用word打印請(qǐng)柬的技巧

引言：掃描后用Word制作請(qǐng)柬模板，使用Excel建立，Word郵件合并批量導(dǎo)入，最終將文字準(zhǔn)確打印到請(qǐng)柬相應(yīng)位置。

　　通過(guò)本文你可以學(xué)到：
　　掃描后用Word制作請(qǐng)柬模板
　　使用Excel建立
　　Word郵件合并批量導(dǎo)入
　　最終將文字準(zhǔn)確打印到請(qǐng)柬相應(yīng)位置

　　最近，我有一個(gè)非常要好的朋友要走進(jìn)婚姻的殿堂。由于要忙的事太多，我們做朋友的當(dāng)然要義不容辭地幫忙。我那哥們也不客氣，直接給我一大堆請(qǐng)柬和一份需要填寫(xiě)的嘉賓名單，讓我?guī)兔Υ蛴　４蛴∥募?duì)我來(lái)說(shuō)本是一件小事，但如何把字填寫(xiě)到請(qǐng)柬相應(yīng)的位置？這么多人一個(gè)一個(gè)修改、打印也是很煩瑣的事情。為此，本人思考良久，終于找到一個(gè)可行的方法。其實(shí)，這個(gè)技巧在會(huì)議邀請(qǐng)函、賀卡打印等場(chǎng)合中，都非常實(shí)用。不信你就體驗(yàn)一下吧。

一、規(guī)范模板巧制作
　　由于每份請(qǐng)柬只是嘉賓的名字不一樣，其它內(nèi)容基本一致，所以我們只需要制作成模板，然后再導(dǎo)入嘉賓姓名就行了。

第一步：掃描請(qǐng)柬。請(qǐng)柬的框架已經(jīng)印制到請(qǐng)柬上，為了保證我們填寫(xiě)的內(nèi)容能準(zhǔn)確地打印到相應(yīng)的位置，所以我們需要將請(qǐng)柬掃描成圖片文件備用。

第二步：?jiǎn)?dòng)Word 2003（其他版本操作類(lèi)似），新建一空白文檔。

第三步：設(shè)置紙張大小。因?yàn)槲覀兊恼?qǐng)柬大小不一，所以我們需要設(shè)置紙張大小為請(qǐng)柬的紙張大小。我拿到的請(qǐng)柬大小為：21.6cm*18.6cm。

　　第四步：插入圖片。執(zhí)行“插入→圖片→來(lái)自文件”命令插入請(qǐng)柬圖片。在圖片工具欄中，將圖片的“文字環(huán)繞”設(shè)為“襯于文字下方”。將圖片充滿(mǎn)整個(gè)頁(yè)面（見(jiàn)圖1）。

　　第五步：插入文字內(nèi)容。在繪圖工具欄中單擊“豎排文本框”按鈕（如沒(méi)有找到繪圖工具欄，可在工具欄中右擊，選擇“繪圖”）。在文本框中輸入嘉賓姓名，設(shè)置好字體、字號(hào)。選擇文本框，雙擊，打開(kāi)“設(shè)置文本框格式”窗口，將“填充顏色”設(shè)為“無(wú)填充顏色”，“線條顏色”設(shè)為“無(wú)線條顏色”，再把文本框移動(dòng)到請(qǐng)柬的相應(yīng)位置。選擇文本框，復(fù)制、粘貼若干個(gè)，將請(qǐng)柬的其它內(nèi)容填寫(xiě)完整（見(jiàn)圖2）。

　　第六步：打印樣稿。將請(qǐng)柬放入打印機(jī)打印。打印完后，查看效果，如個(gè)別地方位置偏移，可選擇文本框，按住Ctrl鍵，使用光標(biāo)鍵微調(diào)文本框位置。調(diào)整好位置后，保存為“請(qǐng)柬.doc”，備用。

二、嘉賓數(shù)據(jù)庫(kù)建立好
　　首先啟動(dòng)Excel 2003（其他版本操作類(lèi)似）。在A1單元格中輸入xm，B1單元格中輸入cw。在A列中輸入嘉賓姓名，在B列中輸入先生、女士或小姐（見(jiàn)圖3）。輸入完成后，保存為“請(qǐng)柬數(shù)據(jù).xls”，備用。

三、導(dǎo)入數(shù)據(jù)有講究
　　剛才我們已經(jīng)將文檔模板和嘉賓數(shù)據(jù)建立完成，現(xiàn)在我們需要用到Word的郵件合并功能，將Excel中的嘉賓數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Word文檔中。

　　打開(kāi)“請(qǐng)柬.doc”，執(zhí)行“工具→信函與郵件→郵件合并”，在右側(cè)的“郵件合并”窗格中，單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，在“選擇開(kāi)始文檔”中，使用默認(rèn)值“使用當(dāng)前文檔”。單擊“下一步：選擇收件人”，在“使用現(xiàn)有列表”中選擇“瀏覽”，選擇“請(qǐng)柬數(shù)據(jù).xls”文件。單擊“下一步：撰寫(xiě)信函”，在“撰寫(xiě)信函”中，選擇“其他項(xiàng)目”，彈出“插入合并域”窗口，將xm和cw插入到文檔的相應(yīng)位置（插入前請(qǐng)刪除剛才輸入的嘉賓姓名和稱(chēng)謂，見(jiàn)圖4）。單擊“下一步：預(yù)覽信函”，這時(shí)，可以看到已經(jīng)將嘉賓的姓名插入到相應(yīng)位置。單擊“完成合并”（在完成合并前，一定要將請(qǐng)柬圖片刪除掉，不然會(huì)將圖片一起打印），放入請(qǐng)柬，單擊“打印”就可以將請(qǐng)柬打印出來(lái)了。泡杯茶，等它打完，就可以交差了喲。由于激光打印機(jī)對(duì)紙張厚度的限制，如果是紙張較厚的請(qǐng)柬，交給針式打印機(jī)打印就OK了。