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自去年以來,多家企業(yè)集團(tuán)紛紛成立財務(wù)公司,以加強(qiáng)內(nèi)部資金管理,提升資金使用效率。作為資金管理的理想平臺,財務(wù)公司目前目前的運(yùn)行模式主要有以下幾種:代理行模式(類似結(jié)算中心模式)、收支兩條線模式、自動歸集和自動下?lián)苣J降?,本文從安全的角度,秉承安全第一、?jīng)濟(jì)、高效的理念,并根據(jù)我公司多年來的實踐經(jīng)驗,對財務(wù)公司信息系統(tǒng)建設(shè)做一個全面的分析,希望能對大家有所啟發(fā)。
文/張延博 一、代理行模式(結(jié)算中心模式) 在該模式下,企業(yè)成員單位僅在財務(wù)公司開立內(nèi)部賬戶,不再在商業(yè)銀行開立賬戶,財務(wù)公司在商業(yè)銀行開設(shè)總賬戶,作為成員單位收付款的代理賬戶,同時商業(yè)銀行在其業(yè)務(wù)系統(tǒng)中存儲財務(wù)公司內(nèi)部賬戶信息,當(dāng)該成員單位收到外部單位付款時,直接把該筆資金增加到總賬戶上。當(dāng)該成員單位對外付款時,銀行通過財務(wù)公司總賬戶完成支付。銀行回單信息顯示成員單位賬戶為“財務(wù)公司銀行賬戶+成員單位在財務(wù)公司內(nèi)部賬戶”,付款名稱顯示為成員單位名稱。成員單位只需要在財務(wù)公司開設(shè)內(nèi)部結(jié)算賬戶,在銀行只保留基本戶用于日常提現(xiàn)與支票業(yè)務(wù),其他銀行結(jié)算類賬戶做銷戶處理。如下圖所示: 結(jié)算中心模式舉例:某著名汽車集團(tuán)財務(wù)公司是在結(jié)算中心的基礎(chǔ)上成立的,在結(jié)算業(yè)務(wù)上具有繼承性,不僅原結(jié)算中心制定的一套保證結(jié)算的辦法得以貫徹,還在強(qiáng)化結(jié)算功能方面采取新的措施。集團(tuán)企業(yè)分布全市各區(qū),財務(wù)公司一開業(yè)就組織通信班,配備機(jī)動車,堅持每天上門收單,匯集閑散資金,提高利用率。 這種模式成本高而且存在以下風(fēng)險: 一是單據(jù)在傳遞過程中容易出現(xiàn)丟失風(fēng)險。遇到重大自然災(zāi)害,比如北京7.21大雨等意外狀況,容易導(dǎo)致票據(jù)的丟失,進(jìn)而導(dǎo)致結(jié)算無法進(jìn)行。 二是軟件系統(tǒng)風(fēng)險。銀行系統(tǒng)一般安全性高,通常會至少做一個異地災(zāi)備,甚至做兩個異地災(zāi)備,但大多數(shù)財務(wù)公司不能做到,一旦用做結(jié)算的軟件系統(tǒng)出現(xiàn)問題,業(yè)務(wù)將無法開展,財務(wù)公司的業(yè)務(wù)將徹底癱瘓。 三是操作風(fēng)險:由于每天有大量的單據(jù)進(jìn)行結(jié)算處理,可能會出現(xiàn)記錯帳的問題。 采用這種模式的一些財務(wù)公司在與我們交流的過程中也承認(rèn),隨著時間的推移,這種模式風(fēng)險越來越大,而且還需要大量的人員,一個與我們規(guī)模相關(guān)不大的財務(wù)公司就安排了了30多個結(jié)算人員。 由于結(jié)算不僅要投入大量的人力物力,而且該工作是一個過程而不是目的,越來越多的財務(wù)公司對這種模式失去了興趣,特別是銀行推出現(xiàn)金池系統(tǒng)之后,為替代此模式奠定了基礎(chǔ)。由于不用做結(jié)算,也沒有地域的限制,利用銀行做結(jié)算進(jìn)行資金集中管理已經(jīng)成為更多財務(wù)公司的共識。 有人說財務(wù)公司不做結(jié)算體現(xiàn)如何財務(wù)公司為成員企業(yè)的服務(wù)等觀點,我認(rèn)為,財務(wù)公司對成員企業(yè)的服務(wù)不是結(jié)算而是資金支持,特別是財務(wù)公司沒有清算號,自己做完結(jié)算還需要合作銀行的配合,與其這樣,不如讓成員企業(yè)直接將支票和現(xiàn)金交給合作銀行處理。 當(dāng)然,以上模式由于認(rèn)知的原因、歷史的原因、人員安置等問題原因還會長期存在,但我們應(yīng)當(dāng)清晰認(rèn)識到這種模式的弊端,風(fēng)險大,人員多,唯一的好處可能就是可以解決大量的人員就業(yè)問題。往者不可諫,來者猶可追,希望新成立的財務(wù)公司能夠認(rèn)識到這種模式的風(fēng)險,采用更為先進(jìn)的模式。 利用銀行的現(xiàn)金池本來就是一個進(jìn)步,雖然沒有了單據(jù)方面的風(fēng)險,但因為一些財務(wù)公司使用方式的問題,仍然存在著其他方面的風(fēng)險。下面我們繼續(xù)探討。 二、收支兩條線模式(這是目前大多數(shù)財務(wù)公司采用的模式) 在這種模式下,財務(wù)公司在商業(yè)銀行開立一個共同賬戶用于資金的歸集和下?lián)埽梢栽诙嗉毅y行開設(shè)),可以說是財務(wù)公司的現(xiàn)金池,稱為母賬戶。母賬戶的利息收入歸財務(wù)公司,成員企業(yè)的歸集資金所產(chǎn)生的存款利息由財務(wù)公司計算。 收入戶:專門用于收款(可以是一般結(jié)算戶,或者專用戶),所有收入按照設(shè)定的模式實時(定時、定額)上劃到財務(wù)公司總賬戶,該賬戶的支出限制唯一對應(yīng)財務(wù)公司總賬戶(多進(jìn)一出),企業(yè)的銷售合同均要求使用該收款賬號;收入賬戶由財務(wù)公司控制,原則上實行零余額管理。 支出戶:專門用于對外支付款項(一般即企業(yè)的基本戶),用于對外支付。 這一類模式同樣存在風(fēng)險,主要表現(xiàn)在三個方面:(1)開放了支付窗口,這個窗口可以進(jìn)行正確的支付,也可能被利用作為錯誤的支付,造成支付風(fēng)險。(2)下?lián)苜Y金需要借助住第三方軟件完成,一旦第三方軟件出現(xiàn)問題,將無法完成支付。(3)通過銀企直聯(lián)進(jìn)行記賬,一旦銀企直連出現(xiàn)故障可能造成無法記賬的風(fēng)險。 (一)存在的支付風(fēng)險: 首先是軟件的安全漏洞。既然是通過第三方軟件完成對外支付,如果軟件本身存在問題,就可能造成錯誤的支付。許多銀行每年網(wǎng)銀的維護(hù)費就要數(shù)以億計,而財務(wù)公司花幾百萬元所做的網(wǎng)銀系統(tǒng)能達(dá)到什么水平,第三方軟件安全級別可想而知。有的財務(wù)公司出現(xiàn)過支付返回狀態(tài)不規(guī)范,導(dǎo)致系統(tǒng)重復(fù)支付的。 其次是黑客的入侵。服務(wù)器端的防護(hù)手段包括安裝防火墻、IDS、IPS、UTM等產(chǎn)品,但都難以有效應(yīng)對“后門”事件帶來的潛在威脅。以防火墻為例,要保障正常的網(wǎng)絡(luò)通訊以確保業(yè)務(wù)的運(yùn)行,防火墻就必須開放端口,這就給攻擊者以可乘之機(jī),黑客可利用已泄露的賬戶、密碼等信息,像正常管理員一樣遠(yuǎn)程登錄服務(wù)器,進(jìn)而竊取、破壞服務(wù)器上的重要數(shù)據(jù),或者阻止核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)正常運(yùn)行,甚至可以將目標(biāo)服務(wù)器作為“跳板”,滲透內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上的其他服務(wù)器,從而使攻擊的范圍進(jìn)一步擴(kuò)大。 另外是第三方軟件的“后門”程序。我相信軟件供應(yīng)商都流著道德的血液,但是他們的程序設(shè)計人員流動性很大,怎么能保證這些流動的程序員都是君子呢?這些人員進(jìn)入自己編寫的系統(tǒng)如入無人之境。從一份報告中可以佐證,美國軟件安全公司邁克菲(McAfee)和防止在線欺詐的公司Guardian Analytics共同發(fā)布的報告顯示,在最新一輪的全球網(wǎng)絡(luò)攻擊中,黑客們將目標(biāo)對準(zhǔn)全球各地的企業(yè)和個人存款數(shù)額高的銀行賬戶,從歐洲、美國和世界其他地區(qū)的共60多家銀行中卷走6000萬歐元(約為人民幣4.77億元)。銀行網(wǎng)銀尚且如此,財務(wù)公司網(wǎng)銀更是肉雞。 最后是銀企直連如果出現(xiàn)問題,就無法通過第三方軟件完成對外支付。所謂“統(tǒng)收統(tǒng)支”之中的“統(tǒng)支”就無法進(jìn)行,進(jìn)而影響成員企業(yè)業(yè)務(wù)的進(jìn)行。 ?。ǘ┐嬖诘挠涃~風(fēng)險 集團(tuán)內(nèi)所有成員企業(yè)均需在集團(tuán)開立存款賬戶(虛賬戶),同時在合作銀行開立基本戶(實賬戶)。成員企業(yè)資金信息流動通過集團(tuán)的虛賬戶進(jìn)行,而資金的實際流動通過財務(wù)公司在該銀行開立的實賬戶進(jìn)行。虛賬戶與實賬戶實時聯(lián)動,相互驗證與監(jiān)督。 由于銀行系統(tǒng)的更新等原因使得直連系統(tǒng)無法實時聯(lián)動、自動記賬:比如許多財務(wù)公司最近頻頻遇到某些銀行的接口問題,查詢當(dāng)日交易明細(xì)報“1012XML解析失敗”,致使返回查詢明細(xì)的報文系統(tǒng)無法識別,進(jìn)而影響系統(tǒng)自動做賬。 另外,還有很多原因可能導(dǎo)致無法記賬,比如:通訊故障、第三方軟件出現(xiàn)問題、服務(wù)器癱瘓等。 還有記賬效率問題,一些大型財務(wù)公司抱怨這種模式的記賬效率低,一旦業(yè)務(wù)量增加到一定程度后,這個瓶頸很難突破。 ?。ㄈo災(zāi)備的風(fēng)險 這種模式的建設(shè)也比較復(fù)雜,做一個異地災(zāi)備系統(tǒng)幾乎需要與建設(shè)系統(tǒng)差不多、甚至更多的資金,所以多數(shù)財務(wù)公司也沒有做異地災(zāi)備,而這是很危險的。 從以上分析可以看出,只要將銀行的銀企直聯(lián)的支付窗口打開,通過第三方軟件去操作,就會存在潛在的支付風(fēng)險。另外,如果采用傳統(tǒng)的記賬模式,直連出現(xiàn)故障的時候,將無法保證財務(wù)公司正常的賬務(wù)處理,無法保證人民銀行、銀監(jiān)局的數(shù)據(jù)上報,甚至導(dǎo)致無法及時報稅等。有的財務(wù)公司認(rèn)為自己的模式運(yùn)行這么多年,也沒有見出過什么問題,沒出現(xiàn)問題并不表示不存在問題,我們必須考慮到極端的情況對資金管理系統(tǒng)的影響,一旦出現(xiàn)問題,雖亡羊補(bǔ)牢,但為時已晚。因為涉及到資金,我覺得還是謹(jǐn)慎點好。日本的大地震就是例子。在此之前,如果你說核電站存在的風(fēng)險,許多人都會嘲笑你“杞人憂天”。我們在研究風(fēng)險的時候,不能像好多市政建設(shè)一樣,認(rèn)為大部分的天氣風(fēng)和日麗,就無需在排水系統(tǒng)上下功夫,我們必須要考慮到類似7.21這樣的大暴雨,按這個標(biāo)準(zhǔn)去建設(shè)排水系統(tǒng),才是一個負(fù)責(zé)任的政府。同樣的道理,我們必須考慮到極端的情況對我們資金管理系統(tǒng)的影響,甚至要考慮到整個機(jī)房遭到毀滅性的破壞,我們的核心業(yè)務(wù)也不會受到影響。這才是一個合格的系統(tǒng)管理員。否則就是短視行為。 三、 自動歸集、自動下?lián)堋R總記賬模式下 針對以上模式存在的安全隱患,就出現(xiàn)了第三種模式。首先關(guān)閉第三方軟件的支付功能,其次取消聯(lián)動的重復(fù)記賬。 (一)隨著銀行“資金池”管理系統(tǒng)的完善,使得我們對以上模式進(jìn)行改進(jìn),進(jìn)而避免支付風(fēng)險和記賬風(fēng)險成為可能: 目前銀行的系統(tǒng)能做到以下功能: 自動歸集:企業(yè)存款自動上劃至集團(tuán)賬戶。 自動下?lián)埽撼蓡T企業(yè)需要對外付款時,銀行系統(tǒng)會自動從集團(tuán)賬戶上劃款至企業(yè)賬戶,用于對外支付。所有操作都瞬間完成。下?lián)艿慕痤~不能大于該企業(yè)在集團(tuán)賬戶的存款余額。 給企業(yè)打印對賬單:可以按照集團(tuán)的的要求給企業(yè)打印對賬單。這個對賬單是將成員企業(yè)與集團(tuán)賬戶的往來數(shù)據(jù)過濾以后的對賬單,與以前沒有進(jìn)行集中管理的對賬單一樣。也與傳統(tǒng)模式下建設(shè)系統(tǒng)后由集團(tuán)提供的對賬單內(nèi)容一樣。 自動計算小戶利息:可以幫助集團(tuán)計算成員企業(yè)的利息。 余額查詢:可以幫助集團(tuán)提供成員企業(yè)余額的查詢 自動歸集,特別是自動下?lián)?,保證了資金的流動完全在銀行系統(tǒng)內(nèi)部進(jìn)行,不受第三方軟件的干預(yù)。我們在利用該模式的時候,完全可以將各家銀行的銀企直連的支付端口關(guān)閉,(這個在銀行端處理),這樣出現(xiàn)錯誤支付肯定不是我們財務(wù)公司使用的第三方軟件方面的問題,到銀行系統(tǒng)找原因就可以了。 ?。ǘ┡浜线@種開放式的管理需要做好預(yù)算: (1)要求成員企業(yè)上報支付計劃----預(yù)算。小額的支付不用管,因為這個企業(yè)對外付款的同時,另一個企業(yè)可能在收款。對資金池的水平不會產(chǎn)生影響,但大額的支付需要提前上報,我們可以提前安排資金。另外開通法人賬戶透支功能可以彌補(bǔ)我們的資金臨時不足。 (三)我們記錄明細(xì)賬的目的主要就是:給企業(yè)打印對賬單、計算存款利息、余額查詢,既然這些銀行都可以做了,我們就沒有必要再做一遍。我們認(rèn)為采用匯總記賬法就可以,沒有必要采用銀企直連的方式進(jìn)行每筆記賬,這樣就可以避免直連出現(xiàn)問題的時候無法記賬,也可以使得財務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量要小很多,備份起來也非常的方便。 匯總記賬法簡介: 許多會計人員對此不能理解,懷疑我們這樣做是否違反了會計原理。其實這一記賬方法已經(jīng)在我們?nèi)粘5臅嫻ぷ鬟M(jìn)行了運(yùn)用。只是一些人沒有注意罷了。 匯總記賬法簡介:在會計賬務(wù)處理中,當(dāng)某一個科目的明細(xì)賬非常多的時候,我們往往會把其從會計核算系統(tǒng)中獨立出去,形成一個獨立的子系統(tǒng)進(jìn)行該科目的核算管理,而會計系統(tǒng)只進(jìn)行總賬的記錄,避免“大肚子”現(xiàn)象的發(fā)生。例如:原材料、庫存商品、工資、固定資產(chǎn)等這些科目的明細(xì)往往較多,我們就建設(shè)相應(yīng)的獨立子系統(tǒng),將其從會計核算系統(tǒng)中剝離出來。例如“庫存管理系統(tǒng)”、“固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)”等。這些系統(tǒng)記錄明細(xì),而會計核算系統(tǒng)通過記錄總賬與其相連接。 匯總記賬法在庫存管理中的應(yīng)用: 做過工業(yè)會計或商業(yè)會計的都知道,如果將庫存管理和賬務(wù)管理放在一起處理會很麻煩,特別是在原材料或庫存商品品種很多的時候。我們一般將庫存管理系統(tǒng)和財務(wù)核算系統(tǒng)分開,原材料或庫存商品明細(xì)賬由“庫存管理系統(tǒng)”處理,在該系統(tǒng)登記完畢入庫單或出庫單后,系統(tǒng)會自動生成明細(xì)賬、匯總表、移動加權(quán)平均價等所有庫存管理和成本管理的數(shù)據(jù),財務(wù)系統(tǒng)只進(jìn)行總賬的記錄和管理,這樣處理就要簡單得多。 比如:花了10萬元購買了50種原材料,都有各自的單價、數(shù)量等??梢赃@樣處理:在庫存管理系統(tǒng)中登記,自動生成原材料賬。然后在財務(wù)核算系統(tǒng)中只要登記一筆賬就可以了: 借:原材料 10萬元 如果需要查詢原材料的明細(xì)賬,登錄庫存管理系統(tǒng)查詢就可以了。這樣處理可以替代較為復(fù)雜的ERP軟件。我集團(tuán)部分成員企業(yè)就是按照我們這一建議去做的,程序也是有我們提供,運(yùn)行多年,效果很好。 匯總記賬法在固定資產(chǎn)管理中的應(yīng)用: 在固定資產(chǎn)管理中也運(yùn)用到了匯總記賬法,特別是在固定資產(chǎn)較多的大型企業(yè),一般情況有一個固定資產(chǎn)的管理系統(tǒng),該系統(tǒng)每月自動提取折舊并自動登記固定資產(chǎn)臺賬,同時打印出一個匯總表,財務(wù)部門根據(jù)這個匯總表只做一筆分錄: 借:管理費用(或制造費用) 從以上的例子我們可以看出,在財務(wù)處理上,對于明細(xì)較多的科目我們一般都采用匯總記賬法解決問題,那么,在短期(內(nèi)部存款)存款明細(xì)賬較多的資金集中管理中能不能也采用這種方法呢?答案是肯定的!我們仔細(xì)研究一下資金歸集的銀行系統(tǒng)和財務(wù)公司(類財務(wù)公司)的財務(wù)核算系統(tǒng),與上面的例子類似,只是科目不同而已。一個需要庫存管理系統(tǒng)或其他系統(tǒng),一個需要登錄網(wǎng)上銀行而已。 財務(wù)公司或類財務(wù)公司賬務(wù)處理舉例:
這種模式不僅適合小的集團(tuán)公司,更適合大的集團(tuán)財務(wù)公司。所不同者是對應(yīng)的數(shù)量不同(小集團(tuán)可能是1:1000;大集團(tuán)可能是1:10000甚至更多),記錄的數(shù)額不同罷了。 我們的賬務(wù)處理經(jīng)驗:第二天將前一天的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總記賬,因為晚上還有數(shù)據(jù),(我看到的最晚的數(shù)據(jù)是晚上十點,)如果下班前做就會少數(shù)據(jù)。成員企業(yè)之間的轉(zhuǎn)賬傳統(tǒng)的是采用內(nèi)部小戶,這是沒有必要的,可以通過合作銀行直接轉(zhuǎn)賬,因為在一個銀行內(nèi)部是沒有手續(xù)費的,財務(wù)公司或類財務(wù)公司也沒有必要參與。這個是很多財務(wù)公司都提到的問題。 由于這種模式下核心業(yè)務(wù)都在銀行系統(tǒng)運(yùn)行,財務(wù)系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)不進(jìn)行物理上的鏈接,因此不會受到直連故障和銀行系統(tǒng)升級方面的影響,而且財務(wù)系統(tǒng)可以以不變應(yīng)萬變。另外,由于財務(wù)系統(tǒng)只記錄總賬,因此非常小巧,便于備份,包括異地備份(可以在網(wǎng)上備份),即便機(jī)房遭到毀滅性的破壞,成員企業(yè)的資金歸集和下?lián)芤膊粫艿接绊?,至于財?wù)系統(tǒng),只要找一個能上網(wǎng)的電腦把系統(tǒng)下載下來安裝一下就可以開展工作,甚至不會影響當(dāng)天給銀監(jiān)局和人民銀行申報數(shù)據(jù)。我個人認(rèn)為,這種模式風(fēng)險非常的小。 下面分享我們財務(wù)公司的經(jīng)驗: 利用各個合作銀行的資金管理系統(tǒng)將該行內(nèi)的企業(yè)賬戶資金自動歸集到財務(wù)公司的“資金池”賬戶中。銀行就如我們的分支機(jī)構(gòu),幫助財務(wù)公司完成結(jié)算、支付、利息計算、余額查詢等。 我們只管理幾個資金池,如出現(xiàn)某個“資金池”資金不足,我們登錄“資金池”資金較多的銀行的網(wǎng)銀向資金少的“資金池”進(jìn)行資金劃撥。這時候才用到UK,也是這個時候才需要我們財務(wù)人員干活。第二天我們將各資金池的數(shù)據(jù)下載下來,生成Excel表進(jìn)行匯總,然后將這個匯總表作為原始憑證做一筆分錄。企業(yè)之間的資金往來通過銀行賬戶進(jìn)行,銀行也不收我們的手續(xù)費。沒有必要通過內(nèi)部戶轉(zhuǎn)賬。 橫向資金查詢我們曾經(jīng)用的是招行的CBS,但是由于一些原因,從去年九月份開始就沒有使用該系統(tǒng),但這并不影響我們的業(yè)務(wù)開展,只是查詢起來不方便罷了。 我們計劃引進(jìn)一套跨銀行管理系統(tǒng),主要用于各種查詢。和使用CBS一樣,我們要求各家銀行關(guān)閉銀企直連的支付功能。該系統(tǒng)是輔助系統(tǒng),可以給我們帶來方便,但是即便出現(xiàn)問題,也不會影響我們的業(yè)務(wù),也不會造成支付安全隱患。 拋磚引玉,希望大家把更安全、高效、經(jīng)濟(jì)的模式介紹給大家。也希望大家提出寶貴意見。(作者:張延博 單位:天津渤海集團(tuán)財務(wù)公司) |
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