摘要：在不少的會(huì)議場(chǎng)合中，重要來賓的桌子上通常要放一個(gè)標(biāo)有姓名的標(biāo)簽，也就是桌簽。由于桌簽的正反面都要標(biāo)有姓名，所以有些朋友用Excel來打印。不過根據(jù)筆者的體會(huì)，如果要批量打印或者經(jīng)常要打印桌簽，那么利用Word來制作和打印更為便捷。

        桌簽通常有15cm×7.5cm、20cm×10cm和22cm×10.5cm等幾種規(guī)格。本文以20cm×10cm規(guī)格為例，介紹如何用Word來制作桌簽。

        啟動(dòng)Word 2003，建立一張兩列若干行的表格（行數(shù)視人數(shù)而定）。第一行的兩個(gè)單元格分別輸入字段“序號(hào)”和“姓名”。從第二行開始分別輸入序號(hào)和姓名。輸入完畢后保存為“名單.doc”并退出（如圖1）。

圖1 輸入姓名的源數(shù)據(jù)

        建立一個(gè)新的Word文件“桌簽.doc”。選擇“文件”－“頁面設(shè)置”－“紙張”，在“紙張大小”中選擇“A4”，“方向”設(shè)置為“橫向”；然后切換到“頁邊距”選項(xiàng)卡，“上下左右”邊距全部設(shè)置為1厘米。

        通過工具欄上的“插入表格”按鈕，插入一個(gè)四列一行表格。其中，第一和第四個(gè)單元格用于顯示姓名，其列寬無須調(diào)整；第二和第三個(gè)單元格為空白，不過要調(diào)整讓這兩個(gè)的寬度相等。

        打開“表格”－“表格屬性”，“對(duì)齊方式”選擇“居中”、“文字環(huán)繞”為“無”。單擊“邊框和底紋”按鈕，選擇“邊框”－“設(shè)置”－“無”，即取消表格的所有框線。但為了便于準(zhǔn)確折疊，我們要在正面與背面姓名的中間設(shè)置一條中心線，其方法是將第二個(gè)單元格的右框線設(shè)置為虛線即可，操作和上面類似。

        利用繪圖工具在第一個(gè)單元格內(nèi)插入一個(gè)任意大小文本框，雙擊該圖框線打開“設(shè)置文本框格式”對(duì)話框，單擊“版式”選項(xiàng)卡，選擇“環(huán)繞方式”－“嵌入式”。切換到“大小”選項(xiàng)卡，“高度”和“寬度”框內(nèi)輸入一個(gè)數(shù)值（本文選“18厘米”和“8厘米”）；再切換到“文本框”選項(xiàng)卡，將“上下左右”邊距全部設(shè)置為“0”。文本框的填充顏色和線條顏色分別均設(shè)置為“無填充顏色”和“無顏色線條”。

         選擇“工具”－“信函與郵件”－“顯示郵件合并工具欄”，然后點(diǎn)擊顯示出來的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在文件列表中選擇前面剛建立的數(shù)據(jù)源文件“名單.doc”。單擊“插入域”，選中“姓名”域，并單擊“插入”按鈕（如圖2），將“姓名”域插入到文本框中。然后設(shè)定文本框內(nèi)文字的字體，字號(hào)通常設(shè)置為120～150磅，文字方向通過“格式”－“文字方向”命令，按順時(shí)針旋轉(zhuǎn)90°，段落居中。將第一個(gè)單元格內(nèi)的文本框復(fù)制到第四個(gè)單元格內(nèi)，其文字方向按Word默認(rèn)的方向逆時(shí)針旋轉(zhuǎn)90°，段落“居中”。結(jié)果見圖3。

                 圖2 在郵件合并時(shí)插入“姓名”域

       圖3 Word里顯示的效果

        單擊“合并郵件”工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，即可看到實(shí)際效果。檢查無誤后就可利用“合并到打印機(jī)”按鈕進(jìn)行打印了。如果只打印數(shù)據(jù)源中的某一個(gè)名單，則先激活郵件合并工具欄上的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕，然后在“定位至記錄”框內(nèi)輸入相應(yīng)的序號(hào)，回車后即可顯示出該序號(hào)所對(duì)應(yīng)的姓名?；蛲ㄟ^單擊“查找記錄”按鈕進(jìn)行查找。