流程及其混亂的民企如何開展財務(wù)工作

傲骨玉蓮 2012-11-15

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流程及其混亂的民企如何開展財務(wù)工作

來源：財務(wù)經(jīng)理人網(wǎng) 作者：yushoumian

背景：

民企，生產(chǎn)型實業(yè)，10年歷史， 400多員工，年產(chǎn)值1.5-2億，客戶400多家，主材單一，老板自己采購，配件較少，供應(yīng)商不多。

據(jù)說老板從2年前開始下決心規(guī)范和完善財務(wù)部門，計劃用5年的時間建立一個規(guī)范的財務(wù)部門，也就是從2年前開始招聘財務(wù)部門的負責人，在我之前已經(jīng)來了三人，走了三人，俺是這個位置2年內(nèi)的第四任，上任之前空缺2月多。

經(jīng)過2年的建設(shè)，我到任時的情況是，財務(wù)部配置4名人員，1人出納，2人負責往來并負責T3憑證錄入，1人負責納稅申報。功能基本上就是：往來核算，款項收入，納稅申報。所以其在公司的地位也不言而喻。

企業(yè)有ERP軟件（但該軟件沒有財務(wù)核算的內(nèi)容），目前的使用限于：

1.營銷開單，財務(wù)部根據(jù)系統(tǒng)來統(tǒng)計應(yīng)收和記錄收款，這部分數(shù)據(jù)基本準確及時，但是應(yīng)收的余額巨大，存在大量多年呆賬。

2.存貨收發(fā)存有在使用，但是存貨收發(fā)業(yè)務(wù)錄入不完整，有一部分，沒一部分，數(shù)據(jù)根本不準確，有數(shù)量沒有金額，有金額沒有數(shù)量，數(shù)量負數(shù)等一大片。

財務(wù)核算用T3，只是使用總賬模塊，錄入憑證，而且是先手工填寫憑證，然后再照搬錄入T3，錄入不是為了報表，只是為了和ERP中的往來余額比較，確認無誤。

上報老板的利潤表計算方式為當月銷售額作為收入，減去成本費用，包括兩大部分：一是當月發(fā)生的工資、水電費用，其二是當月生產(chǎn)領(lǐng)料金額（而且根本就沒有完整準確的收發(fā)存數(shù)據(jù)）。

也就是說，財務(wù)部的功能就是核對應(yīng)收應(yīng)付，收款付款，應(yīng)付納稅申報，其他功能一概沒有，并且是沒有地位，沒有話語權(quán)。

這樣的環(huán)境該如何開展工作呢？



回答：

甲：個人覺得，

  1、根據(jù)自己現(xiàn)階段對財務(wù)現(xiàn)狀的了解，寫個財務(wù)情況工作匯報

  2、再去了解老板對你的期望和要求

  3、和老板溝通財務(wù)現(xiàn)狀，根據(jù)現(xiàn)狀提出現(xiàn)階段要做的具體工作，在一定時間內(nèi)達到什么樣的目標，要求老板給予什么樣的支持

  4、具體財務(wù)工作方面：

i 應(yīng)收款數(shù)據(jù)基本準確，那么按照賬齡做好一年、三年等階段性的賬齡分析，如何根據(jù)輕重緩急催款——給老板看，這個比較容易出成績

  ii 存貨數(shù)據(jù)不準確，改進措施有：重新設(shè)計單據(jù)和流程，給予相關(guān)人員培訓，嚴格按照流程走，為以后打基礎(chǔ)；根據(jù)工作情況盤點存貨，以保證以后存貨收發(fā)的準確性。

  iii 記賬情況如果都理順了，那么用兩到三個月時間甩賬，爭取只用電腦記賬，這之前做好財務(wù)部門各個崗位的培訓工作。這些工作都做完了，你的成績一目了然。

  打好了基礎(chǔ)，以后就可以按部就班的把財務(wù)部工作一步步走上正規(guī)。

  至于給老板的利潤表，要根據(jù)正規(guī)報表提供，比較重要的項目要作以標注。不知道這樣做是否讓你有了思路，也請大家評判哈

乙：這位兄弟，我?guī)湍惴治鱿?，看對否?/a>

在來這公司前，你與老板未有一個清晰的一致方向，你倆都未深諳對方，

導致你在工作中，往往未能切中要害，本身麻對企業(yè)、行業(yè)、奶至本身財務(wù)專業(yè)也未有一套，

身在旋渦中而心不知，大麻煩啊~呵呵

策略：

你應(yīng)該停在會計主管的層次，不管你認同否，你現(xiàn)在描述的及要完成的，就是打好基礎(chǔ)：核算

做好核算，在現(xiàn)代化企業(yè)對財務(wù)的要求來說，離不開ERP系統(tǒng)的深入了解（上線），包括用友T/U系列、金蝶EAS/集團版、Oracle/SAP

而實現(xiàn)以上，也離不開對業(yè)務(wù)流程的特點進行梳理及掌握

以上說的是較理想的財務(wù)核算目標，做好了才能衍生出財務(wù)分析、提供信息，決算千里

方案：

1，溝通：還是溝通，對企業(yè)由上而下有深層次的認識，與老板對話

2，財務(wù)軟件：收集到你要上線的東西，盡可能摒棄T系列，尤其是那T3（害人不淺的東西），銀子手緊可以試用上T6（有條件可以上U8）

3，核算：財務(wù)與業(yè)務(wù)對接，從效率與功能上，向財務(wù)數(shù)據(jù)準確性邁進

至于如何做到，那是個人功力問題了，是能解決你說的問題，如有其他，再討論吧

題外話：

亂世總會出英雄，加油，小伙子





傲骨玉蓮

實踐：給老板寫工作報告，下面是內(nèi)容。

尊敬的總經(jīng)理：

您好！

首先，感謝您，感謝**給了我這樣一個機會，能有幸加入感謝**公司，成為**人。這里有著良好的平臺和廣大的空間，機遇與挑戰(zhàn)并存。我將全力以赴，分階段，逐步建立、規(guī)范和完善公司的會計核算與財務(wù)管理體系，引領(lǐng)財務(wù)部門發(fā)揮應(yīng)有的職能，為**公司的宏圖偉業(yè)添磚加瓦，以盡我的綿薄之力。敬請總經(jīng)理今后對我和財務(wù)部門的工作，多多加以監(jiān)督和指導。

同時，在這里就我入職（10月19日）10天以來的工作情況向您做階段性總結(jié)匯報，敬請您指正、督導。

這段時間主要的工作就是：了解現(xiàn)狀、分析情況、思考方案；同時對部門日常賬務(wù)處理加以引導。具體如下：

一、了解現(xiàn)狀和分析情況

1、公司背景：公司屬于注塑行業(yè)，是生產(chǎn)型實體企業(yè)，集研發(fā)、生產(chǎn)、銷售一體，10年發(fā)展歷程，400人，產(chǎn)值1.5億，發(fā)展速度較快，位居**地區(qū)行業(yè)龍頭，從貼牌加工走向自創(chuàng)品牌，市場營銷立足本地、輻射全國、走向國際。目前，各中心全面引進負責人，提升管理水平，推動企業(yè)發(fā)展。

2、部門現(xiàn)狀：

（1）架構(gòu)及職能：人員配置4人，其中，出納1人，稅務(wù)1人，應(yīng)收2人（兼T3憑證錄入）。功能就是：往來核算，款項收付，納稅申報。其他諸如成本核算、費用控制、財務(wù)分析、風險預警與控制，納稅籌劃、決策支持、資本運作等職能一概沒有。

（2）信息系統(tǒng)及使用情況：企業(yè)業(yè)務(wù)和財務(wù)各自使用不同的信息系統(tǒng)，業(yè)務(wù)是一信ERP系統(tǒng)、財務(wù)是用友T3系統(tǒng)，沒有辦法實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化真正意義上的ERP信息化管理。

ERP系統(tǒng)與財務(wù)相關(guān)的使用情況限于：A、營銷開單，財務(wù)部根據(jù)系統(tǒng)來統(tǒng)計應(yīng)收和記錄收款，這部分數(shù)據(jù)基本準確及時，但是沒有辦法進行賬齡和呆賬風險預警管理。B、存貨收發(fā)存錄入，在用，但談不上管理。首先是倉庫人員同時保管實物和負責登錄收發(fā)存，后續(xù)沒有審核人員，如同出納同時保管現(xiàn)金和登記會計賬，而沒有他人監(jiān)管，賬實相符的勾稽管理虛設(shè)。其次，流程不清、手續(xù)不全、證據(jù)不足。

T3財務(wù)信息系統(tǒng)的使用狀況：只是使用總賬模塊，錄入憑證，而且是先手工填寫憑證，然后再照搬錄入T3，錄入不是為了報表，只是為了和ERP中的往來余額比較。完全喪失信息系統(tǒng)的意義，還重復工作。

（3）會計核算方法：上報老板的利潤表計算方式為當月銷售額作為收入，減去成本費用，包括兩大部分：一是當月發(fā)生的工資、水電費、折舊、利息等期間用，其二是當月生產(chǎn)領(lǐng)料金額（沒有完整收發(fā)資料）。

（4）制度與流程：沒有完整規(guī)范的財務(wù)管理制度和財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞流程。

（5）部門協(xié)作：由于沒有規(guī)范的制度和流程，部門協(xié)作權(quán)責不清。費用支出的審核職能，變成費用支出經(jīng)辦人的代理；無法協(xié)作物控利用ERP系統(tǒng)對存貨收發(fā)存進行監(jiān)控。

二、工作思路與計劃及協(xié)助需求

   1、工作開展思路：不管如何定位財務(wù)部門的職能和責任，會計核算都是最基礎(chǔ)和最重要的。財務(wù)部門首先要把賬算準了、算全面了，有了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)作為依據(jù)，才談得上后續(xù)的財務(wù)分析、成本控制、財務(wù)管理。

所以，接下來的階段最重要的事情是：建立成本核算體系，對生產(chǎn)成本進行全面核算。

最緊急的事情是：成本核算人員的配置，成本核算是會計核算中工作量最大，內(nèi)容最復雜的部分，其量和質(zhì)遠遠超過目前核算的內(nèi)容，所以在現(xiàn)有財務(wù)部內(nèi)部人員工作調(diào)整的基礎(chǔ)上需要新增加一個人的編制。

2、工作計劃與協(xié)助需求

（1）全面了解生產(chǎn)工藝，計劃11月份用1個月時間全面了解和學習生產(chǎn)工藝流程，為建立成本核算打基礎(chǔ)。從10月29日，已經(jīng)開始跟隨生產(chǎn)部門相關(guān)人員深入車間。

（2）在了解工藝的基礎(chǔ)上，12月份開始和生產(chǎn)部門探討、制定針對生產(chǎn)過程中相關(guān)生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)的歸集方法和傳遞流程。

以上兩點需要生產(chǎn)部門相關(guān)人員的支持和協(xié)助。

（3）資產(chǎn)不能充分利用就是浪費。協(xié)作物控部門充分利用ERP系統(tǒng)對存貨收發(fā)存進行管理，為歸集成本核算材料數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)。已經(jīng)匯報行政張經(jīng)理要求ERP維護人員11月4日前，到廠協(xié)作指導操作。

（4）11月份開始充分利用T3財務(wù)信息系統(tǒng)，逐步摒棄手工編制憑證，直接利用T3系統(tǒng)編制、打印憑證，避免重復工作，提高效率，爭取12月份開始完全利用系統(tǒng)來處理憑證和報表。

以上加強對信息系統(tǒng)的使用，需要物控部門組織相關(guān)人員進行相應(yīng)的培訓，同時需要相應(yīng)添置打印機以及購買專用紙。

（5）申請擴充財務(wù)部人員編制，增加1人，到崗之后對財務(wù)內(nèi)部分工重新調(diào)整。

以上需要行政部門的支持和協(xié)助。

以上5點是初步階段的工作計劃，也是進行全面會計核算的前提和基礎(chǔ)，爭取2012年12月全部準備就緒，2013年1月份開始試行，并逐步改進完善。在全面核算基礎(chǔ)扎實，數(shù)據(jù)準確完整的前提下，才有可能進一步提升財務(wù)部門的職能，進行財務(wù)分析，發(fā)揮財務(wù)管理職能（成本費用控制、應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率和應(yīng)收賬款風險預警與控制，資金、設(shè)備、存貨使用效率管理，預算管理、稅務(wù)籌劃，資金成本、資本收益率分析等），為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。

以上就是入職這段時間的工作報告敬請總經(jīng)理指正和督導！

大家評價：

甲：有思想、有計劃、有邏輯、有實干，我用這四詞來描繪你。感覺你的報告是用心寫了，還在滴血呢...可是不是缺乏一個主題、重心呢？

問題我提出5個：

1，有了解現(xiàn)狀，可是沒列出問題所在

2，沒有問題所在，容易出來‘到處是火星’的感覺

3，你需要的幫忙，到底是什么？

4，東西說得再好，里面是空洞的，那是皇帝的新衣？我們要畫龍，就要點睛

5，你的總經(jīng)理，不是你的財務(wù)總監(jiān)！這點尤其重要，請反思

提示：

財務(wù)需要管理，管理需要財務(wù)。比喻像跳板，一旦一邊偏重，人就會容易失重心，容易倒下...

乙：主要的問題還是在于前期基礎(chǔ)建設(shè)不好，重點需要做的是內(nèi)控流程的梳理和財務(wù)核算流程的梳理。從哪個切入點入手，需要現(xiàn)場判斷，這個只有你知道。你的敘述不全且有點亂。

但至少有一點經(jīng)驗可以告訴你：現(xiàn)在老板最著急的是哪方面的問題，作為新入職的人，你必須首先解決這方面的問題，不管在你的工作計劃中是排在第幾位，都要放到第一位來首先解決。

丙：如果方便可以查一下如何履新這個話題，會對你有幫助喲。個人看法：公司有目前現(xiàn)狀，且能正常運轉(zhuǎn)，一定與其他部門的聯(lián)系很重要。深入了解公司的授權(quán)、資金流轉(zhuǎn)、生產(chǎn)經(jīng)營的全過程，各部門決策的方式。從財務(wù)單據(jù)的簽字及附件上可以總結(jié)出些許痕跡。還有，各高層或中層的關(guān)系情況，個人特點，財務(wù)部人員的特點，最起碼觀察一個月后，才能提方案（除非老板讓你寫）。了解老板招你來的真正意圖，能給你的支持等，先靜觀，后發(fā)表言論，才能一擊即中，站穩(wěn)腳跟。沉住氣，多思考現(xiàn)象背后的原因，對將來的工作開展及執(zhí)行效果是最好的鋪墊。

丁：在和老板、財務(wù)員工，還有其他同事的談話中了解目前情況，給老板的報告要簡明扼要，不要用過多的專業(yè)術(shù)語。把目前最緊急的問題列出來，要通俗易懂。比如存在的最重要的三個問題。他雖然不懂會計，但是存在的問題他心里肯定會有個大致的輪廓。你要根據(jù)目前狀態(tài)提出你的解決方案，和解決問題遇到的難處以及你需要的支持。這一切都要實打?qū)嵚涞氐?。所以報告不要那么長，簡明扼要，切中要害最為重要。

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