總體上講，它是指一切可滿足于企事業(yè)單位的、綜合型的、能夠提高單位內(nèi)部信息交流、共享、流轉(zhuǎn)處理的和實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化和提高工作效率的各種信息化設(shè)備 和應(yīng)用軟件；它不是孤立存在的，而是與企事業(yè)單位其它各類管理系統(tǒng)（如電子政務(wù)系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)）密切相關(guān)、有機(jī)整 合。一個(gè)獨(dú)立存在的OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生命力及作用是薄弱的。——這也是目前最全面、最被認(rèn)可的OA的概念。

企業(yè)OA如何與管理結(jié)合：

　　目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、 收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報(bào)表、會(huì)議管理、車輛管理等，實(shí)現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個(gè)較好的OA系統(tǒng)遠(yuǎn)沒有這樣簡(jiǎn)單，必需融入管理的思 想，引進(jìn)切實(shí)可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以OA系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確 保OA系統(tǒng)的有效性和實(shí)用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。

　　一個(gè)良好的OA系統(tǒng)，應(yīng)該以計(jì)劃為核心、以控制為手段，實(shí)現(xiàn)“以人為本”、“動(dòng)態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與 管理思想結(jié)合呢？主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機(jī)制管理”四個(gè)方面。本文先詳細(xì)闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。

一切辦公活動(dòng)過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng) 的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進(jìn)管理、輔助管理。一個(gè)體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計(jì)思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個(gè)人工作管理、組織工作管理和 項(xiàng)目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。

　　實(shí)現(xiàn)組織管理

　　組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機(jī)制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進(jìn) 管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。工作標(biāo)準(zhǔn)也是人力資源考核的基本標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標(biāo)是將各部門、各 個(gè)人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達(dá)到預(yù)定管理目標(biāo)。

　　組織管理是針對(duì)各個(gè)企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等特點(diǎn)如下：

　　①各級(jí)管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計(jì)劃、工作總結(jié)及進(jìn)度匯報(bào)等，同時(shí)對(duì)與其管理級(jí)別相對(duì)應(yīng)的計(jì)劃、總結(jié)等進(jìn)行審核和調(diào)整等。

　　②部門一級(jí)的工作可以采用多種方式進(jìn)行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計(jì)劃圖（時(shí)標(biāo)邏輯圖、時(shí)標(biāo)圖、單代號(hào)圖和橫道圖）形式、工作分解 結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計(jì)報(bào)表形式等。從各個(gè)層面和視角對(duì)工作的時(shí)間、邏輯關(guān)系、進(jìn)度等進(jìn)行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時(shí)、直觀地反映工作計(jì)劃和執(zhí)行情況。

　　③部門工作可以包含子工作。每項(xiàng)工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負(fù)責(zé)人、進(jìn)程時(shí)間等，同時(shí)又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣， 無論多復(fù)雜的工作分解開來處理都會(huì)清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實(shí)用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可 以對(duì)所管轄人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)和工作崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，分類分級(jí)明確工作目標(biāo)，以動(dòng)態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實(shí)行全 員能力和績(jī)效考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。

　　④管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務(wù)的重要性來安排下級(jí)人員的日程，同時(shí)可以查看部門日程安排、領(lǐng)導(dǎo)公開 的日程，需要領(lǐng)導(dǎo)參加的可以通過日程安排給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)安排日程?？傊M織日程可以將參與此事務(wù)的相關(guān)人員一次進(jìn)行安排，并設(shè)有提醒功能，與即時(shí)通訊系統(tǒng)緊 密結(jié)合，將日程安排通過即時(shí)通分發(fā)給相關(guān)人員。

　　⑤人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個(gè)組成部分，其內(nèi)容包括個(gè)人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時(shí)根據(jù)管理范圍隨時(shí)查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長(zhǎng)安排工作。

　　組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點(diǎn)，是各級(jí)管理人員專用的系統(tǒng)，是各級(jí)管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復(fù)雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡(jiǎn)單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機(jī)密，所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)時(shí)，必須進(jìn)行身份認(rèn)證。

　　完成項(xiàng)目管理

　　日常辦公按類型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是項(xiàng)目型辦公。項(xiàng)目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務(wù)型處理，很難達(dá) 到辦公目標(biāo)，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對(duì)辦公工作類型進(jìn)行透徹地深入分析，對(duì)不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應(yīng)手地應(yīng)用OA系 統(tǒng)，提高辦公效率。

　　項(xiàng)目管理中的組織計(jì)劃是單位或部門對(duì)未來一定時(shí)間內(nèi)要做的工作，從目標(biāo)、任務(wù)、要求到措施，預(yù)先作出設(shè)計(jì)安排。工作有先后、主次、緩急之 分，進(jìn)程又有一定的階段性，因此在計(jì)劃中針對(duì)具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項(xiàng)工作的完成時(shí)限及責(zé)任人、參與人等，這樣才能職責(zé)明確、操作有序、執(zhí)行 無誤。

OA是用來處理企業(yè)日常辦公的管理軟件，主要可以幫助企業(yè)解決一下問題：

　　1、建立信息發(fā)布的平臺(tái)。在內(nèi)部建立一個(gè)有效的信息發(fā)布和交流的場(chǎng)所，例如：公告、論壇、規(guī)章制度、新聞，促使技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)或機(jī)關(guān)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播，使員工能夠了解單位的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

　　2、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在 著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請(qǐng)示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位 協(xié)同工作的效率。

　　3、實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大 的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一 個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識(shí)，這樣就減少了很多 培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

　　4、輔助辦公。像會(huì)議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。

　　5、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公?，F(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

6、搭建個(gè)人事務(wù)平臺(tái)。要像像一位商務(wù)秘書，幫助用戶合理安排和管理個(gè)人事務(wù)。用戶可以在平臺(tái)上安排待辦事宜，設(shè)置事件提醒時(shí)間、方式，限 制辦理時(shí)限；也可以建立只有自己才可以查看的個(gè)人文檔。還要提供災(zāi)難恢復(fù)功能，如果用戶一時(shí)不小心把重要數(shù)據(jù)刪除了或者把機(jī)密文件發(fā)送出去了，系統(tǒng)提供的 災(zāi)難恢復(fù)功能，幫助恢復(fù)數(shù)據(jù)。