舉行各種各樣的會議是經(jīng)常的工作。會議的準(zhǔn)備及組織方法要根據(jù)會議的目的以及預(yù)定出席人數(shù)決定。一般應(yīng)做到：發(fā)出會議通知，選定會場，裝好會場設(shè)備，準(zhǔn)備必需的會議用品和文字資料，登記到會人數(shù)，做好會議中的接待工作，做好會議記錄等。

1、會議通知

    舉行會議的通知工作，原則上要以文字形式進(jìn)行，一般要在會前發(fā)出通知書，如果邀請外單位人員參加，還要把請對方答復(fù)是否出席的明信片一并發(fā)出。在會議通知書上，要寫明以下事項(xiàng)：會議名稱；會議召開以及結(jié)束的預(yù)定時(shí)間；會議場所（附導(dǎo)向圖）和電話號碼；會議的議題；對方答復(fù)是否出席的期限；主辦者及其聯(lián)絡(luò)地址；會議有無停車場和其他事項(xiàng)（如：有無會議資料；有無就餐安排等）。

2、會場選擇

選擇會場時(shí)，首先要考慮與會的人數(shù)，安排適當(dāng)寬敞些的地方為好。另外，選定會場還要考慮以下因素：地點(diǎn)對與會者來說交通是否方便；會場能否保證必要的使用時(shí)間；會場是否有噪音；會場的照明、空調(diào)設(shè)備是否完好；是否有停車場和住宿處；會場租用費(fèi)用是否不超預(yù)算；會場是否符合與會者的身份、等級；其他必要的設(shè)備是否齊全等。

3、會場布置

必須根據(jù)會議的目的，人數(shù)、會場的大小等情況布置會場。會場布置應(yīng)顯得莊嚴(yán)、隆重、藝術(shù)，會標(biāo)要醒目、準(zhǔn)確；會場的音響、桌椅、茶具都要一一落實(shí)。

（1）座席配置

座席的配置最好適合會議的整個(gè)風(fēng)格和氣氛。主要有以下幾種配置方法。圓桌形——使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使與會者同領(lǐng)導(dǎo)者一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適用于10人左右的會議。

口字形——用長或方桌圍成一個(gè)很大的口字形。這種形式比圓桌形更適用于較多人數(shù)的會議。

I字形、V字形——把桌子擺成I字形可以使與會者更清楚地看到會議主持人及其后面的黑 板。而將桌子排成V字形更適用于在會議上放映幻燈或錄像片的需要。

教室形——把會議布置得如同教室，與會者彼此不熟悉的情況下，使每個(gè)與會者面向講臺一排排就座，會議主持人和上級領(lǐng)導(dǎo)坐在講臺一側(cè)。這種形式適用于以傳達(dá)報(bào)告情況為目的，有很多人參加的會議。

（2）參加者的位置

會議參加者應(yīng)安排在最容易看到會議主持人和黑板的位置上。會議主持人的對面墻壁最好放置一個(gè)醒目的掛鐘，會議記錄人可根據(jù)需要另外使用一張小桌子。另外，在與會者彼此不熟悉的情況下，應(yīng)在每個(gè)與會者面前的桌子上擺放姓名牌，以便他們互相了解、結(jié)識。

4、資料準(zhǔn)備

有關(guān)會議議題的必要資料應(yīng)由會議的組織者準(zhǔn)備。如大會報(bào)告的起草、修改和定稿，發(fā)言材料等。文字資料應(yīng)能做到使閱讀者一目了然。在資料數(shù)量較大，要求比較詳細(xì)時(shí)，至少應(yīng)在會議一周前發(fā)給與會者。

另外，在準(zhǔn)備會議資料時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：

（1）資料要盡可能短，盡量用圖表、數(shù)字說明問題。

（2）資料中要將問題的性質(zhì)、原因、處理草案等分條款寫清，以便閱讀。

5、會議記錄

會議記錄是指在會議進(jìn)行的同時(shí)，用書面文字的形式將會議的基本情況、議題、決議等有關(guān)內(nèi)容如實(shí)地記錄下來，以備事后查考的材料。會議記錄一般由工作人員或秘書擔(dān)任，也可由主持人臨時(shí)指定。

會議記錄是會議現(xiàn)場情況的寫實(shí)。一般會議，特別是重要會議都應(yīng)有記錄。

（1）會議記錄的方法

負(fù)責(zé)文秘工作的公務(wù)員應(yīng)做好會議記錄工作，公務(wù)員在會場記錄時(shí)要注意以下幾個(gè)方面：

①注意所在位置。規(guī)模、種類不同的會議，文秘人員的記錄位置也不相同。一般來說不能靠得太前，喧賓奪主；也不能太靠后，隱而不現(xiàn)。應(yīng)該坐在臺下會場兩側(cè)，能聽清發(fā)言內(nèi)容，觀察會場全貌的位置上。有的例行工作會議、辦公會議，文秘人員應(yīng)坐在主持人身后或身旁；有些會議，所在位置由主持人臨時(shí)指定，因此，文秘人員要注意自己在不同會議中的記錄位置，不能盲目亂坐。

②要集中注意力。文秘人員必須精力高度集中，對發(fā)言人的原話，要注意聽清、記準(zhǔn)、記全。記錄時(shí)，可將會場氣氛記錄下來。比如，歡迎、鼓掌、笑聲等。切忌殘缺不全，斷章取義，馬馬虎虎或記錄人主觀發(fā)揮，誤解發(fā)言人本意。

③記錄內(nèi)容要詳細(xì)。會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人、主持人、發(fā)言人、會議內(nèi)容、形成的 決議都要記下來。要注意格式和先后順序，字跡要清楚、美觀、大方。

④傳遞會議消息。大中型會議期間，為了交流情況，傳遞信息，在會議進(jìn)行期間要迅速及時(shí)撰寫簡報(bào)、快報(bào)，會議結(jié)束后，一般要縮寫、印發(fā)會議紀(jì)要。上述稿件印發(fā)前，文秘人員要主動送交有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、主管部門審批。通過后，方能印發(fā)。對于間接聽到、有待查實(shí)的內(nèi)容，要親自考證，以獲得第一手資料。

（2）會議記錄的內(nèi)容

會議記錄首先應(yīng)記錄會議名稱、開會時(shí)間、會議地點(diǎn)、出席人、列席人及主持人和記錄人等七項(xiàng)內(nèi)容。如出席人較多時(shí)，可只寫出席人數(shù)。列席人是指沒有選舉權(quán)和表決權(quán)的非正式代表。記錄內(nèi)容主要包括主持人的講話、會議報(bào)告、代表們的發(fā)言、討論的問題及會議決議等。記錄的簡繁程度，應(yīng)視會議性質(zhì)等具體情況而定。正式的會議記錄，最后要由主持人和記錄人簽名，并寫上簽名的日期。

會議紀(jì)錄的綜合材料就是會議紀(jì)要。會議紀(jì)要是指擇要記述會議情況、議程和會議基本精神、決議內(nèi)容的一種書面材料。紀(jì)要以記錄為基礎(chǔ)提煉加工而成。它既可以作為紀(jì)實(shí)性材料保存，也可以作為報(bào)告性材料上報(bào)，還可以作為正式文件下發(fā)。紀(jì)要的寫作要將記錄的口頭語轉(zhuǎn)化為書面語，使文件條理化、理論化，突出中心和要點(diǎn)。

6、會議收尾

會議結(jié)束以后，負(fù)責(zé)組織會議的公務(wù)員要有禮貌地將與會者送出會場。另外還要做好以下收尾工作：

（1）收回所有應(yīng)該收回的會議資料，撤去會場上布置的會標(biāo)等宣傳品。

（2）把與會者存放的衣物，準(zhǔn)確無誤地還給本人。

（3）如果在會議結(jié)束后尚有宴會，要為客人做好向?qū)А?/SPAN>

（4）如果發(fā)現(xiàn)會場有遺失物品，要妥善保管，并同失主聯(lián)系。

（5）認(rèn)真打掃收拾，使會場恢復(fù)原狀（要特別注意防火，把煙頭集中起來扔到容器里）。

（6）把會議上使用的幻燈片、銀幕等東西收拾好。

（7）向會場的主人歸還借用的會議室及物品，并致謝意。

7、會議組織注意事項(xiàng)

公務(wù)員組織會議時(shí)，應(yīng)注意的事項(xiàng)有以下幾點(diǎn)：

（1）開會之前要深入考慮召開會議的目的，準(zhǔn)備好會議上報(bào)告、提問、調(diào)查或討論的綱目。

（2）要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單。參加會議人數(shù)的多少，應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和會議預(yù)期效果、場地條件而定。為深入探討一些問題而開的會議，人數(shù)可少些。調(diào)查情況、紀(jì)念及宣傳性的會議，人數(shù)可多些。

（3）為使會議開得有成效，根據(jù)會議內(nèi)容，會前應(yīng)考慮一些人重點(diǎn)發(fā)言，并在發(fā)言上做一些重點(diǎn)分工。

（4）盡可能了解與會人員情況，在會議休會期間，組織一些聯(lián)誼活動，增進(jìn)了解，加深感情。會議結(jié)束后，應(yīng)繼續(xù)與會議人員保持一定的聯(lián)系，以備需要時(shí)，可以進(jìn)行合作。

（5）根據(jù)會議的安排，確定會議的地址，安排好主會場和分組討論的地點(diǎn)。住宿會議還應(yīng)安排好房間，落實(shí)食宿各項(xiàng)問題。

（6）根據(jù)會議的時(shí)間安排，發(fā)出會議通知，會議通知應(yīng)及早，內(nèi)容要明確、具體，如報(bào)到日期、地點(diǎn)、會議期限、日程、會議議題，需帶的票證和物品等。

（7）會議開始后，及時(shí)掌握會議的動態(tài)，對會議的進(jìn)展情況進(jìn)行搜集整理，還要注意安排好會議期間的記錄人員。

（8）會議結(jié)束之前，聯(lián)系好會議人員返回的車票、機(jī)票，力爭將食宿費(fèi)等盡早結(jié)算清楚。

（9）會議結(jié)束后，要對會議的各類文件材料做好善后工作，需發(fā)簡報(bào)或文件的應(yīng)從速擬發(fā)。各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等，應(yīng)立案存檔。

（8）注意合理安排會議日程，適當(dāng)安排一些娛樂體育活動，以減輕與會者疲勞，活躍會議氣氛。