。這樣才能保證在具體地整理過(guò)程中，避免出現(xiàn)與領(lǐng)導(dǎo)要表達(dá)的思想、觀(guān)點(diǎn)相差甚遠(yuǎn)，甚至是背道而馳的現(xiàn)象。就我自己而言，越來(lái)越體會(huì)到辦公室的工作，特別是文字工作離不開(kāi)“嚴(yán)謹(jǐn)”二字，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)淖黠L(fēng)，沒(méi)有負(fù)責(zé)任的精神，就會(huì)連起碼的整理錄音講話(huà)的基本功都練不好。如果僅僅是把整理講話(huà)稿當(dāng)作是小事來(lái)做，那么勢(shì)必會(huì)滋生完任務(wù)的想法，就會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有完全弄懂領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)通篇意思的情況下，只是對(duì)照著原稿就詞論詞，就句論句的進(jìn)行“順”下來(lái)，結(jié)果可想而知。 第二，要力求多用領(lǐng)導(dǎo)原話(huà)。根據(jù)錄音整理書(shū)面講話(huà)稿的目的，就是更清晰、更準(zhǔn)確地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的觀(guān)點(diǎn)與思想。領(lǐng)導(dǎo)很多的即興之言，都充滿(mǎn)著思辨的、智慧的光芒，只有在整理時(shí)盡量使用領(lǐng)導(dǎo)原話(huà)，才能更顯示出領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)風(fēng)格和水平。所以，必須充分尊重原意，盡量保留原話(huà)原句是整理講話(huà)稿的基本要求。如果整理出的講話(huà)稿通篇沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)的原話(huà)，甚至是背離領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的原意，即便整理出的稿子再怎樣文采飛揚(yáng)，水平再怎樣超凡脫俗，都沒(méi)有任何實(shí)質(zhì)意義。為此，在具體地實(shí)踐當(dāng)中，必須自始至終牢牢地把握尊重原意這一原則，盡可能多的多使用原話(huà)，使得領(lǐng)導(dǎo)的本意和語(yǔ)言風(fēng)格得到很好體現(xiàn)；要堅(jiān)決杜絕生編硬造、別出心裁、牽強(qiáng)附會(huì)的大篇幅地進(jìn)行改寫(xiě)。 第三，要合情合理進(jìn)行增減。前面講到的兩點(diǎn)就是要注重把握、運(yùn)用領(lǐng)導(dǎo)即興講話(huà)的原意、原話(huà)，就是在整理的過(guò)程中盡量做到忠于精神、保持個(gè)性，體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格和水平。同時(shí)，也應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到尊重原意不等于照搬照抄，盡量保留原句不等于原封不動(dòng)。合理地進(jìn)行補(bǔ)充、刪減形成高質(zhì)量的講話(huà)稿，是整理錄音的根本目的，也是檢驗(yàn)文秘人員水平高低的一個(gè)重要標(biāo)志。在整理出錄音原稿的基礎(chǔ)上增減內(nèi)容、材料，形成一篇完整的書(shū)面稿子，關(guān)鍵要把握好“合理”二字，只有合理了，才能恰如其分，相得益彰。在增補(bǔ)內(nèi)容方面，要認(rèn)識(shí)到在一定場(chǎng)合下領(lǐng)導(dǎo)即興講話(huà)，配有肢體語(yǔ)言，現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境差異，不一定每一句都很完整、很?chē)?yán)密，同時(shí)還要認(rèn)識(shí)到領(lǐng)導(dǎo)即興講話(huà)的特點(diǎn)是思維上存在著跳躍性，表達(dá)上不一定很系統(tǒng)、很全面、很連貫，為此就需要在整理時(shí)進(jìn)行必要地補(bǔ)充和完善。整理的過(guò)程最需要對(duì)照原稿進(jìn)行仔細(xì)地揣摩，吃透前后文的語(yǔ)境意思，把領(lǐng)導(dǎo)想講的而沒(méi)有講到的內(nèi)容、材料合理地補(bǔ)充進(jìn)去。應(yīng)該說(shuō)，要補(bǔ)充多少、補(bǔ)充什么，沒(méi)有絕對(duì)的定論，需要具體情況具體分析。通常需要補(bǔ)充的有這幾個(gè)方面：一是現(xiàn)場(chǎng)受眾皆知的情況，領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)因?yàn)榇蠹叶贾蓝÷圆恢v的內(nèi)容，隨著整理出書(shū)面稿子后受眾面的擴(kuò)大，必須對(duì)相關(guān)情節(jié)和內(nèi)容進(jìn)行必要地補(bǔ)充。二是一些嚴(yán)謹(jǐn)?shù)奶岱?，領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)往往對(duì)有關(guān)政策、法規(guī)名稱(chēng)等嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)容點(diǎn)到為止、受眾會(huì)意就行了，然而形成領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)書(shū)面稿時(shí)，從嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性上講必須進(jìn)行必要的補(bǔ)充。三是領(lǐng)導(dǎo)想表達(dá)，但是沒(méi)有完成表達(dá)到位的思想、觀(guān)點(diǎn)等內(nèi)容，因?yàn)槭軙r(shí)效的影響，領(lǐng)導(dǎo)在即興講話(huà)時(shí)一些思想、觀(guān)點(diǎn)表達(dá)不是很完整，只有進(jìn)行適當(dāng)?shù)匮a(bǔ)充，才能使思想、觀(guān)點(diǎn)更完整、更準(zhǔn)確、更明白?？偟膩?lái)講，增補(bǔ)的內(nèi)容、材料必須是領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)原意的必要地、合理地補(bǔ)充，對(duì)講話(huà)的主旨要起到積極完善的功效，要做到言之有物，不蔓不枝，言簡(jiǎn)意賅。在刪減內(nèi)容方面，還是應(yīng)該立足于從把握即興講話(huà)的特點(diǎn)出發(fā)，本著認(rèn)真、主動(dòng)、負(fù)責(zé)的精神，按照語(yǔ)言、行文的規(guī)范要求，適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行合理刪減，使得最終成稿不一定把領(lǐng)導(dǎo)所講的內(nèi)容全部涵蓋。換而言之，本著實(shí)際、實(shí)用、實(shí)效的原則，在充分考慮到受眾差異、場(chǎng)合差異的基礎(chǔ)上，進(jìn)行必要的刪減內(nèi)容是一件見(jiàn)功夫、見(jiàn)本事的能力。通常情況下，需要?jiǎng)h減的內(nèi)容有：一是重復(fù)的話(huà)，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)多次講的，要適當(dāng)?shù)谋Ａ?，避免啰嗦。二是口語(yǔ)化的內(nèi)容，要認(rèn)清口語(yǔ)與書(shū)面語(yǔ)的差異，盡力減少口語(yǔ)出現(xiàn)的頻率。三是與主旨聯(lián)系不密切的內(nèi)容，因?yàn)榧磁d講話(huà)思緒跳躍的緣故，難免出現(xiàn)與主旨聯(lián)系不緊的內(nèi)容，在形成書(shū)面稿子時(shí)不容易處理，需要大膽地進(jìn)行刪減。四是不必要的客套話(huà)，領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)為了與受眾溝通感情的客套話(huà)，在形成書(shū)面文稿時(shí)要進(jìn)行刪減。五是不準(zhǔn)確的內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)即興講話(huà)引用數(shù)據(jù)、詞句等內(nèi)容時(shí)，可能出現(xiàn)的似是而非、張冠李戴的情況，整理時(shí)必須追究出處，合理地進(jìn)行刪減。 第四，要深入了解相關(guān)背景。應(yīng)該講，領(lǐng)導(dǎo)的即興講話(huà)，都是有感而發(fā)，都是在特定的情景下，想起到相應(yīng)的一定效果。那么領(lǐng)導(dǎo)的感從何來(lái)？如何深刻體會(huì)到領(lǐng)導(dǎo)的話(huà)外音？了解相關(guān)背景是必不可少的。比如：以08年第三季度全局的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)為例，張局長(zhǎng)、楊書(shū)記在會(huì)上都作了重要的脫稿講話(huà)，如果想準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的意向，就要了解相應(yīng)的會(huì)議議程，出席會(huì)議的主要領(lǐng)導(dǎo)，收聽(tīng)會(huì)議的主要人員，會(huì)議是在全局什么樣的經(jīng)營(yíng)情況下召開(kāi)的，召開(kāi)這次會(huì)議的目的是什么等等。只所以了解這些情況，根本目的就是為了更好把握領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)時(shí)的“角色”。判定角色就可以確認(rèn)領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)是主題講話(huà)、重要講話(huà)、還是總結(jié)講話(huà)，或者是一般性的發(fā)言。根據(jù)不同性質(zhì)的講話(huà)類(lèi)型進(jìn)行定位，在整理錄音時(shí)就能把握好領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)的語(yǔ)言分寸，整理出來(lái)的講話(huà)稿就更能符合領(lǐng)導(dǎo)的身份、地位，更能體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)性特點(diǎn)，使講話(huà)的效果更突出。同時(shí)，當(dāng)真正了解相應(yīng)的背景后，就會(huì)在增補(bǔ)、刪改材料時(shí)更有針對(duì)性。其實(shí)這也是一個(gè)研究的過(guò)程，需要研究領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)風(fēng)格，研究背景情況下的具體工作，研究講話(huà)的功效是表?yè)P(yáng)、批評(píng)，還是鼓勁、鞭策，通過(guò)研究才能使內(nèi)容刪補(bǔ)得體，才能起到預(yù)期的作用。 第五，要堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可原則。經(jīng)過(guò)精心整理出的講話(huà)稿，不管自己多么滿(mǎn)意都是不夠的，得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可才是追求的終級(jí)目標(biāo)。應(yīng)該講，贏得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的過(guò)程也是一個(gè)促使自我進(jìn)步、提高的過(guò)程。無(wú)論領(lǐng)導(dǎo)對(duì)稿子是什么的評(píng)價(jià)，都要勇于多問(wèn)“為什么”。領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)整理的稿子好，自己要問(wèn)好在哪里，要去分析總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的原因，從而更好地把握領(lǐng)導(dǎo)的講話(huà)風(fēng)格，掌握領(lǐng)導(dǎo)分析問(wèn)題的方法，通過(guò)積累使自己真正為領(lǐng)導(dǎo)起草講話(huà)稿時(shí)少走彎路。如果領(lǐng)導(dǎo)對(duì)整出的稿子不認(rèn)可，更需要問(wèn)“為什么”，要虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)所提的意見(jiàn)，對(duì)照自己最初的想法，在有針對(duì)性改進(jìn)的同時(shí)，還要問(wèn)為什么這樣改就比自己整理的稿子好?？傊?，無(wú)論從服務(wù)的對(duì)象來(lái)講，還是從領(lǐng)導(dǎo)的水平、學(xué)識(shí)、能力而言，都需堅(jiān)持領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可的原則，只有這樣才能達(dá)到“向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)”的目的，才能更好地勝任工作崗位。
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來(lái)自： 雪峰讀書(shū) > 《秘書(shū)手冊(cè)》
