前幾天就對(duì)時(shí)間管理有些新的想法，并不是一時(shí)興起，而是來自長(zhǎng)久的累積，原本只是粗略的碎片，卻逐漸變成更加有組織的結(jié)構(gòu)。很久以前，我就對(duì)把資訊 放在正確的地方，并讓自己一目了然這件事情很感興趣，看了許多的書（尤其是幾位日本作家梅棹忠夫、黑川康正、野口悠紀(jì)雄等），對(duì)資料整理有了些概念，接著 自己1998年左右研習(xí)了心智圖（Mind Map），并且上了孫易新老師的心智圖課程，對(duì)資訊整理也有更好的概念。，到了2002年看到GTD作者David Allen，運(yùn)用收件匣、行動(dòng)清單、任務(wù)清單等概念，就能把自己的人生大小事項(xiàng)整理得清清楚楚，2006年開始寫晨間日記，越來越有興趣，于是好好研究起 時(shí)間管理來了。

我覺得把自己身邊、心中的各種虛擬的資訊整理出來，是一種幫助我們訓(xùn)練深度思維的好方法，我也介紹幾種對(duì)我影響深遠(yuǎn)的資料管理方式，作為這篇文章的主題。

（1）索引卡

前兩天，看到BNI長(zhǎng)富分會(huì)的新會(huì)員俊明使用索引卡記錄開會(huì)的心得，發(fā)現(xiàn)每次開會(huì)時(shí)，他都會(huì)持續(xù)這個(gè)習(xí)慣，心中很是佩服。

對(duì)索引卡這個(gè)工具感興趣是因?yàn)槿毡救嗣疯曳蛳壬臅粗R(shí)誕生的奧秘〉，梅棹忠夫是一位人類學(xué)家，在田野調(diào)查時(shí)，為了整理大量的資訊，和幾位好 友開發(fā)出利用索引卡分門別類整理知識(shí)領(lǐng)域的方法，這本書在日本轟動(dòng)一時(shí)，對(duì)我的影響也很深遠(yuǎn)，自己寫文章的方式，受到這本書很大的影響。

在寫作時(shí)，我會(huì)在腦中或電腦前，構(gòu)思出要寫的主題及幾個(gè)主要的點(diǎn)子，進(jìn)入寫作的時(shí)候，就隨機(jī)組合這些經(jīng)驗(yàn)及想法，組合成句子及段落，結(jié)合經(jīng)驗(yàn)及故事，加上圖像及相片，就”拼貼”出文章，沒想到也頗受歡迎。

不僅如此，累積寫成的千篇文章，更形成強(qiáng)大的知識(shí)資料庫(kù)，可以隨時(shí)搜尋自己以前寫過的文章，找到當(dāng)時(shí)的想法，作為思維的素材，并能透過網(wǎng)路廣泛地方向，兩岸數(shù)百萬次的點(diǎn)閱，結(jié)交許多好朋友呢。

雖然我不像是俊明制作紙本的索引卡，但是一篇篇的部落格文章，卻像數(shù)位索引卡，感謝梅棹忠夫先生，您的觀念讓我受益良多。

（2）心智圖

最近有些馬來西亞培訓(xùn)屆的朋友來臺(tái)灣，我負(fù)責(zé)周四招待他們的工作，于是規(guī)劃了半天的平溪線行程，為了讓行程更好，我采心智圖的方式來繪制，并和老大討論（老大是火車迷，我們會(huì)搭乘平溪線的火車），讓整個(gè)的企劃更加完整。

心智圖是我很喜歡的規(guī)劃想法的工具，大概是在1995年左右閱讀Tony Buzan的書籍，接著很幸運(yùn)地在1998年左右上了當(dāng)時(shí)華人第一位認(rèn)證的心智圖法教師孫易新老師課程，讓我和大師智慧直接接軌。

使用心智圖十多年下來，我發(fā)現(xiàn)可以分成兩大類，涂鴉及打字心智圖。我自己既喜歡用涂鴉的方式來繪制心智圖，也喜歡用打字的方式來制作心智圖，兩者各有其優(yōu)點(diǎn)

涂鴉心智圖，常常繪制在紙張或iPad，借著涂鴉的方式，把心中的感受細(xì)細(xì)描述，讓心智圖中充滿情感。

打字心智圖，迅速有效把各種資訊組織成數(shù)位的模式，并可以快速察覺自己計(jì)劃中邏輯欠缺的所在，最后印出來檢查，讓整個(gè)心智圖更完整。

心智圖的最大好處，就是”鳥瞰”的概念，所有的資訊，就整合在一張紙的范圍之內(nèi)，更加容易掌握事物的全貌，并抓到執(zhí)行重點(diǎn)，這是我學(xué)習(xí)到的技術(shù)中，非常有效的一種。

（3）GTD

從2002年我拿到Getting Things Done (繁體中文書名)后，一天就把書給看完，并且瘋狂地試用各種工具，寫文章，發(fā)表演講，兩度到美國(guó)去上 David Allen親身授課，在華人區(qū)域推廣GTD的概念（以上老婆都可以證明，呵呵），到目前成為講師，說起來真是一趟瘋狂的旅程。在這些年中，有三個(gè)概念我覺 得是很重要的的。

GTD的第一個(gè)概念叫做”收件匣”，腦袋的空間有限，但是我們要處理的資訊可是越來越多，因此，需要一個(gè)強(qiáng)力的收件匣，把這些內(nèi)心虛擬的雜事放進(jìn)去。我也運(yùn)用了這個(gè)概念制作了一個(gè)iPhone App:Getideaz，不斷操練這個(gè)收件匣的習(xí)慣。

GTD的精華之一就在于”下一步行動(dòng)”，不論是遇到一件懸而未決的事情，開會(huì)到了最后的關(guān)口，就應(yīng)該有人提出來這一句話”下一步行動(dòng)是什么？”這樣 才能讓整個(gè)事情繼續(xù)運(yùn)行。多年研究GTD后，我發(fā)覺把下一步行動(dòng)整合在一個(gè)清單，讓我們能夠批次地處理行動(dòng)很重要，這就是時(shí)間管理的行動(dòng)清單。

GTD有一個(gè)經(jīng)典的流程圖，若是看著流程圖，就會(huì)看到第三個(gè)重要的概念”任務(wù)”，任務(wù)是指需要多個(gè)行動(dòng)才能完成的事情，小至一趟國(guó)外的出差，大到結(jié) 婚典禮的籌備，創(chuàng)業(yè)的整個(gè)架構(gòu)，都可以說是一個(gè)任務(wù)。很多個(gè)任務(wù)擠在一起時(shí)，就形成了任務(wù)清單，這是GTD第三個(gè)精華所在，并延伸到六個(gè)高度的層次。

GTD是個(gè)很迷人的時(shí)間理論架構(gòu)，除了很有心靈課程的內(nèi)涵(David Allen長(zhǎng)期受到心靈課程的薰陶)，還有很多實(shí)務(wù)的工具（Omnifocus、Things、mylifeorganized、Life Balance、Plan Plus等各種程式），很多同好討論，值得您深入研究喔。

結(jié)語

最近研究Joel Spolsky推出的云端服務(wù)Trello，讓我想要把索引卡、心智圖、GTD這三個(gè)概念整理一下，因?yàn)榘l(fā)現(xiàn)Trello的時(shí)間管理概念，和這三者息息相關(guān)。

首先，Trello最基本的概念叫做”Card”，整個(gè)服務(wù)就像是整理好許多張的卡片，這就很像是索引卡的概念。
其次，Trello的”Board”概念，把整個(gè)任務(wù)放在一張頁(yè)面下，這是一種鳥瞰的概念，和心智圖有關(guān)。
最后，Trello很容易當(dāng)做收件匣、行動(dòng)清單、及任務(wù)清單使用，有很多國(guó)外的朋友將之當(dāng)成時(shí)間管理的工具來使用。

也就是說，我發(fā)現(xiàn)有機(jī)會(huì)可以找出整合索引卡、心智圖、GTD種種概念的工具，這件事讓我覺得很興奮。也歡迎大家來試用這個(gè)免費(fèi)的云端服務(wù)，除之之外，也別忘記下載Trello免費(fèi)的iPhone App，非常好用喔。

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