施工企業(yè)信息化進程難在何處
1為什么要進行信息化
隨著全球經(jīng)濟一體化、經(jīng)濟改革的進一步深入及我國的入世，我國經(jīng)濟目前正處于持續(xù)快速增長階段，隨著科技水平的提高，無論是建筑材料產(chǎn)品還是建筑施工技術，都取得了長足的發(fā)展，作為國民經(jīng)濟第二產(chǎn)業(yè)的建筑業(yè)也獲得了前所未有的發(fā)展契機。
對于建筑施工企業(yè)而言，市場競爭必然愈演愈烈，這種競爭不僅來自國內企業(yè)，而且還來自技術和資金均占有很大優(yōu)勢的國外同行。市場競爭的加劇必然導致低價競標現(xiàn)象的普遍存在，建筑企業(yè)的生存環(huán)境愈來愈嚴峻，只有不斷提高企業(yè)自身的核心競爭力，才能滿足客戶的不同需求并爭取更大的市場份額。筆者認為，建筑施工企業(yè)的核心競爭力在于：科學的管理制度+嚴密的成本控制體系+完善的質量保證體系+完善的服務。
然而，鑒于目前我國大多數(shù)建筑施工企業(yè)的管理水平和從業(yè)人員的素質，很多管理措施在實踐中難以得到忠實的貫徹執(zhí)行，導致大多數(shù)的管理規(guī)章形同虛設，不規(guī)范的管理流程比比皆是，造成了施工企業(yè)管理業(yè)務流程混亂、瑣碎、費時費力，企業(yè)內部上下級之間、部門內部溝通不暢、信息遲滯，進而造成工程資料管理混亂、材料管理帳目不清、效率低下，最終導致工程施工成本升高、企業(yè)利潤降低、企業(yè)的核心競爭力下降等局面。所以，不管是否情愿，控制企業(yè)/項目成本、提高企業(yè)/項目成本管理水平必然地成為企業(yè)/項目管理者的頭等大事。而在市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)/項目管理者不再是計劃經(jīng)濟時的“自給自足”了，它要與方方面面的“干系人”發(fā)生經(jīng)濟往來，而且市場環(huán)境變化迅速，工程施工的節(jié)奏明顯加快，尤其是工程成本、工期、質量的互動影響及工程中眾多的不確定因素等等，對企業(yè)/項目成本管理者而言，最頭疼的問題莫過于不能“實時”掌握準確的企業(yè)/項目的成本信息，等成本核算后的成本信息對企業(yè)/項目管理決策已是“昨日黃花”。所有這些都強烈呼喚著企業(yè)/項目成本管理的“信息化”。，只有迅速提升施工企業(yè)的信息化水平，并通過信息化拉動施工企業(yè)向智能型和管理型企業(yè)轉化，才能使企業(yè)在激烈的市場競爭中取勝。
目前，隨著電子技術、計算機技術的提高和普及，由我國政府牽頭組織實施的電子辦公、電子政務、金橋工程、金卡工程已經(jīng)普及多年并取得了相當不錯的成果和良好的社會效應，信息化已經(jīng)成為大勢所趨，這些都使企業(yè)的信息化改造成為可能。為此，如何利用信息技術提高企業(yè)自身的管理水平、規(guī)范管理業(yè)務流程、提高企業(yè)管理效率和生產(chǎn)效率，實現(xiàn)提升企業(yè)核心競爭力的目標，正在成為眾多建筑施工企業(yè)關注的熱點。
2 信息化的實質內容
企業(yè)管理信息化實質上是將企業(yè)內部的生產(chǎn)過程、物料移動、事務處理、現(xiàn)金流動、客戶交互等業(yè)務過程進行數(shù)字化，并通過各種信息系統(tǒng)網(wǎng)絡加工整合成新的信息資源，提供給企業(yè)內部不同管理層次的人員使用，以作出有利于生產(chǎn)要素組合優(yōu)化的決策，使企業(yè)資源合理配置，適應瞬息萬變的市場經(jīng)濟競爭環(huán)境，獲得最大的經(jīng)濟效益。
施工企業(yè)的信息化目的應當是借助于管理信息化過程，全面梳理企業(yè)內部的管理模式和業(yè)務流程，在企業(yè)內部的信息資源最大程度共享的基礎上提高企業(yè)的管理水平和管理效率。
我們在此討論建筑企業(yè)信息化絕不能脫離建筑企業(yè)的行業(yè)特質，對建筑行業(yè)企業(yè)而言，企業(yè)管理的成功與否在很大程度上決定于具體工程項目的管理成功與否，項目管理是否科學決定了企業(yè)管理是否科學，項目管理的信息化程度決定了企業(yè)管理信息化的可行度。所以，討論建筑企業(yè)的信息化絕不能脫離項目管理的信息化這一基礎，否則，一切結論都將是空中樓閣、無源之水。
那么什么是項目管理信息化呢？項目管理信息化是指：應用先進的管理理念，借助先進的計算機網(wǎng)絡技術去整合項目部現(xiàn)有的生產(chǎn)、經(jīng)營、技術、機械、財務、管理等資源，及時的為項目管理者提供準確而有效的數(shù)據(jù)信息，以便使項目部對施工環(huán)境變化做出迅速的反應，其本質是加強建筑企業(yè)的“核心競爭力”。具體的講就是：計算機系統(tǒng)與項目部現(xiàn)場成本管理模式相結合形成統(tǒng)一管理平臺，各業(yè)務部門的業(yè)務單據(jù)、報表等均在此平臺上流轉、生成，成本數(shù)據(jù)信息實時歸集、產(chǎn)生，并據(jù)此對資源調配提供支持，目的是在保證工期、質量的前提下使項目成本降至最低。
3 我國施工企業(yè)信息化現(xiàn)狀
我國建筑企業(yè)在信息化管理方面已經(jīng)進行了許多的探索，也積累了一定的經(jīng)驗，同時也暴露了不少的問題。
目前，國內大部分施工企業(yè)仍然停留在傳統(tǒng)的工程項目管理模式上，企業(yè)中的計劃管理部門，材料部門和財務部門之間都是互為獨立的職能部門，都有著各自一套相對獨立的核算體系和工作方法，在短時間內很難達到三者的統(tǒng)一；企業(yè)計算機應用多采用的是單機、條塊應用的形式，這是傳統(tǒng)部門條塊管理模式?jīng)Q定的；從工作領域來看，目前的計算機應用主要集中在預算、辦公業(yè)務、財務、計劃、統(tǒng)計、材料、設備管理、投標等方面。其中快速投標和標書編制為施工企業(yè)所特別關注。應用軟件主要是從社會上購買的商品軟件，如預算軟件、財務會計軟件等及社會廣泛應用的以Windows操作系統(tǒng)支持的Microsoft Office 集成軟件中的Word、Excell 文字處理和電子表格處理軟件。應用雖然較廣泛，但大都停留在單機應用水平上，屬于電子數(shù)據(jù)處理階段，尚處于初級階段的應用。該階段應用的效果主要體現(xiàn)在提高效率、減輕勞動、推動技術進步方面。
為了全面推行和實施“進度、資源、成本”的綜合管理，傳統(tǒng)的工程項目管理模式已經(jīng)不能適應新形式下工程管理和決策的需要。如何盡快實現(xiàn)新舊機制的轉變，尋求與新形勢相適應的工程項目管理模式，已成為一種共識和必然。針對生產(chǎn)的需要，一些施工企業(yè)已在公司本部，建立了自己的局域網(wǎng)，以加強設備資源的共享和信息資源的共享，辦公自動化或無紙辦公系統(tǒng)，也開始為人們所關注，這是提高企業(yè)信息化管理水平的必由之路。但是，這些措施大部分也只是從形式上把企業(yè)內部的各個部門、環(huán)節(jié)聯(lián)系了起來，并沒有真正介入企業(yè)的管理實務。
4 為什么信息化建設說起來容易做起來難
概括而言，影響信息化建設成敗關鍵的因素包括以下幾點：
1.舊有管理模式的制約：國外通過多年對信息系統(tǒng)建設成敗的研究發(fā)現(xiàn)，管理模式是最主要的原因。工業(yè)時代建立的以專業(yè)分工為主的管理模式，在信息社會，變得反應十分遲緩，弊端越來越明顯。項目的管理和企業(yè)的運營，需要設計、技術、施工、設備、物資、運營、財務、市場等部門的密切配合，然而由于部門的堡壘，往往使信息難于順暢流動。在這樣的管理模式下，建立信息系統(tǒng)，成功的可能性很小。進入90年代，國外的企業(yè)紛紛把管理模式從部門管理轉向過程管理。ISO9000、過程重建（BPR）、知識管理（KM）等新的管理理念，在企業(yè)中大面積的應用。國內有一些高速發(fā)展的新型企業(yè)，也在積極實踐這些新的管理模式。過程管理模式，需要利用計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，打破部門的界限，按照重新設計的工作流程，建立企業(yè)網(wǎng)絡化的工作模式。當然，由于受國情等多種因素的限制，國內企業(yè)不可能完全照搬國外的模式，但如果要開創(chuàng)新的管理模式，國外很多成功的經(jīng)驗和觀念，是值得借鑒的。
2.人員素質無法適應這一過程：企業(yè)的經(jīng)營管理是以人為本的，員工的觀念和素質，直接影響著管理模式的采用。信息系統(tǒng)更是如此，建筑企業(yè)的普遍情況是除技術、經(jīng)營部門人員（主要是畢業(yè)的大、中專學生）的計算機操作水平相對較高外，其它部門人員（機械、材料、生產(chǎn)等）的計算機操作水平普遍很低，相當一部分人員就沒有摸過計算機，因此，管理軟件產(chǎn)品的操作一定要方便易學，界面友好。很多系統(tǒng)，軟件開發(fā)得很好，可就是用不起來，原因就是軟件開發(fā)商和企業(yè)對這方面沒有充分認識。
3.缺乏相應的企業(yè)文化：成功的信息管理系統(tǒng)，經(jīng)過幾年的建設，往往變成了企業(yè)文化的重要組成部分。信息對于企業(yè)來講，只是基礎的原料，知識才是企業(yè)的競爭資本。一個企業(yè)，有沒有對知識的重視，也構成了信息系統(tǒng)成敗的重要因素。知識存在于專家的頭腦中，信息系統(tǒng)生存的基礎是知識的共享和重復使用。舉個例子，在工程建設中，產(chǎn)生的大量有關設備的信息，在今后運營期設備維護過程中，有重要的重復使用價值。這些信息如果不被專家組織放到計算機系統(tǒng)中，在運營維護時，又要投入資金去建設。企業(yè)中大量前人留下的寶貴經(jīng)驗，或者堆在檔案室無法利用，或者隨著專家的離去而帶走。
4.對信息化的重要性認識不一致：對建筑企業(yè)而言，最大的問題是管理者的認識問題，它牽扯到項目成本管理信息化的方方面面。從很多建筑企業(yè)項目成本管理信息化建設的實踐來看，管理者特別是“一把手”的支持對信息化的成功實施往往具有決定性的作用，因此也有人將其稱為“一把手工程”。這其中主要的問題是一些管理者固于“老套路”，認識不到信息化已是大勢所趨，支持的態(tài)度不堅定，當然，也存在著一些管理者的認識錯誤問題，他們認為既然是“信息化”，那么給各部門配置上計算機、聯(lián)成局域網(wǎng)，實現(xiàn)計算機辦公自動化，購買幾套（工具）軟件，以為這樣就是“信息化”了，而實際上這只是“信息化”的“架子”與“信息化”的要求相去甚遠，因為他們并沒有整合項目部的全部資源，沒有形成統(tǒng)一的管理操作平臺，各部門各自為政，形成了一個個“信息孤島”。此外，項目成本管理信息化既是在項目成本管理過程中引入信息技術，更是在引入新的管理模式，即不可避免地帶來管理的變革，既是變革就不可避免地對舊的習慣、模式或多或少帶來“沖擊”，比如項目部工作人員習慣了手工操作而現(xiàn)在要求這些工作都要在計算機上完成，這將造成對人員習慣的“沖擊”；成本管理信息化要求各部門“協(xié)同工作”，上一過程的單據(jù)編制往往是下一過程單據(jù)編制的依據(jù)，信息系統(tǒng)的嚴密邏輯關系將對管理人員已往工作的隨意性的造成“沖擊”；計算機信息化管理勢必對原有管理流程產(chǎn)生“增刪”這將造成對管理人員的“沖擊”等等，在目前建筑業(yè)這種相對比較封閉、管理工作比較薄弱、技術含量比較低的行業(yè)，這些“沖擊”給項目部帶來的影響他們是否能接受？會不會因此而“休克”？
５.沒有確立與本企業(yè)相適應的信息化步驟：企業(yè)必須懂得信息化是一個循序漸進的過程，企業(yè)在進行信息化建設之前首先必須確定企業(yè)信息化建設的總體框架的重點業(yè)務內容。該框架的建立要充分考慮企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展，考慮與企業(yè)機構和職能的變動性相適應；其次，企業(yè)需要確定適合自身條件的信息化過程，盲目的追求一步到位往往會得到適得其反的結果；最后，充分發(fā)揮企業(yè)領導人在企業(yè)信息化建設中的決策作用和業(yè)務人員的綜合分析與創(chuàng)新作用，通過與有能力有信譽的軟件開發(fā)單位合作，有步驟地建設本企業(yè)的信息化系統(tǒng)。
６.信息化思路上存在誤區(qū)：
誤區(qū)一： 企業(yè)管理＝項目管理
對于施工企業(yè)而言，企業(yè)管理才是其管理的核心內容，項目管理是為了達到更好的企業(yè)管理而必須進行的一項管理內容，二者在管理內容和層次上存在明顯的差別。
誤區(qū)二：項目管理軟件＝項目管理
這是最普遍的認識誤區(qū)。其實，在企業(yè)引入項目管理，應該是引入整個項目管理體系。這一誤區(qū)的典型特征就是用項目管理軟件套原有管理模式。結果出現(xiàn)沖突。這一沖突又是第三誤區(qū)直接誘因。
7 .信息化實施過程存在問題：
以技術人員為主進行信息化建設。在信息化建設過程中，專業(yè)技術人員的參與必不可少，同時企業(yè)也需要培養(yǎng)自己的專業(yè)技術人員，但是專業(yè)技術人員并不了解企業(yè)自身的固有特點和模式，以技術人員為主完成的系統(tǒng)往往在業(yè)務流程方面存在致命的缺陷。
5 信息化建設應該如何進行
信息化改造的成功與否，取決于企業(yè)自身對信息化改造的決心和認識程度，取決于信息化改造委托實施單位的行業(yè)經(jīng)驗是否足夠豐富，取決于企業(yè)內部員工的認識是否統(tǒng)一，取決于企業(yè)對內部員工的不斷培訓。而最重要的是，企業(yè)信息化改造是一個長期的系統(tǒng)工程，必須根據(jù)企業(yè)自身的基礎條件選擇一條適合于自己的特色化的信息化道路和進程，是企業(yè)信息化改造成敗的關鍵。
⑴ 確立合理的信息化目標
對于建筑施工企業(yè)而言，由于其行業(yè)的特殊性，建筑施工企業(yè)的管理模式與其他行業(yè)存在著很大的不同。所以，企業(yè)必須明確信息化的目標是什么并大致確定信息系統(tǒng)基本結構。
筆者認為，一個建筑企業(yè)的信息系統(tǒng)，基本上應當包括以下四部分：
1.辦公信息系統(tǒng)：辦公信息系統(tǒng)主要用于提高日常辦公事務的效率，內容包括領導信息查詢、公文管理、會議管理、公司公告板、電子郵件等。
2.企業(yè)資源系統(tǒng)：企業(yè)資源系統(tǒng)是以財務管理為核心，以市場為導向，對企業(yè)經(jīng)營活動所需的人、財、物等資源進行管理、調配的計算機系統(tǒng)。
3.過程控制系統(tǒng)：過程控制系統(tǒng)應當與企業(yè)自身的管理業(yè)務流程相適應和匹配，通過嚴格的過程控制確保企業(yè)管理目標的實現(xiàn)。
4.項目管理系統(tǒng)：項目管理是企業(yè)管理的基礎和承包關鍵，該系統(tǒng)目的在于解決具體工程項目的管理問題，可以實現(xiàn)對工程項目人機料各項費用及工程進度的實時管理和控制，是整個信息管理系統(tǒng)的基石。
以上四個系統(tǒng)是緊密聯(lián)系的，辦公信息系統(tǒng)供企業(yè)的領導層決策使用的，其它系統(tǒng)的綜合信息，要通過辦公系統(tǒng)，提供給企業(yè)的領導。各系統(tǒng)之間，必然有大量的數(shù)據(jù)需要交換和共享，因此，整個系統(tǒng)應該是完整和集成的。
⑵ 信息化建設是一個循序漸進的過程，必須確立合理的實施步驟
⑶ 成立有力的實施小組
⑷ 與有經(jīng)驗的系統(tǒng)管理軟件開發(fā)商合作進行
隨著軟件公司對建筑企業(yè)項目管理的認識不斷加深，針對建筑企業(yè)項目管理的軟件系統(tǒng)不斷被開發(fā)出來。這種系統(tǒng)帶有明顯的管理特征，是多本部門應用，并且直接向管理者反映信息的。由于建筑業(yè)項目成本管理的工作的特性——實時、動態(tài)及不確定因素多等，給軟件產(chǎn)品的研發(fā)帶來很大的困難，同時，系統(tǒng)應用的效果不再僅僅是軟件本身能夠保障的，它需要軟件廠商的綜合能力、軟件產(chǎn)品等多方面因素來保證，需要軟件公司研發(fā)人員是與建筑企業(yè)成本管理人員進行深入、細致的溝通、交流， 企業(yè)“隱性”的、“習慣”的需求的發(fā)掘在很大程度上決定了軟件產(chǎn)品的成敗。所以，在系統(tǒng)采購中，建筑企業(yè)就不能簡單的只考察產(chǎn)品本身，從戰(zhàn)略合作的角度選擇軟件廠商和軟件系統(tǒng)。