有一天，我接到了一個電話，一位企業(yè)家約我下午三點給他兩小時與他見面，可我整個下午都要開會，要到晚上十點才有時間，于是我們約在十點在我的辦公室見。

十點鐘，李總準時到了我的辦公室。是一位四十多歲的男人，個子很高，人長得很帥氣。首先向我介紹了企業(yè)的背景。該企業(yè)是集團公司，是做房產(采用競標形式，工程項目全包給建筑商的，不存在采購成本控制）、物業(yè)管理、酒店、娛樂設施等一體的集團公司。

L：袁總，這次找到您就是想解決如何控制采購成本的問題？我的企業(yè)采購那塊漏洞太大了，以前企業(yè)不大，都是我的妹妹在幫我采購大宗物品，現(xiàn)在企業(yè)大了，我也沒有那么多親戚呀，真不知道如何控制采購成本好？

Y：您目前是如何管理的呢？采購部是由誰主管呢？

L：有一個采購總監(jiān)，采購總監(jiān)由我自己管。

Y：那您是怎么管的嗎？您對市場上所有采購的大宗物品的市場價格熟悉嗎？

L：不是很熟悉，主要是固定在幾個朋友那兒拿貨。

Y：那公司是否分類建立價格系統(tǒng)，不斷的更新，大宗物品進行競標？

L：價格系統(tǒng)采購部有，但每次都是他們報價（每種商品有報三個價格），但我覺得他們所報的價格都很高，我真不知怎么控制。

Y：您的財務總監(jiān)是否參與采購審批嗎？

L：在我這兒批了后，才給財務總監(jiān)審批，一般只要我批了的，他就在上面簽字就算了事。

Y：這問題是在您，您是他的上級，上級都審批了，財務總監(jiān)也不敢不批，如果不批他的位置坐不穩(wěn)呀！

L：是嗎？他為何不可以幫我把把關呢？

Y：您應該在財務部成立一個價格稽核部，由財務總監(jiān)領導，采購部每月做好采購計劃上交您那兒和財務部。

L：這樣不會影響采購進度？很難操作的。

Y：規(guī)定好采購流程，每個人按計劃完成，只要財務對市場價格非常熟悉，審批一天內可以完成，急于要用的可以先打電話，在電話上審批，如果經常有此現(xiàn)象就是不對的了，應進行罰款（除了突發(fā)事外）。

Y：采購部把要采的物品提前三天報價給財務部價格稽核部的價格專員（必需每種商品報三個價格，三個供應商，其采購的數(shù)量、規(guī)格、性能、品牌、供應商品稱、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等等都要注明在報價表上），然后由財務總監(jiān)審批，再到您到那兒，審批的依據(jù)就是調出物資的價格系統(tǒng)與網(wǎng)上詢價，有的還必要與供貨商直接通話溝通砍價。這樣有好幾個人在控制價格，不會有太大的漏洞。再加上財務審計專員偶爾抽查和完善采購制度與流程，審批權限等等，我想一定可以控制好采購成本（做這方面的流程一定不要閉門造車，要先做一個草稿，幾個相關的部門一起討論，這樣的流程才能實施）。

L：您說得太對了，我總覺得財務總監(jiān)做事不行，其實是我自己喧賓奪主。

Y：是呀，你沒充分用好他，本來內部控制是他的責任呀?？墒悄悴灰袚熑?，別人也不敢主動做呀，怕其他部門的人排擠他。管理企業(yè)沒有這方面的制度與流程，財務總監(jiān)也有責任（財務總監(jiān)應該建立好內部控制制度）。

L：每天要用的物資且用量大、價格小的怎么操作嗎（常用的低值易耗品）？

Y：企業(yè)進行競標，采取月結或季結的形式。價格稽核員每月對其價格審核一次，不合理時隨時提出調整，好采購的物資可以采取要供應商拿資金來競標，也是融資的一種好辦法。

L：袁總，聽別人說您幫有家企業(yè)想出了一個融資的好辦法（供應商、企業(yè)、銀行三者為一體的貸款模式），具體怎么操作嗎？

Y：是呀，企業(yè)采購的數(shù)量多，價格貴，又頻繁的，況且供應商實力好，愿意做擔保是可以的，有點還愿意幫您出擔保證金與承擔貼現(xiàn)利息呢？采用短期商業(yè)票據(jù)貸款的形式，這些都可以雙方協(xié)商的（主要原材料）。

L：我知道，真的非常感謝您！

Y：但一定要安排一個講原則，對公司采購物資熟悉的人做價格稽核專員，并且會處理好與采購部的關系，不然工作會進行得沒這么順利。

L：哈哈，這些您都在我考慮了。我經營企業(yè)多年，這些還是會的。還有飯?zhí)玫牟少徲秩绾慰刂颇?？我們員工5元一餐，外面的才賣4元，聽說我們的還沒有外面的伙食好？

Y：一、以采取競爭模式，企業(yè)吃飯的人多，可以競標，由三個或三個以上的人來經營飯?zhí)?，員工愿意在哪吃就在哪吃，把5元錢一餐發(fā)給員工；

   二、每天由三個人去市場買菜，排班的，分成兩組或三組，經常調換，不是固定三人，一人談價，一人付錢。一人選菜，回到公司食堂有監(jiān)盤菜的數(shù)量，并把買菜的價格公布在公布欄內，大家一起來監(jiān)督，價格稽核專員每星期抽查一次。

L：哈哈，袁總，你真有辦法，好呀！

控制好采購成本，一定要建立好合理的采購流程、采購制度、采購審批制度、采購審批流程、付款制度等等，不然再好的方法用起來都會有矛盾，內部控制沒做好，就等于引誘企業(yè)中高層犯罪，這是我經常與企業(yè)家們所說的話！

續(xù)后：三個月后，我接到李總電話，告訴我管理出成效了，大家相互之間配合得很好，中、西餐廳、酒店、娛樂業(yè)等業(yè)務采購成本每月節(jié)省了100萬元。