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國際貨運代理操作手冊 （1）
一， 詢價 向船東提供目的港口(有的港口會有多個碼頭則一定要說明）、柜型、貨物名稱（普通、危險品、凍貨、食品、特殊貨物等等）以及詢問運價所包含的內容（有無含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等）以及船期、航程和是否中轉 二， 報價 了解運價在市場上有無優(yōu)勢以及客人對市場的了解程度）及艙位情況（特別是旺季），報價時首推公司優(yōu)勢航線；運費做PREPAID還是COLLECT（有些船東不接受COLLECT）； 2). 內陸港口中轉費要先落實好后再報價，特別是有些中轉港的DTHC或其它費用需由SHIPPER支付的；美國及加拿大港口特別注意貨名、貨重及報價中有無含DDC/BAF/AMS等等；3). 公司有特價航線及主推航線時，要及時主動打電話給客戶通知價格；發(fā)E-MAIL或傳真報價不要注明船公司名稱，只能用電話說明； 4). 如客戶需要到付運費，要注意我司是否在目的港有代理，報價要含手續(xù)費； 5). 注意所報運價的構成（全包價還是ORC、BAF、報關、碼頭、拖車等費用分列開來）以及利潤是否符合公司要求等 三. 接單、審單、寫（業(yè)務）單及錄電腦 1). 客戶接受報價后無論使用客戶委托單或我司委托單格式，都要注意審核：托運人、起運港、目的港、柜型、柜量、貨名、毛重、體積、運價、運輸條款、所配船東、提單類型、最后裝船期限、客戶特殊要求或注意事項等，還有是否有加蓋公章或簽名，新客戶還要留下聯(lián)系電話； 2). 有些特殊港口，如中東港口是否有船證要求，同時亦應詢問客戶是否要根據(jù)信用證初單，信用證有無特殊要求等，如有，要提前傳真與船東確認； 3). 確認有否艙位，如暴艙要及時告知客戶，并給客戶其它航線建議； 4). 寫單：即填寫業(yè)務聯(lián)系單，共三聯(lián)，貨主（四字簡稱）、應收應付金額、預（倒）付、代理使用等。填寫業(yè)務單要求字跡清楚工整，運價填寫準確，運費預 /到付清晰；如做到付哪些費用需預付，哪些需到付要清楚；利潤是否合乎公司要求；如客戶有特殊要求一定注明（并蓋上醒目的“特別注意事項”章）提醒操作注意； 5). 登本：即把工作號及其它信息登記上大本，分廣州出運和深圳出運；如果深圳出運還需寫上相應的深圳單號（由深圳總部提供）； 6). 錄入電腦：即錄客戶托運單，如果是老客戶，則一定用回原名，如果是新客戶，增加時一定要填寫完整資料，如公司名稱、電話、傳真、聯(lián)系人、地址、所屬部門（或業(yè)務員）；錄完保存后有一工作號自動跳出；如果是深圳出運在參考號一欄加上深圳單號（從大本上獲?。?； 7). 交單：即交單給操作部并向其交待客戶特別事項，必要時應跟蹤操作是否已按特別要求做； 8). 錄入計費及審核：即在操作完成后（柜子做完，報關也通過，操作部已錄完訂艙資料，提單類型也基本確定后），操作部將業(yè)務單中的第二聯(lián)與第三聯(lián)（即紅聯(lián)與藍聯(lián)）返回市場部，錄入FMS中的計費，這一項一定要準確無誤，因為涉及到應收應付對象、金額、幣種等，一有差錯就會影響到財務部付款；審核即審應付費用的海運費有無變動、船東有無更改、柜量（型）有無增減、操作途中產(chǎn)生的雜項費（查貨、換證、植檢等）有無向客戶收回。 第二部分 操作訂艙注意事項 一，訂艙 1). 接到市場部轉來的委托資料及業(yè)務聯(lián)系單后必需先審核業(yè)務單與客戶委托單要求是否 一致，資料是否齊全，訂艙前務必仔細閱讀客戶的委托單，審核貨物是否危險品，重量及尺碼是否適用客戶要求的柜型，特別注意客戶的特殊要求（如船證、信用證、船期、 啟運碼頭、免艙期或裝載要求等），如果是特殊貨物應先向客戶查詢清楚貨物的特性（如 超重貨、食品，冷藏貨，危險品等），致電船公司落實貨物托運可否接受，如可行，則 填寫訂艙委托書向船公司訂艙，并要注明有關特別事項，如船公司不接受，則注明原因退回市場部； 2). 注意船公司是否接受貨代單或做電放等，所使用的代理是否經(jīng)代理操作確認；所有業(yè)務單必須有市場部人員簽字才有效，否則不給以訂艙；對于急單，如果直接電告操作部訂艙，須經(jīng)市場部人員確認允許，但應盡快補上業(yè)務單； 3). 黃埔地區(qū)的訂艙原則是在一個工作日內應及時向船公司索要訂艙確認書或放柜紙，如遇船公司艙位緊張應及時反饋給市場部，以便與客人協(xié)商改作其他安排；深圳地區(qū)的訂艙應考慮到船公司的開艙日期以及客人擬定的拖柜時間來催促深圳公司向船公司索要放 柜紙，如遇艙位緊張的情況盡快反饋給市場部作新的安排； 4). 在收到船公司的放柜紙后，應將放柜紙上所預定的船公司、柜型、柜量、目的地、船期等資料與客人的原始訂艙單一一核對，在確認完全準確后方可進行后續(xù)操作，如發(fā)現(xiàn)放柜紙資料有誤，則應馬上以書面形式通知船公司更改并要求其提供新的放柜紙，直至完全正確為止；若向同行訂艙，S/O傳給客人時注意抹掉同行的電話及傳真，以免泄漏； 5). 客戶的任何要求及保證，應有書面文字及蓋章，以免日后爭議無憑據(jù) 二，貨物進場 1. 客戶自拖自報 A). 從深圳出運的自拖自報客戶，我司應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶船公司的開艙，截重，截放行條時間及要求；并落實客人的做柜時間以及做柜的情況，必須落實重柜已經(jīng)回場以及已經(jīng)放行，并將相應的柜號通知深圳的操作部。如遇客人取消訂艙的，務必盡快將消息通知深圳操作部，以便確保艙位充分利用； B). 從黃埔地區(qū)出運的自拖自報客戶，我司應將放柜紙及時傳給客人，并電話落實客戶已收到，明確告知客戶黃埔地區(qū)的駁船船期，要求客人盡快提供貨物的中文貨名、柜號，以及分柜的裝貨情況（毛重，件數(shù)），并將該資料提供給船公司，以便向船公司索要黃埔的頭程船名、航次、相關的船舶編碼、以及運輸方式（國際中轉、國內中轉、來往港澳、小型船舶運輸）、截單時間和地點等并將相關資料盡快告知客戶，以便客戶自行安排報關。跟緊客戶自行報關的情況，落實客戶的貨物已放行并能順利裝船；如遇到駁船名更改的情況，必須及時書面通知客戶更改，并電話落實客戶已收到通知，同時根據(jù)實際情況向責任方收回改船名費用。 2. 我司代拖車 ------包拖 A). 代拖車必須選擇與我司簽約的車隊，如果有特別原因使用其它車隊的，應向操作部經(jīng)理說明并得到同意才可使用，并由操作部聯(lián)系安排，公司統(tǒng)一支付運費； ). 首先要落實船公司的開艙及截重日期的要求，將具體情況告知客戶；要求客戶傳委托拖車的要求單（一般包含在客戶的訂艙單中），明確拖柜的具體地點、時間、聯(lián)系人、電話和是否需要提貨單，是否轉關等資料，如與船公司的規(guī)定時間有沖突應盡快通知客人，以便客人做出適當?shù)恼{整； C). 填寫拖車作業(yè)委托書，注意是否轉關還是一般貿易，并標明客人的要求，將船公司的放柜紙以及拖車作業(yè)委托書傳給拖車行，并電話落實車行已收妥。重要的注意事項必須逐一解釋清楚，以便車隊能順利執(zhí)行；在轉關的情況下，要明確告知車隊封關地點，以便車隊根據(jù)當?shù)睾ｊP要求派車； D). 裝柜當天應將車隊提供的柜號、車牌號、司機的聯(lián)系方式通知客人，以便客人了解代拖車的實際進行情況。監(jiān)督車隊的拖裝情況，有問題要盡快處理，落實貨柜已安全返回指定的碼頭。將重柜進場紙?zhí)峁┙o負責報關的有關單位。（蛇口出口的貨物僅提供重柜進場紙的復印件，鹽田出口的貨物必須提供重柜進場紙的正本，黃埔出口的貨物僅需提供正確的柜號）。 3. 碼頭內裝 A). 如果客人要求我司安排代裝箱的，應該在訂艙時聲明，要在訂艙之前與客人落實出運碼頭，以便安排客人的貨物進入相應的倉庫裝箱。訂艙同期應該與客人落實送貨時間、貨名、數(shù)量、重量等，如有可能可要求客人提供貨物的裝箱單資料。另外應將進倉的地圖及時傳給客人，并電話落實客戶已知悉倉庫的聯(lián)系方式，客戶送貨的單號。另外，如客人對裝柜有特殊要求要客人傳書面確認。尤其所裝貨物超過一個貨柜的，一定要客戶傳裝柜要求，對裝箱數(shù)量，型號，先裝，后裝，貨物可否擠壓的均需明確； B). 在拿到船公司的放柜紙后，根據(jù)船公司的開倉以及截倉時間，將放柜紙連同裝箱要求，裝箱委托書，貨物明細資料，貨物入倉號等一并傳真給倉庫，應電話聯(lián)系倉庫講解裝箱的要求，確認倉庫明了各項要求并執(zhí)行。在裝箱過程中應與倉庫保持聯(lián)系，如有問題應盡快聯(lián)系, C). 裝箱完畢后，應盡快核對由此產(chǎn)生的相關費用，若有額外費用應盡快告知客戶確認和落實相關的費用。應盡快告知客戶柜號，貨柜還場以后，重柜進場紙應參照我司代拖車的第D項進行操作； E). 裝箱的實際件數(shù)要告知相應的文件，文件要嚴格按照此數(shù)量簽發(fā)提單給客戶。 三，報關工作 1). 如有訂艙客戶委托我司代報關的，應在接受訂艙單后將《海關報關要求》的通知傳給客戶，并電話告知客戶按通知上面的要求來準備報關資料； 2). 當客戶將報關資料送至我司或送至我司指定的報關行，應先審核報關資料是否齊全，如有任何錯漏應及時通知客戶更換，并予以落實，以免延誤。審核完畢應將報關資料交給報關行； 3). 傳報關委托書給報關行，落實報關行已經(jīng)清楚報關的各項要求及相關的船名、航次、柜號、單號、截收放行條時間等，并保持與報關行聯(lián)絡，以確認報關過程順利進行，如遇特殊問題應盡快聯(lián)系客戶，以便妥善解決。 4). 報關放行后應確認放行條已經(jīng)交到指定的船公司或者船公司代理，并將報關放行的結果通知客戶。 5). 報關完畢后，操作人員應填好業(yè)務聯(lián)系單，核對好相關資料，并將資料輸入FMS系統(tǒng)，將單證交給文件，并告知文件在核對提單時應注意的具體事項。如遇對單過程中客人有特殊要求，操作人員要協(xié)助文件解決。 注意事項以及要點 為保證貴司貨物順利通關，望各客戶注意以下事項： 注意事項： 第三部分 文件對單審單注意事項一，對單程序 1). 與客戶對毛單應在船開前完成。如客戶在船開當天甚至船開后幾天才補料，應不再和客戶來回對毛單，而是先將補料傳給船東，同時抄送一份給客戶。當然，出華展單的情況除外。且只有出華展單的情況才可以用我華展單的格式單與客戶對毛單，否則一律用PML-1（核對）此格式傳給客戶核對2). 特別是配“廣州中?！弊呒镜呢浳?，一定要在頭程截關當天補料3). 對單過程記得標注詳細時間，要詳細到幾號幾時幾分（如02/7-12：30），方便審核客戶的對單速度及提供的單證的準確性4). 對單過程中嚴禁機械地將船東B/L來回傳送，而是要發(fā)揮對毛單的作用，先自行核對修改，待基本與毛單一致后再傳給客戶做最后確認。客戶的確認件還要再檢查一次是否有疏漏之處； 出口貨運代理業(yè)務流程 出口貨運代理業(yè)務流程如圖2 －2 所示。 （一） 接受委托 1．攬貨人員或客戶服務人員在對客戶報價時，必須核實相關運價、運輸條款、船期，在確定有能力接受委托的情況下，如實告知客戶完成此次委托所需時間和船期，并按公司對外報價表向客戶報價，如所報價格低于本公司公布運價，則按公司《運價管理規(guī)定》執(zhí)行。 2．當客戶接受報價并下委托時， 攬貨人員或客戶服務人員有責任向客戶提供該公司的空白集裝箱貨物托運單，也可接收客戶自己的托運單；但此類托運單應包括該公司托運單的主要條款，如托運單上無運價，則需將有關書面報價附于其后（對合約客戶、公司的老客戶已在電話中確認的運價可不在托運單上顯示）。同時要求客戶在托運單上簽字、蓋章（境外客戶、托運私人物品的非貿易訂艙者簽字即可），如客戶不能及時提供內容詳細的托運單，則必須在裝船前補齊，否則由此產(chǎn)生的費用由客戶負責。 3．接受客戶的委托后，攬貨人員應詳細填寫業(yè)務聯(lián)系單。攬貨人員在通知客戶服務人員訂艙的同時，把業(yè)務聯(lián)系單和上述客戶訂艙資料交給客戶服務人員。 4．對不符合本控制程序的訂艙委托，客戶服務人員可以拒絕接受訂艙，并有義務向部門經(jīng)理匯報。 （二） 操作 1．一旦接受客戶訂艙，應盡快安排向船公司訂艙及安排拖車、報關事宜（客戶自拖、自報除外），并從拖車公司那里獲取箱號、封條號； 2．盡快按委托書要求制單，并傳真給客戶確認。如有需要，還應將目的港代理打印在提單上，并在貨物裝船前完成單證校對工作； 3．認真填寫操作過程記錄，對需換單轉船、電放的委托應有記錄，并提供給相關部門； 4．客戶服務人員將計費人員已簽字蓋章的收費單交給客戶（或攬貨人員）；攬貨人員有責任及時向客戶催收運費或按合同（或協(xié)議） 規(guī)定，定期向客戶催收運費； 5．客戶服務人員應及時通知報關行等分承包方，退回有關資料， 如出口退稅核銷單、報關手冊等，這些資料需退還給客戶，攬貨人員有責任對客戶服務人員給以提醒； 6．當客戶或攬貨人員詢問二程船信息時，客戶服務人員應給予提供。 （三） 提單簽發(fā) 提單簽發(fā)人員必須核實貨物已裝船離港，驗證運費收取滿足合同（協(xié)議） 中運費支付條款后，才能簽發(fā)此次委托所對應的提單，具體操作按提單簽發(fā)管理規(guī)定進行。 第二節(jié) 進口貨運代理業(yè)務流程 進口貨運代理業(yè)務分為船舶到港前的準備工作和船舶到港后的準備工作，然后是審查提單等有關單證，簽發(fā)提貨單給收貨人提貨，最后，還要做好每一航次船的文件歸檔工作。 進口貨運代理業(yè)務程序如圖2 －3 所示。 （一） 船舶到港前的資料準備及電腦初步錄入工作 1．建立航次檔案。船舶到港前，收到船公司或其代理的傳真艙單／放貨特別指示（如有） 等有關資料，建立相應的船舶航次檔案。 2．初步審核相關資料。初步審核傳真艙單，主要根據(jù)海關要求審核艙單上每票貨的中文貨名、收貨人、質量、件數(shù)等。 3．預報船舶動態(tài)。船舶到港前10 天、7 天、5 天、3 天、1 天，向進口艙單的收貨人或通知人發(fā)“船期預報”，并向收貨人確認艙單內容是否正確，補充中文貨名等（集裝箱班輪除外）。 4．電腦預錄入。根據(jù)客戶確認艙單傳真件后， 在業(yè)務電腦系統(tǒng)上輸入艙單的各項內容，輸入時注意提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號（如有）、件數(shù)、毛重、體積、箱號等的準確性。 5．往來函電處理。對于船舶到港前收到的船公司或其代理有關修改進口艙單的函電指示，在電腦系統(tǒng)上作相應更改，并盡快通知外勤業(yè)務員在給口岸單位的艙單上做相應的修改。 6．扣貨通知的處理。 （1） 收到扣貨通知后，應在臺賬和該票二程提單正反面蓋“暫不放貨” 專用章和登記時間，并通知貨主貨已到，但暫不放貨； （2） 接到放貨通知后，立即在臺賬和提單正反面加蓋“可以放貨” 專用章并登記時間、簽名，同時通知貨主辦理提貨； （3） 放貨通知和其他進口資料一并歸檔。 7．進口艙單制作或收集。 （1） 對于散雜貨船進口，如無隨船正本艙單，根據(jù)委托方的要求，代理應嚴格按照委托方或船長所提供的資料制作進口艙單，并要求其確認； （2） 對于班輪，要求班輪公司提供符合要求的進口艙單，多家班輪公司共用艙位的情形下，應將多家班輪公司的進口艙單收集齊全； （3） 將制作或收集齊全的進口艙單，在船舶到港前交給外勤人員簽收； （4） 對所有預抵船舶，按船舶航次、到港時間進行初步歸檔，并作適當標識。 （二） 船舶到港后的資料核對及提貨單準備工作 1．進口艙單、提單等資料的接收。 （1） 船舶到港后，從船務部外勤處接收進口艙單、提單等有關進口單證、資料等，并在單證交接本上簽收； （2） 如有需本公司轉交貨主的隨船文件，應妥善保管并在艙單相應的提單下注明，以便貨主提貨時交貨主。 2．正本艙單的審核。根據(jù)收到的進口正本艙單，仔細核對已錄入電腦的艙單資料，主要核對總票數(shù)、提單號、收貨人、卸港、存貨地、中文貨名、規(guī)格型號（如有）、件數(shù)、毛重、體積、箱號等，如發(fā)現(xiàn)不符合， 應以進口正本艙單為準進行修改，有疑問時，與船公司落實不符之處。 3．制作進口提貨單。 （1） 打印進口提貨單和條形碼，將打印的提貨單和艙單、隨船提單進行核對； （2） 如發(fā)現(xiàn)提單和艙單不符需及時和船公司或其代理聯(lián)系； （3） 如船公司電函確認為其艙單內容有誤，原則上不允許直接修改進口艙單，進口業(yè)務員應將其書面更正指示保存在船公司更改通知文件夾中，作為以后貨主來辦理艙單更改手續(xù)時向海關提供的憑證； （4） 船公司或其代理確認其提單內容有誤，也應將其書面更改指示附在此票貨的進口提單后面，以便在簽發(fā)提貨單時告知貨主。 4．進口電子艙單發(fā)送海關。根據(jù)已審核無誤的進口艙單于當日傳輸?shù)胶ｊP電腦系統(tǒng)，并在海關電腦資料（艙單） 傳送登記本上登記，注明海關艙單航次號、發(fā)送人和發(fā)送時間。 5．分船名航次打印進口登記臺賬，并按船公司分類歸檔，以方便客戶辦理進口提貨手續(xù)。 （三） 通知收貨人辦理提貨手續(xù) 1．發(fā)到貨通知。 （1） 在收到進口正本艙單的當天，根據(jù)進口提貨登記臺賬以電話或傳真的形式發(fā)出到貨通知，并在臺賬通知方式一欄中注明通知方式、日期、對方通知人； （2） 若無法按艙單等單證內容與通知方或收貨人取得聯(lián)系，或艙單中未注明聯(lián)系電話時，應及時向船公司或其代理查詢，得到答復后根據(jù)所提供的聯(lián)系資料發(fā)出到貨通知； （3） 對按港口規(guī)定需限時提取的危險品或其他特種貨，應及時以書面或電話方式通知貨主嚴格按要求提貨，確保裝卸作業(yè)正常進行。 2．貨物催提通知。對貨物到港后5 日內仍無人來辦理提貨手續(xù)的收貨人，需再次發(fā)出到貨通知，在進口單證臺賬中作好第二次催提記錄，視情況報船公司或其代理，以便其通過發(fā)貨人督促收貨人及早提貨。 （四） 審單及簽發(fā)提貨單 1．提單審核。如正本提單由提貨人出具， 需對提貨人所出具的提單進行審核，內容包括： （1） 確認船公司對該票貨物是否有扣貨指示，如有，則及時協(xié)助收貨人與船公司聯(lián)系協(xié)助解決放貨問題； （2） 與艙單中該票貨的有關內容是否一致； （3） 提單是否為船公司正本海運提單，如船公司或其代理提供的有關單證資料中有簽發(fā)提單復印傳真件的，要將收貨人出示的正本提單與提單復印傳真件核對，以確認其真實性； （4） 對于指示提單需審核背書是否連貫、完整； （5） 海運費等費用是否到付，如是，則根據(jù)船公司的指示收取運費或其他費用； （6） 對于記名提單，由該收貨人加蓋公章背書、簽名并填寫身份證號碼，第一次提貨需留身份證復印件；如收貨人公司的公章不便外帶，需有用其他印章代替公章背書的授權委托書，并用授權的其他印章背書； （7） 對于指示提單（“CONSIGNEE” 一欄為TOORDER），需有發(fā)貨人和收貨人同時背書； （8）如“CONSIGNEE”一欄為“TO ORDER OF XXX”則須有XXX的背書，最后提貨人的公章背書須和本公司簽發(fā)的提貨單收貨人一致。 2．正本提單的回收。要求提貨人在正本提單背面加蓋公章或該公司的授權章（需有授權證明書在本公司備案）、提貨人簽名、注明身份證號碼及提貨日期。分以下幾種情況，收回正本提單，并在收回的正本提單上簽字或蓋核銷章： （1） 一般情況下收回三份正本中的一份即可，在特殊情況下按船公司要求收回全套正本提單，才可簽發(fā)提貨單； （2） 對于改港貨物，必須收回全套正本海運提單； （3） 對于轉船貨物，能否接受收貨人出具的全程海運提單，需依據(jù)艙單上注明或船東書面提示。 3．簽發(fā)提貨單。 （1） 確認提單及背書完全無誤后，在提貨單上加蓋提貨單簽發(fā)章，經(jīng)辦人和審核人審核提貨單有關內容，并在相應欄內簽字； （2） 指示提單的提貨單上，必須標上實際收貨人的單位全稱； （3） 提貨單留底聯(lián)上，要求實際收貨人簽字、蓋章。 4．無單放貨。對所有需要無單放貨的提單在無單放貨登記本上登記船名、航次、提單號、貨名、貨量、進口日期，由部門經(jīng)理簽字后，方可放貨給收貨人。無單放貨有以下兩種情況： （1） 電報放貨。船公司或委托方有明確書面指示已收回全套正本提單，可以放貨給進口收貨人，并有船公司授權之有關員工的簽字和蓋章，可直接放貨給收貨人。 （2） 保函放貨。是否接受保函，原則上要由船公司確定。在接到收貨人的保函后，傳真給委托方簽字確認后，方可放貨給收貨人。保函放貨必須填寫無單放貨審批表，由部門經(jīng)理或總經(jīng)理審核后方可簽發(fā)提貨單交指定收貨人。 5．歸檔。待該航次所有進口貨簽發(fā)提貨單完畢后， 將進口業(yè)務的有關單證，包括正本進口艙單、提貨單留底聯(lián)、有效背書的正本提單、頭程正本提單（如有） 等，連同與該票貨有關的往來電函等一并歸人航次檔案，并在檔案封面上登記有關的歸檔資料名 稱，一般情況下文檔保存期為3 年。 |
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